Trattamento: "Attività di consultazione mirate dell'ICE"
Titolare del trattamento: Commissione europea, segretariato generale,
Titolare del trattamento operativo: unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro"
Numero di registro: DPR-EC-01011
1. Introduzione
La Commissione europea si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i dati di contatto del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento "Attività di consultazione mirate dell'ICE" effettuato dall'unità A.1 del segretariato generale della Commissione europea (unità SG.A.1) sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
L'obiettivo della raccolta e del trattamento dei dati personali nell'ambito delle attività di consultazione mirate dell'ICE, quali sondaggi, interviste o gruppi di discussione, è valutare l'efficacia della campagna di comunicazione ICE nel sensibilizzare "il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei [...]", conformemente all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/788 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, riguardante l'iniziativa dei cittadini europei.
Le attività di consultazione mirate dell'ICE possono anche essere svolte con l'obiettivo specifico di riesaminare periodicamente il funzionamento del regolamento che la disciplina conformemente all'articolo 25 del medesimo.
A tal fine l'unità SG.A.1 tratta i dati di contatto dei portatori di interessi pertinenti dell'ICE, a seguito o nell'ambito di un trattamento precedente nel quadro di uno degli altri trattamenti specifici della campagna di comunicazione ICE, in particolare:
- se è uno degli organizzatori dell'ICE o un funzionario delle autorità nazionali coinvolte nell'attuazione del regolamento ICE, i Suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-00068;
- se è un ambasciatore dell'ICE o ha condiviso la Sua esperienza personale sull'iniziativa nell'ambito della campagna di comunicazione ICE, i Suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-09286;
- se ha partecipato in qualità di oratore ad un evento di comunicazione ICE, i Suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01063 e nel quadro delle informative dell'evento in questione;
- se si è messo proattivamente in contatto con la Commissione in relazione all'ICE, i Suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01386.
L'unità SG.A.1 può altresì trattare i Suoi dati personali nell'ambito di attività di consultazione mirate organizzate tramite la piattaforma EU Survey per raccogliere i riscontri dei sostenitori delle iniziative o, in generale, dei cittadini onde orientare la revisione periodica del regolamento ICE a opera della Commissione. I Suoi dati sono trattati in EU Survey in conformità del numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01488 relativo alla piattaforma stessa, del numero di registro DPR-EC-09286 relativo alla campagna di comunicazione ICE e della presente informativa.
I Suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
3. On what legal ground(s) do we process your personal data?
Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento ICE, "la Commissione sensibilizza il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione, contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione".
In questo contesto la raccolta e il trattamento dei dati di contatto dei portatori di interessi pertinenti dell'ICE si basano sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, in quanto sono considerati necessari "per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione".
Tuttavia il trattamento dei dati personali nel contesto delle attività di consultazione mirate dell'ICE, quali indagini, interviste o gruppi di discussione, richiede sempre il consenso specifico dell'interessato a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), e, se del caso, dell'articolo 10, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Per invitarLa a partecipare a un'attività di consultazione mirata dell'ICE in qualità di portatore di interessi, possiamo trattare i seguenti dati: i dati di contatto da Lei comunicati oppure ricavati da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico, in particolare nome, cognome, titolo professionale/funzione, nome dell'organizzazione/iniziativa (se Lei è un organizzatore ICE), interessi, cittadinanza/preferenze linguistiche, numero di telefono, indirizzo email.
Se partecipa in modo proattivo a un'attività di consultazione mirata dell'ICE, come un sondaggio, un'intervista o un gruppo di discussione, il trattamento verterà sulle Sue risposte, contributi e opinioni personali in ordine all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento dell'iniziativa dei cittadini europei.
Al fine di valutare quanto il diritto di sostenere le iniziative dei cittadini europei sia accessibile alle persone con disabilità in conformità dell'articolo 2, paragrafo 2, del regolamento ICE, le attività di consultazione mirate dell'ICE potrebbero includere, solo se necessario e pertinente per lo scopo di cui sopra, domande sul Suo stato di salute o disabilità e richieste di contributo o parere specifico che desideri condividere al riguardo. In tal caso la comunicazione delle Sue risposte, contributi e opinioni sarà totalmente facoltativa.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
L'unità SG.A.1 conserva i Suoi dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento nell'ambito della specifica attività di consultazione mirata dell'ICE, vale a dire per un periodo massimo di due anni dalla Sua partecipazione alla suddetta attività di consultazione.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati personali in formato elettronico (email, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
I contraenti della Commissione sono tenuti al rispetto di una specifica clausola contrattuale ogniqualvolta trattano dati personali per conto della Commissione, e degli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati (regolamento (UE) 2016/679 "GDPR").
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha preso una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento, al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere" e al personale autorizzato dei contraenti (Netcompany – Intrasoft S.A e Servizio d'azione per i cittadini europei). Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I Suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli e, se del caso, cancellarli, il diritto alla portabilità dei dati e il diritto di limitarne il trattamento.
Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).
Ha acconsentito al trattamento dei Suoi dati personali per partecipare alle attività di consultazione mirate dell'ICE. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.
Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, La preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.
9. Contatti
- Il titolare del trattamento
Se desidera esercitare i Suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che La preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei Suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro" del segretariato generale della Commissione europea: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Il Garante europeo della protezione dei dati
Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei Suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-01011.
