Tieto usmernenia a odporúčania týkajúce sa vykonávania nariadenia (EÚ) 2019/788 o európskej iniciatíve občanov (ďalej len „nariadenie“) sú určené pre príslušné orgány členských štátov (a sčasti boli vypracované na ich žiadosť). Rozoberajú sa v nich jednotlivé fázy postupu iniciatívy občanov, predovšetkým fázy prenosu a overovania vyhlásení o podpore. Okrem toho v mnohých veciach pomôžu organizátorom.
V týchto usmerneniach a odporúčaniach sa do veľkej miery objasňujú rady, ktoré predtým poskytla Komisia, či už v neoficiálnych dokumentoch, písomnej korešpondencii, prípadne na zasadnutiach skupiny odborníkov pre európsku iniciatívu občanov, alebo sa v nich tieto rady dopĺňajú najnovšími informáciami. V budúcnosti sa možno budú musieť zrevidovať na základe poznatkov, ktoré získajú príslušné orgány členských štátov a Komisia pri ich vykonávaní.
Výmena informácií
Registrácia:
Komisia informuje orgány členských štátov o žiadostiach o registráciu navrhovanej iniciatívy občanov, ktoré prijala alebo odmietla zaregistrovať, prostredníctvom e-mailu.
Začiatok lehoty na zber vyhlásení:
Po tom, ako organizátori informujú Komisiu o dátume začiatku lehoty na zber vyhlásení, Komisia o danom dátume e-mailom informuje orgány členských štátov. Komisia zároveň uvedie dátum začiatku a konca lehoty na zber vyhlásení vo verejnom registri.
Overovanie vyhlásení o podpore:
V prípade, že organizátori predložia žiadosť o overenie vyhlásení o podpore v papierovej forme bez využitia služby Komisie na výmenu súborov, orgán členského štátu, ktorému bola táto žiadosť doručená, by mal bezodkladne informovať Komisiu. Komisia potom tieto informácie poskytne orgánom ostatných členských štátov. Ak organizátori použijú služby Komisie na prenos súborov (služba na výmenu súborov), uplatňuje sa osobitný postup vrátane oznámenia, ako sa uvádza v oddiele 4.
Súdne alebo správne konanie:
Členské štáty musia bezodkladne informovať Komisiu o akomkoľvek súdnom alebo správnom konaní organizátorov, ktoré prebiehajú v ich krajine, pokiaľ ide o postup alebo výsledok overovania vyhlásení o podpore. V prípade takýchto konaní sa zničenie údajov v centrálnom online systéme na zber vyhlásení odkladá.
Komisia a orgány členských štátov môžu medzi sebou komunikovať elektronickou poštou s využitím funkčnej e-mailovej schránky Komisie: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formuláre vyhlásenia o podpore
Organizátori môžu využiť buď formuláre, ktoré majú k dispozícii vo svojom účte organizátora na webovom sídle Komisie, alebo formuláre, ktoré si sami pripravia podľa vzorov stanovených v nariadení. Takéto formuláre môžu organizátorom sprístupniť aj orgány členských štátov. Ich používanie však nesmie byť povinné.
V každom prípade formuláre použité na zber vyhlásení o podpore v papierovej forme, ktoré môžu byť v ktoromkoľvek z úradných jazykov EÚ, musia byť v súlade so vzorom uvedeným v prílohe III k nariadeniu, musia obsahovať údaje požadované za každý príslušný členský štát podľa prílohy III (časť A alebo časť B) a poskytovať kľúčové informácie vyžadované v súvislosti s iniciatívou v zmysle uverejnenia v registri európskych iniciatív občanov.
Hoci by formuláre vypracované organizátormi mali byť v úplnom súlade s modelom stanoveným v prílohe III, možno ich zmeniť tak, že sa do nich doplní logo alebo obrázok iniciatívy.
Formulár by mal byť vytlačený na jednom hárku (môže byť obojstranný), čím by sa do istej miery zabezpečilo, že signatári uvidia celý formulár a všetky informácie na ňom. Okrem toho by malo byť signatárom ešte pred podpísaním formuláru jasné, ktorému členskému štátu sa zašle. Musí ísť o členský štát, ktorého sú štátnymi príslušníkmi, alebo o jeden z členských štátov, ktorého sú štátnymi príslušníkmi.
Formuláre musia odrážať rozsah iniciatívy v zmysle registrácie (v prípade úplnej aj čiastočnej registrácie). Formuláre, ktoré majú organizátori k dispozícii prostredníctvom svojho účtu na webovom sídle Komisie, zahŕňajú relevantné informácie.
