Poniższe wytyczne i zalecenia dotyczące wdrażania rozporządzenia (UE) 2019/788 w sprawie europejskiej inicjatywy obywatelskiej (zwanego dalej „rozporządzeniem”) są przeznaczone dla właściwych organów państw członkowskich (i zostały opracowane po części na ich wniosek). Obejmują one różne etapy procedury inicjatywy obywatelskiej, w szczególności te związane z przekazywaniem i weryfikacją deklaracji poparcia. W związku z tym będą one również w wielu aspektach pomocne dla organizatorów.
W dużej mierze te wytyczne i zalecenia służą doprecyzowaniu lub uaktualnieniu porad, które Komisja przedstawiła wcześniej w dokumentach roboczych, w korespondencji pisemnej lub na posiedzeniach grupy ekspertów ds. europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Z czasem może zajść potrzeba ich aktualizacji w oparciu o doświadczenia właściwych organów państw członkowskich i Komisji związane z ich wdrażaniem.
Wymiana informacji
Rejestracja
Komisja informuje organy państw członkowskich drogą elektroniczną o przyjętych lub odrzuconych wnioskach o rejestrację proponowanych inicjatyw obywatelskich.
Rozpoczęcie okresu zbierania deklaracji
Gdy tylko organizatorzy poinformują Komisję o dacie rozpoczęcia okresu zbierania deklaracji, Komisja przekazuje tę informację organom państw członkowskich pocztą elektroniczną. Komisja poda również datę rozpoczęcia i zakończenia okresu zbierania w rejestrze publicznym.
Weryfikacja deklaracji poparcia
Jeśli organizatorzy złożą wniosek o weryfikację deklaracji poparcia zebranych w formie papierowej bez korzystania z opracowanej przez Komisję usługi wymiany plików, organ państwa członkowskiego otrzymujący ten wniosek powinien niezwłocznie poinformować o tym Komisję, która następnie przekaże tę informację organom innych państw członkowskich. Jeżeli organizatorzy korzystają z usługi wymiany plików udostępnionej przez Komisję, zastosowanie ma szczególna procedura obejmująca powiadamianie opisana poniżej (zob. sekcja 4: poniżej „Korzystanie z opracowanej przez Komisję usługi wymiany plików”)
Czynności prawne lub administracyjne
Państwa członkowskie niezwłocznie informują Komisję o wszelkich czynnościach prawnych lub administracyjnych prowadzonych przez organizatorów w ich kraju dotyczących procesu lub wyników weryfikacji deklaracji poparcia, co wiąże się z odroczeniem zniszczenia danych w centralnym systemie zbierania deklaracji online.
Komunikacja między Komisją a organami państw członkowskich może odbywać się drogą elektroniczną przy użyciu funkcyjnej skrzynki pocztowej Komisji: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formularze deklaracji poparcia
Organizatorzy mogą korzystać z formularzy udostępnionych im na ich koncie organizatora na stronie internetowej Komisji lub z formularzy, które opracowują samodzielnie w oparciu o wzory określone w rozporządzeniu. Organy państw członkowskich mogą również udostępnić organizatorom takie formularze, jednak ich stosowanie nie może być obowiązkowe.
W każdym przypadku formularze wykorzystywane do zbierania deklaracji poparcia w formie papierowej, które mogą być sporządzone w dowolnym języku urzędowym UE, muszą być zgodne ze wzorem zawartym w załączniku III do rozporządzenia, a także muszą zawierać dane wymagane w odniesieniu do poszczególnych państw członkowskich zgodnie z załącznikiem III (część A lub część B) oraz kluczowe informacje wymagane w przypadku danej inicjatywy, opublikowane w rejestrze europejskich inicjatyw obywatelskich.
Chociaż formularze przygotowane przez organizatorów powinny być w pełni zgodne ze wzorem przedstawionym w załączniku III, można je zmienić poprzez dodanie logo lub oznaczenia inicjatywy.
Formularz powinien składać się z jednego arkuszu (może być zadrukowany dwustronnie), co daje pewną gwarancję, że sygnatariusze zapoznali się z całym formularzem i zawartymi w nim informacjami. Ponadto przed podpisaniem formularza sygnatariusze powinni mieć jasność, do którego państwa członkowskiego zostanie on wysłany. Musi to być państwo członkowskie, którego są obywatelami.
Formularze muszą odzwierciedlać zakres inicjatywy podany przy rejestracji (zarówno w przypadku pełnej, jak i częściowej rejestracji). Formularze udostępnione organizatorom na ich koncie na stronie internetowej Komisji zawierają odpowiednie informacje.
