Las presentes directrices y recomendaciones para la aplicación del Reglamento (UE) 2019/788 sobre la iniciativa ciudadana europea (en lo sucesivo, el «Reglamento») se destinan a las autoridades competentes de los Estados miembros (y se han elaborado, en parte, a petición suya). Cubren las distintas etapas del procedimiento de la iniciativa ciudadana, sobre todo las relacionadas con la transferencia y la verificación de las declaraciones de apoyo. También serán de utilidad en muchos aspectos para los organizadores.
Estas directrices y recomendaciones aclaran o actualizan en gran medida el asesoramiento que ya ha proporcionado la Comisión, ya sea en documentos oficiosos, en correspondencia escrita o en reuniones del Grupo de Expertos, sobre la Iniciativa Ciudadana Europea. Es posible que sea conveniente revisarlas más adelante de acuerdo con la experiencia de las autoridades competentes de los Estados miembros y de la Comisión en cuanto a su aplicación.
Intercambio de información
Registro:
La Comisión informa por correo electrónico a las autoridades de los Estados miembros de las solicitudes de registro de las propuestas de iniciativas ciudadanas que ha aceptado o denegado.
Inicio del período de recogida:
Una vez que los organizadores han informado a la Comisión de la fecha de inicio del período de recogida, la Comisión comunica dicha fecha a las autoridades de los Estados miembros por correo electrónico. La Comisión también indica en el registro público la fecha de inicio y de finalización del período de recogida.
Verificación de las declaraciones de apoyo:
En caso de que los organizadores presenten una solicitud de verificación de las declaraciones de apoyo en papel sin recurrir al servicio de intercambio de archivos de la Comisión, la autoridad del Estado miembro que reciba dicha solicitud debe informar inmediatamente a la Comisión. A continuación, la Comisión compartirá esta información con las autoridades de los demás Estados miembros. En caso de que los organizadores utilicen los servicios de transferencia (el servicio de intercambio de archivos) prestados por la Comisión, se aplicará el procedimiento específico, incluida la notificación, mencionado en la sección 4 siguiente.
Procedimientos judiciales o administrativos:
Los Estados miembros deben informar sin demora a la Comisión de cualquier procedimiento judicial o administrativo en curso en su país que afecte a los organizadores en relación con el proceso o el resultado de la verificación de las declaraciones de apoyo. En tal caso, se aplazará la destrucción de los datos en el sistema central de recogida en línea.
La comunicación entre la Comisión y las autoridades de los Estados miembros puede establecerse por correo electrónico a través del buzón funcional de la Comisión: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formularios de declaración de apoyo
Los organizadores tienen libertad para utilizar los formularios que se encuentran a su disposición en su cuenta en el sitio web de la Comisión o los formularios que confeccionen ellos mismos basándose en los modelos establecidos en el Reglamento. Las autoridades de los Estados miembros también pueden poner dichos formularios a disposición de los organizadores, aunque no pueden obligarlos a utilizarlos.
En todos los casos, los formularios utilizados para la recogida de las declaraciones de apoyo en papel, que pueden estar redactados en cualquiera de las lenguas oficiales de la UE, deben ajustarse al modelo que figura en el anexo III del Reglamento, incluir los datos exigidos para cada Estado miembro de conformidad con el anexo III (parte A o parte B) y proporcionar la información esencial exigida sobre la iniciativa, tal como se publica en el registro de la Iniciativa Ciudadana Europea.
Aunque los formularios elaborados por los organizadores deben ajustarse plenamente al modelo que figura en el anexo III, podrían modificarse para añadir un logotipo o una imagen de la iniciativa.
El formulario debe consistir en una sola hoja (puede ser a dos caras) para tener la seguridad de que los firmantes vean la totalidad del formulario y de la información en él incluida. Además, antes de la firma es preciso que los firmantes sepan a qué Estado miembro se enviará el formulario. Debe tratarse del Estado miembro de su nacionalidad o de una de sus nacionalidades.
Los formularios deben reflejar el alcance de la iniciativa tal como haya sido registrada (tanto en caso de registro total como parcial). Los formularios que se encuentran a disposición de los organizadores en su cuenta en el sitio web de la Comisión incluyen la información pertinente.
