Ove smjernice i preporuke o provedbi Uredbe (EU) br. 2019/788 o europskoj građanskoj inicijativi (dalje u tekstu: „Uredba”) namijenjene su nadležnim tijelima država članica (te su djelomično pripremljene na njihov zahtjev). Obuhvaćaju različite faze postupka građanske inicijative, prije svega one povezane sa slanjem i provjerom izjava o potpori. Stoga će se u mnogim aspektima pokazati korisnima za organizatore.
U tim se smjernicama i preporukama u velikoj mjeri objašnjavaju ili ažuriraju savjeti koje je Komisija prethodno dala u neslužbenim dokumentima, u pisanoj korespondenciji ili na sastancima Stručne skupine za europsku građansku inicijativu. Možda će ih tijekom vremena trebati revidirati na temelju iskustava nadležnih tijela država članica i Komisije u njihovoj provedbi.
Razmjena informacija
Registracija:
Komisija e-poštom obavješćuje tijela država članica o zahtjevima za registraciju predloženih građanskih inicijativa koje je prihvatila ili odbila.
Početak razdoblja prikupljanja:
Nakon što organizatori obavijeste Komisiju o datumu početka razdoblja prikupljanja, Komisija e-poštom o tom datumu obavješćuje tijela država članica. Komisija će datum početka i završetka prikupljanja navesti i u javnom registru.
Provjera izjava o potpori:
Ako organizatori podnesu zahtjev za provjeru izjava o potpori u papirnatom obliku bez upotrebe Komisijina sustava razmjene datoteka, tijelo države članice koje primi taj zahtjev treba o tome odmah obavijestiti Komisiju. Komisija će zatim tu informaciju podijeliti s tijelima drugih država članica. Ako se organizatori koriste uslugama slanja (sustav razmjene datoteka) koje pruža Komisija, primjenjuje se poseban postupak, uključujući obavješćivanje kako je definirano u odjeljku 4
Pravni ili upravni postupci:
Države članice moraju bez odgode obavijestiti Komisiju o svim sudskim ili upravnim postupcima organizatora koji su u tijeku u njihovoj zemlji u vezi s postupkom ili ishodom provjere izjava o potpori. U slučaju takvih postupaka odgađa se uništenje podataka u središnjem sustavu internetskog prikupljanja.
Komisija i tijela država članica mogu komunicirati e-poštom putem zajedničke adrese e-pošte Komisije: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Obrasci izjava o potpori
Organizatori se mogu koristiti obrascima koji su im dostupni na njihovu računu na internetskim stranicama Komisije ili obrascima koje sami pripreme prema predlošcima iz Uredbe. Takve obrasce organizatorima mogu staviti na raspolaganje i tijela država članica, ali njihova upotreba ne smije biti obvezna.
U svakom slučaju, obrasci koji se upotrebljavaju za prikupljanje izjava o potpori u papirnatom obliku, koji mogu biti sastavljeni na bilo kojem službenom jeziku EU-a, moraju biti u skladu s predloškom iz Priloga III. Uredbi, moraju uključivati podatke potrebne za pojedinu državu članicu u skladu s Prilogom III. (dio A ili dio B) i sadržavati ključne informacije o inicijativi objavljene u registru europskih građanskih inicijativa.
Iako bi obrasci koje pripremaju organizatori trebali biti potpuno u skladu s predloškom iz Priloga III., mogli bi se izmijeniti dodavanjem logotipa ili slike inicijative.
Obrazac se mora tiskati na jednom listu (može i obostrano) jer se time donekle osigurava da potpisnici vide cijeli obrazac i sve informacije koje sadržava. Osim toga, potpisnici bi prije potpisivanja obrasca trebali znati u koju će se državu članicu poslati. To mora biti država članica čiji su državljani ili jedna od država članica čije državljanstvo imaju.
Obrasci moraju sadržavati opseg inicijative kako je registrirana (i u slučaju potpune i u slučaju djelomične registracije). Obrasci dostupni organizatorima na njihovu računu na internetskim stranicama Komisije sadržavaju relevantne informacije.
