A jelen iránymutatások és ajánlások az európai polgári kezdeményezésről szóló (EU) 2019/788 rendelet (a továbbiakban: a rendelet) végrehajtására vonatkoznak, és a tagállamok hatáskörrel rendelkező hatóságainak szólnak (kidolgozásukra is részben az ő kérésükre került sor). A dokumentum az európai polgári kezdeményezés folyamatának több szakaszával kapcsolatban iránymutatásokat és ajánlásokat fogalmaz meg, különös tekintettel azokra a lépésekre, melyek a támogató nyilatkozatok továbbítására és ellenőrzésére irányulnak. Ennélfogva a szervezők számára is több szempontból hasznosnak bizonyulhatnak.
A jelen iránymutatások és ajánlások javarészt azokat a tanácsokat pontosítják vagy aktualizálják, amelyeket a Bizottság korábban – informális dokumentumokban, írásbeli levelezés során vagy az európai polgári kezdeményezéssel foglalkozó szakértői csoport ülésein – már megfogalmazott. Elképzelhető, hogy idővel majd felül kell vizsgálni őket a Bizottság és a hatáskörrel rendelkező tagállami hatóságok végrehajtás során szerzett tapasztalatainak fényében.
Információcsere
Nyilvántartásba vétel
A Bizottság e-mailben tájékoztatja a tagállami hatóságokat azokról az általa elfogadott vagy elutasított kérelmekről, melyek polgárikezdeményezés-javaslatok nyilvántartásba vételére irányulnak.
A gyűjtési időszak kezdete
Azt követően, hogy a szervezők tájékoztatják a gyűjtési időszak kezdetének időpontjáról, a Bizottság e-mail-üzenetben a tagállami hatóságok tudomására hozza ezt az információt. A Bizottság ezenfelül a mindenki számára hozzáférhető nyilvántartásban is feltünteti a gyűjtési időszak kezdő- és zárónapját.
A támogató nyilatkozatok ellenőrzése
Ha a szervezők anélkül nyújtanak be kérelmet a papíralapú támogató nyilatkozatok ellenőrzésére, hogy igénybe vennék a Bizottság fájlcserélő szolgáltatását, a kérelmet fogadó tagállami hatóságnak haladéktalanul tájékoztatnia kell erről a Bizottságot. A Bizottság megosztja ezt az információt a többi tagállam hatóságaival. Ha a szervezők a Bizottság által működtetett fájlcserélő szolgáltatást veszik igénybe a továbbításhoz, akkor – az értesítésre vonatkozóan is – az alábbi 4. szakaszban meghatározott eljárást kell alkalmazni.
Bírósági vagy közigazgatási eljárások
A tagállamoknak a területükön folyamatban lévő minden olyan bírósági vagy közigazgatási eljárásról haladéktalanul tájékoztatniuk kell a Bizottságot, amelyet a szervezők a támogató nyilatkozatok ellenőrzésének folyamatával vagy eredményével kapcsolatban indítottak. Ugyanis ha folyamatban van ilyen eljárás, a központi online gyűjtési rendszerben tárolt adatok megsemmisítését el kell halasztani.
A Bizottság és a tagállami hatóságok közötti kommunikációra e-mailben, a Bizottság funkcionális postafiókján keresztül kerülhet sor, melynek címe: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
A támogató nyilatkozatok formanyomtatványai
A szervezők szabadon választhatják meg, hogy a Bizottság honlapján található szervezői fiókjukban rendelkezésükre bocsátott formanyomtatványokat használják-e, vagy pedig saját maguk készítik el a formanyomtatványokat a rendeletben meghatározott minta alapján. A tagállami hatóságok is bocsáthatnak a szervezők rendelkezésére ilyen formanyomtatványokat, de nem kötelezhetik őket ezek használatára.
