Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές και συστάσεις για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) 2019/788 σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών (στο εξής: κανονισμός) προορίζονται για τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών (και έχουν καταρτιστεί εν μέρει κατόπιν αιτήματός τους). Καλύπτουν διάφορα στάδια της διαδικασίας της πρωτοβουλίας πολιτών, ιδίως τα στάδια που αφορούν τη διαβίβαση και την επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης. Επομένως, σε πολλά σημεία θα αποδειχθούν χρήσιμες και για τους διοργανωτές.
Σε μεγάλο βαθμό, οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές και συστάσεις αποσαφηνίζουν ή επικαιροποιούν συμβουλές που έχει παράσχει η Επιτροπή σε προγενέστερο χρόνο, είτε σε ανεπίσημα έγγραφα ή σε γραπτή αλληλογραφία είτε σε συνεδριάσεις της ομάδας εμπειρογνωμόνων της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών. Με την πάροδο του χρόνου, ενδέχεται να χρειαστεί να αναθεωρηθούν με βάση την πείρα που θα έχουν αποκτήσει οι αρμόδιες αρχές των κρατών μελών και η Επιτροπή από την εφαρμογή τους.
Ανταλλαγή πληροφοριών
Καταχώριση:
Η Επιτροπή ενημερώνει τις αρχές των κρατών μελών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την καταχώριση κάθε προτεινόμενης πρωτοβουλίας πολιτών που έχει κάνει δεκτή ή έχει απορρίψει.
Έναρξη της περιόδου συγκέντρωσης:
Μόλις οι διοργανωτές ενημερώσουν την Επιτροπή σχετικά με την ημερομηνία έναρξης της περιόδου συγκέντρωσης, η Επιτροπή ενημερώνει με τη σειρά της τις αρχές των κρατών μελών για την εν λόγω ημερομηνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η Επιτροπή θα αναφέρει επίσης τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της περιόδου συγκέντρωσης στο δημόσιο μητρώο.
Επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης:
Σε περίπτωση που οι διοργανωτές υποβάλλουν αίτηση επαλήθευσης για τις δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται σε έντυπη μορφή χωρίς να χρησιμοποιούν την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής, η αρχή κράτους μέλους που λαμβάνει την εν λόγω αίτηση θα πρέπει να ενημερώνει αμέσως την Επιτροπή. Στη συνέχεια, η Επιτροπή θα κοινοποιεί τις πληροφορίες αυτές στις αρχές των άλλων κρατών μελών. Σε περίπτωση που οι διοργανωτές χρησιμοποιούν υπηρεσίες διαβίβασης (την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων) που παρέχει η Επιτροπή, εφαρμόζεται η ειδική διαδικασία, συμπεριλαμβανομένης της κοινοποίησης, όπως ορίζεται στο σημείο 4 κατωτέρω.
Δικαστικές ή διοικητικές διαδικασίες:
Τα κράτη μέλη πρέπει να ενημερώνουν την Επιτροπή χωρίς καθυστέρηση για τυχόν νομικές ή διοικητικές διαδικασίες των διοργανωτών οι οποίες βρίσκονται σε εξέλιξη στη χώρα τους όσον αφορά τη διαδικασία ή το αποτέλεσμα της επαλήθευσης των δηλώσεων υποστήριξης. Στην περίπτωση τέτοιων διαδικασιών, η καταστροφή των δεδομένων στο κεντρικό διαδικτυακό σύστημα συγκέντρωσης αναβάλλεται.