Obrasci koje organizatori upotrebljavaju za prikupljanje u papirnatom obliku moraju biti u skladu s predlošcima iz Priloga III. Uredbi (vidjeti članak 9. stavak 2. prvi podstavak Uredbe). Tijelo države članice ne može „odobriti” nove obrasce koje su osmislili organizatori. U slučaju sumnje u usklađenost s obrascem iz Priloga III., tijela država članica mogu se, prema potrebi, obratiti Komisiji da ih provjeri.
Obrasci se ne primjenjuju na potporu koja se izražava na internetu putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja primjenom elektroničke identifikacije (vidjeti članak 9. stavak 2. zadnji podstavak Uredbe).
Potpisnici
U skladu s člankom 2. Uredbe potpisnici, koji moraju biti građani Unije, moraju biti u dobi kojom stječu pravo glasovanja na izborima za Europski parlament ili imati najmanje 16 godina, ovisno o odluci predmetne države članice. Pravo glasovanja ili uvrštenost na popis birača na izborima za Europski parlament ne može biti uvjet za podupiranje građanske inicijative. Države članice moraju samo provjeriti je li potpisnik odgovarajuće dobi. Države članice moraju provjeriti izjave o potpori svojih državljana, bez obzira na njihovo mjesto boravišta.
Ako država članica odluči sniziti minimalnu dob za podupiranje građanske inicijative ili ako odluči sniziti minimalnu dob za glasovanje na europskim izborima (što bi dovelo do snižavanja minimalne dobi za podupiranje građanske inicijative), tu promjenu, uključujući datum početka njezine primjene, mora prijaviti Komisiji. Ako je moguće, takvu bi prijavu trebalo poslati tri mjeseca unaprijed kako bi se Komisiji i organizatorima omogućilo da tu promjenu unesu u odgovarajuće obrasce.
Za informacije o zahtjevima u pogledu podataka vidjeti: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_hr
Slanje izjava o potpori na provjeru
Općenito
Organizatori tijelu svake države članice mogu podnijeti samo jedan zahtjev za provjeru izjava o potpori za pojedinu inicijativu. To smiju učiniti samo ako su prikupili minimalni broj izjava o potpori propisan Uredbom. Pritom nije nužno da su u određenoj državi članici dosegnuli minimalni prag kako bi ta država članica mogla provesti provjeru.
Komisija u registru objavljuje datum završetka razdoblja prikupljanja (12 mjeseci od datuma koji su organizatori odredili za početak prikupljanja). Iako razdoblje prikupljanja traje 12 mjeseci, organizatori mogu odlučiti ranije zaključiti prikupljanje (članak 8. stavak 1.). Organizatori zatim svoje zahtjeve za provjeru moraju podnijeti nacionalnim tijelima u roku od tri mjeseca od tog datuma.
Izjave o potpori koje se prikupljaju putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja Komisija podnosi tijelima država članica putem sustava razmjene datoteka (S-CircaBC).
Izjave o potpori prikupljene u papirnatom obliku moraju se podnijeti zasebno u papirnatom obliku ili u elektroničkom obliku (npr. skenirane u PDF-u ili JPEG-u). Ako to žele, organizatori ih mogu podnijeti putem sustava razmjene datoteka.
Izjave o potpori prikupljene na internetu moraju se podnijeti u prethodno navedenom elektroničkom obliku.
Organizatori mogu, ali ne moraju, svakoj izjavi o potpori dodijeliti broj.
Upotreba Komisijina sustava razmjene datoteka (kojim se upravlja sustavom s-CircaBC)
Ako se organizatori koriste sustavom razmjene datoteka, za podnošenje zahtjeva za provjeru vrijedi rok od tri mjeseca. Treba napomenuti da, nakon što organizatori pokrenu postupak podnošenja, Komisiji za dovršetak slanja može biti potrebno do pet radnih dana. Datumom zahtjeva za provjeru trebao bi se smatrati datum kad su organizatori zatražili podnošenje zahtjeva.
Čim Komisija dovrši slanje i datoteke budu dostupne u sustavu S-CircaBC, države članice moraju provjeriti jesu li datoteke u čitljivom obliku te organizatorima i Komisiji potvrditi da su pravilno zaprimljene. Potvrda o primitku i sva naknadna korespondencija s organizatorima odvija se izvan sustava razmjene datoteka.