A támogató nyilatkozatok nyomtatott formában való gyűjtéséhez használt formanyomtatványoknak – amelyek az EU összes hivatalos nyelvén rendelkezésre állnak – minden esetben meg kell felelniük a rendelet III. mellékletében feltüntetett mintának, mindegyik érintett tagállamra vonatkozóan tartalmazniuk kell a III. melléklet (A. része vagy B. része) szerint előírt adatokat, és fel kell tüntetniük a kezdeményezésre vonatkozó legfontosabb információkat, úgy, ahogy azok közzé lettek téve az európai polgári kezdeményezés nyilvántartásában.
Bár a szervezők által készített formanyomtatványoknak teljes mértékben meg kell felelniük a III. mellékletben megadott mintának, a kezdeményezés logójának vagy vizuális arculati elemének hozzáadása céljából módosítani lehet őket.
A formanyomtatványt egyetlen lapra kell kinyomtatni (a nyomtatáshoz a lap mindkét oldalát fel lehet használni). Ez bizonyos mértékig biztosíthatja, hogy az aláírók a formanyomtatványt a maga teljességében, a rajta feltüntetett összes információval együtt szemügyre vehessék. Az aláírók számára annak is egyértelműnek kell lennie – még mielőtt aláírják a dokumentumot –, hogy a formanyomtatványt a szervezők melyik tagállamnak fogják megküldeni. A célország vagy az aláíró állampolgársága szerinti tagállam, vagy – ha az aláíró több ország állampolgárságával rendelkezik – az egyik állampolgársága szerinti tagállam.
A formanyomtatványoknak tükrözniük kell, mire terjed ki a kezdeményezés a nyilvántartásba vett formában (a teljes vagy részleges nyilvántartásba vétel esetében egyaránt). A szervezők számára a Bizottság honlapján található fiókjukban rendelkezésre bocsátott formanyomtatványok tartalmazzák a vonatkozó információkat.
A szervezők által a támogató nyilatkozatok nyomtatott formában való gyűjtéséhez használt formanyomtatványoknak meg kell felelniük a rendelet III. mellékletében feltüntetett mintáknak (lásd a rendelet 9. cikke (2) bekezdésének első albekezdését). A tagállami hatóságok nem hagyhatnak jóvá olyan új formanyomtatványokat, amelyeket a szervezők maguk alakítanak ki. Ha kétségeik merülnek fel a III. mellékletben megadott mintának való megfeleléssel kapcsolatban, a tagállami hatóságok szükség esetén kapcsolatba léphetnek a Bizottsággal, hogy az ellenőrizze a megfelelést.
A formanyomtatványokat nem kell használni abban az esetben, ha a polgárok az elektronikus azonosítás eszközével élve online, a központi online gyűjtési rendszeren keresztül támogatják az adott kezdeményezést (lásd a rendelet 9. cikke (2) bekezdésének utolsó albekezdését).
Aláírók
A rendelet 2. cikke szerint támogató nyilatkozatot azok írhatnak alá, akik uniós ország állampolgárságával rendelkeznek, és betöltötték az előírt életkort, amely – az érintett tagállam döntésének függvényében – vagy az európai parlamenti választásokon való szavazásra jogosító életkor, vagy pedig a legalább 16. életév. A polgári kezdeményezés támogatásának nem képezheti feltételét, hogy az aláíró jogosult legyen szavazni az európai parlamenti választásokon, vagy fel legyen véve az európai parlamenti választások választói névjegyzékébe. A tagállamoknak mindössze azt kell ellenőrizniük, hogy az aláíró betöltötte-e az előírt életkort. A tagállamoknak a saját állampolgáraik támogató nyilatkozatait kell ellenőrizniük, függetlenül attól, hogy a kérdéses személy hol rendelkezik lakóhellyel.
Ha valamelyik tagállam úgy dönt, hogy csökkenti a polgári kezdeményezés támogatására jogosító alsó korhatárt, vagy úgy határoz, hogy csökkenti az európai parlamenti választásokon való részvételre jogosító alsó korhatárt (ami maga után vonja a polgári kezdeményezés támogatására vonatkozó alsó korhatár csökkenését), erről a változásról – ideértve a döntés alkalmazásának kezdő dátumát is – értesítenie kell a Bizottságot. A kérdéses tagállamnak lehetőség szerint három hónappal korábban kell a Bizottságot értesítenie a változásról annak érdekében, hogy a Bizottság és a szervezők el tudják végezni a szükséges módosításokat a megfelelő formanyomtatványokon.
