As presentes orientações e recomendações relativas à aplicação do Regulamento (UE) 2019/788 sobre a iniciativa de cidadania europeia (a seguir designado por «regulamento») destinam-se às autoridades competentes dos Estados-Membros (tendo sido parcialmente elaboradas a pedido das mesmas). Abrangem várias fases do procedimento da Iniciativa de Cidadania Europeia, nomeadamente as que estão relacionadas com a transmissão e a verificação das declarações de apoio. Certos aspetos das mesmas podem, por conseguinte, também ser úteis para os organizadores.
As presentes orientações e recomendações clarificam ou atualizam, em grande medida, pareceres anteriormente emitidos pela Comissão, seja através de documentos oficiosos, correspondência escrita ou reuniões do grupo de peritos da iniciativa de cidadania europeia. Poderão, no futuro, ter de vir a ser revistas com base na experiência adquirida pelas autoridades competentes dos Estados-Membros e pela Comissão no que respeita à sua aplicação.
Troca de informações
Registo:
A Comissão informa as autoridades dos Estados-Membros, por correio eletrónico, dos pedidos de registo de propostas de iniciativas de cidadania que aceitou ou recusou.
Início do período de recolha:
Logo que tenha sido informada da data de início do período de recolha, a Comissão comunica-a aos Estados-Membros. A Comissão publica igualmente as datas de início e de fim da recolha no registo público.
Verificação das declarações de apoio:
Sempre que os organizadores apresentarem um pedido de verificação das declarações de apoio em papel, sem recorrerem ao serviço de intercâmbio de ficheiros da Comissão, a autoridade do Estado-Membro que recebe esse pedido deverá informar imediatamente a Comissão. A Comissão, por sua vez, partilhará essas informações com as autoridades dos outros Estados-Membros. Sempre que os organizadores utilizarem os serviços de transmissão (o serviço de intercâmbio de ficheiros) disponibilizados pela Comissão, aplica-se o procedimento específico, incluindo de notificação, definido na secção 4.
Processos judiciais ou procedimentos administrativos:
Os Estados-Membros devem informar sem demora a Comissão de quaisquer processos judiciais ou administrativos em curso no seu país relativos ao processo ou ao resultado da verificação das declarações de apoio. No caso desses processos, a destruição dos dados no sistema central de recolha em linha é adiada.
A comunicação entre a Comissão e as autoridades dos Estados-Membros pode ser efetuada por correio eletrónico, utilizando a seguinte caixa de correio partilhada da Comissão: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formulários de declaração de apoio
Os organizadores podem utilizar os formulários à sua disposição nas respetivas contas de organizador no sítio Web da Comissão ou formulários que elaborem com base nos modelos que figuram no regulamento. As autoridades dos Estados-Membros podem igualmente disponibilizar aos organizadores formulários para esse efeito, mas a sua utilização não pode ser obrigatória.
Os formulários utilizados para a recolha de declarações de apoio em papel, que podem ser redigidas em qualquer língua oficial da UE, devem respeitar o modelo que figura no anexo III do regulamento, incluir os dados exigidos para cada Estado-Membro nos termos desse mesmo anexo (parte A ou parte B) e fornecer as informações essenciais necessárias sobre a iniciativa, tal como publicadas no registo da iniciativa de cidadania europeia.
Embora os formulários elaborados pelos organizadores devam estar em plena conformidade com o modelo constante do anexo III, podem ser alterados para acrescentar um logótipo ou uma imagem da iniciativa.
O formulário deve consistir numa única folha (eventualmente frente e verso), uma vez que tal proporcionará alguma garantia de que os subscritores veem a totalidade do formulário e das informações nele contidas. Além disso, antes de assinarem o formulário, os subscritores devem compreender claramente para que Estado-Membro será enviado. Este último deve ser o Estado-Membro da sua nacionalidade ou de uma das suas nacionalidades.
Os formulários devem refletir o âmbito da iniciativa tal como foi registada (ambos no caso de um registo total ou parcial). Os formulários disponibilizados aos organizadores nas respetivas contas no sítio Web da Comissão contêm as informações relevantes.
