Disse retningslinjer for og henstillinger om gennemførelsen af forordning (EU) 2019/788 om det europæiske borgerinitiativ (i det følgende benævnt "forordningen") er rettet mod medlemslandenes kompetente myndigheder (og er delvist udarbejdet på deres anmodning). De dækker forskellige faser af proceduren for borgerinitiativer, navnlig ved overførsel og kontrol af underskrifter. De vil derfor også være nyttige for initiativtagerne.
I disse retningslinjer og henstillinger præciseres eller ajourføres i vid udstrækning den rådgivning, som Kommissionen tidligere har ydet, enten i uofficielle dokumenter, i skriftlige meddelelser eller på møder i ekspertgruppen for det europæiske borgerinitiativ. Det kan være nødvendigt at revidere dem med tiden på grundlag af de erfaringer, som de kompetente myndigheder i medlemslandene og Kommissionen har gjort sig i forbindelse med gennemførelsen af dem.
Udveksling af oplysninger
Registrering:
Kommissionen underretter via e-mail medlemslandenes myndigheder om anmodninger om registrering af forslag til borgerinitiativer, som den har accepteret eller afvist.
Start på indsamlingsperioden:
Når initiativtagerne har meddelt startdatoen for indsamlingsperioden til Kommissionen, underretter Kommissionen medlemslandenes myndigheder om denne dato via e-mail. Kommissionen vil også angive start- og slutdatoen for indsamlingen i det offentlige register.
Kontrol af underskrifter:
Hvis initiativtagerne indsender underskrifter på papir til en national myndighed for at få dem kontrolleret uden at benytte Kommissionens filudvekslingstjeneste, skal myndigheden straks informere Kommissionen, som derefter vil give de øvrige landes myndigheder besked om det. Hvis initiativtagerne anvender Kommissionens filudvekslingstjeneste, gælder den særlige procedure, bl.a. for informationsudveksling, som er beskrevet i afsnit 4 nedenfor.
Retlige eller administrative procedurer:
EU-landene skal straks informere Kommissionen om eventuelle retlige eller administrative procedurer, som initiativtagerne iværksætter i deres land vedrørende processen eller resultatet af kontrollen af underskrifterne, da oplysningerne i det centrale onlineindsamlingssystem i givet fald skal gemmes og ikke må destrueres.
Medlemslandenes myndigheder kan kontakte Kommissionen ved at skrive til SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formularer til underskrifter
Initiativtagerne kan frit anvende enten de formularer, der stilles til rådighed for dem i deres initiativtagerkonto på Kommissionens websted, eller formularer, som de selv udarbejder på grundlag af de modeller, der er fastsat i forordningen. Medlemslandenes myndigheder kan også stille sådanne formularer til rådighed for initiativtagerne, men brugen af dem skal være frivillig.
Under alle omstændigheder skal de formularer, som anvendes til indsamling af underskrifter på papir, og som kan være på et hvilket som helst af de officielle EU-sprog, være i overensstemmelse med modellen i bilag III til forordningen. Derudover skal de indeholde de data, der kræves for hvert enkelt medlemsland i henhold til bilag III (del A eller del B) og indeholde de centrale oplysninger, som kræves i forbindelse med initiativet, og som er offentliggjort i registret over det europæiske borgerinitiativ.
Selv om formularer udarbejdet af initiativtagerne skal være i fuld overensstemmelse med modellen i bilag III, kan initiativtagerne godt ændre dem ved at tilføje et logo for eller et billede af initiativet.
Formularen skal kunne være på ét stykke papir (som kan være dobbeltsidet), da dette ville give en vis sikkerhed for, at underskriverne ser hele formularen og alle oplysningerne i den. Underskriverne skal oplyses om, hvilket medlemsland formularen sendes til, inden de underskriver den. Det skal være det medlemsland, som de er statsborgere i, eller som svarer til et af deres statsborgerskaber.
Formularen skal afspejle borgerinitiativets omfang som registreret (uanset om der er tale om en fuldstændig eller en delvis registrering). De formularer, som initiativtagerne kan downloade via deres konto på Kommissionens websted, indeholder alle de nødvendige informationer.
