Назад към основната страница на насоките за организаторите относно защитата на данните
Насоки за защита на данните — въпрос 1
Централна система за събиране на изявления за подкрепа онлайн — какви са задълженията на Комисията и представителя на групата на организаторите в качеството им на съвместни администратори на лични данни?
Важи за сценарий 1.
В качеството си на група на организаторите трябва да използвате централната система на Комисията, за да събирате изявления за подкрепа онлайн, и услугата за обмен на файлове, за да изпратите събраните изявления до държавите членки за проверка.
В този случай представителят на групата на организаторите и Европейската комисия действат като съвместни администратори на лични данни въз основа на стандартно споразумение за съвместно администриране на лични данни, в което се посочват задълженията на двамата администратори. Услугите на Комисията се предоставят безплатно.
Съгласно споразумението за съвместно администриране на лични данни Комисията поема по-голямата част от задълженията на администраторите, сред които:
- управление и поддържане на съответните информационни системи, даващи възможност за събиране и съхранение на изявления за подкрепа и (незадължително) електронни адреси на поддръжниците
- евентуално изпращане на електронни съобщения до поддръжниците, които са се абонирали да получават информация за напредъка на инициативата
- извършване на оценка на въздействието върху защитата на данните и поддържане на регистър на дейностите по обработване
- предоставяне на поддръжниците на подходяща декларация за поверителност и извършване на съответните последващи действия във връзка с техните въпроси и искания съгласно ОРЗД и/или Регламента относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите на ЕС
- осигуряване на изпращането на събраните изявления за подкрепа до държавите членки за проверка и унищожаване на събраните данни в съответствие с приложимите срокове за съхранение на данните.
По отношение на операциите по обработване, за които Комисията отговаря съгласно споразумението за съвместно администриране на лични данни, длъжностното лице по защита на данните на Комисията наблюдава изпълнението от страна на Комисията на нейните задължения по Регламента относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите на ЕС.
Задачите на представителя/организаторите обикновено са ограничени до следното:
- определяне на началната и крайната дата на срока за събиране на изявления за подкрепа, както и датата за изпращане на изявленията за подкрепа до органите в държавите членки
- евентуално изпращане на електронни съобщения до поддръжниците, които са се абонирали да получават информация за напредъка на инициативата
- препращане на исканията на субектите на данни до Комисията за по-нататъшно разглеждане
- информиране на Комисията, в случай че стандартните срокове за съхранение на данните трябва да бъдат коригирани в съответствие с член 19 от Регламента относно Европейската гражданска инициатива.
Относими разпоредби:
- членове 10, 12, 18 и 19 от Регламента относно Европейската гражданска инициатива
- членове 24 и 26 от ОРЗД, членове 26 и 28 от Регламента относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите на ЕС
