Uppgiftsbehandling: Riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ
Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionen
Operativ personuppgiftsansvarig: enhet SG. A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”
Referens: DPR-EC-01011
1. Inledning
Europeiska kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Kommissionen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.
I det här meddelandet förklarar vi varför och hur vi samlar in dina personuppgifter. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dem, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Dessutom finns kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga som du kan vända dig till om du vill utöva dina rättigheter, till dataskyddsombudet och till Europeiska datatillsynsmannen.
Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter i samband med riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ som sköts av enhet A.1 vid Europeiska kommissionens generalsekretariat (enhet SG.A.1).
2. Varför och hur behandlar vi dina personuppgifter?
Syftet med insamlingen och behandlingen av dina personuppgifter i samband med riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ, t.ex. undersökningar, intervjuer eller fokusgrupper, är att bedöma hur ändamålsenlig kommunikationskampanjen för europeiska medborgarinitiativ är när det gäller att öka allmänhetens medvetenhet om medborgarinitiativet, dess mål och sätt att fungera, i enlighet med artikel 18.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/788 av den 17 april 2019 om det europeiska medborgarinitiativet.
Riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ kan också genomföras med det särskilda syftet att regelbundet se över hur förordningen om medborgarinitiativet fungerar i enlighet med artikel 25 i den förordningen.
För dessa ändamål behandlar enhet SG.A.1 kontaktuppgifter om relevanta och berörda parter i initiativet, efter eller som en del av någon tidigare behandling som är relevant i samband med kommunikationskampanjen för europeiska medborgarinitiativ, särskilt följande:
- Om du är organisatör av ett europeiskt medborgarinitiativ eller en tjänsteman från de nationella myndigheter som deltar i genomförandet av förordningen om det europeiska medborgarinitiativet behandlas dina uppgifter enligt kommissionens registerpost DPR-EC-00068.
- Om du är ambassadör för ett europeiskt medborgarinitiativ eller har lämnat en personlig redogörelse för dina erfarenheter med europeiska medborgarinitiativ som en del av kommunikationskampanjen för europeiska medborgarinitiativ behandlas dina uppgifter enligt kommissionens registerpost DPR-EC-09286.
- Om du har medverkat som talare i ett kommunikationsevenemang inom ramen för ett europeiskt medborgarinitiativ behandlas dina uppgifter enligt kommissionens registerpost DPR-EC-01063 och de meddelanden om behandling av personuppgifter som gäller det särskilda evenemang som berörs.
- Om du aktivt har tagit kontakt med kommissionen i det ämne som det europeiska medborgarinitiativet gäller behandlas dina uppgifter enligt kommissionens registerpost DPR-EC-01386.
Enhet SG.A.1 kan också behandla dina personuppgifter i samband med riktade samråd via EUSurvey för insamling av synpunkter från dem som stöder europeiska medborgarinitiativ eller från allmänheten, som underlag för kommissionens regelbundna översyn av förordningen om det europeiska medborgarinitiativet. I EUSurvey behandlas dina uppgifter enligt kommissionens registerpost DPR-EC-01488 om EUSurvey, registerposten DPR-EC-09286 om kommunikationskampanjen för europeiska medborgarinitiativ och detta särskilda meddelande om behandling av personuppgifter.
Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
3. På vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?
I enlighet med artikel 18.1 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet ska kommissionen öka allmänhetens medvetenhet om medborgarinitiativet, dess mål och sätt att fungera genom kommunikationsverksamhet och informationskampanjer och på så sätt bidra till att främja medborgarnas aktiva deltagande i unionens politiska liv.
Mot denna bakgrund baseras insamlingen och behandlingen av kontaktuppgifter för relevanta och berörda parter inom ramen för europeiska medborgarinitiativ på artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725, eftersom behandlingen anses vara nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning.
Behandlingen av personuppgifter i samband med riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ, t.ex. undersökningar, intervjuer eller fokusgrupper, kräver dock alltid i tillämpliga fall ditt samtycke i enlighet med artiklarna 5.1 d och 10.2 a i förordning (EU) 2018/1725.
