Käesolevad suunised ja soovitused Euroopa kodanikualgatust käsitleva määruse (EL) 2019/788 (edaspidi „määrus“) rakendamiseks on ette nähtud liikmesriikide pädevatele asutustele (ja on ette valmistatud osaliselt nende taotlusel). Neis käsitletakse kodanikualgatuse menetluse eri etappe, eelkõige neid, mis on seotud toetusavalduste edastamise ja kontrollimisega. Seega on need korraldajatele mitmes punktis abiks.
Käesolevates suunistes ja soovitustes selgitatakse või ajakohastatakse suures osas nõuandeid, mida komisjon on varem andnud kas mitteametlikes dokumentides, kirjavahetuses või Euroopa kodanikualgatuse eksperdirühma koosolekutel. Võib juhtuda, et need tuleb aja jooksul läbi vaadata, võttes arvesse liikmesriikide pädevate asutuste ja komisjoni kogemusi nende rakendamisel.
Teabevahetus
Registreerimine:
Komisjon teavitab liikmesriikide ametiasutusi e-posti teel kavandatavate kodanikualgatuste registreerimistaotlustest, mille komisjon on heaks kiitnud või tagasi lükanud.
Kogumisperioodi algus:
Kui korraldajad on teatanud komisjonile kogumisperioodi alguskuupäeva, teavitab komisjon sellest liikmesriikide ametiasutusi e-posti teel. Komisjon märgib kogumise algus- ja lõppkuupäeva ka avalikku registrisse.
Toetusavalduste kontrollimine:
Kui korraldajad esitavad toetusavalduste kontrollitaotluse paberkandjal ilma komisjoni failivahetusteenust kasutamata, peaks taotluse saanud liikmesriigi ametiasutus sellest viivitamata komisjoni teavitama. Seejärel jagab komisjon seda teavet teiste liikmesriikide ametiasutustega. Kui korraldajad kasutavad komisjoni pakutavaid edastamisteenuseid (failivahetusteenust), kohaldatakse allpool 4. jaos määratletud erimenetlust, sealhulgas teavitamist.
Õigus- või haldusmenetlused:
Liikmesriigid peavad viivitamata teavitama komisjoni korraldajate poolt nende riigis käimasolevatest õigus- või haldusmenetlustest seoses toetusavalduste kontrollimise protsessi või selle tulemustega. Selliste menetluste korral lükatakse andmete hävitamine veebipõhises toetusavalduste kogumise kesksüsteemis edasi.
Komisjoni ja liikmesriikide ametiasutuste vaheline teabevahetus võib toimuda e-posti teel, kasutades komisjoni spetsiaalset e-posti aadressi: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Toetusavalduste vormid
Korraldajad võivad kasutada vorme, mis on neile kättesaadavad komisjoni veebisaidil oleval korraldajakontol, või vorme, mille nad koostavad ise määruses esitatud näidiste alusel. Liikmesriikide ametiasutused võivad samuti teha sellised vormid korraldajatele kättesaadavaks, kuigi ei saa nende kasutamist kohustuslikusk teha.
Kõigil juhtudel peavad toetusavalduste paberil kogumiseks kasutatavad vormid, mis võivad olla ükskõik millises ELi ametlikus keeles, vastama määruse III lisas esitatud näidisele, sisaldama III lisa (A või B osa) kohaselt iga liikmesriigi puhul nõutavaid andmeid ning nõutavat põhiteavet algatuse kohta, nagu see on avaldatud Euroopa kodanikualgatuste registris.
Kuigi korraldajate koostatud vormid peaksid olema täielikult kooskõlas III lisas esitatud näidisega, võib neid muuta, lisades algatuse logo või kujutise.
Vorm peaks olema ühel lehel (see võib olla kahepoolne), sest see annaks mõningase kindluse, et allakirjutanud näevad vormi ja sellel esitatud teavet tervikuna. Lisaks peaks allakirjutanutele olema enne vormile alla kirjutamist selge, millisele liikmesriigile see saadetakse. See peab olema tema kodakondsuse või ühe kodakondsuse järgne liikmesriik.
Vormid peavad kajastama algatuse ulatust sellisena, nagu see on registreeritud (nii täieliku kui ka osalise registreerimise korral). Komisjoni veebisaidil korraldajatele nende kontol kättesaadavad vormid sisaldavad asjakohast teavet.
