Dawn il-linji gwida u r-rakkomandazzjonijiet dwar l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2019/788 dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej (minn hawn ’il quddiem: “ir-Regolament”) huma maħsuba għall-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri (u tħejjew parzjalment fuq talba tagħhom). Dawn ikopru diversi stadji tal-proċedura ta’ inizjattiva taċ-ċittadini, b’mod partikolari dawk relatati mat-trasferiment u mal-verifika tad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ. Bħala tali, dawn se jkunu ta’ għajnuna wkoll għall-organizzaturi.
Fil-biċċa l-kbira, dawn il-linji gwida u r-rakkomandazzjonijiet jiċċaraw jew jaġġornaw il-pariri li l-Kummissjoni diġà pprovdiet qabel, jew f’dokumenti informali, f’korrispondenza bil-miktub, jew f’laqgħat tal-Grupp ta’ Esperti tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej. Għandu mnejn ikollhom bżonn jiġu riveduti maż-żmien abbażi tal-esperjenzi tal-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u tal-Kummissjoni bl-implimentazzjoni tagħhom.
Skambju ta’ informazzjoni
Reġistrazzjoni:
Il-Kummissjoni tinforma lill-awtoritajiet tal-Istati Membri permezz ta’ email dwar talbiet għar-reġistrazzjoni ta’ inizjattivi taċ-ċittadini proposti li tkun aċċettat jew irrifjutat.
Bidu tal-perjodu tal-ġbir:
Ladarba l-organizzaturi jkunu infurmaw lill-Kummissjoni dwar id-data tal-bidu tal-perjodu tal-ġbir, il-Kummissjoni tinforma lill-awtoritajiet tal-Istati Membri permezz ta’ email dwar dik id-data. Il-Kummissjoni se tindika wkoll id-data tal-bidu u tat-tmiem tal-ġbir fir-reġistru pubbliku.
Verifika tad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ:
F’każ li l-organizzaturi jissottomettu talba ta’ verifika għad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ bil-miktub mingħajr ma jużaw is-servizz ta’ skambju ta’ files tal-Kummissjoni, awtorità ta’ Stat Membru li tirċievi dik it-talba għandha tinforma minnufih lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni mbagħad tixxerja din l-informazzjoni mal-awtoritajiet tal-Istati Membri l-oħrajn. F’każ li l-organizzaturi jużaw servizzi ta’ trasferiment (is-servizz ta’ skambju ta’ files) ipprovduti mill-Kummissjoni, tapplika l-proċedura speċifika inkluża n-notifika kif definita fit-Taqsima 4 hawn taħt
Proċedimenti legali jew amministrattivi:
L-Istati Membri għandhom jinfurmaw lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe proċediment legali jew amministrattiv mill-organizzaturi li jkun għaddej f’pajjiżhom fir-rigward tal-proċess jew l-eżitu tal-verifika tad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ. Fil-każ ta’ tali proċedimenti l-qerda tad-data fis-sistema ċentrali ta’ ġbir online tiġi posposta.
Il-komunikazzjoni bejn il-Kummissjoni u l-awtoritajiet tal-Istati Membri tista’ ssir permezz tal-email bl-użu tal-mailbox funzjonali tal-Kummissjoni: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formoli tad-dikjarazzjonijiet ta' appoġġ
L-organizzaturi huma liberi li jużaw jew il-formoli disponibbli għalihom fil-kont tal-organizzatur tagħhom fis-sit web tal-Kummissjoni, jew il-formoli li jħejju huma stess abbażi tal-mudelli stabbiliti fir-Regolament. L-awtoritajiet tal-Istati Membri jistgħu wkoll jagħmlu tali formoli disponibbli għall-organizzaturi, iżda ma jistgħux jagħmlu l-użu tagħhom obbligatorju.
Fil-każijiet kollha, il-formoli użati għall-ġbir tad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ, li jistgħu jkunu bi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-UE, iridu jikkonformaw mal-mudell fl-Anness III tar-Regolament, jinkludu d-data meħtieġa għal kull Stat Membru rispettiv skont l-Anness III (il-Parti A jew il-Parti B), u jipprovdu l-informazzjoni ewlenija meħtieġa dwar l-inizjattiva kif ippubblikata fir-reġistru tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej.
Għalkemm il-formoli mħejjija mill-organizzaturi għandhom ikunu f’konformità sħiħa mal-mudell ipprovdut fl-Anness III, dawn jistgħu jiġu emendati biex jiżdied logo jew immaġni tal-inizjattiva.
