Gå til forsiden til Vejledning om databeskyttelse for initiativtagere
Vejledning om databeskyttelse – Spørgsmål 5
Sikkerhed: Hvilke krav gælder der, når støttetilkendegivelser i papirform indsamles af frivillige eller kontraktansatte kampagnemedarbejdere?
Da støttetilkendegivelser i papirform normalt indsamles decentralt, foretages indsamlingen ofte af frivillige eller kampagnemedarbejdere på kontrakt og ikke af initiativtagerne selv. Kampagnemedarbejdere betragtes som databehandlere og udfører opgaven på grundlag af en skriftlig aftale med repræsentanten.
En aftale med en kampagnemedarbejder er derfor en aftale mellem den dataansvarlige og en databehandler, jf. artikel 28 i GDPR, og skal dække de aspekter, der er anført i artiklen.
En aftale kan f.eks. have følgende indhold:
- repræsentantens bemyndigelse af kampagnemedarbejdere til at indsamle støttetilkendegivelser (og underskrivernes e-mailadresser) til et givet borgerinitiativ på dennes vegne
- repræsentantens instruks om, hvordan eventuelle databeskyttelsesrelaterede spørgsmål og anmodninger fra underskriverne/de registrerede skal behandles
- kampagnemedarbejderens forpligtelse til at overholde initiativtagernes databeskyttelsespolitik og især:
- til kun at indsamle støttetilkendegivelser (og underskrivernes e-mailadresser) i overensstemmelse med instrukserne fra initiativtagerne og kun via de formularer, som initiativtagerne har fremsendt
- til at afholde sig fra at indsamle andre data
- til at informere underskriverne om indholdet af borgerinitiativet og om deres rettigheder i henhold til databeskyttelseserklæringen
- til at informere underskriverne om, at det er frivilligt at oplyse e-mailadresse og ikke en betingelse for at støtte initiativet
- til at lagre indsamlede støttetilkendegivelser (og e-mailadresser) på et sikkert sted, indtil de sendes til initiativtagerne
- til at overføre de indsamlede støttetilkendegivelser og e-mailadresser på en sikker måde, f.eks. pr. anbefalet brev eller kurér, og kun til initiativtagerne.
- kampagnemedarbejderens bekræftelse af, at:
- vedkommende har læst og forstået bestemmelserne i den databeskyttelseserklæringen, der fremgår af bilag III til forordningen om det europæiske borgerinitiativ, og har gjort sig bekendt med borgerinitiativets indhold samt med initiativtagernes kommunikationsmidler (websted, andre relevante dokumenter eller oplysninger)
- vedkommende er bekendt med sit ansvar for de indsamlede oplysninger.
Henvisninger:
- Artikel 28 og 32 i GDPR