Vormid, mida korraldajad kasutavad toetusavalduste paberil kogumiseks, peavad vastama määruse III lisas (vt määruse artikli 9 lõike 2 esimene lõik) esitatud näidistele. Liikmesriigi ametiasutus ei saa „heaks kiita“ korraldajate välja töötatud uusi vorme. Kui tekib kahtlus III lisas esitatud näidisele vastavuse suhtes, võivad liikmesriikide ametiasutused võtta selle kontrollimiseks vajaduse korral ühendust komisjoniga.
Vorme ei kohaldata veebis veebipõhise toetusavalduste kogumise kesksüsteemi vahendusel (kasutades eID-d) antava toetusavalduse suhtes (vt määruse artikli 9 lõike 2 viimane lõik).
Allakirjutanud
Määruse artikli 2 kohaselt peavad allakirjutanud, kes peavad olema liidu kodanikud, sõltuvalt asjaomase liikmesriigi otsusest, olema Euroopa Parlamendi valimiste jaoks hääleõiguslikus vanuses või vähemalt 16-aastased. Euroopa Parlamendi valimistel hääletamise õigus või hääletamiseks registreeritus ei saa olla kodanikualgatuse toetamise nõue. Liikmesriigid peavad kontrollima üksnes seda, kas allakirjutanu on piisavalt vana. Liikmesriigid peavad kontrollima oma kodanikest/elanikest isikute toetusavaldusi, sõltumata nende elukohast.
Kui liikmesriik otsustab alandada kodanikualgatuse toetamisvanuse alampiiri või kui ta otsustab alandada Euroopa Parlamendi valimistel hääletamisvanuse alampiiri (mille tulemusel alandatakse kodanikualgatuse toetamisvanuse alampiiri), peab ta sellest muudatusest teatama komisjonile, lisades selle kohaldamise kuupäeva. Selline teade tuleks eelistatavalt esitada kolm kuud ette, et komisjon ja korraldajad saaksid asjaomastes vormides muudatusi teha.
Teavet andmenõuete kohta leiate siit: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_et
Toetusavalduste edastamine kontrollimiseks
Üldist
Korraldajad võivad esitada iga liikmesriigi asutusele ainult ühe toetusavalduste kontrollimise taotluse algatuse kohta. Neil on lubatud seda teha üksnes juhul, kui nad on kogunud määruse alusel nõutava minimaalse arvu toetusavaldusi. Samal ajal ei ole vajalik, et nad oleksid saavutanud kontrolli tegemiseks konkreetses liikmesriigis miinimumkünnise just selles liikmesriigis.
Komisjon avaldab kogumisperioodi lõppkuupäeva registris (12 kuud pärast korraldajate määratud kogumise alguskuupäeva). Kuigi kogumisperiood kestab 12 kuud, võivad korraldajad otsustada kogumise varem lõpetada (artikli 8 lõige 1). Korraldajad peavad seejärel esitama oma kontrollitaotlused riiklikele asutustele kolme kuu jooksul alates nimetatud kuupäevast.
Komisjon esitab toetusavaldused, mis on kogutud veebipõhise toetusavalduste kogumise kesksüsteemi kaudu, liikmesriikide ametiasutustele failivahetussüsteemi (S-CircaBC) kaudu.
Paberil kogutud toetusavaldused tuleb esitada eraldi paberkandjal või elektrooniliselt (nt skaneeritult PDF- või JPEG-vormingus). Korraldajad võivad need esitada failivahetusteenuse kaudu.
Veebis kogutud toetusavaldused tuleb esitada eespool nimetatud elektroonilises vormingus.
Korraldajad ei pea igat toetusavaldust nummerdama, kuid nad võivad seda teha.
Komisjoni failivahetusteenuse kasutamine (toimib S-CircaBC süsteemi abil)
Kui korraldajad kasutavad failivahetusteenust, kehtib kontrollitaotluse esitamiseks kolmekuuline tähtaeg. Pange tähele, et kui korraldajad on taotluse esitamise algatanud, võib komisjonil kuluda edastamise lõpuleviimiseks kuni viis tööpäeva. Kontrollitaotluse esitamise kuupäevana tuleks käsitada kuupäeva, mil korraldajad taotluse esitamist palusid.
Niipea kui komisjon on edastamise lõpule viinud ja failid on S-CircaBCs kättesaadavad, peavad liikmesriigid kontrollima, kas failid on loetavas vormingus, ning kinnitavad korraldajatele ja komisjonile, et failid on heas korras kätte saadud. Kättesaamise kinnitamine ja mis tahes edasine kirjavahetus korraldajatega toimub väljaspool failivahetusteenust.