Η επικοινωνία μεταξύ της Επιτροπής και των αρχών των κρατών μελών μπορεί να πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση της υπηρεσιακής ηλεκτρονικής θυρίδας της Επιτροπής: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Έντυπα δήλωσης υποστήριξης
Οι διοργανωτές είναι ελεύθεροι να χρησιμοποιούν είτε τα έντυπα που τίθενται στη διάθεσή τους από τον λογαριασμό διοργανωτή που διατηρούν στον ιστότοπο της Επιτροπής είτε τα έντυπα που καταρτίζουν οι ίδιοι βάσει των υποδειγμάτων που προβλέπονται στον κανονισμό. Οι αρχές των κρατών μελών μπορούν επίσης να θέτουν ανάλογα έντυπα στη διάθεση των διοργανωτών, αλλά η χρήση τους δεν μπορεί να καθίσταται υποχρεωτική.
Σε κάθε περίπτωση, τα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τη συγκέντρωση των δηλώσεων υποστήριξης σε έντυπη μορφή, τα οποία μπορούν να συμπληρώνονται σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ, πρέπει να συμμορφώνονται με το υπόδειγμα του παραρτήματος III του κανονισμού, να περιλαμβάνουν τα δεδομένα που απαιτούνται για κάθε αντίστοιχο κράτος μέλος σύμφωνα με το παράρτημα III (μέρος Α ή μέρος Β) και να παρέχουν τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για την πρωτοβουλία, όπως δημοσιεύονται στο μητρώο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών.
Παρότι τα έντυπα που καταρτίζονται από τους διοργανωτές θα πρέπει να συμμορφώνονται πλήρως με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα III, θα μπορούσαν να τροποποιηθούν ώστε να συμπεριληφθεί ο λογότυπος ή η εικόνα της πρωτοβουλίας.
Το έντυπο δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερο από ένα φύλλο σελίδας (μπορεί να είναι σελίδα διπλής όψης), ώστε να εξασφαλίζεται ορισμένου βαθμού βεβαιότητα ότι οι υπογράφοντες/-ουσες βλέπουν το σύνολο του εντύπου και των πληροφοριών που περιλαμβάνονται σε αυτό. Επιπλέον, θα πρέπει να είναι σαφές στους/στις υπογράφοντες/-ουσες, πριν υπογράψουν το έντυπο, σε ποιο κράτος μέλος θα αποσταλεί. Πρέπει να πρόκειται για το κράτος μέλος της ιθαγένειάς τους ή μίας από τις ιθαγένειές τους.
Τα έντυπα πρέπει να αντικατοπτρίζουν το πεδίο εφαρμογής της πρωτοβουλίας όπως έχει καταχωριστεί (τόσο σε περίπτωση πλήρους όσο και μερικής καταχώρισης). Τα έντυπα που τίθενται στη διάθεση των διοργανωτών από τον λογαριασμό τους στον ιστότοπο της Επιτροπής περιλαμβάνουν τις σχετικές πληροφορίες.
Τα έντυπα που χρησιμοποιούνται από τους διοργανωτές για τη συγκέντρωση σε έντυπη μορφή συμμορφώνονται με τα υποδείγματα που παρατίθενται στο παράρτημα III του κανονισμού (βλ. άρθρο 9 παράγραφος 2 πρώτο εδάφιο του κανονισμού). Η αρχή κράτους μέλους δεν μπορεί να «εγκρίνει» νέα έντυπα που έχουν σχεδιαστεί από τους διοργανωτές. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με τη συμμόρφωση με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα III, οι αρχές των κρατών μελών μπορούν να επικοινωνούν με την Επιτροπή, εάν αυτό κρίνεται αναγκαίο, για τη διενέργεια του εν λόγω ελέγχου.
Τα έντυπα δεν έχουν εφαρμογή για την υποστήριξη που παρέχεται διαδικτυακά μέσω του κεντρικού διαδικτυακού συστήματος συγκέντρωσης, με τη χρήση συστημάτων ηλεκτρονικής ταυτοποίησης (βλ. άρθρο 9 παράγραφος 2 τελευταίο εδάφιο του κανονισμού).