Az adatszolgáltatási követelményekről a következő oldalon lehet részletesebben tájékozódni: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_hu
A támogató nyilatkozatok továbbítása az ellenőrzést végző hatóságokhoz
Általános tudnivalók
A szervezők az egyes tagállamok hatóságához csak egy kérelmet nyújthatnak be kezdeményezésenként a támogató nyilatkozatok ellenőrzésére. A kérelmet csak akkor nyújthatják be, ha összegyűjtötték a rendeletben meghatározott minimális számú támogató nyilatkozatot. Ugyanakkor azonban nem kell egy bizonyos minimális számot elérniük egy adott tagállamban ahhoz, hogy a kérdéses tagállam elvégezze az ellenőrzést.
A Bizottság közzéteszi a nyilvántartásban a gyűjtési időszak zárónapját (amely a szervezők által a gyűjtés megkezdésére vonatkozóan meghatározott napnál legfeljebb 12 hónappal későbbi időpont lehet). A gyűjtési időszak 12 hónapig tart, de a szervezők dönthetnek úgy, hogy korábban lezárják a gyűjtést (lásd a rendelet 8. cikkének (1) bekezdését). A szervezőknek ettől az időponttól számítva három hónapon belül be kell nyújtaniuk ellenőrzés iránti kérelmeiket a nemzeti hatóságokhoz.
A központi online gyűjtési rendszeren keresztül gyűjtött támogató nyilatkozatokat a Bizottság nyújtja be a tagállami hatóságoknak a fájlcserélő rendszeren (S-CircaBC rendszeren) keresztül.
A nyomtatott formában gyűjtött támogató nyilatkozatokat külön kell benyújtani – vagy papírformátumban, vagy elektronikus formátumban (pl. beszkennelés után PDF vagy JPEG formátumú fájlként elmentve őket). A szervezők dönthetnek úgy, hogy a fájlcserélő szolgáltatáson keresztül nyújtják be ezeket a nyilatkozatokat.
Az online gyűjtött támogató nyilatkozatokat az ezen az oldalon meghatározott elektronikus formátumban kell benyújtani.
A szervezők nem kötelesek minden egyes támogató nyilatkozathoz számot hozzárendelni, de ha akarják, ezt a lehetőséget is választhatják.
A Bizottság fájlcserélő szolgáltatásának használata (a Bizottság az S-CircaBC rendszeren keresztül működteti a szolgáltatást)
Amikor a szervezők igénybe veszik a fájlcserélő szolgáltatást, ellenőrzés iránti kérelmük benyújtására a már említett 3 hónapos határidő vonatkozik. Ezzel kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy amikor a szervezők a fájlcserélő rendszerben kezdeményezik kérelmük benyújtását, a Bizottságnak akár 5 munkanapra is szüksége lehet ahhoz, hogy a fájlok továbbítását maradéktalanul elvégezze. Az az időpont minősül az ellenőrzési kérelem keltének, amikor a szervezők a benyújtást kezdeményezték.
Amint a Bizottság befejezte a továbbítást, és a fájlok rendelkezésre állnak az S-CircaBC rendszerben, a tagállamoknak ellenőrizniük kell, hogy a fájlok formátuma olvasható-e, és meg kell erősíteniük a szervezők és a Bizottság felé, hogy rendben megkapták a továbbított dokumentumokat. A fájlok beérkeztét a fájlcserélő szolgáltatáson kívül kell visszaigazolni, és a szervezőkkel a fájlok beérkeztét követően folytatott esetleges levelezést is a szolgáltatáson kívül kell lebonyolítani.
