Verwerking: Gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten
Gegevensbeheerder: Europese Commissie, secretariaat-generaal,
Operationele gegevensbeheerder: eenheid SG. A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”
Referentie: DPR-EC-01011
1. Inleiding
De Europese Commissie belooft uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, van de functionaris voor gegevensbescherming en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking “Gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten”, uitgevoerd door eenheid A.1 van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie (eenheid SG.A.1).
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
Het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten, zoals enquêtes, interviews of focusgroepen, is bedoeld om na te gaan hoe doeltreffend de ‘EBI-communicatiecampagne’ het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief (...) onder de aandacht van het brede publiek heeft gebracht, overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief.
Er kunnen ook gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten worden uitgevoerd met als specifiek doel de werking van de EBI-verordening op gezette tijden te toetsen overeenkomstig artikel 25 van die verordening.
Hiertoe verwerkt eenheid SG.A.1 de contactgegevens van de relevante partijen die belang hebben bij het EBI, naar aanleiding van of als onderdeel van een eerdere verwerking in het kader van een van de andere verwerkingen die relevant zijn in de EBI-communicatiecampagne, met name:
- Bent u een EBI-organisator of een ambtenaar van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-00068 van de Commissie,
- Bent u een EBI-ambassadeur of hebt u in het kader van de EBI-communicatiecampagne informatie over uw eigen ervaring met het EBI verstrekt, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-09286 van de Commissie,
- Hebt u als spreker aan een EBI-communicatie-evenement deelgenomen, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01063 van de Commissie en de privacyverklaringen die op dat specifieke evenement van toepassing zijn,
- Hebt u proactief contact opgenomen met de Commissie over een onderwerp dat verband houdt met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01386 van de Commissie.
Eenheid SG.A.1 kan uw persoonsgegevens ook verwerken in het kader van gerichte raadplegingsactiviteiten via EUSurvey met het oog op het verzamelen van feedback over het Europees burgerinitiatief van partijen die initiatieven ondersteunen of van burgers in het algemeen. De Commissie zal deze feedback dan gebruiken om de EBI-verordening op gezette tijden te toetsen. Uw gegevens worden in EUSurvey verwerkt overeenkomstig de gegevensverwerkingsregisters van de Commissie DPR-EC-01488 (EUSurvey) en DPR-EC-09286 (EBI-communicatiecampagne) en deze specifieke privacyverklaring.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.
3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?
Artikel 18, lid 1, van de EBI-verordening bepaalt dat de Commissie het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek moet brengen door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en aldus moet bijdragen bij tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie.
In dit verband vormt artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 de rechtsgrondslag voor de verzameling en de verwerking van de contactgegevens van de relevante partijen die belang hebben bij het EBI, aangezien de verwerking als noodzakelijk wordt beschouwd voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend.
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van gerichte EBI‑raadplegingsactiviteiten, zoals enquêtes, interviews of focusgroepen, is echter altijd uw specifieke toestemming vereist overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725, meer bepaald artikel 5, lid 1, punt d), en in voorkomend geval artikel 10, lid 2, punt a).
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
Om u uit te nodigen om als EBI-belanghebbende deel te nemen aan een gerichte EBI‑raadplegingsactiviteit, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: contactgegevens zoals die van u zijn ontvangen of afkomstig zijn van relevante officiële databanken of databanken van de Commissie, lokale partners van de Commissie of agentschappen, of van openbare bronnen, met name voornaam, achternaam, functie/titel, naam van de organisatie/het initiatief (indien u een EBI-organisator bent), belangen, nationaliteit/taalvoorkeuren, telefoonnummer, e‑mailadres.
Als u proactief deelneemt aan een gerichte EBI-raadplegingsactiviteit, zoals een enquête, een interview of een focusgroep, zullen wij uw antwoorden, bijdragen en persoonlijke standpunten over het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief verwerken.
Om te beoordelen of personen met een handicap overeenkomstig artikel 2, lid 2, van de EBI‑verordening gebruik kunnen maken van hun recht om Europese burgerinitiatieven te ondersteunen, kunnen we in gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten – maar alleen indien dat noodzakelijk en relevant is voor deze beoordeling – vragen over uw gezondheidstoestand of handicap en verzoeken om specifieke bijdragen of standpunten dienaangaande opnemen. U bent geenszins verplicht om op deze vragen en verzoeken in te gaan.
5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Eenheid SG.A.1 bewaart uw persoonsgegevens zolang als dat nodig is voor de verzameling of verdere verwerking in het kader van de specifieke gerichte EBI-raadplegingsactiviteit, namelijk maximaal twee jaar na uw deelname aan de activiteit.
6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, alsmede verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de omzetting van de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 of de “AVG”) in de EU-lidstaten.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen omvatten passende maatregelen om uw onlineveiligheid te beschermen en het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang tegen te gaan, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat verbonden is aan de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder meer in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen (“need to know”) met het oog op de verwerking ervan.
7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze meegedeeld?
Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan het personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor deze verwerking, aan bevoegd personeel volgens het “need‑to‑know”‑beginsel en aan gemachtigde personeelsleden van contractanten (Netcompany – Intrasoft S.A en European Citizen Action Service). Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Als "betrokkene" hebt u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 t/m 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk het recht op inzage, rectificatie en, in voorkomend geval, verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van die gegevens en het recht op beperking van de verwerking daarvan.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de – uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a), rechtmatige – verwerking van uw persoonsgegevens.
U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw deelname aan gerichte EBI-raadplegingsactiviteiten en u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens zijn te vinden onder punt 9.
Wilt u uw rechten uitoefenen in verband met een of meer specifieke verwerkingen, geef dan via vermelding van de onder punt 10 genoemde referentie(s) in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft.
9. Contactinformatie
- Verwerkingsverantwoordelijke
Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of indien u een klacht wilt indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu.
- Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden, hebt u het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-01011.