Formuláre používané organizátormi na zber vyhlásení v papierovej forme musia byť v súlade so vzormi uvedenými v prílohe III k nariadeniu (pozri článok 9 ods. 2 prvý pododsek nariadenia). Orgán členského štátu nemôže „schváliť“ nové formuláre navrhnuté organizátormi. V prípade pochybností týkajúcich sa súladu so vzorom uvedeným v prílohe III sa orgány členských štátov môžu podľa potreby obrátiť na Komisiu, aby súlad overila.
Formuláre sa nevzťahujú na podporu poskytnutú prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení s použitím elektronickej identifikácie (pozri článok 9 ods. 2 posledný pododsek nariadenia).
Signatári
Signatári, ktorí musia byť občanmi Únie, musia v súlade s článkom 2 nariadenia dovŕšiť vek, ktorý ich oprávňuje voliť vo voľbách do Európskeho parlamentu, alebo aspoň 16 rokov v závislosti od rozhodnutia dotknutého členského štátu. Disponovanie právom voliť vo voľbách či byť zaregistrovaný do volieb do Európskeho parlamentu nesmie byť požiadavkou na poskytnutie podpory iniciatíve občanov. Členské štáty môžu overovať iba to, či signatár už dovŕšil požadovaný vek. Členské štáty musia overiť vyhlásenia o podpore svojich občanov/štátnych príslušníkov bez ohľadu na ich miesto pobytu.
Ak sa členský štát rozhodne znížiť minimálny vek na podporu iniciatívy občanov alebo ak sa rozhodne znížiť minimálny vek, ktorý umožňuje voliť vo voľbách do Európskeho parlamentu (čo povedie k zníženiu minimálneho veku na podporu iniciatívy občanov), túto zmenu vrátane dátumu jej uplatňovania musí oznámiť Komisii. Pokiaľ je to možné, k takémuto oznámeniu by malo dôjsť v trojmesačnom predstihu, aby sa Komisii a organizátorom umožnilo zaviesť zmenu v príslušných formulároch.
Informácie o požiadavkách na údaje nájdete na adrese: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_sk.
Prenos vyhlásení o podpore na účely ich overenia
Všeobecné informácie
Organizátori môžu predložiť orgánu členského štátu iba jednu žiadosť o overenie vyhlásení o podpore za iniciatívu. Môžu tak urobiť iba vtedy, ak zozbierali minimálny počet vyhlásení o podpore podľa nariadenia. Zároveň sa nevyžaduje dosiahnutie minimálnej prahovej hodnoty v konkrétnom členskom štáte na to, aby daný členský štát vykonal overenie.
Komisia zverejňuje dátum konca lehoty na zber vyhlásení v registri (12 mesiacov od dátumu začiatku zberu, ktorý stanovili organizátori). Hoci lehota na zber vyhlásení trvá 12 mesiacov, organizátori môžu rozhodnúť o skoršom ukončení zberu (článok 8 ods. 1). Organizátori musia potom predložiť svoje žiadosti o overenie vnútroštátnym orgánom do troch mesiacov od daného dátumu.
Vyhlásenia o podpore zozbierané prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení Komisia zasiela orgánom členských štátov prostredníctvom systému na výmenu súborov (S-CircaBC).
Vyhlásenia o podpore zozbierané v papierovej forme sa musia predložiť osobitne v papierovej forme alebo elektronickom formáte (napr. naskenované ako PDF alebo JPEG). Organizátori sa môžu rozhodnúť, že ich predložia prostredníctvom služby na výmenu súborov.
Vyhlásenia o podpore zozbierané online sa musia predložiť v uvedenom elektronickom formáte.
Od organizátorov sa nevyžaduje, aby každému vyhláseniu o podpore priradili číslo, ale môžu tak urobiť.
Používanie služby Komisie na výmenu súborov (prevádzkovanej prostredníctvom systému S-CircaBC)
Keď organizátori používajú službu na výmenu súborov, uplatňuje sa trojmesačná lehota na predloženie žiadosti o overenie. Treba poznamenať, že po iniciovaní predloženia organizátormi môže trvať až päť pracovných dní, kým Komisia dokončí prenos. Dátum žiadosti o overenie by sa mal považovať za dátum, keď organizátori požiadali o predloženie.
Hneď ako Komisia dokončí prenos a súbory sa sprístupnia v systéme S-CircaBC, členské štáty musia overiť, či sú súbory v čitateľnom formáte, a organizátorom a Komisii potvrdiť, že súbory boli doručené riadne. Potvrdenie o doručení a akákoľvek ďalšia komunikácia s organizátormi prebieha mimo služby na výmenu súborov.