Υπογράφοντες/-ουσες
Σύμφωνα με το άρθρο 2 του κανονισμού, οι υπογράφοντες/-ουσες, που πρέπει να είναι πολίτες της Ένωσης, πρέπει να έχουν ηλικία που τους παρέχει δικαίωμα ψήφου στις εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή να έχουν συμπληρώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας των 16 ετών, ανάλογα με την απόφαση του οικείου κράτους μέλους. Η εγγραφή στους εκλογικούς καταλόγους ή το δικαίωμα ψήφου στις εκλογές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου δεν μπορεί να αποτελεί προϋπόθεση για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών. Τα κράτη μέλη πρέπει να επαληθεύουν μόνο αν ο υπογράφων ή η υπογράφουσα έχει συμπληρώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας. Κάθε κράτος μέλος πρέπει να επαληθεύει τις δηλώσεις υποστήριξης των πολιτών/υπηκόων του, ανεξάρτητα από τον τόπο διαμονής τους.
Όταν ένα κράτος μέλος αποφασίζει να μειώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών ή εάν αποφασίσει να μειώσει το ελάχιστο όριο ηλικίας ψήφου στις ευρωπαϊκές εκλογές (με αποτέλεσμα τη μείωση του ελάχιστου ορίου ηλικίας για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας πολιτών), πρέπει να κοινοποιεί στην Επιτροπή την αλλαγή αυτή, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας εφαρμογής της. Η εν λόγω κοινοποίηση θα πρέπει να πραγματοποιείται, κατά προτίμηση, τρεις μήνες νωρίτερα, ώστε η Επιτροπή και οι διοργανωτές να έχουν τη δυνατότητα να συμπεριλάβουν την αλλαγή στα σχετικά έντυπα.
Για πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις παροχής δεδομένων, βλ.: https://europa.eu/citizens-initiative/data-requirements_el
Διαβίβαση των δηλώσεων υποστήριξης για επαλήθευση
Γενικά
Οι διοργανωτές μπορούν να υποβάλουν σε κάθε αρχή κράτους μέλους μόνο μία αίτηση για την επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης ανά πρωτοβουλία. Αυτό επιτρέπεται να το πράττουν μόνον όταν έχουν συγκεντρώσει τον ελάχιστο αριθμό δηλώσεων υποστήριξης δυνάμει του κανονισμού. Από την άλλη πλευρά, δεν είναι αναγκαίο να έχουν καλύψει ένα κατώτατο όριο σε συγκεκριμένο κράτος μέλος για τη διεξαγωγή της επαλήθευσης από το εν λόγω κράτος μέλος.
Η Επιτροπή δημοσιεύει στο μητρώο την ημερομηνία λήξης της περιόδου συγκέντρωσης (12 μήνες από την ημερομηνία έναρξης της περιόδου συγκέντρωσης που ορίζεται από τους διοργανωτές). Μολονότι η περίοδος συγκέντρωσης διαρκεί 12 μήνες, οι διοργανωτές μπορούν να αποφασίσουν να περατώσουν νωρίτερα τη συγκέντρωση (άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού). Στη συνέχεια, οι διοργανωτές πρέπει να υποβάλουν τις αιτήσεις επαλήθευσης στις εθνικές αρχές εντός τριών μηνών από την εν λόγω ημερομηνία.
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται μέσω του κεντρικού διαδικτυακού συστήματος συγκέντρωσης υποβάλλονται από την Επιτροπή στις αρχές των κρατών μελών μέσω του συστήματος ανταλλαγής αρχείων (S-CircaBC).
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται σε έντυπη μορφή πρέπει να υποβάλλονται χωριστά, σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή (π.χ. σαρωμένες, υπό μορφή αρχείων PDF ή JPEG). Οι διοργανωτές μπορούν να επιλέξουν να τις υποβάλουν μέσω της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων.
Οι δηλώσεις υποστήριξης που συγκεντρώνονται διαδικτυακά πρέπει να υποβάλλονται με την προαναφερθείσα ηλεκτρονική μορφή.
