Aceste orientări și recomandări pentru aplicarea Regulamentului (UE) 2019/788 privind Inițiativa cetățenească europeană (denumit în continuare „regulamentul”) sunt destinate autorităților competente ale statelor membre. Ele au fost pregătite parțial la cererea acestora și acoperă diferite etape ale procedurii Inițiativei cetățenești, în special pe cele legate de transferul și verificarea declarațiilor de susținere. Prin urmare, le vor fi deseori utile și organizatorilor.
În mare măsură, aceste orientări și recomandări clarifică sau actualizează recomandările pe care Comisia le-a furnizat anterior, fie în documente neoficiale sau în corespondența scrisă, fie în cadrul reuniunilor Grupului de experți privind Inițiativa cetățenească europeană. Ele vor fi probabil revizuite în timp, în funcție de concluziile pe care le vor trage autoritățile competente ale statelor membre și Comisia pe parcursul aplicării lor.
Schimburi de informații
Înregistrarea:
Comisia trimite e-mailuri autorităților statelor membre, informându-le cu privire la cererile de înregistrare a propunerilor de inițiative cetățenești pe care le-a acceptat sau le-a respins.
Începutul perioadei de colectare:
După ce află de la organizatori care este data de începere a perioadei de colectare, Comisia trimite această informație prin e-mail autorităților statelor membre. Comisia indică datele de începere și de încheiere a perioadei de colectare și în registrul public.
Verificarea declarațiilor de susținere:
Dacă organizatorii depun o cerere de verificare a declarațiilor de susținere pe suport de hârtie fără a utiliza serviciul de transfer de fișiere al Comisiei, autoritatea națională care primește cererea respectivă ar trebui să informeze imediat Comisia. Comisia va transmite informația autorităților din celelalte state membre. Dacă organizatorii utilizează serviciul de transfer de fișiere furnizat de Comisie, se aplică procedura specifică, inclusiv notificarea, așa cum este definită în secțiunea 4 de mai jos.
Proceduri judiciare sau administrative:
Statele membre trebuie să informeze fără întârziere Comisia cu privire la orice procedură judiciară sau administrativă derulată de organizatori în țara lor în ceea ce privește procesul sau rezultatul verificării declarațiilor de susținere. În cazul unor astfel de proceduri, distrugerea datelor din sistemul central de colectare online este amânată.
Comunicarea dintre Comisie și autoritățile statelor membre poate avea loc prin e-mail, utilizând cutia poștală partajată a Comisiei: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formularele de declarație de susținere
Organizatorii sunt liberi să utilizeze fie formularele care le sunt puse la dispoziție în contul lor de organizator de pe site-ul Comisiei, fie formularele pe care le pregătesc ei înșiși pe baza modelelor prevăzute în regulament. Și autoritățile statelor membre pot să pună astfel de formulare la dispoziția organizatorilor, dar nu pot impune utilizarea lor.
În orice caz, formularele utilizate pentru colectarea declarațiilor de susținere pe suport de hârtie, care pot fi în oricare dintre limbile oficiale ale UE, trebuie să respecte modelul din anexa III la regulament, să includă datele necesare pentru fiecare stat membru, în conformitate cu anexa III (partea A sau partea B) și să furnizeze informațiile importante despre inițiativă, așa cum au fost publicate în Registrul Inițiativei cetățenești europene.
Formularele pregătite de organizatori trebuie să fie în deplină conformitate cu modelul prevăzut în anexa III, dar pot fi modificate pentru a adăuga un logo sau o imagine a inițiativei.
Fiecare formular trebuie să ocupe o singură foaie (recto sau recto și verso), pentru a garanta că semnatarii văd întregul formular, cu toate informațiile incluse. În plus, este important ca semnatarii să poată vedea clar înainte de a semna în ce stat membru va fi trimis formularul. Acesta trebuie să fie statul membru ai cărui resortisanți sunt sau, dacă au cetățenii multiple, unul din statele ai căror resortisanți sunt.
Formularele trebuie să reflecte domeniul de aplicare al inițiativei, așa cum a fost înregistrat (atât în cazul unei înregistrări complete, cât și în cazul unei înregistrări parțiale). Formularele puse la dispoziția organizatorilor în contul lor de pe site-ul Comisiei includ informațiile relevante.