De formularer, som initiativtagerne benytter til underskriftindsamling på papir, skal være i overensstemmelse med modellerne i bilag III til forordningen (jf. forordningens artikel 9, stk. 2, første afsnit). Et medlemslands myndighed kan ikke "godkende" nye formularer, der er udarbejdet af initiativtagerne. Hvis en myndighed er usikker på, om en formular svarer til modellen i bilag III, kan den om nødvendigt bede Kommissionen tjekke det.
Formularerne kan ikke benyttes til onlineunderskrifter, som gives med eID (jf. forordningens artikel 9, stk. 2, sidste afsnit).
Underskrivernes alder og EU-borgerskab
I henhold til forordningens artikel 2 skal underskriverne være EU-borgere og gamle nok til at stemme ved valg til Europa-Parlamentet eller mindst 16 år, afhængigt af det pågældende medlemsland. At have ret til eller være registreret til at stemme ved valg til Europa-Parlamentet må ikke være et krav for at støtte et borgerinitiativ. Medlemslandene skal kun kontrollere, om underskriveren er gammel nok. Medlemslandene skal kontrollere underskrifter fra deres egne statsborgere, uanset hvor de har bopæl.
Hvis et medlemsland beslutter at sænke den krævede minimumsalder for at støtte et borgerinitiativ eller at sænke den krævede minimumsalder for at stemme ved valg til Europa-Parlamentet (og dette medfører en nedsættelse af den krævede minimumsalder for at støtte et borgerinitiativ), skal landet give Kommissionen besked om denne ændring og angive, fra hvilken dato ændringen gælder. En sådan besked skal helst sendes tre måneder i forvejen for at give Kommissionen og initiativtagerne mulighed for at indføre ændringen i de relevante formularer.
Læs mere om, hvilke oplysninger der kræves, på https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_da
Overførsel af underskrifter til kontrol
Generelt
Initiativtagerne kan kun indsende én anmodning om kontrol af underskrifter pr. initiativ til hvert enkelt medlemslands myndighed. De må kun gøre dette, når de har indsamlet det minimumsantal underskrifter, der er angivet i forordningen. Samtidig er det ikke nødvendigt, at de har nået en minimumstærskel i et bestemt medlemsland, for at det pågældende medlemsland kan udføre kontrollen.
Kommissionen offentliggør slutdatoen for indsamlingsperioden i registret (12 måneder fra den dato, som initiativtagerne har fastsat som start for deres indsamling). Selv om indsamlingsperioden løber i 12 måneder, kan initiativtagerne beslutte at afslutte indsamlingen tidligere (artikel 8, stk. 1). Initiativtagerne skal derefter indsende deres anmodninger om kontrol til de nationale myndigheder senest tre måneder efter denne dato.
Underskrifter indsamlet via det centrale onlineindsamlingssystem indsendes af Kommissionen til medlemslandenes myndigheder via filudvekslingssystemet.
Underskrifter, der indsamles i papirform, kan indsendes i papirform eller i elektronisk format (f.eks. indscannet som en PDF- eller JPEG-fil). Initiativtagerne kan vælge at indsende dem via filudvekslingstjenesten.
Underskrifter, der indsamles online, skal indsendes i det elektroniske format, der nævnes ovenfor.
Initiativtagerne er ikke forpligtet til at tildele et nummer til hver støttetilkendegivelse, men de kan vælge at gøre det.
Brug af Kommissionens filudvekslingstjeneste (drevet ved hjælp af S-CIRCABC-systemet)
Når initiativtagerne anvender filudvekslingstjenesten, gælder fristen på 3 måneder for indgivelse af anmodningen om kontrol. Bemærk, at når initiativtagerne har påbegyndt indsendelsen, kan det tage op til fem arbejdsdage for Kommissionen at afslutte overførslen. Datoen for verifikation af anmodningen skal betragtes som den dato, hvor de har anmodet om indsendelse.
Så snart Kommissionen har afsluttet overførslen, og filerne er tilgængelige i S-CIRCABC, skal medlemslandene kontrollere, om filerne er i et læsbart format, og bekræfte over for initiativtagerne og Kommissionen, at filerne er modtaget i god stand. En kvittering for modtagelse og efterfølgende korrespondance med initiativtagerne skal finde sted uden for filudvekslingstjenesten.