Los formularios utilizados por los organizadores para la recogida en papel se ajustarán a los modelos que figuran en el anexo III del Reglamento (véase el artículo 9, apartado 2, párrafo primero, del Reglamento). La autoridad de un Estado miembro no puede «aprobar» los nuevos formularios elaborados por los organizadores. En caso de duda sobre la conformidad con el modelo que figura en el anexo III, las autoridades de los Estados miembros pueden, en caso necesario, ponerse en contacto con la Comisión para que efectúe esa comprobación.
Los formularios no son de aplicación en lo que se refiere al apoyo prestado en línea a través del sistema central de recogida en línea utilizando los medios de identificación electrónica (véase el artículo 9, apartado 2, último párrafo, del Reglamento).
Firmantes
De conformidad con el artículo 2 del Reglamento, los firmantes deben ser ciudadanos de la Unión y tener la edad suficiente para poder votar en las elecciones al Parlamento Europeo o 16 años al menos, según decida el Estado miembro de que se trate. Tener derecho a votar en las elecciones al Parlamento Europeo o estar registrado para votar no puede ser un requisito para apoyar una iniciativa ciudadana. Los Estados miembros solo deben comprobar si el firmante tiene la edad exigida. Cada Estado miembro debe verificar las declaraciones de apoyo de sus ciudadanos o nacionales, independientemente de su lugar de residencia.
Si un Estado miembro decide reducir la edad mínima para apoyar una iniciativa ciudadana o si decide reducir la edad mínima para votar en las elecciones europeas (lo que implica la reducción de la edad mínima para apoyar una iniciativa ciudadana), debe notificar este cambio a la Comisión, incluida su fecha de aplicación. Dicha notificación debe efectuarse preferentemente con tres meses de antelación para que la Comisión y los organizadores puedan introducir la modificación en los formularios pertinentes.
Para más información sobre los datos exigidos, véase: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_es
Transferencia de declaraciones de apoyo para su verificación
Aspectos generales
Los organizadores únicamente pueden presentar a la autoridad de cada Estado miembro una solicitud de verificación de las declaraciones de apoyo por iniciativa. Están autorizados a hacerlo solo si han recogido el número mínimo de declaraciones de apoyo previsto en el Reglamento. Al mismo tiempo, no es necesario que hayan alcanzado un umbral mínimo en un Estado miembro determinado para que dicho Estado miembro pueda efectuar la verificación.
La Comisión publica en el registro la fecha final del período de recogida (doce meses a partir de la fecha fijada por los organizadores para iniciar la recogida). Aunque el plazo de recogida es de doce meses, los organizadores pueden decidir poner fin a la recogida antes (artículo 8, apartado 1). Los organizadores deben presentar sus solicitudes de verificación a las autoridades nacionales en un plazo de tres meses a partir de esa fecha.
La Comisión presenta las declaraciones de apoyo recogidas mediante el sistema central de recogida en línea a las autoridades de los Estados miembros a través del sistema de intercambio de archivos (S-CircaBC).
Las declaraciones de apoyo recogidas en papel deben presentarse separadamente en papel o en formato electrónico (por ejemplo, escaneadas en formato PDF o JPEG). Los organizadores pueden optar por presentarlas a través del servicio de intercambio de archivos.
Las declaraciones de apoyo recogidas en línea deben presentarse en el formato electrónico antes mencionado.
Los organizadores no tienen la obligación de asignar un número a cada declaración de apoyo, pero pueden decidir hacerlo.
Utilización del servicio de intercambio de archivos de la Comisión (gestionado mediante el sistema informático S-CircaBC)
Si los organizadores utilizan el servicio de intercambio de archivos, se aplica el plazo de tres meses para presentar la solicitud de verificación. Cabe señalar que, una vez que los organizadores inician la presentación, la Comisión puede tardar hasta cinco días hábiles en completar la transferencia. Debe considerarse que la fecha de la solicitud de verificación es la fecha en que los organizadores solicitaron la presentación.
Tan pronto como la Comisión haya concluido la transferencia y los archivos estén disponibles en S-CircaBC, los Estados miembros deben verificar si los archivos están en un formato legible y confirmar a los organizadores y a la Comisión que los archivos se han recibido correctamente. El acuse de recibo y toda correspondencia posterior con los organizadores deben tener lugar fuera del servicio de intercambio de archivos.
