Verwerkingshandeling: Gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie
Operationele verwerkingsverantwoordelijke: Eenheid SG.C.1 “Werkprogramma & Prognoses”
Referentienummer: DPR-EC-01011
1. Inleiding
De Europese Commissie is verplicht uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij de persoonsgegevens verzamelen en alle verstrekte gegevens verwerken en beschermen, hoe wij die informatie gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking “Gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten”, uitgevoerd door eenheid C.1 van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie (eenheid SG.C.1).
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
Het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten, zoals enquêtes, interviews of focusgroepen, is bedoeld om na te gaan hoe doeltreffend de EBI-communicatiecampagne het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief (...) onder de aandacht van het brede publiek heeft gebracht, overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief.
Er kunnen ook gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten worden uitgevoerd met als specifiek doel de werking van de EBI-verordening op gezette tijden te toetsen overeenkomstig artikel 25 van die verordening.
Hiertoe verwerkt eenheid SG.C.1 de contactgegevens van de relevante partijen die belang hebben bij het EBI, naar aanleiding van of als onderdeel van een eerdere verwerking in het kader van een van de andere verwerkingen die relevant zijn in de EBI-communicatiecampagne, met name:
- bent u een EBI-organisator of een ambtenaar van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-00068 van de Commissie;
- bent u een EBI-ambassadeur of hebt u in het kader van de EBI-communicatiecampagne informatie over uw eigen ervaring met het EBI verstrekt, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-09286 van de Commissie;
- hebt u als spreker aan een EBI-communicatie-evenement deelgenomen, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01063 van de Commissie en de privacyverklaringen van het betreffende evenement;
- hebt u proactief contact opgenomen met de Commissie over een onderwerp dat verband houdt met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01386 van de Commissie.
Eenheid SG.C.1 kan uw persoonsgegevens ook verwerken in het kader van gerichte raadplegingsactiviteiten via “EUSurvey” met het oog op het verzamelen van feedback over het Europees burgerinitiatief van partijen die initiatieven ondersteunen of van burgers in het algemeen. De Commissie zal deze feedback dan gebruiken om de EBI-verordening op gezette tijden te toetsen. Uw gegevens worden in “EUSurvey” verwerkt overeenkomstig gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01488 van de Commissie (EUSurvey).
Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
In artikel 18, lid 1, van de EBI-verordening is bepaald dat de Commissie het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek moet brengen door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en aldus moet bijdragen tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie.
In dit verband is het verzamelen en verwerken van de contactgegevens van relevante en geïnteresseerde EBI-belanghebbenden gebaseerd op artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk wordt geacht voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend.
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten, zoals enquêtes, interviews of focusgroepen, is echter altijd uw specifieke toestemming vereist overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725, meer bepaald artikel 5, lid 1, punt d), en in voorkomend geval artikel 10, lid 2, punt a).
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Om u uit te nodigen om als EBI-belanghebbende deel te nemen aan een gerichte EBI-raadplegingsactiviteit, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: contactgegevens zoals die van u zijn ontvangen of afkomstig zijn van relevante officiële databanken of databanken van de Commissie, lokale contacten van de Commissie of agentschappen, of van openbare bronnen, met name voornaam, achternaam, functie/titel, naam van de organisatie/het initiatief (indien u een EBI-organisator bent), belangen, nationaliteit/taalvoorkeuren, telefoonnummer, e-mailadres.
Als u proactief deelneemt aan een gerichte EBI-raadplegingsactiviteit, zoals een enquête, een interview of een focusgroep, zullen wij uw antwoorden, bijdragen en persoonlijke standpunten over het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief verwerken.
Om te beoordelen of personen met een handicap overeenkomstig artikel 2, lid 2, van de EBI-verordening gebruik kunnen maken van hun recht om Europese burgerinitiatieven te ondersteunen, kunnen we in gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten - maar alleen indien dat noodzakelijk en relevant is voor deze beoordeling - vragen over uw gezondheidstoestand of handicap en verzoeken om specifieke bijdragen of standpunten dienaangaande opnemen. U bent geenszins verplicht om op deze vragen en verzoeken in te gaan.
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Eenheid SG.C.1 bewaart uw persoonsgegevens zolang als dat nodig is voor de verzameling of verdere verwerking in het kader van de specifieke gerichte EBI-raadplegingsactiviteit, namelijk maximaal twee jaar na uw deelname aan de activiteit.
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van ofwel de Commissie, ofwel haar contractanten. Alle verwerkingshandelingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, alsmede verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de omzetting van de algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679) in de EU-lidstaten.
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen omvatten passende maatregelen om uw onlineveiligheid te beschermen en het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang tegen te gaan, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens met zich meebrengt. De organisatorische maatregelen houden onder andere in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking, voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel, en voor bevoegd personeel van de contractanten (GOPA COM en European Citizen Action Service). Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en waar nodig aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
Op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725 hebt u als “betrokkene” specifieke rechten, met name het recht op inzage, rectificatie en, in voorkomend geval, wissing van uw persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens en het recht op beperking van de verwerking ervan.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die rechtmatig wordt uitgevoerd op grond van artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725.
U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw deelname aan gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten en u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.
Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).
9. Contactgegevens
- De verwerkingsverantwoordelijke
Als u uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of als u een klacht wilt indienen met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, eenheid SG.C.1 “Werkprogramma & Prognoses ”: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)
Indien u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden, heeft u het recht om bezwaar te maken (d.w.z. een klacht in te dienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
10. Meer informatie
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle gedocumenteerde en gemelde verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie. Dit register kunt u raadplegen via: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-01011.
