De här riktlinjerna och rekommendationerna om genomförandet av förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet har tagits fram för EU-ländernas ansvariga myndigheter, delvis på deras begäran. De omfattar de olika stegen i handläggningen av medborgarinitiativ, särskilt när det gäller överföring och kontroll av stödförklaringar (namnunderskrifter), och kan därför också vara till nytta för organisatörerna.
Våra riktlinjer och rekommendationer bygger på de råd som kommissionen tidigare har gett i informella dokument, i skriftlig korrespondens eller vid möten i expertgruppen för medborgarinitiativet. De kan senare komma att behöva ses över på grundval av myndigheternas och kommissionens erfarenheter.
Informationsutbyte
Registrering:
Kommissionen informerar EU-ländernas myndigheter via mejl om sina beslut att registrera medborgarinitiativ eller avslå registreringsansökningar.
Namninsamlingens startdatum:
När organisatörerna har informerat kommissionen om startdatumet för namninsamlingen vidarebefordrar kommissionen uppgifterna till myndigheterna via mejl. Kommissionen lägger också in uppgifterna om namninsamlingens start- och slutdatum i registret över initiativ.
Kontroll av stödförklaringar (underskrifter):
Om organisatörerna lämnar in stödförklaringar på papper till en nationell myndighet för kontroll utan att använda kommissionens fildelningstjänst bör myndigheten omedelbart informera kommissionen, som i sin tur informerar de andra ländernas myndigheter. Om organisatörerna däremot använder kommissionens fildelningstjänst, gäller de förfaranden som beskrivs nedan under ”Överföring av stödförklaringar för kontroll”.
Rättsliga eller administrativa förfaranden:
EU-länderna måste genast informera kommissionen om eventuella rättsliga eller administrativa förfaranden som organisatörerna driver i deras land när det gäller processen eller resultatet av kontrollen av underskrifter, eftersom uppgifterna i det centrala namninsamlingssystemet då måste sparas tills förfarandena är avslutade.
Myndigheterna kan kontakta kommissionen genom att skriva till SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Stödförklaringsformulär
Organisatörerna kan välja att använda färdiga formulär som de hämtar via sitt organisatörskonto på kommissionens webbplats eller formulär som de själva tar fram med hjälp av förlagorna i förordningen. Myndigheterna får också ta fram formulär åt organisatörerna, men kan inte kräva att de ska användas.
De stödförklaringsformulär som används för att samla in underskrifter på papper kan vara på vilket som helst av EU:s officiella språk men måste alltid följa förlagan i bilaga III till förordningen och innehålla de uppgifter som respektive land kräver enligt del A eller del B i bilagan. Formulären ska också innehålla den information om initiativet som finns inlagd i kommissionens register över medborgarinitiativ.
Organisatörerna får lägga in initiativets logotyp eller bild i sina formulär, förutsatt att de i övrigt stämmer med förlagan i bilaga III.
Formuläret ska bestå av ett blad (men får ha text på båda sidorna) eftersom det ger vissa garantier för att den som skriver under ser hela formuläret och all information. Dessutom måste det tydligt framgå till vilket land formuläret kommer att skickas. Det måste vara det land (eller ett av de länder) där undertecknaren är medborgare.
Av formuläret ska det alltid framgå vilka delar av initiativet som har registrerats och som man stöder genom att skriva på. De formulär som organisatörerna kan hämta via sina användarkonton innehåller redan all nödvändig information.
När organisatörerna samlar in underskrifter på papper måste formulären följa förlagan i bilaga III till förordningen (se artikel 9.2 första stycket i förordningen). De nationella myndigheterna kan inte ”godkänna” nya formulär som organisatörerna själva har utformat. Om myndigheterna är osäkra på om formulären följer förlagan i bilaga III till förordningen kan de be kommissionen att kontrollera det.
Formulären ska inte användas av dem som skriver på ett initiativ i det centrala namninsamlingssystemet och identifierar sig med e-legitimation (se artikel 9.2 sista stycket i förordningen).
Undertecknare – åldersgräns och medborgarskap
Den som vill skriva på ett initiativ måste vara EU-medborgare och ha uppnått rösträttsålder för Europaparlamentsval eller vara minst 16 år, beroende på vilket land det gäller (se artikel 2 i förordningen). Det finns däremot inget krav på att ha rösträtt eller vara inskriven i någon röstlängd. Myndigheterna ska bara kontrollera personens ålder. De måste kontrollera stödförklaringar från alla som är medborgare i deras land, oavsett var de är bosatta.
Om ett land beslutar att sänka åldersgränsen för att få skriva på ett medborgarinitiativ eller sänka rösträttsåldern för Europaparlamentsval (vilket automatiskt innebär sänkt åldersgräns för att få stödja medborgarinitiativ) måste landet meddela detta till kommissionen och ange från vilken dag ändringen gäller. Detta ska helst göras tre månader i förväg så att kommissionen och organisatörerna hinner uppdatera formulären.