Os formulários utilizados pelos organizadores para serem recolhidos em papel devem ser conformes com os modelos constantes do anexo III do regulamento (ver artigo 9.º, n.º 2, primeiro parágrafo, do regulamento). A autoridade de um Estado-Membro não pode «aprovar» novos formulários elaborados pelos organizadores. Em caso de dúvida quanto à conformidade com o modelo constante do anexo III, as autoridades dos Estados-Membros podem, se necessário, contactar a Comissão para proceder a esta verificação.
Os formulários não se aplicam ao apoio concedido através do sistema central de recolha em linha, (ver artigo 9.º, n.º 2, último parágrafo, do regulamento).
Subscritores
Nos termos do artigo 2.º do regulamento, os subscritores, que devem ser cidadãos da União, devem ter a idade necessária para votar nas eleições para o Parlamento Europeu ou, pelo menos, 16 anos de idade, consoante a decisão do Estado-Membro em causa. Ter direito de voto ou estar inscrito para votar nas eleições para o Parlamento Europeu não pode ser um requisito para apoiar uma iniciativa de cidadania. Os Estados-Membros apenas devem verificar se o subscritor tem a idade exigida. Cada Estado-Membro deve verificar as declarações de apoio dos seus cidadãos/nacionais, independentemente do respetivo local de residência.
Se um Estado-Membro decidir reduzir a idade mínima para apoiar uma iniciativa de cidadania ou para votar nas eleições europeias (o que implica a redução da idade mínima para apoiar uma iniciativa de cidadania), deve notificar essa alteração à Comissão, incluindo a data em que a mesma passa a ser aplicável. Essa notificação deve ser feita, de preferência, com três meses de antecedência, a fim de permitir que a Comissão e os organizadores introduzam a alteração nos formulários correspondentes.
Para mais informações sobre os requisitos em matéria de dados, ver : https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_pt
Transmissão das declarações de apoio para fins de verificação
Considerações gerais
Os organizadores só podem apresentar à autoridade de cada Estado-Membro um pedido de verificação das declarações de apoio por iniciativa. Só podem fazê-lo quando tiverem recolhido o número mínimo de declarações de apoio previsto no regulamento. Por outro lado, não é necessário que tenham atingido um limiar mínimo num determinado Estado-Membro para que este efetue a verificação.
A Comissão publica no registo a data de fim do período de recolha (12 meses a contar da data fixada pelos organizadores para iniciar a recolha). Embora o período de recolha tenha uma duração de 12 meses, os organizadores podem decidir terminar a recolha mais cedo (artigo 8.º, n.º 1). Os organizadores devem então apresentar os seus pedidos de verificação às autoridades nacionais no prazo de três meses a contar dessa data.
As declarações de apoio recolhidas através do sistema central de recolha em linha são apresentadas pela Comissão às autoridades dos Estados-Membros através do sistema de intercâmbio de ficheiros (S-CircaBC).
As declarações de apoio recolhidas em papel devem ser apresentadas separadamente em papel ou em formato eletrónico (por exemplo, PDF ou JPEG). Os organizadores podem optar por as apresentar através do serviço de intercâmbio de ficheiros.
As declarações de apoio recolhidas em linha devem ser apresentadas em conformidade com o formato eletrónico acima referido.
Os organizadores não são obrigados a atribuir um número a cada declaração de apoio, mas podem optar por fazê-lo.
Utilização do serviço de intercâmbio de ficheiros da Comissão (executado através do sistema s-CircaBC)
Quando os organizadores utilizam o serviço de intercâmbio de ficheiros, aplica-se o prazo de três meses para a apresentação do pedido de verificação. Note-se que, uma vez que o pedido tenha sido apresentado pelos organizadores, a Comissão pode demorar até cinco dias úteis a concluir a transmissão. A data do pedido de verificação deve ser considerada como sendo a data em que solicitaram a apresentação.
Assim que a Comissão concluir a transmissão e os ficheiros estiverem disponíveis no s-CircaBC, os Estados-Membros devem verificar se os ficheiros se encontram num formato legível e confirmar aos organizadores e à Comissão que foram devidamente recebidos. O envio de um aviso de receção e qualquer correspondência subsequente com os organizadores devem ocorrer fora do serviço de intercâmbio de ficheiros.