Det kan ske, at initiativtagere, der gør brug af S-CIRCABC til deres papirunderskrifter, kommer til at indsende deres filer til det forkerte medlemslands mappe. Da Kommissionen ikke har adgang til oplysningerne i mapperne, vil den ikke kunne kontrollere dette. Hvis filerne krypteres med den offentlige nøgle for det medlemsland, som underskrifterne blev anset for at være indsendt til, vil det medlemsland, der modtager disse filer ved en fejl, ikke kunne læse dem. Hvis filerne både sendes til det forkerte land og krypteres med dette forkerte lands nøgle, vil landets myndighed dog godt kunne åbne dem. I begge tilfælde skal myndigheden hurtigst muligt informere initiativtagerne og Kommissionen om det og slette filerne efter aftale med initiativtagerne.
Medlemslandene kan se en praktisk vejledning i verifikation ved hjælp af filudvekslingstjenesten i S-CIRCABC.
Medlemslandenes myndigheder mindes om, at:
- de skal indføre et system til administration af de nøgler, som bruges til at få adgang til filer på S-CIRCABC (bl.a. beslutning om hvem der er bemyndiget til at bruge nøglerne og administrere versioner), for at sikre, at alle nøgler er beskyttet mod uautoriseret adgang
- de skal deltage i test af S-CIRCABC-procedurerne, som tilrettelægges af Kommissionen to gange om året, bl.a. test af gyldigheden af de nøgler (og deres versioner), der skal bruges til at få adgang til de filer, der uploades af Kommissionen eller initiativtagerne
- de modtager en automatisk besked fra S-CIRCABC, så snart filerne kan downloades. De skal derefter sørge for at gennemføre verifikationen inden for den frist, der er fastsat i forordningen.
Kontrol af underskrifter
Medlemslandenes myndigheder skal inden for tre måneder fra modtagelsen af underskrifterne kontrollere dem i overensstemmelse med den nationale lovgivning og praksis (artikel 12, stk. 4). Det er på dette grundlag, at de fastlægger og attesterer antallet af gyldige underskrifter. Attesten skal udstedes gratis.
Medlemslandenes myndigheder skal acceptere underskrifterne på et hvilket som helst af de officielle EU-sprog. Indholdet af det initiativ, der er angivet i formularen, skal dog svare til den tekst, der er offentliggjort i registret over det europæiske borgerinitiativ på det pågældende sprog.
Medlemslandenes myndigheder er ikke forpligtede til at kontrollere ægtheden af de underskrifter, der indsamles i papirform, men de skal kontrollere sammenhængen i de afgivne personoplysninger.
Da kontrollen har retlige konsekvenser, som kan anfægtes ved domstolene, er det vigtigt, at der er visse garantier på plads, navnlig når stikprøveudtagning er den anvendte metode:
- Stikprøvernes omfang: Medlemslandenes myndigheder skal sikre, at de vælger en statistisk gyldig stikprøve, dvs. en stikprøve, der er tilstrækkelig stor og repræsentativ og, hvor det er relevant, tager hensyn til forskellige risikoniveauer (f.eks. en højere risiko blandt underskrifter, der indsamles via en bestemt kanal). For at opnå dette skal de vælge en fejlmargen og et konfidensniveau, der sikrer, at resultaterne er tilstrækkeligt nøjagtige. De skal også vurdere, om der er behov for at inddele underskriverne i grupper, f.eks. med hensyn til mulige indsamlingsmetoder, forud for stikprøveudtagningen, navnlig hvis der er mistanke om, at visse indsendte partier af underskrifter er mindre pålidelige.
- Ubetydelige fejl: Visse mindre fejl eller ændringer skal ikke føre til, at underskrifterne erklæres ugyldige, hvis der ikke er tegn på eller mistanke om svig (f.eks. hvis underskriveren har begået en reel fejl[1] eller udeladt mindre vigtige oplysninger[2], og det ikke rejser tvivl om underskriftens ægthed eller forhindrer myndighederne i at identificere vedkommende), eller hvis underskriveren har skiftet bopæl siden underskrivelsen af initiativet. Det er muligt at tage højde for sådanne fejl eller ændringer ved at antage, at en vis procentdel af de ugyldige underskrifter faktisk er gyldige. Hvis kontrollen foretages automatisk, kan det være nødvendigt at dobbelttjekke de afviste underskrifter manuelt for at opdage sådanne ubetydelige fejl.