Il-formola għandha tkun fuq folja waħda (tista’ tkun fuq żewġ naħat), peress li din tipprovdi xi assigurazzjoni li l-firmatarji jaraw il-formola kollha u l-informazzjoni dwarha. Barra minn hekk, għandu jkun ċar għall-firmatarji qabel ma jiffirmaw il-formola lil liema Stat Membru se tintbagħat. Irid ikun l-Istat Membru taċ-ċittadinanza tagħhom jew waħda min-nazzjonalitajiet tagħhom.
Il-formoli jridu jirriflettu l-iskop tal-inizjattiva kif irreġistrata (kemm fil-każ ta’ reġistrazzjoni sħiħa kif ukoll parzjali). Il-formoli disponibbli għall-organizzaturi fil-kont tagħhom fis-sit web tal-Kummissjoni jinkludu l-informazzjoni rilevanti.
Il-formoli użati mill-organizzaturi għall-ġbir tal-karti għandhom jikkonformaw mal-mudelli stabbiliti fl-Anness III tar-Regolament (ara l-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament). Awtorità ta’ Stat Membru ma tistax “tapprova” formoli ġodda mfasslin mill-organizzaturi. F’każ ta’ dubju dwar il-konformità mal-mudell ipprovdut fl-Anness III, l-awtoritajiet tal-Istati Membri jistgħu, jekk ikun meħtieġ, jikkuntattjaw lill-Kummissjoni biex iwettqu din il-verifika.
Il-formoli ma japplikawx għall-appoġġ mogħti online permezz tas-sistema ċentrali ta’ ġbir online, bl-użu tal-eID (ara l-aħħar subparagrafu tal-Artikolu 9(2) tar-Regolament).
Firmatarji
Skont l-Artikolu 2 tar-Regolament, il-firmatarji, li jridu jkunu ċittadini tal-Unjoni, iridu jkunu tal-età li jkunu intitolati li jivvutaw fl-elezzjonijiet tal-Parlament Ewropew jew tal-anqas irid ikollhom 16-il sena skont id-deċiżjoni tal-Istat Membru kkonċernat. Li wieħed ikollu d-dritt jew li jkun irreġistrat biex jivvota fl-elezzjonijiet tal-Parlament Ewropew ma jistax ikun rekwiżit ta’ appoġġ għal inizjattiva taċ-ċittadini. L-Istati Membri iridu jivverifikaw biss jekk il-firmatarju għandux l-età minima. L-Istati Membri jridu jivverifikaw id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ taċ-ċittadini/nazzjonali tagħhom, irrispettivament mill-post ta’ residenza tagħhom.
Meta Stat Membru jiddeċiedi li jbaxxi l-età minima għall-appoġġ ta’ inizjattiva taċ-ċittadini jew jekk jiddeċiedi li jbaxxi l-età minima għall-vot fl-elezzjonijiet Ewropej (li jirriżulta fi tnaqqis tal-età minima għall-appoġġ ta’ inizjattiva taċ-ċittadini), hu għandu jinnotifika din il-bidla lill-Kummissjoni inkluża d-data tal-applikazzjoni tagħha. Tali notifika preferibbilment għandha ssir tliet xhur qabel biex il-Kummissjoni u l-organizzaturi jkunu jistgħu jintroduċu l-bidla fil-formoli rilevanti.
Għal informazzjoni dwar ir-rekwiżiti tad-data, ara: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_mt
Trasferiment ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ għall-verifika
Ġenerali
L-organizzaturi jistgħu jissottomettu lil kull awtorità ta’ Stat Membru talba waħda biss għall-verifika tad-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ għal kull inizjattiva. Huma jistgħu jagħmlu dan biss, meta jkunu ġabru n-numru minimu ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ skont ir-Regolament. Fl-istess ħin, mhux meħtieġ li jkunu laħqu limitu minimu fi Stat Membru speċifiku biex dak l-Istat Membru jwettaq il-verifika.
Il-Kummissjoni tippubblika d-data tat-tmiem tal-perjodu ta’ ġbir fir-reġistru (12-il xahar mid-data stabbilita mill-organizzaturi biex jibdew il-ġbir tagħhom). Għalkemm il-perjodu ta’ ġbir idum 12-il xahar, l-organizzaturi jistgħu jiddeċiedu li jwaqqfu l-ġbir aktar kmieni (l-Artikolu 8(1)). Imbagħad, l-organizzaturi jridu jissottomettu t-talbiet ta’ verifika tagħhom lill-awtoritajiet nazzjonali fi żmien tliet xhur minn dik id-data.
