Ga terug naar de hoofdpagina van de richtsnoeren inzake gegevensbescherming voor de organisatoren
Richtsnoeren inzake gegevensbescherming — vraag 1
Centraal online verzamelsysteem — wat zijn de verplichtingen van de Commissie en de vertegenwoordiger van de groep organisatoren als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken?
Van toepassing op scenario 1
Als groep organisatoren moet u gebruikmaken van het centrale online verzamelsysteem van de Commissie om steunbetuigingen online te verzamelen en van de bestandenuitwisselingsdienst om de verzamelde steunbetuigingen ter verificatie door te sturen naar de lidstaten.
In dat geval treden de vertegenwoordiger van de groep organisatoren en de Europese Commissie op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, op basis van een standaardovereenkomst voor gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarin de verplichtingen van beide verwerkingsverantwoordelijken zijn uiteengezet. De diensten van de Commissie worden gratis verleend.
In het kader van de overeenkomst voor gezamenlijke verantwoordelijkheid neemt de Commissie het merendeel van de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijken op zich, onder andere de volgende:
- Zij beheert en onderhoudt de daarvoor bestemde IT-systemen voor het verzamelen en opslaan van steunbetuigingen en (facultatief) de e-mailadressen van ondertekenaars.
- Zij kan e-mailberichten sturen naar de ondertekenaars die zich hebben ingeschreven om informatie over de voortgang van het initiatief te ontvangen.
- Zij verstrekt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en registreert de verwerkingsactiviteiten.
- Zij garandeert dat de ondertekenaars de passende privacyverklaring krijgen en dat vragen en verzoeken uit hoofde van de AVG/EU-gegevensbeschermingsverordening naar behoren worden behandeld.
- Zij zorgt ervoor dat de verzamelde steunbetuigingen ter verificatie worden doorgestuurd naar de lidstaten en vernietigt de verzamelde gegevens overeenkomstig de toepasselijke termijnen voor gegevensbewaring.
Met betrekking tot de verwerkingen waarvoor de Commissie verantwoordelijk is in het kader van de overeenkomst voor gezamenlijke verantwoordelijkheid, ziet de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie erop toe dat de Commissie haar verplichtingen uit hoofde van de EU-gegevensbeschermingsverordening naleeft.
De taken van de vertegenwoordiger/organisatoren zijn doorgaans beperkt tot het volgende:
- Zij beslissen wanneer de verzamelperiode begint en eindigt, en wanneer de verzamelde steunbetuigingen moeten worden doorgestuurd naar de instanties van de lidstaten.
- Zij kunnen e-mailberichten sturen naar de ondertekenaars die zich hebben ingeschreven om informatie over de voortgang van het initiatief te ontvangen.
- Zij verwijzen de verzoeken van betrokkenen in verband met gegevensbescherming door naar de Commissie voor verdere behandeling.
- Zij lichten de Commissie in wanneer de standaardtermijnen voor gegevensbewaring moeten worden aangepast overeenkomstig artikel 19 van de burgerinitiatiefverordening.
Referenties:
- artikelen 10, 12, 18 en 19 van de burgerinitiatiefverordening;
- artikelen 24 en 26 AVG, artikelen 26 en 28 van de EU-gegevensbeschermingsverordening.