- Tvivlen skal komme initiativtagerne til gode: Når resultaterne af stikprøven overføres til hele befolkningen, skal medlemslandenes myndigheder lade tvivlen komme initiativtagerne til gode, navnlig ved at vælge den lavere tærskel i konfidensniveauet (dvs. det interval, der opnås ved at tilføje og trække fejlmargenen fra resultatet).
Det kan forventes, at et vist antal underskrifter ved kontrollen vil blive erklæret ugyldige. Initiativtagerne opfordres derfor til at indsamle betydeligt flere underskrifter end den krævede million.
Hvis der opdages flere underskrifter fra samme underskriver, skal én af dem betragtes som gyldig, i stedet for at alle gøres ugyldige.
Forordningen kræver kun, at medlemslandene kontrollerer sammenhængen i de data, som underskriverne indsender, og ikke underskrivernes vilje til at støtte et initiativ. Det betyder, at det generelt skal være tilstrækkeligt for en borger at udfylde en underskriftsformular på papir eller elektronisk, og at vedkommende ikke skal foretage sig yderligere i den forbindelse, f.eks. besvare breve eller e-mails. Hvis en kompetent myndighed imidlertid nærer begrundet tvivl om, hvorvidt der er tale om svig på grund af uoverensstemmelser i de fremlagte data, hvilket ville ugyldiggøre underskrifterne, kan myndigheden foretage yderligere kontrol, bl.a. ved at sende elektroniske beskeder eller breve til de berørte personer, for at kontrollere, om underskrifterne er indsendt af de berørte personer eller af en uautoriseret tredjepart. Et positivt svar kan i så fald gøre den ellers ugyldige underskrift gyldig. Et negativt svar er en tilstrækkelig grund til at erklære underskriften ugyldig. Hvis underskriveren ikke svarer, skal underskriften erklæres ugyldig på grundlag af den oprindelige vurdering af datauoverensstemmelsen.
EU-landene skal følge modellen i bilag VI (attest, der bekræfter antallet af indsamlede underskrifter). De rådes også til at fremlægge yderligere information om den anvendte verifikationsmetode og resultaterne af verifikationen. Eventuelle yderligere informationer (f.eks. årsager til manglende validering af visse underskrifter og tilgængelige retsmidler) skal gives i et særskilt dokument. Hvis verifikationen resulterer i et uforholdsmæssigt stort antal ugyldige underskrifter, opfordres myndigheden til at oplyse om de problemer eller uregelmæssigheder, som den har konstateret, hvis de er tilgængelige. Disse oplysninger kan den angive i bilag VI eller i et supplerende dokument, og det kan f.eks. dreje sig om flere underskrifter fra samme underskriver, manglende ID-oplysninger eller andre fejl, der forhindrer myndighederne i at identificere underskriveren, inkonsekvente personoplysninger i formularen, ulæselige papirunderskrifter eller mistanke om svig. Desuden kan myndigheden (hvis det er relevant) her beskrive, hvilken ekstra kontrol den har foretaget. EU-landene opfordres også til at informere Kommissionen, når de støder på denne type problemer, for at lette udvekslingen af god praksis og fremtidige revisioner af disse retningslinjer.
Nationale kontaktpunkter
Hvert medlemsland skal oprette et eller flere kontaktpunkter, der skal informere og støtte initiativtagergrupper om den juridiske ramme for og de praktiske aspekter af det europæiske borgerinitiativ, bl.a.:
- oplysninger og vejledning om attesterings- og kontrolprocedurer
- levering af oplysninger om national lovgivning, herunder om oprettelse af juridiske enheder, eller henvisning til myndigheder, der kan give disse oplysninger
- levering af oplysninger om databeskyttelse eller henvisning til myndigheder, der kan give disse oplysninger.
Kontaktpunkterne forventes også at bidrage til at øge bevidstheden om det europæiske borgerinitiativ i samarbejde med Kommissionen og dens repræsentationer. Kontaktpunkterne opfordres til at gøre brug af det materiale, som Kommissionen stiller til rådighed på alle officielle EU-sprog på websitet https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_da.
[1] Underskriveren har f.eks. angivet et nummer, der svarer til et andet ID-dokument end det nævnte (f.eks. pasnummer i stedet for ID-nummer).
[2] F.eks. kun et vejnummer eller postnummer, selv om hele adressen skal angives.