4. Vilka personuppgifter samlas in och behandlas?
När vi uppmanar dig att som berörd part delta i ett riktat samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ kan vi behandla följande uppgifter: kontaktuppgifter som du lämnat eller som har hämtats från relevanta officiella databaser eller kommissionens databaser, lokala källor som kommissionen eller EU-byråer har kontakt med och offentligt tillgängliga källor, särskilt förnamn, efternamn, tjänstebeteckning/befattning, organisationens eller initiativets namn (om du är en organisatör av ett medborgarinitiativ), intressen, medborgarskap/språkpreferenser, telefonnummer, e-postadress.
Om du aktivt deltar i ett riktat samråd inom ramen för ett europeiskt medborgarinitiativ, t.ex. en undersökning, intervju eller fokusgrupp, kommer vi att behandla dina svar, bidrag och personliga synpunkter som rör medborgarinitiativet, dess mål och sätt att fungera.
För att bedöma om personer med funktionsnedsättning har möjlighet att utöva sin rätt att stödja europeiska medborgarinitiativ i enlighet med artikel 2.2 i förordningen om det europeiska medborgarskapet kan riktade samråd, om det är nödvändigt och relevant för ovannämnda ändamål, inbegripa frågor om ditt hälsotillstånd eller din funktionsnedsättning och eventuella särskilda kommentarer eller synpunkter du vill dela med dig av i detta avseende. Du väljer helt frivilligt att lämna sådana svar, kommentarer och synpunkter.
5. Hur länge sparas mina personuppgifter?
Enhet SG.A.1 sparar dina personuppgifter så länge som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen eller behandlingen av uppgifterna för det riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ som berörs, dvs. högst två år från deltagandet i samrådet.
6. Hur skyddas mina personuppgifter?
Alla personuppgifter i elektronisk form (t.ex. e-post, dokument, databaser, uppladdade data) sparas på Europeiska kommissionens egna servrar eller hos en uppdragstagare. All behandling sker i enlighet med kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
Kommissionens uppdragstagare är bundna av en specifik avtalsbestämmelse för behandling av data på kommissionens vägnar, och av de skyldigheter att iaktta konfidentialitet som följer av införlivandet av den allmänna dataskyddsförordningen (förordning (EU) 2016/679) i EU-medlemsstaterna.
För att skydda dina personuppgifter har kommissionen vidtagit ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna omfattar lämpliga åtgärder för att hantera säkerhetsrisker på nätet, risk för förlust av uppgifter, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och den typ av personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna syftar bland annat till att säkerställa att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av personuppgifterna får tillgång till dem.
7. Vem har tillgång till mina personuppgifter och vem får se dem?
Tillgång till dina personuppgifter ges till kommissionspersonal som behandlar personuppgifterna, behörig personal enligt principen om behovsenlig behörighet och behörig personal hos uppdragstagarna (Netcompany – Intrasoft S.A och European Citizen Action Service). Personalen är bunden av regler och eventuella överenskommelser om sekretess.
8. Vilka rättigheter har du och hur kan du utöva dem?
Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta och, i tillämpliga fall, få dina personuppgifter raderade samt rätt till dataportabilitet och till att begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
Du har rätt att invända mot sådan laglig behandling av dina personuppgifter som avses i artikel 5.1 a.
Genom ditt deltagande i riktade samråd inom ramen för europeiska medborgarinitiativ har du lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas, men du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.
Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen. Se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan.
Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).
9. Kontaktuppgifter
- Personuppgiftsansvarig
Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725, eller om du har kommentarer eller frågor eller vill lämna in ett klagomål angående insamlingen och användningen av dina personuppgifter, kan du kontakta personuppgiftsansvarig vid Europeiska kommissionen, Generalsekretariatet, enhet SG.A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Kommissionens dataskyddsombud
Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europeiska datatillsynsmannen
Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvarigas behandling av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).
10. Var hittar jag mer information?
Kommissionens dataskyddsombud för ett offentligt register över all verksamhet där personuppgifter behandlas inom Europeiska kommissionen. Registret finns på http://ec.europa.eu/dpo-register.
Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-01011.