Nem zárható ki annak lehetősége, hogy azok a szervezők, akik az S-CircaBC rendszert használják a nyomtatott formában gyűjtött nyilatkozataik benyújtására, nem a megfelelő tagállami mappába küldik fel a fájljaikat az S-CircaBC rendszerben. Ennek esetleges megtörténtét a Bizottság nem tudja ellenőrizni, mivel nem fér hozzá a tagállami mappákban található adatokhoz. Ha a fájlokat titkosítják annak a tagállamnak a nyilvános kulcsával, amelynek a szervezők a támogató nyilatkozatokat be szándékozták nyújtani, az a tagállam, amelynek a mappájába a fájlok tévedésből beérkeznek, nem tudja elolvasni a dokumentumokat. A tévesen megkeresett tagállam hatósága csak akkor férhet hozzá a fájlokhoz, ha a fájlokat tévedésből ezen tagállam nyilvános kulcsával titkosítják. A tagállami hatóságnak mindkét esetben a lehető leghamarabb értesítenie kell a szervezőket és a Bizottságot, és a szervezőkkel egyetértésben törölnie kell a fájlokat.
A tagállamok megtekinthetik az arra vonatkozó gyakorlati utasításokat, hogy hogyan kezeljék az ellenőrzési folyamatot a fájlcserélő szolgáltatás segítségével, az S-CircaBC biztonságos, erre a célra szolgáló terében.
Fontos, hogy a tagállamok hatóságai tudatában legyenek a következőknek:
- az S-CircaBC rendszerben lévő fájlokhoz való hozzáférés érdekében gondoskodniuk kell arról, hogy kezelni tudják a rejtjelkulcsokat (ideértve annak kijelölését, ki férhet hozzá a kulcsokhoz és ki használhatja azokat, valamint a verziókezelést) – ez azért fontos, hogy egyik kulcshoz se férhessenek hozzá jogosulatlan személyek;
- részt kell venniük az S-CircaBC-eljárások tesztelésében, amire évente kétszer kerül sor a Bizottság szervezésében, ideértve a Bizottság vagy a szervezők által feltöltött fájlokhoz való hozzáféréshez használt rejtjelkulcsok (és verzióik) érvényességének tesztelését is;
- automatikus értesítést kapnak az S-CircaBC rendszerből, amint a fájlok készen állnak arra, hogy letöltsék őket. Ezt követően gondoskodniuk kell arról, hogy a rendeletben előírt határidőn belül lefolytassák az ellenőrzési eljárást.
A támogató nyilatkozatok ellenőrzése
A tagállamok hatóságainak a támogató nyilatkozatok kézhezvételétől számított három hónapon belül a nemzeti joggal és gyakorlattal összhangban megfelelő ellenőrzéseknek kell alávetniük a benyújtott támogató nyilatkozatokat (12. cikk (4) bekezdés). Ennek alapján határozzák meg és igazolják az érvényes támogató nyilatkozatok számát. Az igazolást ingyenesen kell kiállítaniuk.
A tagállami hatóságoknak az EU bármely hivatalos nyelvén be kell fogadniuk a támogató nyilatkozatokat. A kezdeményezés formanyomtatványon feltüntetett tartalmának azonban meg kell felelnie az európai polgári kezdeményezés nyilvántartásában ugyanazon nyelven közzétett szövegnek.
A tagállami hatóságoknak nem kell ellenőrizniük a nyomtatott formában gyűjtött nyilatkozatokon feltüntetett aláírások hitelességét, de azt kötelességük ellenőrizni, hogy a megadott személyes adatok nem ellentmondásosak vagy következetlenek-e.