Läs mer om vilka uppgifter som krävs
Överföring av stödförklaringar för kontroll
Allmänt
Organisatörerna ska lämna in högst en begäran om kontroll av underskrifter för sitt initiativ till varje nationell myndighet. Men först måste de ha samlat in det antal underskrifter som krävs enligt förordningen. De behöver dock inte ha nått tröskelvärdet i just myndighetens land för att myndigheten ska kontrollera underskrifterna.
Organisatörerna har 12 månader på sig att samla in underskrifter, från och med det startdatum som de har valt. Uppgift om slutdatum finns i kommissionens register. Organisatörerna får dock välja att avsluta namninsamlingen tidigare (se artikel 8.1 i förordningen). Senast tre månader efter att namninsamlingen har avslutats måste organisatörerna skicka in sina underskrifter till myndigheterna för kontroll.
Stödförklaringar som samlats in via kommissionens centrala system skickas till myndigheterna via kommissionens fildelningssystem (S-Circabc).
Stödförklaringar som samlats in på papper ska skickas in separat, antingen på papper eller i ett elektroniskt format (t.ex. skannade som pdf eller jpeg). Organisatörerna kan skicka in dem via fildelningssystemet om de vill.
Stödförklaringar som samlats in på nätet måste lämnas in i ett elektroniskt format (se ovan).
Organisatörerna behöver inte numrera stödförklaringarna men får göra det om de vill.
Kommissionens fildelningstjänst (via S-Circabc)
Organisatörerna ska skicka in stödförklaringarna för kontroll inom tre månader, även när de använder fildelningstjänsten. Observera att det kan ta upp till fem arbetsdagar för kommissionen att slutföra överföringen via systemet. Inlämningstiden räknas därför som det datum då organisatörerna ber kommissionen att föra över filerna.
Så fort kommissionen har slutfört överföringen och filerna finns tillgängliga i S-Circabc måste EU-länderna kontrollera att filerna är i ett läsligt format och bekräfta för organisatörerna och kommissionen att de har fått filerna. Mottagningsbevis och eventuell efterföljande korrespondens med organisatörerna ska skickas utanför fildelningssystemet.
Det kan hända att organisatörer som använder S-Circabc för sina underskrifter på papper råkar skicka in sina filer till fel lands mapp. Kommissionen har inte tillgång till uppgifterna i mapparna och kan därför inte kontrollera detta. Om filerna krypteras med den offentliga nyckeln för det land som egentligen skulle ha filerna så kan det land som fick filerna av misstag inte läsa dem. Om filerna både skickas till fel land och krypteras med det felaktiga landets nyckel så kan dock det landets myndighet öppna filerna. I båda fallen måste myndigheten genast informera organisatörerna och kommissionen och radera filerna i samförstånd med organisatörerna.
Praktiska anvisningar om kontrollen med hjälp av fildelningstjänsten finns i S-Circabc.
Myndigheterna påminns om att
- de måste ha en funktion för nyckelhantering för att kunna öppna filerna i S-Circabc (dvs. utse vem som är behörig att använda nycklarna och hantera versioner) och se till att alla nycklar skyddas från obehörig åtkomst
- de bör delta i de tester av S-Circabc-förfarandena som kommissionen anordnar två gånger om året, inklusive tester av giltigheten för de nycklar (och deras versioner) som ska användas för att öppna de filer som kommissionen eller organisatörerna laddar upp
- de får ett automatiskt meddelande från S-Circabc så snart filerna finns tillgängliga för nedladdning och måste då se till att göra sin kontroll inom den tidsfrist som fastställs i förordningen.
Kontroll av stödförklaringar (underskrifter)
EU-ländernas myndigheter ska senast tre månader efter att stödförklaringarna skickats in för kontroll göra lämpliga kontroller i enlighet med nationell lagstiftning och praxis för att verifiera underskrifterna (se artikel 12.4 i förordningen). Det är på denna grund som de fastställer och intygar antalet giltiga stödförklaringar. Intyget ska vara avgiftsfritt.
Myndigheterna måste godta formulär på vilket officiellt EU-språk som helst. Dock måste informationen om initiativet motsvara texten i registret över medborgarinitiativ på motsvarande språk.
Myndigheterna behöver inte kontrollera om underskrifterna på papper är äkta, utan endast att personuppgifterna stämmer.
Eftersom kontrollen har rättsliga följder, som kan bestridas inför domstol, är det viktigt att det finns vissa garantier, särskilt när myndigheterna använder slumpmässigt urval.
