Powrót do strony głównej „Wytyczne dotyczące ochrony danych dla organizatorów”
Wytyczne dotyczące ochrony danych – pytanie 1
Centralny system zbierania deklaracji online – jakie są zobowiązania Komisji i przedstawiciela grupy organizatorów jako współadministratorów?
Dotyczy scenariusza 1
Grupa organizatorów musi skorzystać z zarządzanego przez Komisję centralnego systemu zbierania deklaracji online w celu zbierania deklaracji poparcia online i przekazywania zebranych deklaracji poparcia państwom członkowskim do celów weryfikacji.
W takim przypadku przedstawiciel grupy organizatorów i Komisja Europejska występują w roli współadministratorów danych na podstawie standardowej umowy o współadministrowaniu, w której opisane są szczegółowo obowiązki każdego z współadministratorów. Usługi Komisji świadczone są nieodpłatnie.
Na podstawie umowy o współadministrowaniu Komisja przejmuje większość obowiązków administratora, między innymi:
- obsługuje i utrzymuje odpowiednie systemy informatyczne umożliwiające zbieranie i przechowywanie deklaracji poparcia oraz (ewentualnie) adresów e-mail sygnatariuszy
- może wysyłać wiadomości e-mail do sygnatariuszy, którzy wyrazili chęć otrzymywania informacji na temat postępów w realizacji inicjatywy
- zapewnia ocenę skutków dla ochrony danych oraz prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych
- zapewnia odpowiednie oświadczenie o ochronie prywatności dla sygnatariuszy oraz możliwość rozpatrzenia pytań i wniosków sygnatariuszy na podstawie rozporządzenia RODO/EUDPR
- zapewnia przekazywanie zgromadzonych deklaracji poparcia państwom członkowskim do celów weryfikacji oraz niszczy zgromadzone deklaracje poparcia z zachowaniem odpowiednich okresów zatrzymywania danych.
W odniesieniu do operacji przetwarzania, za które Komisja odpowiada na podstawie umowy o współadministrowaniu, inspektor ochrony danych Komisji monitoruje realizowanie przez Komisję jej zobowiązań wynikających z EUDPR.
Zadania przedstawiciela/organizatorów zwykle ograniczają się do:
- decyzji co do daty rozpoczęcia i daty zakończenia zbierania deklaracji poparcia, a także co do daty przekazania zgromadzonych deklaracji poparcia organom państw członkowskich
- ewentualnego wysyłania wiadomości e-mail do sygnatariuszy, którzy wyrazili chęć otrzymywania informacji na temat postępów w realizacji inicjatywy
- przekazywania Komisji do rozpatrzenia wniosków osób, których dane dotyczą
- informowania Komisji w przypadku, gdy standardowe terminy zatrzymywania danych należy dostosować zgodnie z art. 19 rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej.
Odniesienia:
- art. 10, 12, 18 i 19 rozporządzenia w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej
- art. 24 i 26 RODO, art. 26 i 28 EUDPR
