Gå til forsiden til Vejledning vedrørende databeskyttelse for initiativtagere
Vejledning om databeskyttelse – Spørgsmål 1
Det centrale onlineindsamlingssystem: Hvilke forpligtelser har Kommissionen og repræsentanten for initiativtagergruppen som fælles dataansvarlige?
Gælder for scenarie 1
Som initiativtagergruppe skal I anvende Kommissionens centrale onlineindsamlingssystem til at indsamle støttetilkendegivelser online og filudvekslingstjenesten til at indsende dem til EU-landene til kontrol.
I så fald fungerer repræsentanten for initiativtagergruppen og Europa-Kommissionen som fælles dataansvarlige på grundlag af en standardaftale om fælles dataansvar, som præciserer begge dataansvarliges forpligtelser. Kommissionens tjenesteydelser stilles gratis til rådighed.
I henhold til aftalen om fælles dataansvar påtager Kommissionen sig størstedelen af de dataansvarliges forpligtelser, herunder:
- at drive og vedligeholde de IT-systemer, der anvendes til at indsamle og lagre støttetilkendegivelser og (eventuelt) underskrivernes e-mailadresser
- eventuelt at sende e-mailbeskeder til de underskrivere, der abonnerer på at modtage oplysninger om status på initiativet
- at udarbejde en databeskyttelsesvurdering og et register over databehandlingsaktiviteterne
- at sikre, at underskriverne får forelagt den relevante databeskyttelseserklæring, og at der følges korrekt op på deres spørgsmål og anmodninger i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR/EUDPR)
- at sørge for at overføre støttetilkendegivelserne til de relevante EU-landes myndigheder og at kontrollere og destruere de indsamlede data i overensstemmelse med de gældende datalagringsperioder.
Med hensyn til de databehandlingsaktiviteter, som Kommissionen er ansvarlig for i henhold til aftalen om fælles dataansvar, overvåger Kommissionens databeskyttelsesansvarlige Kommissionens gennemførelse af dens forpligtelser i henhold til EUDPR.
Repræsentanten/initiativtagernes opgaver er typisk begrænset til følgende:
- at vælge startdatoen og slutdatoen for indsamlingen af støttetilkendegivelser samt datoen for at indsende de indsamlede støttetilkendegivelser til EU-landenes myndigheder
- eventuelt at sende e-mailbeskeder til de underskrivere, der abonnerer på at modtage oplysninger om status på initiativet
- at overføre de registreredes anmodninger til Kommissionen til videre behandling
- Han/hun informerer Kommissionen, hvis standarddatalagringsperioden skal tilpasses i overensstemmelse med artikel 19 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ.
Henvisninger:
- Artikel 10, 12, 18 og 19 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ
- Artikel 24 og 26 i GDPR og artikel 26 og 28 i EUDPR
