Tietojenkäsittelytoimi: Eurooppalainen kansalaisaloite: kohdennetut kuulemistoimet
Rekisterinpitäjä: Euroopan komissio
Operatiivinen rekisterinpitäjä: yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”
Rekisteriviite: DPR-EC-01011
1. Johdanto
Euroopan komissio on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten niitä kerätään ja käytetään ja miten ne suojataan sekä mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Seloste sisältää myös oikeuksien käyttöön liittyvistä kysymyksistä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan komission pääsihteeristön A.1-yksikön, jäljempänä ’yksikkö SG.A.1’ suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ”Eurooppalainen kansalaisaloite: kohdennetut kuulemistoimet”.
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevien kohdennettujen kuulemistoimien, kuten kyselyjen, haastattelujen ja fokusryhmien, yhteydessä, jotta voidaan arvioida, kuinka tehokkaasti eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeva viestintäkampanja on lisännyt yleisön tietoisuutta eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta, sen tavoitteista ja sen toiminnasta, kuten eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta 17 päivänä huhtikuuta 2019 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2019/788 18 artiklan 1 kohdassa edellytetään.
Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevien kohdennettujen kuulemistoimien avulla voidaan myös tarkastella eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen toimintaa kyseisen asetuksen 25 artiklan mukaisesti.
Tätä varten SG.A.1-yksikkö käsittelee asiaankuuluvien ja asianomaisten kansalaisaloitesidosryhmien yhteystietoja, jotka on kerätty aiemmin tietoja käsiteltäessä, etenkin eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan viestintäkampanjan yhteydessä, joko käsittelyn jälkeen tai osana sitä:
- Jos olet kansalaisaloitteen järjestäjä tai kansalaisaloitteesta annetun asetuksen täytäntöönpanoon osallistuvan kansallisen viranomaisen palveluksessa oleva virkamies, tietojasi käsitellään komission tietojenkäsittelytoimia koskevassa selosteessa DPR-EC-00068 kuvatulla tavalla.
- Jos olet kansalaisaloitelähettiläs tai olet kertonut omasta kansalaisaloitekokemuksestasi eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan viestintäkampanjan yhteydessä, tietojasi käsitellään komission tietojenkäsittelytoimia koskevassa selosteessa DPR-EC-09286 kuvatulla tavalla.
- Jos olet osallistunut eurooppalaiseen kansalaisaloitteeseen liittyneeseen viestintätapahtumaan puhujana, tietojasi käsitellään komission tietojenkäsittelytoimia koskevassa selosteessa DPR-EC-01063 kuvatulla tavalla ja kyseisen tapahtuman tietosuojaselosteiden mukaisesti.
- Jos olet itse ottanut yhteyttä komissioon kansalaisaloitteeseen liittyvässä asiassa, tietojasi käsitellään komission tietojenkäsittelytoimia koskevassa selosteessa DPR-EC-01386 kuvatulla tavalla.
SG.A.1-yksikkö saattaa myös käsitellä henkilötietoja sellaisten EUSurvey-työkalulla toteutettujen kohdennettujen kuulemisten yhteydessä, joiden tarkoituksena on kerätä palautetta eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta kansalaisaloitteiden tukijoilta tai kansalaisilta yleensä eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen säännöllistä tarkastelua varten. EUSurvey-työkalun kautta kerättyjä tietoja käsitellään komission tietojenkäsittelytoimia koskevassa selosteessa DPR-EC-01488 (EUSurvey-työkalu) ja selosteessa DPR-EC-09286 (eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeva viestintäkampanja) kuvatuilla tavoilla ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?
Eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen 18 artiklan 1 kohdan mukaan komissio ”tiedottaa eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta, sen tavoitteista ja toiminnasta viestintätoimilla ja tiedotuskampanjoilla, joilla se osaltaan edistää kansalaisten aktiivista osallistumista unionin politiikkaan”.
Tässä tapauksessa asiaankuuluvien ja asianomaisten kansalaisaloitesidosryhmien yhteystietojen kerääminen ja käsittely perustuu asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, koska katsotaan, että se on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevien kohdennettujen kuulemistoimien, kuten kyselyjen, haastattelujen ja fokusryhmien, yhteydessä kerättyjen henkilötietojen käsittely edellyttää kuitenkin aina tarvittaessa rekisteröidyn nimenomaista suostumusta asetuksen(EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan ja 10 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti.
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Jotta sinut voidaan kutsua osallistumaan eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevaan kohdennettuun kuulemistoimeen kansalaisaloitesidosryhmän edustajana, saatamme käsitellä seuraavia tietoja: sinulta, asiaankuuluvista virallisista tai komission tietokannoista, olemassa olevien komission tai viraston paikallisten yhteyksien perusteella ja julkisista lähteistä saadut yhteystiedot, erityisesti etunimi, sukunimi, tehtävänimike, organisaation/aloitteen nimi (jos kyseessä on eurooppalaisen kansalaisaloitteen järjestäjä), kiinnostuksen kohteet, kansalaisuus / valittu kieli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Jos osallistut aktiivisesti eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeviin kohdennettuihin kuulemistoimiin, kuten kyselyyn, haastatteluun tai fokusryhmään, käsittelemme vastauksiasi, kommenttejasi ja henkilökohtaisia näkemyksiäsi eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta, sen tavoitteista ja sen toiminnasta.
Jotta voitaisiin arvioida, pystyvätkö vammaiset henkilöt käyttämään oikeuttaan tukea eurooppalaisia kansalaisaloitteita eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti, eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevien kohdennettujen kuulemistoimien yhteydessä voidaan esittää kysymyksiä terveydentilastasi tai toimintarajoitteistasi sekä mahdollisista erityisistä asiaan liittyvistä kommenteista tai näkemyksistä, kuitenkin vain jos tämä on tarpeen ja edellä mainitun tavoitteen mukaista. Tällaisessa tapauksessa vastauksen, kommentin ja näkemyksen antaminen on täysin vapaaehtoista.
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
SG.A.1-yksikkö säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen kyseessä olevien eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevien kohdennettujen kuulemistoimien tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoituksen kannalta, eli enintään kahden vuoden ajan osallistumisestasi eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevaan kohdennettuun kuulemistoimeen.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikki tietojenkäsittelytoimet suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10 päivänä tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.
Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) täytäntöönpanosta jäsenvaltioissa.
Komissio on ottanut henkilötietojen suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle, tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle ja toimeksisaajien (Netcompany-Intrasoft SA ja European Citizen Action Service) valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava lakisääteisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.
8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä voi käyttää?
Asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaisesti rekisteröidyllä on tiettyjä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa, oikaista niitä tai tietyissä tapauksissa poistaa ne, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.
Olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn osallistumalla eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeviin kohdennettuihin kuulemistoimiin. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojenkäsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit oikeuksiesi käyttöä koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.
Rekisteröidyn tulee yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä antaa kuvaus toimista (eli jäljempänä kohdassa 10 mainittu rekisteriviite tai -viitteet).
9. Yhteystiedot
- Rekisterinpitäjä
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja tai jos haluat ilmoittaa ongelmasta tai tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä vastaavaan rekisterinpitäjään (Euroopan komissio, pääsihteeristö, yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”): SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komission tietosuojavastaava
Rekisteröity voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.
- Euroopan tietosuojavaltuutettu
Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut oikeuksiesi loukkaamiseen asetuksen (EU) 2018/1725 nojalla, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu)
10. Lisätietoja
Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-01011.