Ei saa välistada, et korraldajad, kes kasutavad S-CircaBC-d oma paberkandjal toetusavalduste esitamiseks, laadivad oma failid S-CircaBC-s vale liikmesriigi kausta. Kuna komisjonil puudub juurdepääs neis sisalduvatele andmetele, ei saa ta seda kontrollida. Kui failid krüpteeritakse selle liikmesriigi avaliku võtmega, kellele toetusavaldused taheti esitada, ei saa need failid ekslikult saanud liikmesriik neid lugeda. Ainult juhul, kui failid on ekslikult krüpteeritud selle liikmesriigi avaliku võtmega, kelle kausta need ekslikult laaditi, on selle liikmesriigi ametiasutusel failidele juurdepääs. Mõlemal juhul peab liikmesriigi ametiasutus võimalikult kiiresti teavitama korraldajaid ja komisjoni ning kustutama failid kokkuleppel korraldajatega.
Liikmesriigid saavad tutvuda praktiliste juhistega selle kohta, kuidas kontrolliprotsessi hallata, kasutades failivahetusteenust S-CircaBC turvalises spetsiaalses ruumis.
Liikmesriikide asutustele tuletatakse meelde, et:
- neil peab olema võtmehaldus juurdepääsuks S-CircaBC failidele (sealhulgas võtmetele juurdepääsu ja nende kasutamise õiguse määramine, versioonihaldus), et tagada kõigi võtmete kaitse loata juurdepääsu eest;
- nad osalevad S-CircaBC menetluste testimises, mida komisjon korraldab kaks korda aastas, sealhulgas komisjoni või korraldajate poolt üles laaditud failidele juurdepääsuks kasutatavate võtmete (ja nende versioonide) kehtivuse testides;
- nad saavad S-CircaBCst automaatse teate niipea, kui failid on allalaadimiseks kättesaadavaks tehtud. Seejärel peavad nad tagama, et nad viivad kontrolli läbi määruses ettenähtud aja jooksul.
Toetusavalduste kontrollimine
Liikmesriikide asutused peavad kolme kuu jooksul alates toetusavalduste saamisest kontrollima neid riigisisese õiguse ja tava kohaselt asjakohasel viisil (artikli 12 lõige 4). Selle alusel määravad nad kindlaks ja tõendavad kehtivate toetusavalduste arvu. Tõend tuleb välja anda tasuta.
Liikmesriikide ametiasutused peavad aktsepteerima ükskõik millises ELi ametlikus keeles toetusavaldusi. Vormil märgitud algatuse sisu peab aga vastama Euroopa kodanikualgatuste registris vastavas keeles avaldatud tekstile.
Liikmesriikide ametiasutused ei pea autentima paberkandjal kogutud allkirju, vaid üksnes esitatud isikuandmete sidusust.
Arvestades, et kontrollimenetlusel on õiguslikud tagajärjed, mida saab kohtus vaidlustada, on oluline, et oleks kehtestatud teatavad kaitsemeetmed, eriti kui kasutatakse juhuvalikut.
- Valimi suurus. Liikmesriikide ametiasutused peaksid tagama, et nad valivad statistiliselt õige juhusliku valimi, st valimi, mis on piisavalt suur ja esinduslik, ning võtab vajaduse korral arvesse erinevaid riskitasemeid (nt teatava kanali kaudu kogutud toetusavalduste suurem risk). Selleks peaksid nad valima lubatava vea ja usaldusnivoo, mis tagab tulemuste piisava täpsuse. Samuti peaksid nad hindama, kas andmekogumit on vaja enne proovivõtmist kihitada, näiteks seoses võimalike kogumisviisidega, eriti kui on kahtlus, et teatavad toetusavalduste partiid on vähem usaldusväärsed.
- Valevead. Teatavad väiksemad vead või muudatused ei tohiks toetusavaldusi kehtetuks muuta, kui ei ole pettusemärke või -kahtlust (nt allakirjutanu on teinud kogemata vea[1] või jätnud välja väheolulise teabe[2], mis ei sea kahtluse alla toetusavalduse ehtsust ega takista ametiasutusi allakirjutanut tuvastamast) või kui allakirjutanu on pärast algatusele allakirjutamist muutnud elukohta. Selliseid vigu või muudatusi on võimalik arvesse võtta, eeldades, et teatav protsent kehtetuks tunnistatud toetusavaldustest on tegelikult kehtiv. Kui kontrollimine on automaatne, võib selliste valevigade avastamiseks osutuda vajalikuks tagasilükatud toetusavaldused käsitsi üle kontrollida.