Formularze wykorzystywane przez organizatorów do zbierania deklaracji w formie papierowej muszą być zgodne ze wzorami określonymi w załączniku III do rozporządzenia (zob. art. 9 ust. 2 akapit pierwszy rozporządzenia). Organ państwa członkowskiego nie może „zatwierdzać” nowych formularzy sporządzonych przez organizatorów. W przypadku wątpliwości dotyczących zgodności ze wzorem przedstawionym w załączniku III organy państw członkowskich mogą w razie potrzeby zwrócić się do Komisji o sprawdzenie zgodności.
Formularze nie mają zastosowania, w przypadku gdy obywatele udzielają poparcia za pośrednictwem centralnego systemu zbierania deklaracji online przy użyciu środków identyfikacji elektronicznej (zob. art. 9 ust. 2 akapit ostatni rozporządzenia).
Sygnatariusze
Zgodnie z art. 2 rozporządzenia sygnatariusze, którzy muszą być obywatelami Unii, muszą być w wieku uprawniającym do głosowania w wyborach do Parlamentu Europejskiego lub mieć ukończone co najmniej 16 lat w zależności od decyzji danego państwa członkowskiego. Posiadanie prawa do głosowania lub wpisanie na listę wyborców w wyborach do Parlamentu Europejskiego nie może warunkować możliwości poparcia inicjatywy obywatelskiej. Państwa członkowskie muszą jedynie sprawdzić, czy sygnatariusz jest w odpowiednim wieku. Państwa członkowskie muszą zweryfikować deklaracje poparcia swoich obywateli, niezależnie od miejsca zamieszkania.
Jeżeli państwo członkowskie zdecyduje o obniżeniu minimalnego wieku uprawniającego do poparcia inicjatywy obywatelskiej lub minimalnego wieku uprawniającego do głosowania w wyborach europejskich (co skutkuje obniżeniem minimalnego wieku uprawniającego do poparcia inicjatywy obywatelskiej), musi powiadomić o tej zmianie Komisję i podać datę jej wejścia w życie. Najlepiej, aby państwo dokonało takiego zgłoszenia trzy miesiące wcześniej, co pozwoli Komisji i organizatorom na wprowadzenie zmiany w odpowiednich formularzach.
Informacje na temat wymogów dotyczących danych: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_pl
Przekazywanie deklaracji poparcia do weryfikacji
Informacje ogólne
Organizatorzy mogą złożyć do organu państwa członkowskiego tylko jeden wniosek o weryfikację deklaracji poparcia dla danej inicjatywy. Mogą to zrobić dopiero po zebraniu minimalnej liczby deklaracji poparcia przewidzianej w rozporządzeniu. Jednocześnie nie muszą oni osiągnąć minimalnego progu w danym państwie członkowskim, aby państwo to mogło przeprowadzić weryfikację.
Komisja publikuje w rejestrze datę zakończenia okresu zbierania deklaracji (12 miesięcy od wyznaczonej przez organizatorów daty rozpoczęcia okresu zbierania deklaracji). Chociaż okres ten trwa 12 miesięcy, organizatorzy mogą zdecydować o jego wcześniejszym zakończeniu (art. 8 ust. 1). Organizatorzy muszą wówczas przedłożyć wnioski o weryfikację organom krajowym w ciągu trzech miesięcy od tej daty.
Komisja – za pośrednictwem systemu wymiany plików (S-CircaBC) – przekazuje organom państw członkowskich deklaracje poparcia zebrane za pomocą centralnego systemu zbierania deklaracji online.
Deklaracje poparcia zebrane w formie papierowej muszą być przedłożone oddzielnie w formie papierowej lub w postaci elektronicznej (np. zeskanowane i zapisane jako plik w formacie PDF lub JPEG). Organizatorzy mogą je przedłożyć za pośrednictwem usługi wymiany plików.
Deklaracje poparcia zebrane online muszą być przedłożone we wspomnianym powyżej formacie elektronicznym.
Organizatorzy mogą nadać numer każdej deklaracji poparcia, ale nie mają takiego obowiązku.
Korzystanie z opracowanej przez Komisję usługi wymiany plików (obsługiwanej za pomocą systemu s-CircaBC)
Jeśli organizatorzy korzystają z usługi wymiany plików, obowiązuje 3-miesięczny termin na złożenie wniosku o weryfikację. Należy pamiętać, że po rozpoczęciu procesu składania wniosku przez organizatorów, ukończenie procesu przekazywania deklaracji przez Komisję może zająć do pięciu dni roboczych. Za datę wniosku o weryfikację należy uznać dzień, w którym organizatorzy zwrócili się o jego złożenie.
