Orientations en matière de protection des données – Question 1
Système central de collecte en ligne – Quelles sont les obligations de la Commission et du/de la représentant(e) du groupe d’organisateurs en tant que responsables conjoints du traitement?
S’applique au scénario 1
Le groupe d’organisateurs doit utiliser le système central de collecte en ligne de la Commission pour recueillir en ligne les déclarations de soutien et le service d’échange de fichiers pour présenter aux États membres les déclarations de soutien recueillies en vue de leur vérification.
Dans ce cas, le/la représentant(e) du groupe d’organisateurs et la Commission européenne agissent en tant que responsables conjoints du traitement des données, sur la base d’un accord type de coresponsabilité, qui précise les obligations des deux responsables du traitement. Ces services de la Commission sont fournis gratuitement.
En vertu de l'accord de coresponsabilité, la Commission assume la plupart des obligations incombant aux responsables du traitement, notamment:
- elle exploite et assure la maintenance des systèmes informatiques permettant la collecte et le stockage des déclarations de soutien et (éventuellement) des adresses électroniques des signataires;
- elle peut envoyer des messages électroniques aux signataires qui se sont inscrits pour recevoir des informations sur l’état d’avancement de l’initiative;
- elle fournit une analyse d’impact relative à la protection des données et établit un registre des activités de traitement;
- elle veille à ce que les signataires reçoivent la déclaration de confidentialité appropriée et à ce que leurs questions et demandes au titre du RGPD/RPDUE fassent l’objet d’un suivi adéquat;
- elle garantit la présentation aux États membres des déclarations de soutien collectées, en vue de leur vérification, et détruit les données recueillies en ligne, en conformité avec les périodes de conservation des données applicables.
En ce qui concerne les opérations de traitement dont la Commission est responsable dans le cadre de l’accord de coresponsabilité, le délégué à la protection des données de la Commission contrôle la mise en œuvre, par la Commission, des obligations qui lui incombent en vertu du RPDUE.
Le rôle du/de la représentant(e)/des organisateurs se limite généralement aux tâches suivantes:
- ils décident de la date de début et de la date de fin de la collecte des déclarations de soutien, ainsi que de la date de présentation aux autorités des États membres des déclarations collectées;
- ils peuvent envoyer des messages électroniques aux signataires qui se sont inscrits pour recevoir des informations sur l’état d’avancement de l’initiative;
- ils transmettent à la Commission les demandes des personnes concernées en vue du traitement ultérieur de ces demandes;
- ils informent la Commission si les délais standards de conservation des données doivent être adaptés, en conformité avec l’article 19 du règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne.
Références:
- Articles 10, 12, 18 et 19 du règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne
- Articles 24 et 26 du RGPD, articles 26 et 28 du RPDUE