- Heausksus. Valimi tulemuste ekstrapoleerimisel kogu andmekogumile peaksid liikmesriikide ametiasutused suhtuma korraldajatesse heauskselt, eelkõige valides usaldusnivoo madalama läve (st lubatava vea tulemusele liitmisel ja selle tulemusest lahutamisel saadav vahemik).
Võib eeldada, et kontrollimise käigus tunnistatakse teatav arv toetusavaldusi kehtetuks. Seepärast soovitatakse korraldajatel koguda vajalikust ühest miljonist märkimisväärselt rohkem toetusavaldusi.
Kui avastatakse mitu toetusavaldust samalt allakirjutanult, tuleks ühte neist pidada kehtivaks, selle asemel, et kõik need kehtetuks tunnistada.
Määruses nõutakse, et liikmesriigid kontrolliksid üksnes allakirjutanute esitatud andmete sidusust, mitte allakirjutanute tahet algatust toetada. See tähendab, et üldiselt peaks piisama sellest, kui kodanik täidab paberkandjal või elektrooniliselt toetusavalduse vormi, ning kodanikult ei tohiks nõuda teistkordset tegutsemist, näiteks vastamist kirjadele või e-kirjadele. Kui aga pädev asutus kahtlustab esitatud andmete mittevastavuse tõttu põhjendatult võimalikku pettust, mis muudaks toetusavaldused kehtetuks, võib asutus korraldada täiendavaid kontrolle, sealhulgas saata asjaomastele isikutele elektroonilisi sõnumeid või kirju, et teha kindlaks, kas toetusavaldused on tegelikult esitanud asjaomased isikud või volitamata kolmas isik. Sellisel juhul võib positiivne vastus „saneerida“ muidu kehtetu toetusavalduse. Eitav vastus on piisav põhjus toetusavalduse kehtetuks tunnistamiseks. Kui allakirjutanu ei vasta, tuleb toetusavaldus tunnistada kehtetuks, tuginedes esialgsele hinnangule andmete mittevastavuse kohta.
Liikmesriigid peavad järgima VI lisas esitatud vormi (tõend, mis kinnitab kogutud toetusavalduste arvu). Liikmesriikidel soovitatakse esitada ka lisateavet kasutatud kontrollimeetodi ja tulemuste kohta. See lisateave (näiteks mõne toetusavalduse kinnitamata jätmise põhjused ja olemasolevad õiguskaitsevahendid) tuleb esitada eraldi dokumendis. Kui kontrolliprotsessi tulemuseks on ebaproportsionaalselt suur kehtetute toetusavalduste arv, soovitatakse liikmesriikide ametiasutustel võimaluse korral märkida VI lisas või täiendavas dokumendis tuvastatud probleemid või eeskirjade eiramised (nt mitu toetusavaldust samalt allakirjutanult, isikuandmete puudumine või muud vead, mis takistavad ametiasutustel allakirjutanu isikut identimast, vormil esitatud isikuandmete vastuolulisus, loetamatud paberkandjal toetusavaldused, pettusega seotud küsimused) ning, kui see on asjakohane, tehtud lisakontrollid. Samuti julgustatakse liikmesriike sellistest probleemidest komisjoni teavitama, et hõlbustada heade tavade jagamist ja käesolevate suuniste tulevasi läbivaatamisi.
Riiklikud kontaktpunktid
Iga liikmesriik peab looma ühe või mitu kontaktpunkti, et anda korraldajate rühmadele teavet ja tuge Euroopa kodanikualgatuse õigusraamistiku ja praktiliste aspektide kohta, sealhulgas:
- teave ja juhised sertifitseerimis- ja kontrollimenetluste kohta;
- teabe andmine või suunamine asutuste poole, kes saavad anda teavet kohaldatava siseriikliku õiguse, sealhulgas juriidiliste isikute loomise kohta;
- teabe andmine või suunamine asutuste poole, kes saavad anda teavet andmekaitse kohta.
Samuti peaksid kontaktpunktid koostöös komisjoni ja selle esindustega aitama suurendada teadlikkust Euroopa kodanikualgatusest. Kontaktpunktidel palutakse kasutada komisjoni poolt Euroopa kodanikualgatuse veebisaidil (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_et) kõigis ELi ametlikes keeltes kättesaadavaks tehtud materjale.
[1] Näiteks märkis allakirjutanu isikut tõendava dokumendi numbri, mis erineb nimetatud dokumendi omast (nt ID-kaardi numbri asemel passi number).
[2] Näiteks majanumber või sihtnumber, kui nõutakse aadressi.