Οι διοργανωτές δεν υποχρεούνται να αριθμούν κάθε δήλωση υποστήριξης, αλλά έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν να το πράξουν.
Χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής (με τη χρήση του συστήματος s-CircaBC)
Όταν οι διοργανωτές χρησιμοποιούν την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων, ισχύει η προθεσμία 3 μηνών για την υποβολή της αίτησης επαλήθευσης. Επισημαίνεται ότι μόλις ξεκινήσει η υποβολή από τους διοργανωτές, η Επιτροπή μπορεί να χρειαστεί έως και πέντε εργάσιμες ημέρες για να ολοκληρώσει τη διαβίβαση. Η ημερομηνία της αίτησης επαλήθευσης θα πρέπει να θεωρείται ως η ημερομηνία κατά την οποία οι διοργανωτές ζήτησαν την υποβολή της.
Αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαβίβασης από την Επιτροπή, και αφού τα αρχεία είναι πλέον διαθέσιμα στο S-CircaBC, τα κράτη μέλη πρέπει να ελέγχουν αν τα αρχεία είναι σε ευανάγνωστη μορφή και επιβεβαιώνουν στους διοργανωτές και στην Επιτροπή ότι τα αρχεία έχουν παραληφθεί σε καλή κατάσταση. Η βεβαίωση παραλαβής και κάθε μεταγενέστερη αλληλογραφία με τους διοργανωτές πραγματοποιούνται εκτός της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων.
Δεν μπορεί να αποκλειστεί το ενδεχόμενο οι διοργανωτές που χρησιμοποιούν το σύστημα S-CircaBC για την υποβολή των έντυπων δηλώσεών τους να υποβάλουν τα αρχεία τους σε φάκελο λάθος κράτους μέλους στο S-CircaBC. Δεδομένου ότι η Επιτροπή δεν διαθέτει πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα, δεν θα έχει τη δυνατότητα να το ελέγξει. Εάν τα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα με το δημόσιο κλειδί του κράτους μέλους στο οποίο θεωρείται ότι υποβλήθηκαν οι δηλώσεις υποστήριξης, το κράτος μέλος που λαμβάνει εκ παραδρομής τα εν λόγω αρχεία δεν θα μπορεί να τα διαβάσει. Η αρχή του κράτους μέλους στο οποίο τα αρχεία υποβλήθηκαν εσφαλμένα θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά μόνο εάν τα αρχεία είναι επιπλέον κρυπτογραφημένα, εσφαλμένα, με το δημόσιο κλειδί του εν λόγω κράτους μέλους. Και στις δύο περιπτώσεις, η αρχή του κράτους μέλους πρέπει να ενημερώνει το συντομότερο δυνατόν τους διοργανωτές και την Επιτροπή και να διαγράφει τα αρχεία σε συμφωνία με τους διοργανωτές.
Τα κράτη μέλη μπορούν να συμβουλεύονται τις πρακτικές οδηγίες σχετικά με το πώς να διαχειρίζονται τη διαδικασία επαλήθευσης χρησιμοποιώντας την υπηρεσία ανταλλαγής αρχείων σε ασφαλή ειδικό χώρο στο S-CircaBC.
Υπενθυμίζεται στις αρχές των κρατών μελών ότι:
- πρέπει να διαθέτουν σύστημα διαχείρισης κλειδιών για την πρόσβαση στα αρχεία του S-CircaBC (συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα της πρόσβασης και της χρήσης των κλειδιών, καθώς και της διαχείρισης εκδοχών), ώστε να διασφαλίζεται ότι όλα τα κλειδιά προστατεύονται από τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση·
- συμμετέχουν στις δοκιμές των διαδικασιών S-CircaBC, οι οποίες πρέπει να διοργανώνονται από την Επιτροπή δύο φορές ετησίως, συμπεριλαμβανομένων των δοκιμών σχετικά με την εγκυρότητα των κλειδιών (και των εκδοχών τους) που πρέπει να χρησιμοποιούνται για την πρόσβαση στα αρχεία που αναφορτώνονται από την Επιτροπή ή τους διοργανωτές·
- θα λαμβάνουν αυτόματη ειδοποίηση από το S-CircaBC μόλις τα αρχεία είναι διαθέσιμα για καταφόρτωση. Στη συνέχεια, πρέπει να μεριμνούν για την εκτέλεση της διαδικασίας επαλήθευσης εντός του χρονοδιαγράμματος που προβλέπεται στον κανονισμό.
