Operazzjoni tal-ipproċessar: Attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati tal-IĊE
Il-Kontrollur tad-Data: Il-Kummissjoni Ewropea
Kontrollur tad-Data Operattiv: l-Unità SG.A.1 “Prijoritajiet tal-Politika u Programm ta’ Ħidma”
Referenza tar-reġistrazzjoni: DPR-EC-01011
1. Introduzzjoni
Il-Kummissjoni Ewropea hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa iktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.
Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati tal-IĊE” imwettqa mill-Unità A.1 tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea (Unità SG.A.1), hija ppreżentata hawn taħt.
2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?
L-għan tal-ġbir u l-ipproċessar tad-data personali tiegħek fil-kuntest ta’ attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati tal-IĊE, bħal stħarriġ, intervisti jew gruppi fokali huwa li tiġi vvalutata l-effettività tal-“kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE” fis-sensibilizzazzjoni tal-pubbliku dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej (...)” f’konformità mal-Artikolu 18(1) tar-Regolament (UE) 2019/788 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-17 ta’ April 2019 dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej.
L-attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati tal-IĊE jistgħu jitwettqu wkoll bl-iskop speċifiku ta’ rieżami perjodiku tal-funzjonament tar-Regolament dwar l-IĊE skont l-Artikolu 25 ta’ dak ir-Regolament.
Għal dawn il-finijiet, l-Unità SG.A.1 tipproċessa d-dettalji ta’ kuntatt tal-partijiet ikkonċernati rilevanti u interessati tal-IĊE, li jsegwu jew bħala parti minn ipproċessar preċedenti fil-kuntest ta’ waħda mill-operazzjonijiet l-oħra ta’ pproċessar rilevanti fil-kuntest tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE b’mod partikolari:
- Jekk int organizzatur ta’ IĊE jew uffiċjal mill-awtoritajiet nazzjonali involuti fl-implimentazzjoni tar-Regolament dwar l-IĊE – id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-00068,
- Jekk inti ambaxxatur tal-IĊE jew ipprovdejt testimonjanza individwali dwar l-esperjenza tal-IĊE tiegħek bħala parti mill-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE – id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-09286,
- Jekk ipparteċipajt f’avveniment ta’ komunikazzjoni tal-IĊE bħala kelliem - id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni PR-EC-01063 u d-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza tal-avveniment speċifiku kkonċernat,
- Jekk dħalt b’mod proattiv f’kuntatt mal-Kummissjoni dwar is-suġġett relatat mal-IĊE- id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni PR-EC-01386.
L-unità SG.A.1 tista’ tipproċessa wkoll id-data personali tiegħek fil-kuntest ta’ attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati permezz ta’ stħarriġ tal-UE biex tiġbor feedback mill-partitarji tal-inizjattivi jew miċ-ċittadini b’mod ġenerali dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej sabiex tinforma r-rieżami perjodiku tal-Kummissjoni tar-Regolament dwar l-IĊE. Id-data tiegħek tiġi pproċessata fl-istħarriġ tal-UE skont ir-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni PR-EC-01488 dwar l-istħarriġ tal-UE, ir-rekord PR-EC-09286 dwar il-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE u din l-istqarrija speċifika ta’ privatezza.
Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.
3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?
Skont l-Artikolu 18(1) tar-Regolament dwar l-IĊE, “il-Kummissjoni għandha tqajjem kuxjenza pubblika dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, permezz ta’ attivitajiet ta’ komunikazzjoni u kampanji ta’ informazzjoni, biex b’hekk tikkontribwixxi għall-promozzjoni tal-parteċipazzjoni attiva taċ-ċittadini fil-ħajja politika tal-Unjoni.”
F’dan il-kuntest, il-ġbir u l-ipproċessar tad-dettalji ta’ kuntatt tal-partijiet ikkonċernati rilevanti u interessati tal-IĊE huma bbażati fuq l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725, għaliex jitqies li huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni.
Madankollu, l-ipproċessar tad-data personali tiegħek fil-kuntest ta’ attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirati tal-IĊE, bħal stħarriġ, intervisti jew gruppi fokali, dejjem jeħtieġ il-kunsens speċifiku tiegħek skont l-Artikolu 5(1)(d) u 10 (2)(a), fejn rilevanti, tar-Regolament (UE) 2018/1725.
