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Datenschutzleitlinien – Frage 5
Sicherheit – Welche Anforderungen gelten, wenn Unterstützungsbekundungen von ehrenamtlichen oder beauftragten Unterstützer(inne)n gesammelt werden?
Da Unterstützungsbekundungen in Papierform in der Regel dezentral gesammelt werden, wird die Sammlung häufig von ehrenamtlichen oder beauftragten Unterstützer(inne)n durchgeführt, die selbst keine Organisatoren der Initiative sind. Sie sollten als Auftragsverarbeiter betrachtet werden und auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Vertreter handeln.
Eine Vereinbarung mit einem „Unterstützer“ bzw. einer „Unterstützerin“ stellt daher eine Vereinbarung zwischen dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 28 der DSGVO dar und muss die darin aufgeführten Aspekte umfassen.
Eine in diesem Zusammenhang geschlossene Vereinbarung könnte beispielsweise folgende Elemente enthalten:
- eine vom Vertreter ausgestellte Vollmacht für den Unterstützer bzw. die Unterstützerin, um in seinem Namen Unterstützungsbekundungen (und E-Mail-Adressen der Unterzeichner) für eine bestimmte Initiative zu sammeln
- Anweisungen des Vertreters, wie mögliche datenschutzbezogene Fragen und Anträge von Unterzeichnern bzw. Datensubjekten zu behandeln sind
- eine Erklärung des Unterstützers bzw. der Unterstützerin, in der er bzw. sie sich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen der Organisatoren und insbesondere dazu verpflichtet
- Unterstützungsbekundungen (und E-Mail-Adressen der Unterzeichner) nur entsprechend den Anweisungen der Organisatoren und nur über die von diesen bereitgestellten Formulare zu sammeln
- keine sonstigen Daten zu erheben
- die Unterzeichner über den Inhalt der Initiative und über ihre Rechte gemäß der Datenschutzerklärung zu unterrichten
- die Unterzeichner darüber zu unterrichten, dass die Angabe von E-Mail-Adressen freiwillig ist und keine Bedingung für ihr Recht auf Unterstützung der Initiative darstellt
- die gesammelten Unterstützungsbekundungen (und E-Mail-Adressen) an einem sicheren Ort aufzubewahren, bis sie an die Organisatoren der Initiative weitergeleitet werden
- die gesammelten Unterstützungsbekundungen und E-Mail-Adressen auf sicherem Wege, z. B. per Einschreiben oder über einen Zustelldienst, und ausschließlich an die Organisatoren der Initiative zu übermitteln
- eine Bestätigung des Unterstützers bzw. der Unterstützerin, dass
- er bzw. sie die Bestimmungen der Datenschutzerklärung nach Anhang III der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative gelesen und verstanden und sich mit dem Inhalt der Initiative sowie mit den Informationsmaterialien der Organisatoren (Website, andere relevante Dokumente oder Informationen) vertraut gemacht hat
- er bzw. sie sich seiner bzw. ihrer Verantwortung für die gesammelten Daten bewusst ist
Hintergrund:
- Artikel 28 und 32 der DSGVO
