Orientações em matéria de proteção de dados - Pergunta 1
Sistema central de recolha em linha - Quais as obrigações da Comissão e do representante do grupo de organizadores enquanto responsáveis conjuntos pelo tratamento?
Aplicável no primeiro cenário
Enquanto grupo de organizadores, deverá utilizar o sistema central de recolha em linha da Comissão para recolher em linha as declarações de apoio, assim como o serviço de intercâmbio de ficheiros da Comissão para transmitir aos Estados-Membros as declarações de apoio recolhidas para efeitos de verificação.
Nesse caso, o representante do grupo de organizadores e a Comissão Europeia intervêm enquanto responsáveis conjuntos pelo tratamento, com base num acordo de partilha da responsabilidade, que especifica as obrigações de ambos os responsáveis pelo tratamento. Os serviços da Comissão são prestados gratuitamente.
Ao abrigo do acordo de partilha da responsabilidade, a Comissão assume a maior parte das obrigações dos responsáveis pelo tratamento de dados, nomeadamente:
- Explora e mantém em funcionamento os sistemas informáticos que permitem recolher e armazenar as declarações de apoio e (facultativamente) as mensagens de correio eletrónico dos subscritores;
- Envia mensagens eletrónicas aos subscritores que tenham solicitado o envio de informações sobre a evolução da iniciativa;
- Efetua uma avaliação de impacto da proteção de dados, mantendo um registo das atividades de tratamento de dados;
- Assegura que os subscritores recebem a declaração de confidencialidade adequada e que as suas perguntas ou pedidos apresentados ao abrigo do RGPD ou do RPDUE recebem o seguimento adequado;
- Assegura a transmissão aos Estados-Membros das declarações de apoio recolhidas para efeitos de verificação, devendo destruí-las de acordo com os períodos de conservação de dados aplicáveis.
No que se refere às operações de tratamento pelas quais a Comissão é responsável no âmbito do acordo de partilha da responsabilidade, o responsável pela proteção de dados da Comissão acompanha o cumprimento pela mesma das obrigações que lhe incumbem por força do RPDUE .
Regra geral, as tarefas do representante e dos organizadores são as seguintes:
- Fixar as datas de início e de fim do período de recolha das declarações de apoio, assim como a data de transmissão das mesmas às autoridades dos Estados-Membros;
- Enviar mensagens eletrónicas aos subscritores que tenham solicitado o envio de informações sobre a evolução da iniciativa;
- Transferir para a Comissão os pedidos dos titulares de dados para tratamento posterior;
- Informar a Comissão sempre que os prazos normais de conservação de dados devam ser ajustados em conformidade com o artigo 19.º do Regulamento sobre a iniciativa de cidadania europeia.
Referências:
- Artigos 10.º, 12.º, 18.º e 19.º do Regulamento sobre a iniciativa de cidadania europeia
- Artigos 24.º e 26.º do RGPD e artigos 26.º e 28.º do RPDUE
