Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 1
Sistema central de recogida en línea: ¿cuáles son las obligaciones de la Comisión y del representante del grupo de organizadores en su calidad de corresponsables del tratamiento?
Aplicable a la hipótesis n.º 1
Los grupos de organizadores deben utilizar el sistema central de recogida en línea de la Comisión para la recogida de declaraciones de apoyo y el servicio de intercambio de archivos de la Comisión para la presentación a los Estados miembros de las declaraciones de apoyo recogidas a efectos de verificación.
En tal caso, el representante del grupo de organizadores y la Comisión Europea son responsables conjuntos del tratamiento de datos, con arreglo a un acuerdo de corresponsabilidad tipo, en el que se detallan las obligaciones de ambos. Los servicios de la Comisión se prestan gratuitamente.
En virtud del acuerdo de corresponsabilidad, la Comisión asume la mayoría de las obligaciones de los responsables del tratamiento, entre las que se encuentran las siguientes:
- Explotar y mantener los sistemas informáticos pertinentes que permiten la recogida y el almacenamiento de las declaraciones de apoyo y (opcionalmente) los correos electrónicos de los firmantes.
- Enviar mensajes de correo electrónico a los firmantes que se hayan suscrito para recibir información sobre el progreso de la iniciativa.
- Facilitar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos y llevar un registro de las actividades de tratamiento.
- Garantizar que los firmantes reciben la declaración de privacidad pertinente y que se da un seguimiento adecuado a las consultas y peticiones de estos al amparo del Reglamento general de protección de datos (RGPD) o del Reglamento (UE) 2018/1725 (RPDUE).
- Garantizar la presentación a los Estados miembros de las declaraciones de apoyo recogidas a efectos de verificación y destruir los datos recogidos respetando los plazos de conservación de datos establecidos.
Por lo que se refiere a las operaciones de tratamiento de las que es responsable la Comisión de acuerdo con el acuerdo de corresponsabilidad, el delegado de protección de datos de la Comisión supervisa el cumplimiento por parte de la Comisión de sus obligaciones en virtud del RPDUE.
Las tareas del representante o de los organizadores se limitan normalmente a lo siguiente:
- Decidir las fechas de inicio y finalización de la recogida de declaraciones de apoyo, así como la fecha de presentación de las declaraciones obtenidas a las autoridades de los Estados miembros.
- Enviar mensajes de correo electrónico a los firmantes que se hayan suscrito para recibir información sobre el progreso de la iniciativa.
- Remitir a la Comisión las peticiones de los interesados para su tratamiento ulterior.
- El representante debe informar a la Comisión de la necesidad de modificar los plazos normalizados de conservación de datos, de conformidad con el artículo 19 del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea.
Referencias:
- Artículos 10, 12, 18 y 19 del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea.
- Artículos 24 y 26 del RGPD y artículos 26 y 28 del RPDUE.
