Zpět na hlavní stránku Pokynů k ochraně osobních údajů pro organizátory
Pokyny k ochraně osobních údajů – Otázka č. 5
Bezpečnost – jaké platí požadavky, když jsou papírová prohlášení o podpoře shromažďována dobrovolníky nebo smluvními účastníky kampaně?
Vzhledem k tomu, že sběr prohlášení o podpoře na papíře obvykle probíhá decentralizovaně, jsou do něj často zapojeni dobrovolníci nebo smluvní účastníci kampaně, kteří nejsou samotnými organizátory iniciativy. Tito účastníci kampaně by měli být považováni za zpracovatele údajů a měli by jednat na základě písemné dohody se zástupcem skupiny organizátorů.
Dohoda s „účastníkem kampaně“ je proto dohodou mezi správcem a zpracovatelem ve smyslu článku 28 nařízení GDPR a musí zahrnovat aspekty uvedené ve zmíněném článku.
Orientačně by taková dohoda v této souvislosti mohla obsahovat:
- pověření zástupce skupiny organizátorů k tomu, aby účastník kampaně jeho jménem shromažďoval prohlášení o podpoře (a e-mailové adresy signatářů) pro danou iniciativu
- pokyny zástupce skupiny organizátorů, jak řešit případné dotazy a žádosti signatářů / subjektů údajů týkající se ochrany osobních údajů
- závazek účastníka kampaně dodržovat politiku organizátorů v oblasti ochrany osobních údajů a zejména:
- shromažďovat prohlášení o podpoře (a e-mailové adresy signatářů) pouze podle pokynů organizátorů a pouze prostřednictvím formulářů, které od těchto organizátorů obdrží
- neshromažďovat další údaje
- informovat signatáře o obsahu iniciativy a o jejich právech v souladu s prohlášením o ochraně soukromí
- informovat signatáře o tom, že poskytnutí e-mailové adresy je dobrovolné a nelze jím podmiňovat právo podpořit iniciativu
- uchovávat shromážděná prohlášení o podpoře (a e-mailové adresy) na bezpečném místě až do jejich předání organizátorům iniciativy
- předat shromážděná prohlášení o podpoře a e-mailové adresy bezpečným způsobem, např. doporučeným dopisem nebo kurýrem, a pouze organizátorům iniciativy
- potvrzení účastníka kampaně, že:
- si přečetl ustanovení prohlášení o ochraně soukromí definovaná v příloze III nařízení o evropské občanské iniciativě a porozuměl jim a že se seznámil s obsahem iniciativy a s materiály, které organizátoři používají k jejímu šíření (internetové stránky, další příslušné dokumenty nebo informace)
- si je vědom své odpovědnosti za shromážděné údaje.
Odkazy:
- články 28 a 32 nařízení GDPR