- Stickprovets omfattning. Myndigheterna ska se till att de använder ett statistiskt giltigt urval, dvs. ett urval som är tillräckligt stort och representativt och som, när så är lämpligt, tar hänsyn till olika risknivåer (t.ex. en högre risk bland stödförklaringar som samlats in via en viss kanal). De ska därför välja en felmarginal och konfidensnivå som säkerställer tillräckligt noggranna resultat. De ska också bedöma om de före urvalet bör stratifiera populationen, t.ex. när det gäller möjliga sätt att samla in stödförklaringar, särskilt om det finns misstankar om att vissa partier är mindre tillförlitliga.
- Falska fel: Vissa smärre misstag eller ändringar ska inte leda till att stödförklaringarna blir ogiltiga om det inte finns tecken på eller misstankar om bedrägeri (t.ex. att undertecknaren har skrivit fel[1] eller utelämnat ett par uppgifter[2] som inte skapar tvivel om stödförklaringens äkthet eller hindrar myndigheterna från att identifiera personen) eller om personen har flyttat sedan initiativet undertecknades. Ett sätt att ta hänsyn till sådana misstag eller ändringar är att betrakta en viss procentandel av de ogiltigförklarade stödförklaringarna som giltiga. Om kontrollen är automatiserad kan det bli nödvändigt att kontrollera de ogiltigförklarade stödförklaringarna manuellt för att upptäcka sådana falska fel.
- Hellre fria än fälla. När myndigheterna extrapolerar resultaten av urvalet till hela populationen bör de välja det lägre tröskelvärdet i konfidensnivån (dvs. det intervall man får genom att lägga till och dra ifrån felmarginalen från resultatet) för att gynna organisatörerna.
Eftersom det är troligt att inte alla underskrifter kommer att godkännas uppmanas organisatörerna att samla in betydligt fler underskrifter än vad som krävs enligt förordningen.
Om myndigheterna upptäcker att en och samma person har lämnat in flera stödförklaringar bör de räkna en av dem som giltig snarare än att ogiltigförklara alla.
EU-länderna är bara skyldiga att kontrollera att undertecknarnas uppgifter stämmer och inte om personerna haft för avsikt att skriva på ett initiativ eller inte. De som vill stödja ett initiativ ska i princip bara behöva fylla i ett formulär på papper eller på nätet och ska inte behöva svara på några uppmaningar i brev eller mejl. Men om en myndighet har skäl att misstänka fusk på grund av inkonsekventa uppgifter som skulle göra att stödförklaringen ogiltigförklaras, kan myndigheten göra ytterligare kontroller och t.ex. kontakta personen via sms, mejl eller brev för att kontrollera att det verkligen är denne som har skrivit på initiativet och inte någon annan. Om det är rätt person som skrivit på är stödförklaringen giltig. Annars ska den ogiltigförklaras. Om personen inte svarar ska stödförklaringen också ogiltigförklaras på grundval av den ursprungliga bedömningen av inkonsekvens i uppgifterna.
Myndigheterna måste använda förlagan i bilaga VI för sitt intyg om antalet giltiga stödförklaringar. De rekommenderas också lämna ytterligare information om sin kontrollmetod och resultaten. Den här informationen (t.ex. skälen till att inte godkänna vissa stödförklaringar och möjligheter att överklaga) måste lämnas i ett separat dokument. Om kontrollen leder till oproportionerligt många ogiltiga underskrifter bör myndigheterna i bilaga VI eller ett separat dokument beskriva eventuella problem eller oriktigheter som de upptäckt (t.ex. flera underskrifter från en person, avsaknad av id-uppgifter eller andra misstag som gör att myndigheterna inte kan identifiera en person, inkonsekventa personuppgifter i formuläret, oläsliga uppgifter på pappersformulären eller fusk) och vilka eventuella extra kontroller de har gjort. Myndigheterna uppmanas också informera kommissionen när de upptäcker sådana problem för att underlätta utbytet av god praxis och framtida översyner av dessa riktlinjer.
Kontaktpunkter i länderna
Alla EU-länder måste ha en eller flera kontaktpunkter som kan informera organisatörerna om de regler som gäller och hjälpa dem med praktiska detaljer, bland annat
- information och vägledning om kontroll av namninsamlingssystem och underskrifter
- information om tillämplig nationell lagstiftning, bl.a. när det gäller hur man bildar en rättslig enhet (eller hänvisning till andra myndigheter som kan lämna informationen)
- information om dataskydd, eller hänvisning till andra relevanta myndigheter.
Kontaktpunkterna väntas bidra till att öka kunskapen om det europeiska medborgarinitiativet i samarbete med kommissionen och dess representationskontor. Kontaktpunkterna uppmanas att använda kommissionens informationsmaterial som finns på alla officiella EU-språk.
[1] Om undertecknaren till exempel har uppgett ett nummer på en annan id-handling än den som nämns (t.ex. passnummer i stället för id-nummer).
[2] Till exempel gatu- eller postnummer om man måste uppge sin adress.