Id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ miġburin permezz tas-sistema ċentrali ta’ ġbir online jiġu sottomessi mill-Kummissjoni lill-awtoritajiet tal-Istati Membri permezz tas-sistema ta’ skambju ta’ files (S-CircaBC).
Id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ miġburin bil-miktub għandhom jiġu sottomessi f’forma stampata jew trasformati f’format elettroniku (eż. skenjati bħala PDF jew JPEG). L-organizzaturi jistgħu jagħżlu li jissottomettuhom permezz tas-servizz ta’ skambju ta’ files.
Id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ miġburin online jridu jiġu sottomessi fil-format elettroniku kif imsemmi hawn fuq.
L-organizzaturi mhumiex meħtieġa jattribwixxu numru għal kull dikjarazzjoni ta’ appoġġ, iżda jistgħu jagħżlu li jagħmlu dan.
Użu tas-servizz ta’ skambju ta’ files tal-Kummissjoni (operat bl-użu tas-sistema S-CircaBC)
Meta l-organizzaturi jużaw is-servizz ta’ skambju ta’ files, tapplika l-iskadenza ta’ 3 xhur għas-sottomissjoni tat-talba ta’ verifika. Innota li ladarba s-sottomissjoni tinbeda mill-organizzaturi, jista’ jieħu sa ħamest ijiem ta’ xogħol biex il-Kummissjoni tlesti t-trasferiment. Id-data tat-talba għall-verifika għandha titqies bħala d-data meta l-organizzaturi talbu għall-preżentazzjoni.
Hekk kif il-Kummissjoni tkun lestiet it-trasferiment u l-files ikunu disponibbli fl-S-CircaBC, l-Istati Membri għandhom jivverifikaw jekk il-files humiex f’format li jinqara u jikkonfermaw lill-organizzaturi u lill-Kummissjoni li l-files ikunu waslu f’kundizzjoni tajba. Il-konferma tal-wasla u kwalunkwe korrispondenza sussegwenti mal-organizzaturi għandhom isiru barra mis-servizz ta’ skambju ta’ files.
Ma jistax jiġi eskluż li l-organizzaturi li jagħmlu użu minn S-CircaBC għas-sottomissjoni tad-dikjarazzjonijiet stampati tagħhom jissottomettu l-files tagħhom fil-folder il-ħażin tal-Istat Membru f'S-CircaBC. Peress li l-Kummissjoni m’għandhiex aċċess għad-data li hemm fiha, mhux se tkun tista’ tiċċekkja dan. Jekk il-files ikunu kriptati biċ-ċavetta pubblika tal-Istat Membru li lilu d-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ tqiesu li ġew sottomessi, l-Istat Membru li jirċievi dawk il-files bi żball ma jkunx jista’ jaqrahom. L-awtorità tal-Istat Membru avviċinata bi żball se tkun tista’ taċċessa l-files biss jekk barra minn hekk il-files jiġu kriptati bi żball biċ-ċavetta pubblika ta’ dan l-Istat Membru avviċinat bi żball. Fiż-żewġ każijiet, l-awtorità tal-Istat Membru għandha tinnotifika malajr kemm jista’ jkun lill-organizzaturi u lill-Kummissjoni, u tħassar il-files bi qbil mal-organizzaturi.
L-Istati Membri jistgħu jikkonsultaw l-istruzzjonijiet prattiċi dwar kif jittrattaw il-proċess ta’ verifika bl-użu tas-servizz ta’ skambju ta’ files fi spazju sikur iddedikat f’S-CircaBC.
Infakkru lill-awtoritajiet tal-Istati Membri li:
- jeħtieġ li jkollhom fis-seħħ ġestjoni taċ-ċwievet għall-aċċess tal-files fl-S-CircaBC (inkluża l-assenjazzjoni ta’ min hu awtorizzat għall-aċċess u l-użu taċ-ċwievet, il-ġestjoni tal-verżjonijiet) biex jiġi żgurat li ċ-ċwievet kollha jkunu protetti minn aċċess mhux awtorizzat;
- huma jinvolvu ruħhom fit-testijiet tal-proċeduri tal-S-CircaBC, li għandhom jiġu organizzati mill-Kummissjoni darbtejn fis-sena, inklużi t-testijiet dwar il-validità taċ-ċwievet (u l-verżjonijiet tagħhom) li għandhom jintużaw għall-aċċess tal-files applowdjati mill-Kummissjoni jew mill-organizzaturi;
- huma se jirċievu notifika awtomatika mill-S-CircaBC hekk kif il-files ikunu disponibbli biex jiġu ddawnlowdjati. Imbagħad għandhom jiżguraw li jwettqu l-proċess ta’ verifika fl-iskeda ta’ żmien preskritta fir-Regolament.
