Spracovateľská operácia: Cielené konzultačné činnosti EIO
Prevádzkovateľ: Európska komisia
Operatívny prevádzkovateľ: Oddelenie SG.C.1 – Pracovný program a prognózovanie
Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-01011
1. Úvod
Európska komisia kladie veľký dôraz na ochranu vašich osobných údajov a na rešpektovanie vášho súkromia. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Ďalej sa uvádzajú informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Cielené konzultačné činnosti EIO“, ktorú uskutočňuje oddelenie C.1 Generálneho sekretariátu Európskej komisie (oddelenie SG.C.1).
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
Cieľom zhromažďovania a spracovania vašich osobných údajov v kontexte cielených konzultačných činností EIO, akými sú prieskumy, rozhovory alebo špecializované skupiny, je posúdiť účinnosť komunikačnej kampane EIO v oblasti zvyšovania povedomia verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov (...) v súlade s článkom 18 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/788 zo 17. apríla 2019 o európskej iniciatíve občanov.
Cielené konzultačné činnosti EIO sa môžu vykonávať aj so špecifickým cieľom pravidelne preskúmavať fungovanie nariadenia o EIO v súlade s článkom 25 uvedeného nariadenia.
Oddelenie SG.C.1 na tieto účely spracúva kontaktné údaje príslušných zainteresovaných strán zaujímajúcich sa o EIO, nadväzujúc na skoršie spracovanie alebo ako súčasť predchádzajúceho spracovania v súvislosti s jednou z ďalších spracovateľských operácií súvisiacich s komunikačnou kampaňou EIO, a to najmä:
- Ak ste organizátorom európskej iniciatívy občanov alebo úradníkom vnútroštátnych orgánov zapojených do vykonávania nariadenia o európskej iniciatíve občanov – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-00068.
- Ak ste predstaviteľom EIO alebo ste v rámci komunikačnej kampane EIO poskytli individuálne svedectvo o svojej skúsenosti s EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracovaní údajov DPR-EC-09286.
- Ak ste sa zúčastnili na komunikačnom podujatí európskej iniciatívy občanov ako rečník – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01063 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov daného podujatia.
- Ak ste sa proaktívne obrátili na Komisiu v súvislosti s témou týkajúcou sa EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracovaní údajov DPR-EC-01386.
Oddelenie SG.C.1 môže taktiež spracovávať vaše osobné údaje v spojitosti s cielenými konzultačnými činnosťami prostredníctvom aplikácie EUSurvey v snahe získať spätnú väzbu o európskej iniciatíve občanov od podporovateľov iniciatívy alebo všeobecne od občanov s cieľom informovať Komisiu o pravidelnom preskúmaní nariadenia o Európskej iniciatíve občanov. Vaše údaje sa spracúvajú v aplikácii EUSurvey v súlade so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01488 v aplikácii EUSurvey.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Podľa článku 18 ods. 1 nariadenia o EIO „Komisia zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov prostredníctvom komunikačných činností a informačných kampaní, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
V tejto súvislosti sa získavanie a spracúvanie kontaktných údajov relevantných a zainteresovaných strán zaujímajúcich sa o EIO zakladajú na článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pretože sa považujú za nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.
Spracovanie vašich osobných údajov v kontexte cielených konzultačných činností EIO, ako sú prieskumy, rozhovory alebo špecializované skupiny, si však vždy vyžaduje váš osobitný súhlas v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) a prípadne článkom 10 ods. 2 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
S cieľom pozvať vás ako účastníka činnosti EIO ako zainteresovanú stranu EIO môžeme spracúvať tieto údaje: kontaktné údaje získané od vás alebo z relevantných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich kontaktoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov, a to najmä meno, priezvisko, pracovná pozícia/funkcia, názov organizácie/iniciatívy (ak ste organizátorom EIO), záujmy, štátna príslušnosť/jazykové preferencie, telefónne číslo, e-mailová adresa.
Ak sa aktívne zúčastňujete na cielenej konzultačnej činnosti EIO, akou je prieskum, rozhovor alebo špecializovaná skupina, spracujeme vaše odpovede, príspevky a osobné názory týkajúce sa existencie, cieľov a fungovania európskej iniciatívy občanov.
S cieľom posúdiť prístupnosť práva na podporu európskych iniciatív občanov pre osoby so zdravotným postihnutím v súlade s článkom 2 ods. 2 nariadenia o Európskej iniciatíve občanov by cielené konzultačné činnosti EIO mohli, v prípade potreby a v prípade relevantnosti, zahŕňať otázky o vašom zdravotnom stave alebo zdravotnom postihnutí a dávať priestor na konkrétne príspevky alebo názory, o ktoré by ste sa chceli v tejto súvislosti podeliť. V takom prípade nebude poskytnutie vašej odpovede, príspevku a názoru povinné.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Oddelenie SG.C.1 uchováva vaše osobné údaje počas obdobia potrebného na splnenie účelu, na ktorý boli údaje získané, alebo na účely ďalšieho spracovania konkrétnej cielenej konzultačnej činnosti EIO, a to maximálne 2 roky od vašej účasti na cielenej konzultačnej činnosti EIO.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ [„GDPR“, nariadenie (EÚ) 2016/679].
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie, oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať) a oprávneným zamestnancom dodávateľov (GOPA COM a Európsky útvar pre občiansku činnosť). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k údajom, právo na opravu a prípadne vymazanie vašich osobných údajov, právo na prenosnosť údajov, ako aj právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov.
Takisto máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.
V rámci účasti na cielených konzultačných činnostiach EIO ste súhlasili so spracovaním vašich osobných údajov a svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie nebude mať vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Jeho resp. jej kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčnú značku, ako sa uvádza v bode 10).
9. Kontaktné informácie
– Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa – Európska komisia, oddelenie SG.C.1 Pracovný program a prognózovanie: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
– Zodpovedná osoba (DPO) Komisie
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu).
– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať mu sťažnosť) (edpsedps [dot] europa [dot] eu).
10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?
Úradník Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých spracovateľských operácií osobných údajov vykonaných Európskou komisiou, ktoré sa zdokumentovali a ktoré jej boli oznámené. Prístup do registra je možný na tejto adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-01011.