Nemožno vylúčiť, že organizátori, ktorí na predkladanie vyhlásení v papierovej forme používajú systém S-CircaBC, vložia svoje súbory v systéme S-CircaBC do priečinka nesprávneho členského štátu. Keďže Komisia nemá prístup k údajom v nich, nebude to môcť skontrolovať. Ak sú súbory zašifrované verejným kľúčom členského štátu, ktorému sa vyhlásenia o podpore mali predložiť, členský štát, ktorému boli tieto súbory doručené omylom, ich nebude môcť prečítať. Omylom zainteresovaný orgán členského štátu bude mať prístup k týmto súborom len vtedy, ak sú navyše aj chybne zašifrované s verejným kľúčom tohto omylom zainteresovaného členského štátu. V obidvoch prípadoch to orgán členského štátu musí čo najskôr oznámiť organizátorom a Komisii a súbory so súhlasom organizátorov vymazať.
Členské štáty majú prístup k praktickým pokynom k tomu, ako postupovať v procese overovania pomocou služby na výmenu súborov v zabezpečenom vyhradenom priestore v rámci systému S-CircaBC.
Orgánom členských štátov sa pripomína, že:
- musia mať zavedenú správu kľúčov na prístup k súborom v systéme S-CircaBC (vrátane určovania osôb, ktoré sú oprávnené na prístup ku kľúčom a na ich používanie, správy verzií), aby sa zaistilo, že všetky kľúče sú zabezpečené proti neoprávnenému prístupu,
- sa zapájajú do testovania postupov v rámci systému S-CircaBC, ktoré organizuje Komisia dvakrát ročne, vrátane testovania platnosti kľúčov (a ich verzií), ktoré sa použijú na prístup k súborom nahratým Komisiou alebo organizátormi,
- dostanú automatické oznámenie zo systému S-CircaBC, hneď ako budú súbory k dispozícii na stiahnutie. Následne musia zabezpečiť, aby sa proces overovania uskutočnil v lehote stanovenej v nariadení.
Overovanie vyhlásení o podpore
Orgány členských štátov musia v lehote troch mesiacov od prijatia vyhlásení o podpore tieto vyhlásenia overiť vykonaním primeraných kontrol v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi a praxou (článok 12 ods. 4). Na základe toho určia a osvedčia počet platných vyhlásení o podpore. Osvedčenie musí byť vydané bezplatne.
Orgány členských štátov musia prijať vyhlásenia o podpore vo všetkých úradných jazykoch EÚ. Obsah iniciatívy uvedený vo formulári však musí zodpovedať textu uverejnenému v registri európskych iniciatív občanov v príslušnom jazyku.
Od orgánov členských štátov sa nevyžaduje, aby overovali pravosť podpisov zozbieraných v papierovej forme, kontroluje sa iba súlad poskytnutých osobných údajov.
Vzhľadom na to, že proces overovania má právne dôsledky, ktoré by bolo možné napadnúť na súde, je dôležité zaviesť určité záruky, a to najmä pri používaní metódy náhodného výberu vzorky:
- Veľkosť vzorky. Orgány členských štátov by mali zabezpečiť, aby si vybrali náhodnú vzorku, ktorá je štatisticky platná, t. j. vzorku, ktorá je dostatočne veľká a reprezentatívna a pri ktorej sa prípadne prihliada na rôzne úrovne rizika (napr. vyššie riziko v prípade vyhlásení o podpore zozbieraných prostredníctvom určitého kanála). Na to, aby sa im to podarilo, by si mali zvoliť mieru chybovosti a stupeň spoľahlivosti, ktoré zaisťujú, že výsledky budú dostatočne presné. Pred výberom vzorky by mali tiež posúdiť, či je potrebné stratifikovať populáciu, napríklad z hľadiska možných spôsobov zberu, predovšetkým ak existuje podozrenie, že určité zbierky vyhlásení o podpore budú menej spoľahlivé.
- Falošné chyby. Na základe niektorých menších chýb alebo zmien by sa nemala zrušiť platnosť vyhlásení o podpore, ak neexistuje žiaden náznak alebo podozrenie z podvodu (napr. signatár sa dopustil omylu[1] alebo vynechal menej dôležité informácie[2], ktoré nespochybňujú pravosť vyhlásenia o podpore ani nebránia orgánom signatára identifikovať), alebo ak signatár po podpise iniciatívy zmenil miesto pobytu. S takýmito chybami alebo zmenami možno počítať, ak sa vezme do úvahy, že určitý percentuálny podiel neplatných vyhlásení o podpore je v skutočnosti platných. Ak je overovanie automatizované, môže byť nevyhnutné opätovne skontrolovať zamietnuté vyhlásenia o podpore s cieľom objaviť takéto falošné chyby.
- Pochybnosť vykladaná v prospech organizátorov. Pri extrapolácii výsledkov vybranej vzorky na celú populáciu by orgány členských štátov mali organizátorom poskytnúť určitú mieru pochybnosti vykladanej v ich prospech, a to najmä zvolením nižšej prahovej hodnoty pri stupni spoľahlivosti (t. j. intervalu získaného pripočítaním a odpočítaním miery chybovosti od výsledku).
