Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων — Ερώτηση 1
Κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης — Ποιες είναι οι υποχρεώσεις της Επιτροπής και του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών ως συνυπευθύνων επεξεργασίας;
Ισχύει για το σενάριο 1
Ως ομάδα διοργανωτών/-τριών, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης της Επιτροπής για τη συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης ηλεκτρονικά και την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων για την υποβολή των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση.
Στην περίπτωση αυτή, ο/η εκπρόσωπος της ομάδας διοργανωτών/-τριών και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ενεργούν ως συνυπεύθυνοι επεξεργασίας, βάσει τυπικής συμφωνίας περί κοινής ευθύνης επεξεργασίας, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τις υποχρεώσεις και των δύο υπευθύνων επεξεργασίας. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής παρέχονται δωρεάν.
Στο πλαίσιο της συμφωνίας περί κοινής ευθύνης επεξεργασίας, η Επιτροπή αναλαμβάνει τις περισσότερες υποχρεώσεις των υπευθύνων επεξεργασίας, μεταξύ των οποίων:
- διαχειρίζεται και συντηρεί τα σχετικά συστήματα ΤΠ που επιτρέπουν τη συγκέντρωση και την αποθήκευση των δηλώσεων υποστήριξης και (προαιρετικά) των ηλεκτρονικών διευθύνσεων των υπογραφόντων·
- μπορεί να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους υπογράφοντες που έχουν εγγραφεί για να λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο της πρωτοβουλίας·
- παρέχει εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία των δεδομένων και τηρεί αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας·
- διασφαλίζει ότι κοινοποιείται η κατάλληλη δήλωση περί απορρήτου στους υπογράφοντες και ότι δίνεται κατάλληλη συνέχεια στα ερωτήματα και στα αιτήματά τους δυνάμει του ΓΚΠΔ/EUDPR·
- διασφαλίζει την υποβολή των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση και καταστρέφει τα δεδομένα σύμφωνα με τις ισχύουσες περιόδους διατήρησης των δεδομένων.
Όσον αφορά τις πράξεις επεξεργασίας για τις οποίες είναι υπεύθυνη η Επιτροπή στο πλαίσιο της συμφωνίας περί κοινής ευθύνης επεξεργασίας, ο/η υπεύθυνος/-η προστασίας δεδομένων της Επιτροπής παρακολουθεί την εκπλήρωση των υποχρεώσεων της Επιτροπής βάσει του EUDPR.
Τα καθήκοντα των εκπροσώπων / των διοργανωτών/-τριών περιορίζονται συνήθως στα εξής:
- αποφασίζουν την ημερομηνία έναρξης και λήξης της συγκέντρωσης των δηλώσεων υποστήριξης, καθώς και την ημερομηνία υποβολής των δηλώσεων υποστήριξης που έχουν συγκεντρωθεί στις αρχές των κρατών μελών·
- μπορούν να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους υπογράφοντες που έχουν εγγραφεί για να λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο της πρωτοβουλίας·
- διαβιβάζουν στην Επιτροπή τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων προς περαιτέρω χειρισμό·
- ενημερώνουν την Επιτροπή σε περίπτωση που απαιτείται να προσαρμοστούν οι προθεσμίες διατήρησης των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 19 του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών.
Παραπομπές:
- Άρθρα 10, 12, 18 και 19 του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών
- Άρθρα 24 και 26 του ΓΚΠΔ, άρθρα 26 και 28 του EUDPR