Jak tylko Komisja zakończy przekazywanie i pliki będą dostępne w systemie S-CircaBC, państwa członkowskie muszą sprawdzić, czy pliki są w czytelnym formacie, i potwierdzić organizatorom i Komisji, że pliki prawidłowo do nich dotarły. Potwierdzenie odbioru i wszelka późniejsza korespondencja z organizatorami odbywa się poza usługą wymiany plików.
Nie można wykluczyć sytuacji, w której organizatorzy korzystający z systemu S-CircaBC do składania swoich deklaracji w formie papierowej, przesyłają swoje pliki do folderu dotyczącego niewłaściwego państwa członkowskiego w S-CircaBC. Ponieważ Komisja nie ma dostępu do znajdujących się tam danych, nie będzie mogła tego sprawdzić. Jeżeli pliki są zaszyfrowane kluczem publicznym państwa członkowskiego, do którego deklaracje poparcia miały być złożone, państwo członkowskie odbierające te pliki na skutek błędu nie będzie mogło ich odczytać. Organ państwa członkowskiego, do którego omyłkowo przekazano pliki, będzie mieć do nich dostęp tylko wtedy, jeśli pliki te również omyłkowo zostały zaszyfrowane kluczem publicznym tego państwa członkowskiego. W obu przypadkach organ państwa członkowskiego musi jak najszybciej powiadomić organizatorów i Komisję oraz usunąć odpowiednie pliki w porozumieniu z organizatorami.
Praktyczne wskazówki na temat tego, jak ma przebiegać proces weryfikacji za pomocą usługi wymiany plików, państwa członkowskie mogą uzyskać w specjalnej bezpiecznej przestrzeni w S-CircaBC.
Organom państw członkowskich przypomina się, że:
- muszą one wprowadzić zarządzanie kluczami dostępu do plików w systemie S-CircaBC (a także wyznaczyć osoby upoważnione do dostępu i korzystania z kluczy, z uwzględnieniem zarządzania wersjami), aby zapewnić ochronę wszystkich kluczy przed nieuprawnionym dostępem
- biorą udział w testach procedur S-CircaBC organizowanych dwa razy w roku przez Komisję, w tym w testach ważności kluczy (i ich wersji) umożliwiających dostęp do plików przesyłanych przez Komisję lub organizatorów
- otrzymają automatyczne powiadomienie z systemu S-CircaBC, gdy tylko pliki zostaną udostępnione do pobrania. Następnie muszą zapewnić, aby proces weryfikacji został przeprowadzony w terminie określonym w rozporządzeniu.
Weryfikacja deklaracji poparcia
Organy państw członkowskich muszą, w terminie trzech miesięcy od otrzymania deklaracji poparcia, przeprowadzić odpowiednie kontrole zgodnie z prawem krajowym i praktyką (art. 12 ust. 4). To na tej podstawie ustalają i poświadczają liczbę ważnych deklaracji poparcia. Poświadczenia są wydawane bezpłatnie.
Organy państw członkowskich muszą przyjąć deklaracje poparcia sporządzone w dowolnym języku urzędowym UE. Opis inicjatywy w formularzu musi jednak odpowiadać treści opublikowanej w rejestrze europejskich inicjatyw obywatelskich w odpowiednim języku.
Organy państw członkowskich nie mają obowiązku sprawdzania autentyczności podpisów na deklaracjach zebranych w formie papierowej. Weryfikują jedynie spójność podanych danych osobowych.
Ponieważ weryfikacja pociąga za sobą skutki prawne, które mogą być kwestionowane przed sądami, należy wprowadzić pewne zabezpieczenia, w szczególności gdy zastosowaną metodą jest losowy dobór próby:
- Liczebność próby Organy państw członkowskich powinny zapewnić wybór statystycznie reprezentatywnej próby losowej, tj. próby, która jest wystarczająco duża i reprezentatywna oraz, w stosownych przypadkach, uwzględnia różne poziomy ryzyka (np. wyższe ryzyko w przypadku deklaracji poparcia zebranych za pośrednictwem określonego kanału). W tym celu powinny przyjąć odpowiedni margines błędu i poziom ufności, które pozwolą uzyskać wystarczająco dokładne wyniki. Powinny one również ocenić, czy istnieje potrzeba stratyfikacji populacji, na przykład w odniesieniu do możliwych metod zbierania, przed doborem próby, zwłaszcza jeśli istnieje podejrzenie, że niektóre partie deklaracji poparcia są mniej wiarygodne.