Não se pode excluir a possibilidade de os organizadores que utilizam o S-CircaBC para apresentar as declarações em papel enviarem os ficheiros para a pasta do Estado-Membro incorreto no S-CircaBC. Uma vez que a Comissão não tem acesso aos dados contidos nestas pastas, não pode verificar este tipo de ocorrência. Se os ficheiros tiverem sido codificados com a chave pública do Estado-Membro a que deviam ter sido apresentadas as declarações de apoio, o Estado-Membro que recebe esses ficheiros por erro não os poderá ler. A autoridade do Estado-Membro erradamente contactada só poderá aceder aos ficheiros se, além disso, os ficheiros tiverem sido incorretamente encriptados com a chave pública desse Estado-Membro. Em ambos os casos, a autoridade do Estado-Membro deve notificar os organizadores e a Comissão o mais rapidamente possível e apagar os ficheiros de comum acordo com os organizadores.
Os Estados-Membros podem consultar as instruções práticas sobre como tratar o processo de verificação utilizando o serviço de intercâmbio de ficheiros num espaço específico seguro no S-CircaBC.
Recorda-se às autoridades competentes dos Estados-Membros que:
- devem dispor de um sistema de gestão de chaves para aceder aos ficheiros no S-CircaBC (incluindo a designação de quem está autorizado a aceder às chaves e a utilizá-las, bem como a gestão de versões), a fim de garantir que todas as chaves estão protegidas contra o acesso não autorizado,
- têm de participar nos testes dos procedimentos S-CircaBC, que a Comissão deve organizar duas vezes por ano, incluindo nos testes sobre a validade das chaves (e respetivas versões) utilizadas para aceder aos ficheiros carregados pela Comissão ou pelos organizadores,
- receberão uma notificação automática do S-CircaBC assim que os ficheiros estiverem disponíveis para descarregamento. Em seguida, devem certificar-se de que concluem o processo de verificação dentro do prazo previsto no regulamento.
Verificação das declarações de apoio
As autoridades dos Estados-Membros devem, no prazo de três meses a contar da receção das declarações de apoio, efetuar os controlos adequados, seguindo a legislação e as práticas nacionais (artigo 12.º, n.º 4). É com base neste exercício que determinam e certificam o número de declarações de apoio válidas. O certificado deve ser emitido gratuitamente.
As autoridades dos Estados-Membros devem aceitar as declarações de apoio em qualquer língua oficial da UE. No entanto, o teor da iniciativa indicado no formulário deve corresponder ao texto publicado no registo da iniciativa de cidadania europeia na língua correspondente.
As autoridades dos Estados-Membros não são obrigadas a verificar a autenticidade das assinaturas recolhidas em papel, apenas a coerência dos dados pessoais fornecidos.
Dado que o exercício de verificação tem implicações jurídicas, que podem ser contestadas perante os tribunais, é importante que existam determinadas salvaguardas, em especial quando o método utilizado é a amostragem aleatória:
- Amplitude da amostragem. As autoridades dos Estados-Membros devem certificar-se de que escolhem uma amostra aleatória estatisticamente válida, ou seja, uma amostra suficientemente grande e representativa, que tenha eventualmente em conta diferentes níveis de risco (por exemplo, um risco mais elevado entre as declarações de apoio recolhidas através de um determinado canal). Para tal, devem optar por uma margem de erro e por um nível de confiança que garantam que os resultados são suficientemente precisos. Devem igualmente avaliar se é necessário estratificar a população, por exemplo no que diz respeito às formas de recolha possíveis, antes da amostragem, em especial se houver suspeitas de que certos lotes de declarações de apoio são menos fiáveis.
- Falsos erros: Certos erros ou alterações menores não devem invalidar as declarações de apoio se não existirem indícios ou suspeitas de fraude (por exemplo, se o subscritor tiver cometido um erro genuíno[1] ou omitido informações menores[2] que não ponham em causa a autenticidade da declaração de apoio nem impeçam as autoridades de o identificar ou ainda se tiver mudado de residência desde a assinatura da iniciativa). É possível ter em conta esses erros ou alterações ao considerar que uma determinada percentagem de declarações de apoio invalidadas é, de facto, válida. Se a verificação for automatizada, pode ser necessário verificar manualmente as declarações de apoio rejeitadas, a fim de detetar os falsos erros.
