Postopek obdelave podatkov: Ciljno usmerjene posvetovalne dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude
Upravljavec podatkov: Evropska komisija
Upravljavec operativnih podatkov: Enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program“
Referenčna oznaka: DPR-EC-01011
1. Uvod
Evropska komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse sporočene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so informacije v zvezi s postopkom obdelave podatkov „Ciljno usmerjene posvetovalne dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude“, ki ga izvaja Enota A.1 Generalnega sekretariata Evropske komisije (Enota SG.A.1).
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke
Namen zbiranja in obdelave vaših osebnih podatkov v zvezi s ciljno usmerjenimi posvetovalnimi dejavnostmi v okviru evropske državljanske pobude, kot so ankete, intervjuji ali fokusne skupine, je oceniti učinkovitost komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi pri ozaveščanju javnosti o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude v skladu s členom 18(1) Uredbe (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi.
Ciljno usmerjene posvetovalne dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude se lahko izvajajo tudi s posebnim namenom rednega pregleda delovanja uredbe o evropski državljanski pobudi v skladu s členom 25 navedene uredbe.
V ta namen Enota SG.A.1 obdeluje kontaktne podatke ustreznih in zainteresiranih deležnikov evropske državljanske pobude po predhodni obdelavi ali kot del predhodne obdelave v okviru enega od drugih postopkov obdelave podatkov, ki so relevantni v zvezi s komunikacijsko kampanjo o evropski državljanski pobudi. Pri tem velja zlasti naslednje:
- če ste organizator evropske državljanske pobude ali uradnik nacionalnih organov, ki sodelujejo pri izvajanju uredbe o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-00068;
- če ste ambasador evropske državljanske pobude ali ste v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi pričali o svoji izkušnji z evropsko državljansko pobudo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-09286;
- če ste se kot govornik/govornica udeležili komunikacijskega dogodka o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01063 in v skladu z izjavami o varstvu osebnih podatkov za zadevni dogodek;
- če ste v zvezi s temo, ki je povezana z evropsko državljansko pobudo, proaktivno stopili v stik s Komisijo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01386.
Enota SG.A.1 lahko vaše osebne podatke obdeluje tudi v okviru ciljno usmerjenih posvetovalnih dejavnosti z aplikacijo EUSurvey, da bi od podpornikov pobud ali državljank in državljanov na splošno zbrala povratne informacije o evropski državljanski pobudi, ki jih Komisija uporabi pri rednem pregledu uredbe o evropski državljanski pobudi. Vaši podatki se v aplikaciji EUSurvey obdelujejo v skladu z evidenco Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01488 o aplikaciji EUSurvey, evidenco DPR-EC-09286 o komunikacijski kampanji o evropski državljanski pobudi in to posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov.
Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke
Komisija v skladu s členom 18(1) uredbe o evropski državljanski pobudi s komunikacijskimi dejavnostmi in kampanjami obveščanja ozavešča javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije.
V tem kontekstu zbiranje in obdelava kontaktnih podatkov ustreznih in zainteresiranih deležnikov evropske državljanske pobude temeljita na členu 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725, ker se štejeta za potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije.
Za obdelavo vaših osebnih podatkov v zvezi s ciljno usmerjenimi posvetovalnimi dejavnostmi v okviru evropske državljanske pobude, kot so ankete, intervjuji ali fokusne skupine, pa je vedno potrebna vaša posebna privolitev v skladu s členom 5(1)(d) in po potrebi členom 10(2)(a) Uredbe (EU) 2018/1725.
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
Da bi vas povabili k sodelovanju v ciljno usmerjeni posvetovalni dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude kot deležnik evropske državljanske pobude, lahko obdelujemo naslednje podatke: kontaktne podatke, ki smo jih prejeli od vas ali ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencije ter javno dostopnih virov, zlasti ime, priimek, naziv delovnega mesta/funkcije, ime organizacije/pobude (če ste organizator evropske državljanske pobude), interese, državljanstvo/podatke o izbiri jezika, telefonsko številko in elektronski naslov.
Če proaktivno sodelujete v ciljno usmerjeni posvetovalni dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude, kot je anketa, intervju ali fokusna skupina, bomo obdelali vaše odgovore, prispevke in osebna stališča v zvezi z obstojem, cilji in delovanjem evropske državljanske pobude.
Za oceno dostopnosti pravice do podpore evropskim državljanskim pobudam za invalide v skladu s členom 2(2) uredbe o evropski državljanski pobudi lahko ciljno usmerjene posvetovalne dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude vključujejo vprašanja o vašem zdravstvenem stanju ali invalidnosti ter morebitne posebne prispevke ali stališča, ki jih želite deliti v zvezi s tem, vendar samo, če je to potrebno in relevantno za zgoraj navedeni namen. V tem primeru bodo vaš odgovor, prispevek in stališče popolnoma neobvezni.
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke
Enota SG.A.1 hrani vaše osebne podatke tako dolgo, kot je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave posamezne ciljno usmerjene posvetovalne dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude, in sicer največ dve leti od vašega sodelovanja v ciljno usmerjeni posvetovalni dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude.
6. Kako varujemo vaše osebne podatke
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za vse postopke obdelave podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz uporabe splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (Uredba (EU) 2016/679).
Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, ki je odgovorno za izvajanje tega postopka obdelave podatkov, pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi in pooblaščeno osebje pogodbenih izvajalcev (Netcompany – Intrasoft S.A. in European Citizen Action Service). Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavite
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka in po potrebi izbrisa vaših osebnih podatkov, pravico do prenosljivosti podatkov in pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov.
Imate pravico nasprotovati obdelavi svojih osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).
Privolili ste v obdelavo svojih osebnih podatkov pri sodelovanju v ciljno usmerjenih posvetovalnih dejavnostih v okviru evropske državljanske pobude. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem soglasja.
Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.
Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave podatkov, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v nadaljevanju v razdelku 10).
9. Kontaktni podatki
- Upravljavec podatkov
Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov, to je Evropska komisija, Generalni sekretariat, Enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program“: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu.
- Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja o obdelavi svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropski nadzornik za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov. Register je dostopen na naslednji povezavi: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sl.
Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-01011.