Επαλήθευση των δηλώσεων υποστήριξης
Εντός τριών μηνών από την παραλαβή των δηλώσεων υποστήριξης, οι αρχές των κρατών μελών πρέπει να προβαίνουν σε κατάλληλους ελέγχους, σύμφωνα με την εθνική νομοθεσία και πρακτική, για την επαλήθευση των εν λόγω δηλώσεων (άρθρο 12 παράγραφος 4 του κανονισμού). Σε αυτήν ακριβώς τη βάση καθορίζουν και πιστοποιούν τον αριθμό των έγκυρων δηλώσεων υποστήριξης. Το πιστοποιητικό πρέπει να εκδίδεται δωρεάν.
Οι αρχές των κρατών μελών πρέπει να κάνουν δεκτές τις δηλώσεις υποστήριξης σε οποιαδήποτε από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ. Ωστόσο, το περιεχόμενο της πρωτοβουλίας που αναφέρεται στο έντυπο πρέπει να αντιστοιχεί στο κείμενο που δημοσιεύεται στο μητρώο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών στην αντίστοιχη γλώσσα.
Οι αρχές των κρατών μελών δεν υποχρεούνται να ελέγχουν τη γνησιότητα των υπογραφών που συλλέγονται σε έντυπη μορφή, αλλά μόνο τη συνοχή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται.
Δεδομένου ότι η διαδικασία επαλήθευσης έχει νομικές επιπτώσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να προσβληθούν ενώπιον των δικαστηρίων, είναι σημαντικό να υπάρχουν ορισμένες διασφαλίσεις, ιδίως όταν η μέθοδος που χρησιμοποιείται είναι η τυχαία δειγματοληψία:
- Μέγεθος δείγματος. Οι αρχές των κρατών μελών θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να επιλέγουν στατιστικά έγκυρο τυχαίο δείγμα, δηλαδή ένα δείγμα που είναι αρκετά μεγάλου μεγέθους και αντιπροσωπευτικό, και —κατά περίπτωση— λαμβάνει υπόψη τα διαφορετικά επίπεδα κινδύνου (π.χ. υψηλότερος κίνδυνος μεταξύ των δηλώσεων υποστήριξης που συγκεντρώνονται μέσω συγκεκριμένου διαύλου επικοινωνίας). Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να επιλέγουν κατάλληλο περιθώριο σφάλματος και επίπεδο εμπιστοσύνης, ώστε να διασφαλίζεται επαρκές επίπεδο ακρίβειας των αποτελεσμάτων. Θα πρέπει επίσης να αξιολογούν την ανάγκη ή μη διαχωρισμού του πληθυσμού σε στρώματα, για παράδειγμα, ως προς τους πιθανούς τρόπους συγκέντρωσης πριν από τη δειγματοληψία, ιδίως σε περίπτωση που υπάρχουν υπόνοιες ότι ορισμένες παρτίδες δηλώσεων υποστήριξης είναι λιγότερο αξιόπιστες.
