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Datenschutzleitlinien – Frage 1
Zentrales Online-Sammelsystem – Welche Pflichten haben die Kommission und der Vertreter der Organisatorengruppe als gemeinsam Verantwortliche?
Gilt für Fallszenario 1
Als Organisatorengruppe müssen Sie das zentrale Online-Sammelsystem der Kommission nutzen, um Unterstützungsbekundungen online zu sammeln, und das Datenaustauschsystem, um die gesammelten Unterstützungsbekundungen zur Überprüfung an die Mitgliedstaaten zu übermitteln.
In diesem Fall fungieren der Vertreter und die Europäische Kommission auf der Grundlage einer Standardvereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit, in der die Pflichten beider Verantwortlichen erläutert sind, als gemeinsam Verantwortliche. Die Dienste der Kommission werden kostenlos zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit übernimmt die Kommission einen Großteil der Pflichten der Verantwortlichen, darunter folgende:
- Betrieb und Pflege der einschlägigen IT-Systeme, anhand derer die Unterstützungsbekundungen und (optional) die E-Mail-Adressen der Unterzeichner gesammelt und gespeichert werden
- Ggf. Versand von E-Mails an diejenigen Unterzeichner, die sich für den Erhalt von Informationen über die Fortschritte der Initiative angemeldet haben
- Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung und eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
- Gewährleistung, dass die Unterzeichner eine entsprechende Datenschutzerklärung erhalten und dass ihre Fragen und Anträge gemäß der DSGVO/EU-DSVO ordnungsgemäß weiterverfolgt werden
- Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen zwecks Überprüfung an die Mitgliedstaaten und Vernichtung der gesammelten Daten gemäß den geltenden Fristen für die Datenspeicherung
Im Hinblick auf die Verarbeitungsvorgänge, für die die Kommission im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit zuständig ist, überwacht der Datenschutzbeauftragte der Kommission die Umsetzung der sich aus der EU-DSVO ergebenden Pflichten durch die Kommission.
Die Aufgaben des Vertreters/der Organisatoren beschränken sich in der Regel auf Folgendes:
- Bestimmung des Datums für den Beginn und das Ende der Sammlung von Unterstützungsbekundungen sowie des Datums für die Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen an die Behörden der Mitgliedstaaten,
- ggf. Versand von E-Mails an diejenigen Unterzeichner, die sich für den Erhalt von Informationen über die Fortschritte der Initiative angemeldet haben,
- Weiterleitung der Anträge betroffener Personen an die Kommission zur weiteren Bearbeitung,
- Sie unterrichten die Kommission, falls die Standardfristen für die Speicherung der Daten gemäß Artikel 19 der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative angepasst werden müssen.
Hintergrund:
- Artikel 10, 12, 18 und 19 der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative
- Artikel 24 und 26 der DSGVO, Artikel 26 und 28 der EU-DSVO
