Înapoi la pagina principală a Orientărilor pentru organizatori cu privire la protecția datelor
Orientări privind protecția datelor – Întrebarea 5
Securitate – Care sunt cerințele aplicabile atunci când declarațiile de susținere pe suport de hârtie sunt colectate de militanți voluntari sau contractați?
Declarațiile de susținere pe suport de hârtie sunt, în mod normal, colectate în mod descentralizat, de cele mai multe ori de către militanți voluntari sau contractați, alții decât organizatorii inițiativei. Acești militanți trebuie să fie considerați persoane împuternicite de operator și trebuie să acționeze pe baza unui acord scris cu reprezentantul.
Prin urmare, acordul cu un „militant” este un acord operator - persoană împuternicită în sensul articolului 28 din RGPD și trebuie să acopere aspectele enumerate la articolul respectiv.
Cu titlu indicativ, un acord în acest context ar putea conține:
- autorizația pe care reprezentantul i-o acordă militantului pentru a colecta, în numele său, declarațiile de susținere (și adresele de e-mail ale semnatarilor) pentru o anumită inițiativă.
- instrucțiunile reprezentantului cu privire la modul de abordare a eventualelor întrebări și cereri legate de protecția datelor din partea semnatarilor/a persoanelor vizate.
- angajamentul militantului de a respecta politica organizatorilor în materie de protecție a datelor și, în special:
- de a colecta declarațiile de susținere (și adresele de e-mail ale semnatarilor) în conformitate cu instrucțiunile organizatorilor și numai prin intermediul formularelor care le-au fost furnizate de către aceștia;
- de a se abține de la colectarea altor date;
- de a informa semnatarii cu privire la conținutul inițiativei și la drepturile lor în conformitate cu declarația de confidențialitate;
- de a informa semnatarii că furnizarea adresei de e-mail este doar opțională și nu le condiționează dreptul de a susține inițiativa;
- de a stoca declarațiile de susținere colectate (și adresele de e-mail) într-un loc sigur până la transmiterea acestora către organizatorii inițiativei;
- de a transfera în mod securizat declarațiile de susținere și adresele de e-mail colectate, de exemplu prin scrisoare recomandată sau prin curier, numai către organizatorii inițiativei.
- confirmarea de către militant a faptului că:
- a citit și a înțeles prevederile declarației de confidențialitate definite în anexa III la Regulamentul privind Inițiativa cetățenească europeană și s-a familiarizat cu textul inițiativei și cu materialul utilizat de organizatori pentru a comunica (site, alte documente/informații pertinente);
- este conștient de responsabilitatea care îi revine în ceea ce privește datele colectate.
Trimiteri:
- Articolele 28 și 32 din RGPD