Formularele utilizate de organizatori pentru colectarea pe suport de hârtie trebuie să respecte modelele prevăzute în anexa III la regulament [a se vedea articolul 9 alineatul (2) primul paragraf din regulament]. Autoritățile statelor membre nu pot „aproba” noi modele de formulare concepute de organizatori. Dacă au îndoieli cu privire la conformitatea formularelor cu un model prevăzut în anexa III, autoritățile statelor membre pot să contacteze Comisia pentru verificare.
Formularele nu se aplică declarațiilor de susținere acordate online prin identificare electronică în sistemul central de colectare online [a se vedea articolul 9 alineatul (2) ultimul paragraf din regulament].
Semnatarii
Potrivit articolului 2 din regulament, semnatarii, care trebuie să fie cetățeni ai Uniunii, trebuie să aibă vârsta necesară pentru a vota la alegerile pentru Parlamentul European sau de cel puțin 16 ani (în funcție de decizia statului membru în cauză). Aceasta nu înseamnă că pentru a putea susține o inițiativă ei trebuie să-și dovedească dreptul de a vota sau înregistrarea pentru vot la alegerile pentru Parlamentul European. Statele membre trebuie să verifice numai dacă semnatarii au vârsta necesară. Statele membre trebuie să verifice declarațiile de susținere ale cetățenilor/resortisanților lor, indiferent de locul de reședință al acestora.
Dacă un stat membru decide să reducă vârsta minimă pentru a susține o inițiativă cetățenească sau pentru a vota la alegerile europene (ceea ce duce la o scădere a vârstei minime pentru susținerea unei inițiative cetățenești), trebuie să notifice Comisiei această modificare, inclusiv data de la care se aplică. Notificarea ar trebui trimisă, de preferință, cu trei luni înainte, pentru a permite Comisiei și organizatorilor să introducă modificarea în formularele relevante.
Pentru detalii despre cerințele în materie de date, consultați pagina: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_ro
Transferul declarațiilor de susținere pentru verificare
Generalități
Organizatorii unei inițiative pot depune la autoritatea din fiecare stat membru vizat o singură cerere de verificare a declarațiilor de susținere per inițiativă. Cererea poate fi depusă doar dacă inițiativa a colectat numărul minim de declarații de susținere, conform cerințelor din regulament. Nu e însă necesar să se atingă pragul minim dintr-un anumit stat membru pentru ca statul respectiv să efectueze verificarea.
Comisia publică în registru data de încheiere a perioadei de colectare (12 luni de la data stabilită de organizatori pentru începerea colectării). Deși perioada de colectare durează 12 luni, organizatorii pot decide să încheie colectarea mai devreme [articolul, 8 alineatul (1)]. Apoi, organizatorii trebuie să depună cererile de verificare la autoritățile naționale, în termen de trei luni de la data respectivă.
Declarațiile de susținere colectate prin intermediul sistemului central de colectare online sunt transmise de către Comisie autorităților din statele membre prin intermediul sistemului de transfer de fișiere (S-CircaBC).
Declarațiile de susținere colectate pe suport de hârtie trebuie transmise separat, pe suport de hârtie sau în format electronic (de exemplu, scanate în format PDF sau JPEG). Organizatorii pot alege să le transmită prin intermediul serviciului de transfer de fișiere.
Declarațiile de susținere colectate online trebuie transmise în formatul electronic menționat mai sus.
Organizatorii nu sunt obligați să atribuie un număr fiecărei declarații de susținere, dar pot alege să facă acest lucru.
Utilizarea serviciului de transfer de fișiere al Comisiei (operat utilizând sistemul S-CIRCABC)
Atunci când utilizează serviciul de transfer de fișiere, cererea de verificare trebuie depusă în termen de 3 luni. Vă atragem atenția asupra faptului că, odată inițiat de organizatori, transferul efectuat de Comisie poate dura până la cinci zile lucrătoare. Data cererii de verificare ar trebui considerată ca fiind data la care organizatorii au solicitat transmiterea.
De îndată ce Comisia finalizează transferul și fișierele sunt disponibile în S-CircaBC, statele membre trebuie să verifice dacă fișierele sunt într-un format lizibil și să le confirme organizatorilor și Comisiei că fișierele au fost primite corect. Confirmarea de primire și orice corespondență ulterioară cu organizatorii au loc în afara serviciului de transfer de fișiere.