Tekintettel arra, hogy az ellenőrzés jogi következményekkel jár, melyeket meg lehet támadni a bíróságon, fontos bizonyos elővigyázatossági intézkedéseket tenni, különösen akkor, ha a véletlenszerű mintavétel az alkalmazott módszer:
- Mintaméret A tagállami hatóságoknak gondoskodniuk kell arról, hogy statisztikailag érvényes véletlenszerű mintát válasszanak, azaz olyan mintát, amely kellően nagy és reprezentatív, és amelynek a kiválasztásánál adott esetben azzal a ténnyel is számoltak, hogy a kockázat szintje eltérő lehet (pl. függhet attól, milyen csatornán keresztül került sor a támogató nyilatkozatok gyűjtésére). Ezért olyan hibahatárt és konfidenciaszintet kell megállapítaniuk, amelyek biztosítják, hogy az eredmények kellően pontosak legyenek. Azt is fel kell mérniük, hogy szükség van-e rétegzett mintavételre, például a gyűjtés lehetséges módozatai tekintetében, különösen, ha felmerül a gyanú, hogy a támogató nyilatkozatok egyes tételei kevésbé megbízhatóak.
- Hamis hibák Egyes kisebb hibák vagy változások elvileg nem érvénytelenítik a támogató nyilatkozatokat, ha nem áll fenn csalásra utaló jel vagy gyanú (pl. az aláíró jóhiszeműen olyan hibát ejt[1], vagy kihagy olyan, kevésbé fontos információt[2], amely nem teszi kétségessé a támogató nyilatkozat hitelességét, illetve nem akadályozza meg a hatóságokat abban, hogy azonosítsák az aláíró személyét), vagy ha az aláíró a kezdeményezés aláírása óta megváltoztatta lakóhelyét. Az ilyen jellegű hibákkal és változásokkal úgy lehet számolni, hogy abból indulunk ki, hogy az érvénytelenített támogató nyilatkozatok egy része valójában érvényes. Ha az ellenőrzés automatizált, szükség lehet az elutasított támogató nyilatkozatok manuális újraellenőrzésére ezeknek a hamis hibáknak a feltárása érdekében.
- Kétség esetén a szervezők számára kedvezőbb lehetőséget kell választani A minta eredményeinek a teljes sokaságra történő extrapolálásakor a tagállami hatóságoknak a szervezők számára kedvezőbb lehetőséget kell választaniuk, különösen azáltal, hogy a konfidenciaszint (azaz a hibahatár eredményhez történő hozzáadásával és eredményből történő kivonásával kapott intervallum) alsó határát választják.
A szervezőknek érdemes felkészülniük arra, hogy az ellenőrzés során bizonyos számú támogató nyilatkozat érvénytelennek lesz nyilvánítva. Kimondottan tanácsos tehát az előírt 1 milliónál jóval több támogató nyilatkozatot gyűjteni.
Ha az ellenőrzés során a hatóságok több olyan támogató nyilatkozatot találnak, amelyeket egyazon személy írt alá, ezek egyikét érvényesnek kell tekinteniük ahelyett, hogy mindegyiket érvénytelennek nyilvánítanák.
A rendelet csak azt írja elő a tagállamok számára, hogy ellenőrizzék az aláírók által szolgáltatott adatok koherenciáját. Arra nem kötelezi őket, hogy ellenőrizzék az aláírók az irányú akaratát, hogy támogatni kívánják-e a kezdeményezést. Ez azt jelenti, hogy általánosságban véve elégségesnek kell lennie, hogy a polgár papíron vagy elektronikusan kitölti a támogató nyilatkozatot, és nem szükséges az illetőt felkérni arra, hogy még egyszer tegyen valamit az ügyben, például azáltal, hogy levelekre vagy e-mailekre válaszol. Ha azonban a hatáskörrel rendelkező hatóságnak a szolgáltatott adatok következetlensége miatt megalapozott kételyei vannak, és lehetségesnek tartja, hogy csalás történt, ami érvénytelenné tenné a támogató nyilatkozatokat, a hatóság további ellenőrzéseket végezhet, és ennek keretében elektronikus üzeneteket, illetve leveleket küldhet az érintett személyeknek annak ellenőrzése céljából, hogy a támogató nyilatkozatokat ténylegesen az érintett személyek vagy pedig erre nem jogosult harmadik személyek nyújtották-e be. Ha ilyen esetben a megkeresett személy megerősíti, hogy ténylegesen tőle származik a támogató nyilatkozat, pozitív válasza indokul szolgálhat arra, hogy az egyébként érvénytelen támogató nyilatkozat érvényessé nyilváníthatóvá váljon. Ha viszont a válaszból az derül ki, hogy nem az érintett személy nyújtotta be a nyilatkozatot, az elégséges indok a támogató nyilatkozat érvénytelenítésére. Ha az aláíró nem válaszol, a támogató nyilatkozatot az adatok következetlenségét megállapító eredeti értékelés alapján érvényteleníteni kell.