- Benefício da dúvida: Ao extrapolarem os resultados da amostra a toda a população, as autoridades dos Estados-Membros devem conceder o benefício da dúvida aos organizadores, nomeadamente escolhendo o limiar mais baixo no nível de confiança (ou seja, o intervalo obtido adicionando e subtraindo do resultado a margem de erro).
Pode prever-se que, durante a verificação, um certo número de declarações de apoio seja invalidado. Recomenda-se, por conseguinte, aos organizadores que recolham significativamente mais declarações de apoio do que o milhão necessário.
Se forem detetadas várias declarações de apoio do mesmo subscritor, em vez de serem todas invalidadas, uma delas deve ser considerada válida.
O regulamento exige apenas que os Estados-Membros verifiquem a coerência dos dados fornecidos pelos subscritores e não o seu desejo de apoiar uma iniciativa. Isto significa que, de modo geral, deve ser suficiente que um cidadão preencha, em papel ou por via eletrónica, um formulário de declaração de apoio e que não deve ser convidado a agir uma segunda vez, por exemplo, respondendo a cartas ou mensagens de correio eletrónico. No entanto, se, devido a incoerências nos dados fornecidos, uma autoridade competente tiver dúvidas razoáveis quanto à existência de uma possível fraude, que invalidaria as declarações de apoio, pode proceder a controlos adicionais, nomeadamente enviando mensagens eletrónicas ou cartas às pessoas em causa, a fim de verificar se as declarações de apoio foram efetivamente apresentadas pelas mesmas ou por terceiros não autorizados. Neste caso, uma resposta positiva pode «sanear» uma declaração de apoio que, de outra forma, não seria válida. Uma resposta negativa é razão suficiente para invalidar a declaração de apoio. Se o subscritor não responder, a declaração de apoio é invalidada, com base na avaliação original da incoerência dos dados.
Os Estados-Membros devem seguir o modelo constante do anexo VI (certificado que confirma o número de declarações de apoio recolhidas). Recomenda-se igualmente aos Estados-Membros que forneçam informações adicionais sobre o método de verificação utilizado e os resultados obtidos. Estas informações adicionais (por exemplo, os motivos da não validação de algumas declarações de apoio e as vias de recurso disponíveis) devem ser apresentadas num documento distinto. Se o processo de verificação resultar num número desproporcionadamente elevado de declarações de apoio inválidas, as autoridades dos Estados-Membros são encorajadas a indicar, se possível, os problemas ou irregularidades que detetaram no anexo VI ou num documento adicional (por exemplo, declarações de apoio múltiplas do mesmo signatário, falta de dados de identificação ou outros erros que impeçam as autoridades de identificar o signatário, dados pessoais incoerentes fornecidos no formulário, declarações em papel ilegíveis, problemas de fraude) e, se for caso disso, os controlos adicionais efetuados. Os Estados-Membros são igualmente encorajados a informar a Comissão sempre que depararem com este tipo de problemas, a fim de facilitar a partilha de boas práticas e futuras revisões das presentes orientações.
Pontos de contacto a nível nacional
Cada Estado-Membro deve criar um ou mais pontos de contacto para prestar informações e apoio aos grupos de organizadores sobre o quadro jurídico e os aspetos práticos da Iniciativa de Cidadania Europeia, incluindo:
- informações e orientações sobre os processos de certificação e verificação,
- informações ou uma remissão para as autoridades que podem fornecer informações sobre a legislação nacional aplicável, nomeadamente sobre a criação de entidades jurídicas,
- informações ou uma remissão para as autoridades que podem fornecer informações sobre a proteção de dados.
Espera-se igualmente que os pontos de contacto contribuam para dar a conhecer a Iniciativa de Cidadania Europeia, em colaboração com a Comissão e as suas representações. Os pontos de contacto são convidados a utilizar o material disponibilizado pela Comissão em todas as línguas oficiais da UE neste sítio (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_en).
[1] Por exemplo, o subscritor indicou o número correspondente a um documento de identificação diferente do que havia mencionado (nomeadamente o número do passaporte em vez do número do bilhete de identidade).
[2] Por exemplo, o número da rua ou o código postal, quando o endereço é obrigatório.