Ne može se isključiti mogućnost da organizatori koji se za podnošenje papirnatih izjava koriste sustavom S-CircaBC učitaju datoteke u mapu pogrešne države članice u sustavu S-CircaBC. Budući da Komisija nema pristup podacima u tom sustavu, to neće moći provjeriti. Ako su datoteke šifrirane javnim ključem države članice kojoj su izjave o potpori trebale biti podnesene, država članica koja ih primi greškom neće ih moći pročitati. Tijelo države članice kojoj su datoteke greškom poslane tim će datotekama moći pristupiti samo ako su usto datoteke i pogrešno šifrirane javnim ključem te države članice. U oba slučaja to tijelo države članice treba što je prije moguće obavijestiti organizatore i Komisiju te izbrisati datoteke u dogovoru s organizatorima.
Države članice mogu pronaći praktične upute o postupku provjere putem sustava razmjene datoteka u sigurnom prostoru sustava S-CircaBC.
Tijela država članica podsjećaju se:
- da moraju imati uspostavljen sustav upravljanja ključevima za pristup datotekama u sustavu S-CircaBC (uključujući dodjelu ovlasti za pristup ključevima i njihovu upotrebu; upravljanje verzijama) kako bi svi ključevi bili zaštićeni od neovlaštenog pristupa
- da sudjeluju u testiranju sustava S-CircaBC, koje Komisija organizira dvaput godišnje, uključujući testiranje valjanosti ključeva (i njihovih verzija) koji će se koristiti za pristup datotekama koje su učitali Komisija ili organizatori
- da će primiti automatsku obavijest sustava S-CircaBC čim datoteke budu na raspolaganju za preuzimanje. Nakon toga moraju se pobrinuti da provedu postupak provjere u roku propisanom u Uredbi.
Provjera izjava o potpori
Tijela država članica moraju u roku od tri mjeseca od primitka izjava o potpori te izjave provjeriti odgovarajućim postupcima u skladu s nacionalnim pravom i praksom (članak 12. stavak 4.), jer na temelju toga određuju i potvrđuju broj valjanih izjava o potpori. Potvrda se mora izdati besplatno.
Tijela država članica moraju prihvatiti izjave o potpori na bilo kojem službenom jeziku EU-a. Međutim, sadržaj inicijative naveden na obrascu mora odgovarati tekstu objavljenom u registru europskih građanskih inicijativa na odgovarajućem jeziku.
Tijela država članica nisu obvezna provjeravati vjerodostojnost potpisa prikupljenih u papirnatom obliku, već samo usklađenost dostavljenih osobnih podataka.
S obzirom na to da postupak provjere ima pravne posljedice, koje bi se mogle osporiti pred sudovima, važno je da postoje određene zaštitne mjere, posebno kad se primjenjuje nasumično uzorkovanje.
- Veličina uzorka. Tijela država članica trebala bi odabrati statistički valjan nasumični uzorak, tj. uzorak koji je dovoljno velik i reprezentativan i kojim se, prema potrebi, uzimaju u obzir različite razine rizika (npr. veći rizik koji postoji u izjavama o potpori prikupljenima određenim kanalom). Kako bi to učinila, trebala bi odabrati dopušteno odstupanje i razinu pouzdanosti kako bi rezultati bili dovoljno točni. Također bi trebala, prije uzorkovanja, procijeniti postoji li potreba za stratifikacijom populacije, primjerice u pogledu mogućih načina prikupljanja posebno ako postoji sumnja da su određene serije izjava o potpori manje pouzdane.
- Lažne pogreške. Izjave o potpori ne bi se trebale smatrati nevaljanima zbog određenih manjih pogrešaka ili promjena, ako nema naznaka ili sumnje na prijevaru (npr. ako je potpisnik nehotice pogriješio[1] ili izostavio manje bitne informacije[2], što ne dovodi u pitanje vjerodostojnost izjave o potpori niti onemogućuje nadležnim tijelima da identificiraju potpisnika), ili je potpisnik nakon potpisivanja inicijative promijenio boravište. Takve pogreške ili promjene moguće je opravdati ako se uzme u obzir da je određeni postotak izjava o potpori koje su proglašene nevaljanima zapravo valjan. Ako je provjera automatizirana, možda će biti potrebno ručno provjeriti odbijene izjave o potpori kako bi se otkrile takve lažne pogreške.