A tagállamoknak a VI. mellékletben szereplő sablont kell követniük (igazolás az összegyűjtött érvényes támogató nyilatkozatok számáról). A tagállamoknak azt is tanácsoljuk, hogy szolgáljanak további információkkal az alkalmazott ellenőrzési módszerről és az eredményekről. A további információkat (így például azt, hogy milyen okok miatt érvénytelenítettek egyes nyilatkozatokat, illetve hogy milyen jogorvoslati lehetőségek állnak rendelkezésre) külön dokumentumban kell feltüntetniük. Ha az ellenőrzési folyamat aránytalanul nagy számú támogató nyilatkozat érvénytelenítését eredményezi, arra ösztönözzük a tagállami hatóságokat, hogy jelezzék az általuk feltárt problémákat vagy szabálytalanságokat (pl. ugyanazon aláíró több támogató nyilatkozata, a személyazonossági adatok hiánya vagy más olyan hibák, amelyek megakadályozzák a hatóságokat az aláíró azonosításában, a formanyomtatványon megadott következetlen személyes adatok, olvashatatlan papíralapú nyilatkozatok, csalások) a VI. melléklet szerinti vagy egy kiegészítő dokumentumban, és adott esetben az elvégzett további ellenőrzéseket is tüntessék fel. Arra biztatjuk továbbá a tagállamokat, hogy tájékoztassák a Bizottságot, ha ilyen problémákkal szembesülnek, hogy megkönnyítsék a bevált módszerek megosztását és ezen iránymutatások jövőbeli felülvizsgálatát.
Nemzeti kapcsolattartó pontok
Mindegyik tagállamnak létre kell hoznia egy vagy több kapcsolattartó pontot. A kapcsolattartó pontok feladata, hogy tájékoztatást és támogatást nyújtsanak a szervezői csoportoknak az európai polgári kezdeményezés jogi keretével és gyakorlati vonatkozásaival kapcsolatban. Így például:
- tájékoztatást és iránymutatást kell adniuk a hitelesítési és ellenőrzési eljárásokkal kapcsolatban;
- információkkal kell szolgálniuk az alkalmazandó nemzeti jogról, ideértve a jogi személyek létrehozásával kapcsolatos tudnivalókat is, vagy olyan hatóságokhoz kell irányítaniuk a szervezői csoportot, amely információkkal tud szolgálni ezekben a kérdésekben;
- információkkal kell szolgálniuk az adatvédelemről, vagy olyan hatóságokhoz kell irányítaniuk a szervezői csoportot, amely információkkal tud szolgálni a témában.
A kapcsolattartó pontoknak ezenfelül – a Bizottsággal és annak képviseleteivel együttműködve – hozzá kell járulniuk ahhoz, hogy az emberek megismerjék az európai polgári kezdeményezést. A Bizottság üdvözli, ha a kapcsolattartók igénybe veszik az általa kidolgozott kommunikációs anyagokat, melyek az EU összes hivatalos nyelvén elérhetők az európai polgári kezdeményezés honlapján (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_hu).
[1] Például az aláíró egy másik személyazonosító dokumentum számát adja meg a megadott dokumentum száma helyett (pl. az útlevele számát tünteti fel a személyazonosító igazolvány száma helyett).
[2] Ilyen információnak minősül például az irányítószám vagy a házszám, amikor kötelező megadni a címet.
