Verarbeitungsvorgang: gezielte Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI
Verantwortlicher: Europäische Kommission
Operativer Datenverantwortlicher: Referat A.1 – Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm
Aktenzeichen: DPR-EC-01011
1. Einleitung
Die Europäische Kommission ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Sie erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktdaten des Verantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Angaben zum Verarbeitungsvorgang „gezielte Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI“ des Referats A.1 des Generalsekretariats der Europäischen Kommission (Referat SG.A.1).
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ziel der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit gezielten Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI wie Umfragen, Befragungen oder Fokusgruppen ist es, die Wirksamkeit der Kommunikationskampagne im Rahmen der EBI bei der Sensibilisierung der Öffentlichkeit für die Existenz, die Ziele und die Funktionsweise der Europäischen Bürgerinitiative gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/788 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. April 2019 über die Europäische Bürgerinitiative zu bewerten.
Gezielte Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI können auch zu dem besonderen Zweck durchgeführt werden, die Funktionsweise der Verordnung über die EBI gemäß Artikel 25 dieser Verordnung regelmäßig zu überprüfen.
Zu diesem Zweck verarbeitet das Referat SG.A.1 die Kontaktdaten der relevanten und interessierten Akteure der EBI nach oder als Teil einer früheren Verarbeitung im Zusammenhang mit einem der anderen Verarbeitungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der Kommunikationskampagne der EBI relevant sind. Dabei gilt insbesondere:
- Wenn Sie EBI-Organisator oder Beamter der nationalen Behörden sind, die an der Umsetzung der Verordnung über die EBI beteiligt sind, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Datenverarbeitungsdatensatz DPR-EC-00068 der Kommission verarbeitet.
- Wenn Sie EBI-Botschafter sind oder im Rahmen der Kommunikationskampagne über die EBI über ihre Erfahrungen mit der EBI berichtet haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Datenverarbeitungsdatensatz DPR-EC-09286 der Kommission verarbeitet.
- Wenn Sie als Redner an einer Kommunikationsveranstaltung über die EBI teilgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Datenverarbeitungsdatensatz DPR-EC-01063 der Kommission und den Datenschutzerklärungen der betreffenden Veranstaltung verarbeitet.
- Wenn Sie proaktiv zu einem EBI-bezogenen Thema Kontakt zur Kommission aufgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Datenverarbeitungsdatensatz DPR-EC-01386 der Kommission verarbeitet.
Das Referat SG.A1 kann Ihre personenbezogenen Daten auch durch gezielte Konsultationstätigkeiten im Rahmen einer EU-Umfrage verarbeiten, um von den Unterstützern einzelner Initiativen oder generell von Bürgerinnen und Bürgern Rückmeldungen zur Europäischen Bürgerinitiative einzuholen, die dann in die regelmäßig von der Kommission durchgeführte Überprüfung der Verordnung über die EBI einfließen. Ihre Daten werden im Rahmen der EU-Umfrage im Zusammenhang mit dem sich auf die EU-Umfrage der Kommission beziehenden Datenverarbeitungsdatensatz DPR-EC-01488 der Kommission, mit dem Datensatz DPR-EC-09286 zu der Kommunikationskampagne über die EBI und mit dieser spezifischen Datenschutzerklärung verarbeitet.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung über die EBI sieht vor, dass die Kommission durch Kommunikationsmaßnahmen und Informationskampagnen die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise sensibilisiert und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union fördert.
In diesem Zusammenhang erfolgen die Erhebung und Verarbeitung der Kontaktdaten relevanter und interessierter EBI-Interessenträger auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, da davon ausgegangen wird, dass sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit gezielten Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI wie Umfragen, Befragungen oder Fokusgruppen ist jedoch stets Ihre spezifische Einwilligung gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d und gegebenenfalls Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725 erforderlich.
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Um Sie zur Teilnahme an einer gezielten Konsultationstätigkeit im Rahmen der EBI als EBI-Interessenträger einzuladen, können wir folgende Daten verarbeiten: Kontaktdaten, die wir von Ihnen erhalten haben oder die wir aus einschlägigen offiziellen oder kommissionsinternen Datenbanken, im Rahmen bestehender lokaler Beziehungen der Kommission oder der Agenturen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen eingeholt haben, insbesondere den Vornamen, den Nachnamen, die Berufs- oder Funktionsbezeichnung, den Namen der betreffenden Organisation oder Initiative (falls Sie ein EBI-Organisator sind), Interessen, die Nationalität, Sprachpräferenzen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse.
Wenn Sie sich proaktiv an einer gezielten Konsultationstätigkeit im Rahmen der EBI (z. B. an einer Umfrage, einer Befragung oder einer Fokusgruppe) beteiligen, verarbeiten wir Ihre Antworten, Beiträge und persönlichen Ansichten über die Existenz, die Ziele und die Funktionsweise der Europäischen Bürgerinitiative.
Um die Zugänglichkeit des Rechts auf Unterstützung europäischer Bürgerinitiativen für Menschen mit Behinderungen gemäß Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung über die EBI zu bewerten, können gezielte Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI Fragen zu Ihrem Gesundheitszustand oder zu Ihrer Behinderung sowie zu spezifischen Beiträgen oder Ansichten, die Sie in diesem Zusammenhang mitteilen möchten, umfassen, sofern dies für den oben genannten Zweck erforderlich und sachdienlich ist. In einem solchen Fall sind Ihre Antwort, Ihr Beitrag und Ihre Ansicht rein fakultativ.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Das Referat SG.A.1 bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für die Erhebung oder Weiterverarbeitung der spezifischen gezielten Konsultationstätigkeit im Rahmen der EBI erforderlich ist, d. h. für einen Zeitraum von höchstens zwei Jahren ab Ihrer Teilnahme an der gezielten Konsultationstätigkeit im Rahmen der EBI.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Kommission durchgeführt.
Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und an die Geheimhaltungspflichten gebunden, die sich aus der Durchführung der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, DSGVO) in den EU-Mitgliedstaaten ergeben.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten die für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission, die nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ ermächtigten Mitarbeiter sowie befugte Mitarbeiter des Auftragnehmers (Netcompany – Intrasoft S.A. und European Citizen Action Service). Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.
Sie haben in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Teilnahme an gezielten Konsultationstätigkeiten im Rahmen der EBI eingewilligt und können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen davon in Kenntnis setzen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor Ihrem Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie Kontakt zum Verantwortlichen oder, im Konfliktfall, zum Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie unter Nummer 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.
9. Kontaktdaten
- Verantwortlicher
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (Europäische Kommission, Generaldirektion SG, Referat A.1 – Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm) auf: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Sie haben das Recht, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen zu einer Verletzung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 geführt hat.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Europäische Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.
Dieser Verarbeitungsvorgang wurde unter folgender Nummer in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: DPR-EC-01011.