- Ψευδή σφάλματα. Ορισμένα λάθη ή αλλαγές ήσσονος σημασίας δεν θα πρέπει να ακυρώνουν τις δηλώσεις υποστήριξης όταν δεν υπάρχει ένδειξη ή υπόνοια απάτης (π.χ. ο υπογράφων ή η υπογράφουσα έχει υποπέσει σε πραγματικό σφάλμα[1] ή έχει παραλείψει πληροφορίες ήσσονος σημασίας[2] που δεν θέτουν υπό αμφισβήτηση τη γνησιότητα της δήλωσης υποστήριξης ή δεν εμποδίζουν την ταυτοποίησή του/της από τις αρχές) ή όταν ο υπογράφων ή η υπογράφουσα έχει αλλάξει τόπο διαμονής μετά την υπογραφή της πρωτοβουλίας. Σφάλματα ή αλλαγές αυτού του είδους μπορούν να δικαιολογηθούν λαμβανομένου υπόψη ότι ένα ορισμένο ποσοστό ακυρωμένων δηλώσεων υποστήριξης είναι ουσιαστικά έγκυρες. Εάν η επαλήθευση είναι αυτοματοποιημένη, ενδέχεται να είναι αναγκαίος ο διπλός έλεγχος των απορριφθεισών δηλώσεων υποστήριξης με μη αυτοματοποιημένο τρόπο για τον εντοπισμό ψευδών σφαλμάτων αυτού του είδους.
- Τεκμήριο της αμφιβολίας. Κατά την παρέκταση των αποτελεσμάτων του δείγματος στο σύνολο του πληθυσμού, οι αρχές των κρατών μελών θα πρέπει να παρέχουν στους διοργανωτές το τεκμήριο της αμφιβολίας, ιδίως με την επιλογή του χαμηλότερου ορίου στο επίπεδο εμπιστοσύνης (δηλαδή το διάστημα που προκύπτει από την πρόσθεση και αφαίρεση του περιθωρίου σφάλματος από το αποτέλεσμα).
Μπορεί να αναμένεται ότι κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επαλήθευσης ορισμένες δηλώσεις υποστήριξης θα ακυρωθούν. Ως εκ τούτου, συνιστάται στους διοργανωτές να συγκεντρώνουν αρκετά περισσότερες δηλώσεις υποστήριξης από το ένα εκατομμύριο που απαιτείται.
Σε περίπτωση εντοπισμού πολλαπλών δηλώσεων υποστήριξης από τον/την ίδιο/-α υπογράφοντα/-ουσα, μία από αυτές θα πρέπει να θεωρείται έγκυρη και να μην ακυρώνονται όλες συλλήβδην.
Σύμφωνα με τον κανονισμό, τα κράτη μέλη υποχρεούνται να ελέγχουν μόνο τη συνοχή των δεδομένων που παρέχουν οι υπογράφοντες/-ουσες και όχι τη βούληση του/της υπογράφοντος/-ουσας να υποστηρίξει μια πρωτοβουλία. Αυτό σημαίνει ότι, κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να αρκεί οι πολίτες να συμπληρώνουν, σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, ένα έντυπο δήλωσης υποστήριξης και να μην καλούνται να προβαίνουν σε περαιτέρω ενέργειες, για παράδειγμα, απαντώντας σε επιστολές ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν μια αρμόδια αρχή έχει εύλογες αμφιβολίες σχετικά με πιθανή απάτη λόγω ασυνέπειας των παρεχόμενων δεδομένων, η οποία θα μπορούσε να καταστήσει άκυρες τις δηλώσεις υποστήριξης, τότε η αρχή μπορεί να προβεί σε πρόσθετους ελέγχους, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής ηλεκτρονικών μηνυμάτων ή επιστολών στους ενδιαφερόμενους, προκειμένου να εξακριβώσει αν οι δηλώσεις υποστήριξης υποβλήθηκαν πράγματι από τους ενδιαφερόμενους ή από μη εξουσιοδοτημένο τρίτο μέρος. Η θετική απάντηση στην περίπτωση αυτή μπορεί να «αποκαταστήσει» την άλλως άκυρη δήλωση υποστήριξης. Η αρνητική απάντηση αποτελεί επαρκή λόγο για την ακύρωση της δήλωσης υποστήριξης. Εάν ο υπογράφων ή η υπογράφουσα δεν απαντήσει, η δήλωση υποστήριξης πρέπει να ακυρώνεται βάσει της αρχικής αξιολόγησης της ασυνέπειας των δεδομένων.