- Povjerenje u istinitost. Pri ekstrapolaciji rezultata za uzorak na cijelu populaciju nadležna tijela država članica trebala bi organizatorima ukazati povjerenje, posebno odabirom donjeg praga razine pouzdanosti (tj. intervala dobivenog dodavanjem i oduzimanjem dopuštenog odstupanja od rezultata).
S obzirom na to da se može očekivati da će se tijekom provjere pokazati da određeni broj izjava o potpori nije valjan, organizatorima se preporučuje da prikupe znatno više od potrebnih milijun izjava o potpori.
Ako se otkrije više izjava o potpori istog potpisnika, jednu od njih trebalo bi smatrati valjanom, a ne ih sve proglasiti nevaljanima.
Uredbom se od država članica zahtijeva samo da provjere koherentnost podataka koje su dostavili potpisnici, a ne i volju potpisnika da podrži inicijativu. To znači da bi općenito trebalo biti dovoljno da građanin ispuni obrazac izjave o potpori, u papirnatom ili elektroničkom obliku, te da od njega ne bi trebalo tražiti da čini i druge stvari, primjerice odgovara na dopise ili e-poruke. Međutim, ako nadležno tijelo opravdano sumnja na moguću prijevaru zbog nedosljednosti u dostavljenim podacima, što bi bio razlog za proglašenje izjave o potpori nevaljanom, to tijelo može provesti dodatne provjere, uključujući slanje elektroničkih poruka ili dopisa osobama na koje se to odnosi, kako bi provjerilo jesu li izjave o potpori dostavile baš te osobe ili neovlaštena treća strana. Pozitivan odgovor u tom slučaju može „sanirati” izjavu o potpori koja bi inače bila nevaljana, dok je negativan odgovor dovoljan razlog da se izjava o potpori smatra nevaljanom. Ako potpisnik ne odgovori, izjavu o potpori treba smatrati nevaljanom na temelju izvorne procjene o nedosljednosti podataka.
Države članice moraju upotrebljavati predložak iz Priloga VI. (potvrda o broju izjava o potpori). Državama članicama savjetuje se da dostave i dodatne informacije o primijenjenoj metodi provjere i rezultatima. Te dodatne informacije (na primjer, razlozi za proglašenje nekih izjava o potpori nevaljanima i dostupni pravni lijekovi) moraju se navesti u zasebnom dokumentu. Ako postupak provjere rezultira nerazmjerno velikim brojem nevaljanih izjava o potpori, tijela država članica potiču se da u Prilogu VI. ili u dodatnom dokumentu navedu eventualne probleme ili nepravilnosti koje su otkrila (npr. više izjava o potpori istog potpisnika, nedostatak identifikacijskih podataka ili druge pogreške koje tijelima onemogućavaju da identificiraju potpisnika, nedosljedni osobni podaci dostavljeni u obrascu, nečitljive izjave u papirnatom obliku, pitanja prijevare) i, prema potrebi, provedene dodatne provjere. Osim toga, države članice potiču se da obavijeste Komisiju kad naiđu na takve probleme kako bi se olakšala razmjena dobre prakse i buduće revizije ovih smjernica.
Kontaktne točke u državama članicama
Svaka država članica mora uspostaviti jednu ili više kontaktnih točaka za pružanje informacija i potpore skupinama organizatora o pravnom okviru i praktičnim aspektima europske građanske inicijative, uključujući:
- pružanje informacija i smjernica o postupcima potvrđivanja i provjere
- pružanje informacija ili upućivanje na tijela koja mogu pružiti informacije o primjenjivom nacionalnom pravu, među ostalim o osnivanju pravnih osoba
- pružanje informacija ili upućivanje na tijela koja mogu pružiti informacije o zaštiti podataka.
Od kontaktnih se točaka očekuje i da, u suradnji s Komisijom i njezinim predstavništvima, pridonose širenju svijesti o europskoj građanskoj inicijativi. Kontaktne točke pozivaju se da se koriste materijalima koje je Komisija stavila na raspolaganje na svim službenim jezicima EU-a na internetskim stranicama europske građanske inicijative (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_hr).
[1] Primjerice, potpisnik je naveo broj koji se odnosi na identifikacijsku ispravu različitu od navedene (npr. broj putovnice umjesto broja osobne iskaznice).
[2] Primjerice, kućni broj ili poštanski broj kad je navođenje adrese obvezno.