No puede excluirse que los organizadores que utilicen S-CircaBC para la presentación de sus declaraciones en papel envíen sus archivos a la carpeta del Estado miembro equivocado en S-CircaBC. Como la Comisión no tiene acceso a los datos que se encuentran en el sistema, no podrá comprobarlo. Si los archivos están cifrados con la clave pública del Estado miembro al que debían presentarse las declaraciones de apoyo, el Estado miembro que los reciba por error no podrá leerlos. La autoridad del Estado miembro al que se hayan dirigido erróneamente los archivos solo podrá acceder a ellos si, además, los archivos se han cifrado erróneamente con la clave pública de ese Estado miembro al que se han dirigido por error. En ambos casos, la autoridad del Estado miembro debe notificarlo lo antes posible a los organizadores y a la Comisión, y suprimir los archivos de acuerdo con los organizadores.
Los Estados miembros pueden consultar las instrucciones prácticas sobre cómo gestionar el proceso de verificación utilizando el servicio de intercambio de archivos en un espacio específico seguro en S-CircaBC.
Se recuerda a las autoridades de los Estados miembros que:
- deben disponer de un sistema de gestión de las claves para poder acceder a los archivos en S-CircaBC (en particular la designación de las personas autorizadas para acceder a las claves y utilizarlas, y la gestión de versiones) con el fin de garantizar que todas las claves estén protegidas contra el acceso no autorizado;
- deben participar en las pruebas de los procedimientos S-CircaBC, que deberá organizar la Comisión dos veces al año, incluidas las pruebas sobre la validez de las claves (y sus versiones) para acceder a los archivos cargados por la Comisión o los organizadores;
- recibirán una notificación automática de S-CircaBC en cuanto los archivos estén disponibles para su descarga. A continuación, deben llevar a cabo el proceso de verificación dentro del plazo establecido en el Reglamento.
Verificación de las declaraciones de apoyo
En un plazo de tres meses a partir de la recepción de las declaraciones de apoyo, las autoridades de los Estados miembros deben efectuar los controles adecuados para su verificación, de conformidad con la legislación y las prácticas nacionales (artículo 12, apartado 4). Sobre esta base determinan y certifican el número de declaraciones de apoyo válidas. El certificado debe expedirse gratuitamente.
Las autoridades de los Estados miembros deben aceptar las declaraciones de apoyo en cualquiera de las lenguas oficiales de la UE. No obstante, el contenido de la iniciativa indicado en el formulario debe corresponder al texto publicado en el registro de la iniciativa ciudadana europea en la lengua correspondiente.
Las autoridades de los Estados miembros no están obligadas a comprobar la autenticidad de las firmas recogidas en papel, sino únicamente la coherencia de los datos personales facilitados.
Dado que el ejercicio de verificación tiene consecuencias jurídicas, que podrían impugnarse ante los tribunales, es importante que existan ciertas salvaguardias, en particular cuando se utilice el método de muestreo aleatorio.
- Tamaño de la muestra. Las autoridades de los Estados miembros deben asegurarse de elegir una muestra aleatoria estadísticamente válida, es decir, una muestra suficientemente amplia y representativa y que tenga en cuenta, en su caso, los diferentes niveles de riesgo (por ejemplo, un mayor riesgo entre las declaraciones de apoyo recogidas a través de un determinado canal). Para ello, deben optar por un margen de error y un nivel de confianza que garanticen que los resultados sean suficientemente precisos. Antes del muestreo, deben evaluar también si es necesario estratificar la población, por ejemplo en lo que se refiere a las posibles formas de recogida, especialmente si existe la sospecha de que determinados lotes de declaraciones de apoyo son menos fiables.
- Errores falsos. Algunos errores de poca importancia o modificaciones menores no deben invalidar las declaraciones de apoyo si no hay indicios o sospechas de fraude (por ejemplo, si el firmante ha cometido un error real[1] o ha omitido información menor[2] que no pongan en duda la autenticidad de la declaración de apoyo ni impidan a las autoridades identificarlo), o cuando el firmante haya cambiado de residencia después de haber firmado la iniciativa. Es posible tener en cuenta tales errores o modificaciones si se considera que un determinado porcentaje de declaraciones de apoyo invalidadas corresponde en realidad a declaraciones válidas. Si la verificación está automatizada, puede ser necesario comprobar dos veces manualmente las declaraciones de apoyo rechazadas con el fin de detectar esos errores falsos.