Se poate întâmpla ca organizatorii care utilizează S-CircaBC pentru a transmite declarațiile pe suport de hârtie să-și depună fișierele în dosarul unui stat membru greșit din S-CircaBC. Întrucât nu are acces la datele conținute, Comisia nu va putea verifica acest lucru. Dacă fișierele sunt criptate cu cheia publică a statului membru către care ar fi trebuit să fie trimise declarațiile de susținere, statul membru care le primește din greșeală nu le va putea citi. Autoritatea statului membru contactată în mod eronat va putea accesa fișierele numai dacă, în plus, fișierele sunt criptate în mod eronat cu cheia publică a acestui stat membru abordat în mod eronat. În ambele cazuri, autoritatea statului membru care le primește trebuie să notifice cât mai curând posibil organizatorii și Comisia și să șteargă fișierele, de comun acord cu organizatorii.
Statele membre pot consulta instrucțiunile practice privind gestionarea procesului de verificare utilizând serviciul de transfer de fișiere într-un spațiu dedicat securizat din S-CircaBC.
Le reamintim autorităților statelor membre că:
- trebuie să dispună de un sistem de gestionare a cheilor pentru accesarea fișierelor din S-CircaBC (inclusiv să desemneze persoanele care sunt autorizate să acceseze și să utilizeze cheile și să gestioneze versiunile), pentru a se asigura că toate cheile sunt protejate împotriva accesului neautorizat;
- trebuie să participe la testarea procedurilor S-CircaBC, organizate de Comisie de două ori pe an, inclusiv la testarea valabilității cheilor (și a versiunilor acestora) care urmează să fie utilizate pentru accesarea fișierelor încărcate de Comisie sau de organizatori;
- vor primi o notificare automată din partea S-CircaBC de îndată ce fișierele sunt puse la dispoziție pentru descărcare. Apoi, autoritățile trebuie să se asigure că finalizează verificarea în termenul prevăzut în regulament.
Verificarea declarațiilor de susținere
În termen de trei luni de la primirea declarațiilor de susținere, autoritățile statelor membre trebuie să efectueze verificările corespunzătoare, în conformitate cu legislația și practicile naționale [articolul 12 alineatul (4)]. Pe această bază, ele stabilesc și certifică numărul de declarații de susținere valabile. Certificatul trebuie eliberat gratuit.
Autoritățile statelor membre sunt obligate să accepte spre verificare declarații de susținere în oricare dintre limbile oficiale ale UE. Cu toate acestea, descrierea inițiativei de pe formular trebuie să corespundă textului publicat în Registrul Inițiativei cetățenești europene în limba respectivă.
Autorităților statelor membre nu li se cere să verifice autenticitatea semnăturilor colectate pe suport de hârtie, ci doar coerența datelor cu caracter personal furnizate.
Având în vedere că exercițiul de verificare are implicații juridice, care ar putea fi contestate în instanță, este important să existe anumite garanții, în special atunci când se folosește eșantionarea aleatorie:
- Mărimea eșantionului. Autoritățile statelor membre ar trebui să se asigure că aleg un eșantion aleatoriu valabil din punct de vedere statistic, adică unul suficient de mare și reprezentativ. De asemenea, dacă este cazul, eșantionarea ar trebui să țină seama de diferitele niveluri de risc (de exemplu, un risc mai ridicat pentru declarațiile de susținere colectate printr-un anumit canal). În acest scop, statele membre ar trebui să opteze pentru o marjă de eroare și un nivel de încredere care să asigure faptul că rezultatele vor fi suficient de exacte. De asemenea, acestea ar trebui să evalueze dacă înainte de eșantionare este necesară stratificarea populației, de exemplu în funcție de posibilele modalități de colectare, în special dacă există suspiciunea că anumite loturi de declarații de susținere sunt mai puțin fiabile.
- Erori false. Anumite erori sau modificări minore nu ar trebui să invalideze declarațiile de susținere, atât timp cât nu există indicii sau suspiciuni de fraudă (de exemplu, atunci când semnatarul a făcut o eroare neintenționată[1] sau a omis informații minore[2], dar acest lucru nu pune la îndoială autenticitatea declarației de susținere și nu împiedică autoritățile să identifice semnatarul). O declarație nu ar trebui invalidată nici atunci când semnatarul și-a schimbat reședința după semnarea inițiativei. Astfel de erori sau modificări pot fi contabilizate considerând că un anumit procent de declarații de susținere invalidate sunt, de fapt, valabile. Dacă verificarea este automatizată, ar putea fi necesar să se verifice manual declarațiile de susținere respinse pentru a detecta astfel de false erori.
