Operación de tratamiento: Actividades de consulta específicas de la ICE
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea
Responsable operativo del tratamiento de datos: Unidad SG.C.1. «Programa de Trabajo y Prospectiva»
Referencia de registro: DPR-EC-01011
1. Introducción
La Comisión Europea está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.
La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Actividades de consulta específicas de la ICE» llevada a cabo por la Unidad C.1 de la Secretaría General de la Comisión Europea (Unidad SG.C.1).
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
El objetivo de la recogida y el tratamiento de sus datos personales en el contexto de las actividades de consulta específicas de la ICE, como encuestas, entrevistas o grupos temáticos, es evaluar la eficacia de la campaña de comunicación sobre la ICE para dar a conocer al público la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea (...), de conformidad con el artículo 18, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/788 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de abril de 2019, sobre la iniciativa ciudadana europea.
Las actividades de consulta específicas de la ICE también pueden llevarse a cabo con el objetivo concreto de revisar periódicamente el funcionamiento del Reglamento sobre la ICE de conformidad con el artículo 25 de dicho Reglamento.
A tal fin, la Unidad SG.C.1 trata los datos de contacto de las partes interesadas pertinentes de la ICE, después o dentro de un tratamiento anterior, en el contexto de una de las demás operaciones de tratamiento pertinentes en el marco de la campaña de comunicación de la ICE, y en particular:
- Si es usted organizador u organizadora de una ICE o funcionario o funcionaria de las administraciones nacionales que participan en la aplicación del Reglamento sobre la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-00068.
- Si es usted embajador o embajadora de la ICE y ha facilitado su testimonio individual sobre su experiencia con la ICE en el contexto de la campaña de comunicación de la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-09286.
- Si ha participado en un acto de comunicación de la ICE como orador u oradora: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01063 y de las declaraciones de confidencialidad del acto específico de que se trate.
- Si se ha puesto de forma proactiva en contacto con la Comisión sobre un tema relacionado con la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01386.
La Unidad SG.C.1 también puede tratar sus datos personales en el contexto de las actividades de consulta específicas organizadas a través de «EUSurvey» para recabar las opiniones de los partidarios de las iniciativas o de los ciudadanos en general sobre la Iniciativa Ciudadana Europea, con el fin de contribuir a la revisión periódica del Reglamento sobre la ICE por parte de la Comisión. Sus datos se tratan en «EUSurvey» de conformidad con el registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01488 sobre «EUSurvey».
Sus datos personales no se utilizarán para tomar decisiones automatizadas ni para elaborar perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Con arreglo al artículo 18, apartado 1, del Reglamento sobre la ICE, «[l]a Comisión dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea a través de actividades de comunicación y campañas de información, contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
En este contexto, la recogida y el tratamiento de los datos de contacto de las partes interesadas y pertinentes de las ICE, así como la consulta específica de la ICE en el contexto de la revisión periódica por parte de la Comisión del Reglamento sobre la ICE, se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, por considerarse necesarios para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a la institución u organismo de la Unión.
Sin embargo, el tratamiento de sus datos personales en el contexto de otras actividades de consulta específicas de la ICE, como encuestas, entrevistas o grupos temáticos, siempre requiere su consentimiento específico de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra d), y el artículo 10, apartado 2, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, según proceda.
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para invitarle a participar en una actividad de consulta específica de la ICE como parte interesada en la ICE, podremos tratar los datos siguientes: datos de contacto recibidos de usted u obtenidos de bases de datos oficiales o de la Comisión, de contactos locales existentes con la Comisión o la agencia y de fuentes públicamente disponibles, en particular: nombre, apellidos, cargo o funciones, nombre de la organización/iniciativa (si es organizador u organizadora de una ICE), intereses, nacionalidad / preferencias lingüísticas, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Si participa de forma proactiva en una actividad de consulta específica de la ICE, como una encuesta, una entrevista o un grupo temático, trataremos sus respuestas, contribuciones y opiniones personales sobre la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la Iniciativa Ciudadana Europea.
Con el fin de evaluar la accesibilidad del derecho a apoyar las iniciativas ciudadanas europeas para las personas con discapacidad de conformidad con el artículo 2, apartado 2, del Reglamento sobre la ICE, las actividades de consulta específicas de la ICE pueden incluir, solo si es necesario y pertinente para el propósito anterior, preguntas sobre su estado de salud o discapacidad y sobre cualquier contribución o opinión específica que desee compartir a este respecto. En tal caso, facilitar su respuesta, contribución y opinión será puramente opcional.
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
La Unidad SG.C.1 conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o tratamiento ulterior de la actividad de consulta específica de la ICE, es decir, durante un período máximo de dos años a partir de su participación en la actividad de consulta específica de la ICE.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión o en los de sus contratistas. Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica para cualquier operación de tratamiento de sus datos en nombre de la Comisión y por las obligaciones de confidencialidad derivadas de la aplicación en los Estados miembros de la UE del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) [Reglamento (UE) 2016/679, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos].
Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Se concede acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de efectuar esta operación de tratamiento, al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer» y al personal autorizado de los contratistas (como el Servicio Europeo de Acción Ciudadana). Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derechos específicos, en particular el derecho de acceso, rectificación y, en su caso, supresión de sus datos personales, el derecho a la portabilidad de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, efectuado lícitamente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).
Ha consentido al tratamiento de sus datos personales al participar en actividades de consulta específicas de la ICE, y puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.
Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en el punto 10.
9. Información de contacto
— Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene observaciones, preguntas o dudas o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Comisión Europea, Unidad SG.C.1 «Programa de Trabajo y Prospectiva», en la dirección siguiente: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
— Delegado de protección de datos de la Comisión
Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, plantear sus observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación en relación con la recopilación y el uso de sus datos personales, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos en la dirección siguiente: DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu.)
— Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
10. Dónde encontrar información más detallada
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión Europea que se hayan documentado y le hayan sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-01011.