4. Liema data personali tinġabar u hija soġġetta għall-ipproċessar ulterjuri?
Sabiex nistednuk tipparteċipa f’attività ta’ konsultazzjoni mmirata tal-IĊE bħala Parti Kkonċernata tal-IĊE, nistgħu nipproċessaw id-data li ġejja: dettalji ta’ kuntatt kif jaslu mingħandek, jew kif jiġu miksuba minn bażijiet tad-data uffiċjali jew tal-Kummissjoni rilevanti, relazzjonijiet lokali eżistenti tal-Kummissjoni jew tal-aġenzija u sorsi disponibbli pubblikament, b’mod partikolari l-isem, il-kunjom, it-titlu tal-impjieg/funzjoni, l-isem tal-organizzazzjoni/inizjattiva (jekk int organizzatur tal-IĊE), l-interessi, in-nazzjonalità/preferenzi lingwistiċi, in-numru tat-telefown, l-indirizz tal-posta elettronika.
Jekk qed tieħu sehem b’mod proattiv f’attività ta’ konsultazzjoni mmirata lejn IĊE, bħal stħarriġ, intervista jew grupp fokali, aħna se nipproċessaw it-tweġibiet, il-kontributi u l-fehmiet personali tiegħek dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej.
Sabiex tiġi vvalutata l-aċċessibbiltà tad-dritt ta’ appoġġ għall-inizjattivi taċ-ċittadini Ewropej għall-persuni b’diżabilità f’konformità mal-Artikolu 2(2) tar-Regolament dwar l-IĊE, l-attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirata tal-IĊE jistgħu jinkludu, biss jekk ikunu meħtieġa u rilevanti għall-iskop imsemmi hawn fuq, mistoqsijiet dwar l-istatus tas-saħħa jew id-diżabilità tiegħek u kwalunkwe kontribut jew fehma speċifika li tista’ tkun tixtieq taqsam f’dan ir-rigward. F’każ bħal dan, l-għoti tat-tweġiba, il-kontribut u l-fehma tiegħek ikunu purament fakultattivi.
5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?
L-Unità SG.A.1 iżżomm id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri tal-attività speċifika ta’ konsultazzjoni mmirata tal-IĊE, jiġifieri għal perjodu massimu ta’ sentejn mill-parteċipazzjoni tiegħek fl-attività ta’ konsultazzjoni mmirata tal-IĊE.
6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?
Id-data personali kollha f’format elettroniku (e-mails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet ta’ data mtellgħa, eċċ.) tinħażen jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ proċessar kollha jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.
Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-GDPR).
Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex tiġi indirizzata s-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat għaliha, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzazzjonali jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali biss għall-persuni awtorizzati bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni tal-ipproċessar.
7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
L-aċċess għad-data personali tiegħek huwa pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar, lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”, u lill-persunal awtorizzat tal-kuntratturi (Netcompany – Intrasoft S.A u s-Servizz ta’ Azzjoni taċ-Ċittadini Ewropej). Dan il-persunal jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.
8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika u fejn applikabbli, id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, id-dritt għall-portabbiltà tad-data u d-dritt li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek.
Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).
Inti tajt il-kunsens tiegħek għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek biex tipparteċipa f’attivitajiet ta’ konsultazzjoni mmirata tal-IĊE, u tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.
Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hija mogħtija fl-Intestatura 9 hawn taħt.
Meta tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni tal-ipproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt) fit-talba tiegħek.
9. Informazzjoni ta’ kuntatt
- Il-Kontrollur tad-Data
Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, il-Kummissjoni Ewropea, id-Direttorat Ġenerali, l-Unità SG.A.1 “Prijoritajiet tal-Politika u Programm ta’ Ħidma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD)
Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.
- Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)
Inti għandek id-dritt għal rikors (jiġifieri tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-kontrollur tad-data.
10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ data personali, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz ta’ dan il-link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Din l-operazzjoni tal-ipproċessar speċifika hija inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-01011.
