Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 5
Seguridad – ¿cuáles son los requisitos cuando las declaraciones de apoyo en papel sean recogidas por los activistas, voluntarios o contratados, de las campañas?
Como la recogida de las declaraciones de apoyo en papel se suele hacer de manera descentralizada, por lo general son los activistas de las campañas, voluntarios o contratados, los que las recogen, y no los propios los organizadores de la iniciativa. Estos activistas deben considerarse encargados del tratamiento de datos y deben actuar sobre la base de un acuerdo escrito con el representante.
Un acuerdo con un «activista de la campaña» es, por lo tanto, un acuerdo entre un responsable y un encargado del tratamiento de datos en el sentido del artículo 28 del RGPD y debe abarcar los aspectos enumerados en dicho artículo.
A título indicativo, un acuerdo de este tipo en este contexto podría incluir:
- Autorización del representante para que un activista de la campaña recoja en su nombre declaraciones de apoyo (y direcciones de correo electrónico de los firmantes) para una determinada iniciativa.
- Instrucciones del representante sobre cómo atender a las posibles consultas y peticiones de los firmantes/interesados relacionadas con la protección de datos.
- Compromiso del activista de la campaña de respetar la política de protección de datos de los organizadores y, en particular:
- recoger declaraciones de apoyo (y direcciones de correo electrónico de los firmantes) únicamente de acuerdo con las instrucciones de los organizadores y únicamente a través de los formularios que les comuniquen estos organizadores;
- abstenerse de recoger otros datos;
- informar a los firmantes del contenido de la iniciativa y de sus derechos de conformidad con la declaración de privacidad;
- informar a los firmantes de que facilitar direcciones de correo electrónico es solo opcional y no condiciona sus derechos para apoyar la iniciativa;
- almacenar las declaraciones de apoyo recogidas (y las direcciones de correo electrónico) en un lugar seguro hasta su transmisión a los organizadores de la iniciativa;
- transferir las declaraciones de apoyo recogidas y las direcciones de correo electrónico de forma segura, por ejemplo, por correo certificado o por servicio de mensajería, y únicamente a los organizadores de la iniciativa.
- Confirmación por parte de los activistas de la campaña de que:
- han leído y comprendido lo dispuesto en la declaración de confidencialidad definida en el anexo III del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea y están familiarizados con el contenido de la iniciativa, así como con los medios que los organizadores utilizan para comunicarla (sitio web y otros documentos o información relevantes);
- son conscientes de su responsabilidad en relación con los datos recogidos.
Referencias:
- Artículos 28 y 32 del RGPD.