Verifika tad-dikjarazzjonijiet ta' appoġġ
L-awtoritajiet tal-Istati Membri għandhom, fi żmien tliet xhur minn meta jirċievu d-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ, iwettqu kontrolli xieqa, skont il-liġi u l-prattika nazzjonali, biex dawn jiġu vverifikati (l-Artikolu 12(4)). Hu abbażi ta’ dan li huma jiddeterminaw u jiċċertifikaw in-numru ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ validi. Iċ-ċertifikat irid jinħareġ mingħajr ħlas.
L-awtoritajiet tal-Istati Membri jridu jaċċettaw id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ bi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-UE. Madankollu, il-kontenut tal-inizjattiva indikat fil-formola jrid jikkorrispondi mat-test ippubblikat fir-reġistru tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej bil-lingwa korrispondenti.
L-awtoritajiet tal-Istati Membri mhumiex meħtieġa jivverifikaw l-awtentiċità tal-firem miġburin f’forma stampata, iżda biss il-koerenza tad-data personali pprovduta.
Minħabba li l-eżerċizzju ta’ verifika għandu implikazzjonijiet legali, li jistgħu jiġu kkontestati quddiem il-qrati, hu importanti li jkun hemm ċerti salvagwardji fis-seħħ, b’mod partikolari meta l-kampjunar aleatorju jkun il-metodu użat:
- Daqs tal-kampjun. L-awtoritajiet tal-Istati Membri għandhom jiżguraw li jagħżlu kampjun aleatorju statistikament validu, jiġifieri kampjun li jkun kbir u rappreżentattiv biżżejjed u, fejn xieraq, iqis il-livelli differenti ta’ riskju (eż. riskju ogħla fost id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ miġbura permezz ta’ ċertu metodu użat). Sabiex jagħmlu dan, għandhom jagħżlu marġni ta’ żball u livell ta’ fiduċja li jiżguraw li r-riżultati jkunu preċiżi biżżejjed. Huma għandhom jivvalutaw ukoll jekk hemmx bżonn li l-popolazzjoni tiġi stratifikata, pereżempju fir-rigward ta’ modi possibbli ta’ ġbir, qabel it-teħid ta’ kampjun, b’mod partikolari jekk ikun hemm suspett li ċerti lottijiet ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ huma anqas affidabbli.
- Żbalji foloz. Ċerti żbalji jew bidliet minuri ma għandhomx jinvalidaw id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ fejn ma jkun hemm ebda indikazzjoni jew suspett ta’ frodi (eż. il-firmatarju jkun għamel żball ġenwin [1] jew ħalla barra informazzjoni minuri [2] li ma titfax dubju fuq l-awtentiċità tad-dikjarazzjoni ta’ appoġġ jew tipprevjeni lill-awtoritajiet milli jidentifikaw il-firmatarju), jew il-firmatarju jkun biddel ir-residenza minn meta ffirma l-inizjattiva. Hu possibbli li jitqiesu tali żbalji jew bidliet billi jitqies li ċertu perċentwal ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ invalidati huma fil-fatt validi. Jekk il-verifika tkun awtomatizzata, jista’ jkun meħtieġ li d-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ rifjutati jiġu ċċekkjati darbtejn manwalment sabiex jinstabu żbalji foloz bħal dawn.
- Benefiċċju tad-dubju. Meta jiġu estrapolati r-riżultati tal-kampjun għall-popolazzjoni kollha, l-awtoritajiet tal-Istati Membri għandhom jagħtu l-benefiċċju tad-dubju lill-organizzaturi b’mod partikolari billi jagħżlu l-limitu l-aktar baxx fil-livell ta’ fiduċja (jiġifieri l-intervall miksub biż-żieda u t-tnaqqis tal-marġni ta’ żball mir-riżultat).
Jista’ jiġi antiċipat li matul il-verifika ċertu numru ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ se jiġu invalidati. Għalhekk hu rrakkomandat li l-organizzaturi jiġbru b’mod sinifikanti aktar dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ mill-miljun meħtieġa.
Jekk jinstabu diversi dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ mill-istess firmatarju, waħda minnhom għandha titqies bħala valida, mhux kollha kemm huma jiġu invalidati.
