Palaa tietosuojaohjeiden pääsivulle
Tietosuojaohjeet – Kysymys 5
Tietoturva: Mitä toimia vaaditaan, kun vapaaehtoiset tai sopimussuhteiset avustajat keräävät tuenilmauksia paperilomakkeilla?
Kansalaisaloitteen järjestäjien lisäksi tuenilmauksia keräävät paperilomakkeilla usein vapaaehtoiset tai tehtävään rekrytoidut avustajat. Tällaiset avustajat voidaan katsoa 'henkilötietojen käsittelijöiksi'. Järjestäjäryhmän edustajan on syytä tehdä heidän kanssaan kirjallinen sopimus.
Edustajan ja kampanja-avustajan välinen sopimus on näin ollen yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välinen sopimus, ja sen pitää kattaa asiat, jotka kyseisessä artiklassa luetellaan.
Sopimus voi sisältää esimerkiksi seuraavat kohdat:
- Edustaja valtuuttaa avustajan keräämään tuenilmauksia tietylle kansalaisaloitteelle (ja mahdollisesti allekirjoittajien sähköpostiosoitteita) järjestäjäryhmän puolesta.
- Edustaja antaa ohjeet siihen, miten vastataan, jos allekirjoittajat (’rekisteröidyt’) esittävät tietosuojaan liittyviä kysymyksiä ja pyyntöjä.
- Avustaja sitoutuu noudattamaan järjestäjien tietosuojakäytäntöjä ja toimimaan seuraavasti:
- tuenilmauksia (ja allekirjoittajien sähköpostiosoitteita) kerätään ainoastaan järjestäjien ohjeiden mukaisesti ja vain järjestäjien toimittamilla lomakkeilla
- muita tietoja ei kerätä
- allekirjoittajille annetaan tietoa kansalaisaloitteen sisällöstä ja heidän oikeuksistaan, jotka eritellään tietosuojalausekkeessa
- allekirjoittajille ilmoitetaan, että sähköpostiosoitteen antaminen on vapaaehtoista ja että se ei vaikuta heidän oikeuteensa tukea aloitetta
- kerättyjä tuenilmauksia (ja sähköpostiosoitteita) säilytetään turvallisessa paikassa, kunnes ne toimitetaan aloitteen järjestäjille
- kerätyt tuenilmaukset ja sähköpostiosoitteet lähetetään turvallisella tavalla, esim. kirjattuna kirjeenä tai kuriiripalvelun välityksellä, eikä niitä anneta millekään muulle taholle kuin aloitteen järjestäjille.
- Avustaja vahvistaa, että
- hän on lukenut ja ymmärtää kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III olevan tietosuojalausekkeen sisällön ja että hän on tutustunut kyseisen kansalaisaloitteen sisältöön ja siihen liittyvään tiedotusaineistoon (verkkosivusto, muut asiakirjat)
- hän on tietoinen vastuustaan kerättyjen tietojen suhteen.
Viitteet:
- Yleinen tietosuoja-asetus: 28 ja 32 artikla