Možno predpokladať, že počas overovania sa určitý počet vyhlásení o podpore vyhlási za neplatný. Organizátorom sa preto odporúča, aby zozbierali podstatne viac vyhlásení o podpore, ako je požadovaný jeden milión.
Ak sa zistí viacero vyhlásení o podpore od toho istého signatára, jedno z nich by sa malo považovať za platné namiesto toho, aby sa zrušila platnosť všetkých.
V nariadení sa vyžaduje, aby členské štáty skontrolovali len súlad údajov poskytnutých signatármi, a nie vôľa signatárov podporiť iniciatívu. Znamená to, že vo všeobecnosti by malo stačiť, aby občan vyplnil vyhlásenie o podpore v papierovej forme alebo elektronicky, a od tohto občana by sa nemal vyžadovať ďalší úkon, napríklad odpovedanie na listy alebo e-maily. Ak má však príslušný orgán opodstatnené pochybnosti o možnom podvode z dôvodu nekonzistentnosti poskytnutých údajov, ktorá by spôsobovala neplatnosť vyhlásení o podpore, tento orgán môže vykonať dodatočné kontroly vrátane zaslania elektronických správ alebo listov dotknutým osobám s cieľom overiť, či vyhlásenia o podpore skutočne predložili dotknuté osoby alebo neoprávnená tretia strana. V takomto prípade kladná odpoveď môže „očistiť“ od pochybností vyhlásenie o podpore, ktoré by bolo inak neplatné. Záporná odpoveď predstavuje dôvod, ktorý postačuje na zrušenie platnosti vyhlásenia o podpore. Ak signatár neodpovie, vyhlásenie o podpore sa vyhlási za neplatné na základe pôvodného posúdenia o nekonzistentnosti údajov.
Členské štáty sa musia riadiť vzorom uvedeným v prílohe VI (osvedčenie o počte zozbieraných vyhlásení o podpore). Členským štátom sa takisto odporúča, aby poskytli dodatočné informácie o použitej metóde overovania a výsledkoch. Tieto dodatočné informácie (napríklad dôvody neplatnosti niektorých vyhlásení o podpore a dostupné prostriedky nápravy) musia byť uvedené v samostatnom dokumente. Ak je výsledkom procesu overovania neúmerne vysoký počet neplatných vyhlásení o podpore, orgány členských štátov sa vyzývajú, aby uviedli prípadné problémy alebo nezrovnalosti, ktoré zistili, v prílohe VI alebo v dodatočnom dokumente (napr. viaceré vyhlásenia o podpore od toho istého signatára, chýbajúce údaje o totožnosti alebo iné chyby, ktoré bránia orgánom identifikovať signatára, nekonzistentné osobné údaje uvedené vo formulári, nečitateľné vyhlásenia v papierovej forme, otázky týkajúce sa podvodov) a prípadne dodatočné kontroly, ktoré sa vykonali. Členské štáty sa tiež vyzývajú, aby informovali Komisiu, keď sa stretnú s takýmito problémami, s cieľom uľahčiť výmenu osvedčených postupov a budúce revízie týchto usmernení.
Kontaktné miesta na vnútroštátnej úrovni
Každý členský štát musí zriadiť jedno alebo viaceré kontaktné miesta na poskytovanie informácií a podpory skupinám organizátorov, pokiaľ ide o právny rámec a praktické záležitosti týkajúce sa európskej iniciatívy občanov vrátane:
- informácií a pokynov v súvislosti s postupmi osvedčovania a overovania,
- poskytovania informácií o uplatniteľnom vnútroštátnom práve, a to aj o zriaďovaní právnych subjektov, alebo odkazovania na orgány, ktoré môžu takéto informácie poskytnúť,
- poskytovania informácií o ochrane údajov alebo odkazovania na orgány, ktoré môžu takéto informácie poskytnúť.
Očakáva sa, že kontaktné miesta sa v spolupráci s Komisiou a jej zastúpeniami takisto budú podieľať na zvyšovaní povedomia o európskej iniciatíve občanov. Kontaktné miesta sa vyzývajú, aby využívali materiál, ktorý im sprístupňuje Komisia vo všetkých úradných jazykoch EÚ na webovom sídle európskej iniciatívy občanov (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_sk).
[1] Napríklad signatár poskytol číslo iného identifikačného dokladu, než bol uvedený (napr. číslo cestovného pasu namiesto čísla občianskeho preukazu).
[2] Napríklad číslo ulice alebo poštové smerovacie číslo, keď sa vyžaduje adresa.