Τα κράτη μέλη πρέπει να ακολουθούν το υπόδειγμα του παραρτήματος VI (πιστοποιητικό που επιβεβαιώνει τον αριθμό των δηλώσεων υποστήριξης που συγκεντρώθηκαν). Συνιστάται επίσης στα κράτη μέλη να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη χρησιμοποιούμενη μέθοδο επαλήθευσης και τα αποτελέσματα. Οι εν λόγω πρόσθετες πληροφορίες (για παράδειγμα, λόγοι μη επικύρωσης ορισμένων δηλώσεων υποστήριξης και διαθέσιμες διορθωτικές ενέργειες) πρέπει να παρέχονται σε χωριστό έγγραφο. Εάν από τη διαδικασία επαλήθευσης προκύψει δυσανάλογα υψηλός αριθμός μη έγκυρων δηλώσεων υποστήριξης, οι αρχές των κρατών μελών ενθαρρύνονται να αναφέρουν, εάν διαθέτουν τα αντίστοιχα στοιχεία, τα ζητήματα ή τις παρατυπίες που έχουν εντοπίσει στο παράρτημα VI ή σε πρόσθετο έγγραφο (π.χ. πολλαπλές δηλώσεις υποστήριξης από το ίδιο πρόσωπο, έλλειψη στοιχείων ταυτότητας ή άλλα σφάλματα που εμποδίζουν τις αρχές να ταυτοποιήσουν τον υπογράφοντα ή την υπογράφουσα, ασυνέπεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται στο έντυπο, μη αναγνώσιμες έντυπες δηλώσεις, ζητήματα απάτης) και, κατά περίπτωση, τους πρόσθετους ελέγχους που διενεργήθηκαν. Τα κράτη μέλη ενθαρρύνονται επίσης να ενημερώνουν την Επιτροπή όταν αντιμετωπίζουν τέτοια ζητήματα ώστε να διευκολύνεται η ανταλλαγή ορθών πρακτικών, καθώς και οι μελλοντικές αναθεωρήσεις των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών.
Σημεία επαφής σε εθνικό επίπεδο
Κάθε κράτος μέλος πρέπει να ορίσει ένα ή περισσότερα σημεία επαφής για την παροχή πληροφοριών και υποστήριξης στις ομάδες διοργανωτών σχετικά με το νομικό πλαίσιο και τις πρακτικές λεπτομέρειες της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
- πληροφορίες και καθοδήγηση σχετικά με τις διαδικασίες πιστοποίησης και επαλήθευσης·
- παροχή πληροφοριών ή παραπομπή σε αρχές που μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο, μεταξύ άλλων όσον αφορά τη δημιουργία νομικών οντοτήτων·
- παροχή πληροφοριών ή παραπομπή σε αρχές που μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων.
Τα σημεία επαφής αναμένεται επίσης να συμβάλουν στην ευαισθητοποίηση σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών, σε συνεργασία με την Επιτροπή και τις αντιπροσωπείες της. Τα σημεία επαφής καλούνται να κάνουν χρήση του υλικού που διατίθεται από την Επιτροπή σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ στον ιστότοπο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_el).
[1] Για παράδειγμα, ο υπογράφων ή η υπογράφουσα αναφέρει αριθμό που αντιστοιχεί σε έγγραφο ταυτοποίησης το οποίο είναι διαφορετικό από εκείνο που έχει ήδη δηλωθεί (π.χ. αριθμό διαβατηρίου αντί αριθμού ταυτότητας).
[2] Για παράδειγμα, τον αριθμό της οδού ή τον ταχυδρομικό κώδικα, όταν απαιτείται η διεύθυνση.