- Prezumția de nevinovăție. Atunci când extrapolează rezultatele eșantionului la întreaga populație, autoritățile statelor membre ar trebui să le acorde organizatorilor prezumția de nevinovăție, în special prin alegerea pragului inferior al nivelului de încredere (adică intervalul obținut prin adăugarea și scăderea marjei de eroare din rezultat).
Este de așteptat ca, în timpul verificării, unele declarații de susținere să fie invalidate. Prin urmare, li se recomandă organizatorilor să colecteze mult peste un milion de declarații de susținere (numărul minim necesar).
Dacă se găsesc mai multe declarații de susținere din partea aceluiași semnatar, una dintre ele ar trebui să fie considerată valabilă, iar celelalte invalidate (adică nu ar trebui invalidate toate).
Regulamentul le solicită statelor membre să verifice doar coerența datelor furnizate de semnatari, nu și voința semnatarilor de a susține o inițiativă. Aceasta înseamnă că, în general, ar trebui să fie suficient ca un cetățean să completeze, pe suport de hârtie sau electronic, un formular de declarație de susținere și că nu ar trebui să i se solicite să acționeze a doua oară, de exemplu, răspunzând la scrisori sau e-mailuri. Totuși, dacă autoritatea competentă are îndoieli întemeiate cu privire la o posibilă fraudă din cauza inconsecvenței datelor furnizate, ceea ce ar invalida declarațiile de susținere, ea poate efectua verificări suplimentare. De exemplu, le poate trimite persoanelor în cauză e-mailuri sau scrisori, pentru a verifica dacă declarațiile de susținere au fost depuse de acestea sau de terți neautorizați. Dacă persoana vizată confirmă că a semnat formularul, autoritatea poate renunța la invalidarea declarației de susținere. Dacă infirmă, acesta este un motiv suficient pentru ca autoritatea să invalideze declarația de susținere. Dacă persoana vizată nu răspunde, declarația de susținere trebuie invalidată, pe baza evaluării inițiale a inconsecvenței datelor.
Statele membre trebuie să respecte modelul din anexa VI (certificatul care confirmă numărul de declarații de susținere colectate). Statelor membre li se recomandă să furnizeze și câteva informații suplimentare cu privire la metoda de verificare utilizată și la rezultate. Aceste informații suplimentare (de exemplu, motivele pentru invalidarea unor declarații de susținere și căile de atac disponibile) trebuie furnizate într-un document separat. Dacă în urma verificării se invalidează un număr disproporționat de mare de declarații de susținere, autoritățile statelor membre sunt încurajate să indice, dacă se poate, care sunt problemele sau neregulile pe care le-au detectat în anexa VI sau într-un document suplimentar (de exemplu, declarații de susținere multiple din partea aceluiași semnatar, lipsa datelor de identitate sau alte erori care împiedică autoritățile să identifice semnatarul, date personale inconsecvente furnizate în formular, declarații pe suport de hârtie care nu pot fi citite, probleme de fraudă) și, după caz, ce controale suplimentare s-au efectuat. Statele membre sunt încurajate să informeze Comisia atunci când se confruntă cu astfel de probleme și pentru a facilita schimbul de bune practici și revizuirile viitoare ale prezentelor orientări.
Puncte naționale de contact
Fiecare stat membru trebuie să înființeze unul sau mai multe puncte de contact care să ofere informații și sprijin grupurilor de organizatori cu privire la cadrul juridic și la aspectele practice ale Inițiativei cetățenești europene, inclusiv:
- informații și orientări despre procedurile de certificare și verificare;
- informații despre legislația națională aplicabilă, inclusiv privind crearea de entități juridice / coordonatele de contact ale autorităților care pot furniza astfel de informații;
- informații despre protecția datelor / coordonatele de contact ale autorităților care pot furniza astfel de informații.
De asemenea, se așteaptă ca punctele de contact să contribuie la sensibilizarea publicului cu privire la Inițiativa cetățenească europeană, în cooperare cu Comisia și cu reprezentanțele acesteia. Punctele de contact sunt invitate să utilizeze materialele puse la dispoziție de Comisie în toate limbile oficiale ale UE pe site-ul Inițiativei cetățenești europene (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_ro).
[1] De exemplu, semnatarul a indicat un număr care corespunde unui document de identificare diferit de cel menționat (de exemplu, numărul pașaportului în loc de numărul cărții de identitate).
[2] De exemplu, numărul străzii sau codul poștal, atunci când trebuie indicată adresa.