- Beneficio de la duda. Al extrapolar los resultados de la muestra a toda la población, las autoridades de los Estados miembros deberían conceder el beneficio de la duda a los organizadores, en particular eligiendo el umbral más bajo del nivel de confianza (es decir, el intervalo obtenido añadiendo y sustrayendo del resultado el margen de error).
Cabe prever que durante la verificación se invalidará un determinado número de declaraciones de apoyo. Por lo tanto, se recomienda a los organizadores que recojan un número significativamente mayor de declaraciones de apoyo que el millón requerido.
En el caso de varias declaraciones de apoyo que procedan del mismo firmante, en lugar de invalidarlas todas, una de ellas debería considerarse válida.
El Reglamento solo impone a los Estados miembros que comprueben la coherencia de los datos facilitados por los firmantes y no la voluntad de estos de apoyar la iniciativa. Esto significa que, en general, un ciudadano debería limitarse a cumplimentar, en papel o electrónicamente, un formulario de declaración de apoyo sin que haya que pedirle que intervenga una segunda vez, por ejemplo respondiendo a cartas o correos electrónicos. No obstante, si una autoridad competente tiene dudas razonables sobre un posible fraude debido a la incoherencia de los datos facilitados que invalidaría las declaraciones de apoyo, puede efectuar controles adicionales, incluido el envío de mensajes electrónicos o cartas a las personas de que se trate, para verificar si las declaraciones de apoyo han sido presentadas realmente por esas personas o por un tercero no autorizado. Una respuesta positiva en ese caso puede «limpiar» una declaración de apoyo declarada no válida de otro modo, mientras que una respuesta negativa constituye un motivo suficiente para invalidar una declaración de apoyo. A falta de respuesta del firmante, la declaración de apoyo debe invalidarse sobre la base de la evaluación inicial de la incoherencia de los datos.
Los Estados miembros deben seguir el modelo que figura en el anexo VI (certificado que confirma el número de declaraciones de apoyo recogidas). También se recomienda a los Estados miembros que faciliten información adicional sobre el método de verificación utilizado y los resultados. Esta información adicional (por ejemplo, los motivos de la no validación de algunas declaraciones de apoyo y las vías de recurso disponibles) debe facilitarse en un documento aparte. Si el proceso de verificación da lugar a un número desproporcionadamente elevado de declaraciones de apoyo no válidas, se anima a las autoridades de los Estados miembros a que indiquen, si es posible, los problemas o irregularidades que hayan detectado en el anexo VI o en un documento adicional (por ejemplo, múltiples declaraciones de apoyo del mismo firmante, falta de datos de identidad u otros errores que impidan a las autoridades identificar al firmante, incoherencia de los datos personales facilitados en el formulario, declaraciones en papel ilegibles, problemas de fraude) y, en su caso, los controles adicionales realizados. También se anima a los Estados miembros a informar a la Comisión cuando se enfrenten a estos problemas para facilitar el intercambio de buenas prácticas y las futuras revisiones de las presentes directrices.
Puntos de contacto a nivel nacional
Cada Estado miembro debe establecer uno o varios puntos de contacto para facilitar información y asistencia a los grupos de organizadores sobre el marco jurídico y los aspectos prácticos de la Iniciativa Ciudadana Europea, por ejemplo:
- información y orientación sobre los procedimientos de certificación y verificación;
- información o indicación de las autoridades que puedan facilitar información sobre la legislación nacional vigente, incluida la creación de personas jurídicas;
- información o indicación de las autoridades que pueden facilitar información en materia de protección de datos.
Los puntos de contacto también deben contribuir a dar a conocer la Iniciativa Ciudadana Europea, en cooperación con la Comisión y sus representaciones. Se invita a los puntos de contacto a que utilicen el material puesto a disposición por la Comisión en todas las lenguas oficiales de la UE en el sitio web de la Iniciativa Ciudadana Europea (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_es).
[1] Por ejemplo, el firmante indicó un número correspondiente a un documento de identificación diferente del mencionado (por ejemplo, el número de pasaporte en lugar del número del documento de identidad).
[2] Por ejemplo, el número de la calle o el código postal, cuando se pida la dirección.