Ir-Regolament jirrikjedi biss li l-Istati Membri jivverifikaw il-koerenza tad-data pprovduta mill-firmatarji u mhux ir-rieda tal-firmatarji biex jappoġġjaw inizjattiva. Dan ifisser li b’mod ġenerali għandu jkun biżżejjed għal ċittadin li jimla, fuq karta jew b’mod elettroniku, formola ta’ dikjarazzjoni ta’ appoġġ, u dak iċ-ċittadin m’għandux jintalab jaġixxi għat-tieni darba billi, pereżempju, iwieġeb għal ittri jew emails. Madankollu, jekk awtorità kompetenti jkollha dubji raġonevoli dwar il-possibbiltà ta’ frodi minħabba inkonsistenza fid-data pprovduta li tinvalida d-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ, l-awtorità tista’ twettaq kontrolli addizzjonali, inkluż li tibgħat messaġġi jew ittri elettroniċi lill-persuni kkonċernati, biex tivverifika jekk id-dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ ġewx effettivament sottomessi mill-persuni kkonċernati jew minn parti terza mhux awtorizzata. Tweġiba pożittiva f’każ bħal dan tista’ "tagħmel aċċettabbli” d-dikjarazzjoni ta’ appoġġ li altrimenti ma tkunx valida. Tweġiba negattiva hi raġuni suffiċjenti biex tiġi invalidata d-dikjarazzjoni ta’ appoġġ. Jekk il-firmatarju ma jweġibx, id-dikjarazzjoni ta’ appoġġ għandha tiġi invalidata, abbażi tal-valutazzjoni oriġinali tal-inkonsistenza tad-data.
L-Istati Membri jridu jsegwu l-mudell fl-Anness VI (ċertifikat li jikkonferma n-numru ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ miġbura). Hu rrakkomandat ukoll li l-Istati Membri jipprovdu informazzjoni addizzjonali dwar il-metodu ta’ verifika użat u r-riżultati. Din l-informazzjoni addizzjonali (pereżempju, raġunijiet għan-nuqqas ta’ validazzjoni ta’ xi dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ u rimedji disponibbli) trid tiġi pprovduta f’dokument separat. Jekk il-proċess ta’ verifika jirriżulta f’numru sproporzjonatament għoli ta’ dikjarazzjonijiet ta’ appoġġ invalidi, l-awtoritajiet tal-Istati Membri huma mħeġġa jindikaw, jekk disponibbli, il-kwistjonijiet jew l-irregolaritajiet li jkunu identifikaw fl-Anness VI jew f’dokument addizzjonali (eż. dikjarazzjonijiet multipli ta’ appoġġ mill-istess firmatarju, nuqqas ta’ dettalji tal-identità jew żbalji oħrajn li jipprevjenu lill-awtoritajiet milli jidentifikaw il-firmatarju, data personali inkonsistenti pprovduta fil-forma, dikjarazzjonijiet stampati li ma jistgħux jinqraw, kwistjonijiet ta’ frodi) u, fejn xieraq, il-verifiki addizzjonali mwettqin. L-Istati Membri huma mħeġġin wkoll jinfurmaw lill-Kummissjoni meta jiltaqgħu ma’ kwistjonijiet bħal dawn biex jiffaċilitaw l-ixxerjar ta’ prattiki tajba u reviżjonijiet futuri ta’ dawn il-linji gwida.
Punti ta’ kuntatt fil-livell nazzjonali
Kull Stat Membru jrid jistabbilixxi punt ta’ kuntatt wieħed jew aktar biex jipprovdi informazzjoni u appoġġ lil gruppi ta’ organizzaturi dwar il-qafas legali u l-aspetti prattiċi dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, inklużi:
- Informazzjoni u gwida dwar il-proċeduri ta’ ċertifikazzjoni u verifika;
- L-għoti ta’ informazzjoni jew ir-referenza lill-awtoritajiet li jistgħu jipprovdu informazzjoni dwar il-liġi nazzjonali applikabbli, inkluż dwar il-ħolqien ta’ entitajiet ġuridiċi;
- L-għoti ta’ informazzjoni jew ir-referenza lill-awtoritajiet li jistgħu jipprovdu informazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data.
Il-punti ta’ kuntatt huma mistennija wkoll li jikkontribwixxu għas-sensibilizzazzjoni dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, f’kooperazzjoni mal-Kummissjoni u r-rappreżentanzi tagħha. Il-punti ta’ kuntatt huma mistednin jagħmlu użu mill-materjal disponibbli mill-Kummissjoni bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE fis-sit tal-inizjattiva taċ-ċittadini (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_mt).
[1] Pereżempju, il-firmatarju indika numru li jikkorrispondi għal dokument ta’ identifikazzjoni li hu differenti minn dak imsemmi (eż. in-numru tal-passaport minflok in-numru tal-ID).
[2] Pereżempju, in-numru tat-triq jew il-kodiċi postali meta l-indirizz ikun meħtieġ.