- Fałszywe błędy Pewne drobne błędy lub zmiany nie powinny powodować unieważnienia deklaracji poparcia, jeżeli nie ma przesłanek ani podejrzeń co do wystąpienia nadużycia (np. sygnatariusz popełnił autentyczną pomyłkę[1] lub pominął mniej istotne informacje[2], które nie podważają autentyczności deklaracji poparcia ani nie uniemożliwiają władzom jego identyfikacji) lub sygnatariusz zmienił miejsce zamieszkania od czasu podpisania inicjatywy. Możliwe jest uwzględnienie takich błędów lub zmian poprzez uznanie, że pewien odsetek unieważnionych deklaracji poparcia jest w rzeczywistości ważny. Jeżeli weryfikacja jest zautomatyzowana, może zaistnieć konieczność ponownego ręcznego sprawdzenia odrzuconych deklaracji poparcia w celu wykrycia takich fałszywych błędów.
- Rozstrzyganie wątpliwości na korzyść organizatorów Przy ekstrapolowaniu wyników próby na całą populację organy państw członkowskich wszelkie wątpliwości powinny rozstrzygać na korzyść organizatorów, w szczególności poprzez wybór dolnego progu poziomu ufności (tj. przedziału uzyskanego przez dodanie i odjęcie marginesu błędu od wyniku).
Można założyć, że podczas weryfikacji pewna liczba deklaracji poparcia zostanie unieważniona. Zaleca się zatem, by organizatorzy zebrali znacznie większą liczbę deklaracji poparcia niż wymagany 1 milion.
W przypadku rozpoznania kilku deklaracji poparcia od tego samego sygnatariusza, zamiast unieważniać wszystkie, należy uznać jedną z nich za ważną.
Zgodnie z rozporządzeniem państwa członkowskie muszą jedynie sprawdzić spójność danych dostarczonych przez sygnatariuszy, a nie wolę sygnatariusza do wsparcia inicjatywy. Oznacza to, że zasadniczo powinno wystarczyć samo wypełnienie przez obywatela, w formie papierowej lub elektronicznej, formularza deklaracji poparcia i że nie powinien on być wzywany do podejmowania dalszych działań, na przykład odpowiadać na pisma lub e-maile. Jeżeli jednak właściwy organ ma uzasadnione wątpliwości co do możliwości wystąpienia oszustwa w związku ze stwierdzeniem niespójności dostarczonych danych, co mogłoby spowodować unieważnienie deklaracji poparcia, organ ten może przeprowadzić dodatkowe kontrole, w tym wysłać e-maile lub pisma do zainteresowanych osób, w celu sprawdzenia, czy deklaracje poparcia zostały faktycznie złożone przez zainteresowane osoby czy przez nieupoważnioną stronę trzecią. Odpowiedź twierdząca w takim przypadku może „oczyścić” deklarację poparcia, która w przeciwnym razie zostałaby uznana za nieważną. Odpowiedź przecząca jest wystarczającym powodem do unieważnienia deklaracji poparcia. Jeżeli sygnatariusz nie udzieli odpowiedzi, deklaracja poparcia musi zostać unieważniona na podstawie pierwotnej oceny, w której stwierdzono niezgodność danych.
Państwa członkowskie muszą stosować wzór przedstawiony w załączniku VI (poświadczenie potwierdzające liczbę zebranych deklaracji poparcia). Państwom członkowskim zaleca się również, by dostarczyły dodatkowych informacji na temat zastosowanej metody weryfikacji i jej wyników. Te wszelkie dodatkowe informacje (np. powody nieuznania niektórych deklaracji poparcia za ważne oraz dostępne środki zaradcze) należy przedstawić w osobnym dokumencie. Jeżeli wynikiem procesu weryfikacji jest nieproporcjonalnie duża liczba nieważnych deklaracji poparcia, organy państw członkowskich zachęca się do wskazania, o ile są dostępne, problemów lub nieprawidłowości, które zostały wykryte w załączniku VI lub w dodatkowym dokumencie (np. złożenie więcej niż jednej deklaracji poparcia przez tego samego sygnatariusza, brak danych dotyczących tożsamości lub błędy uniemożliwiające organom zidentyfikowanie sygnatariusza, niespójne dane osobowe podane w formularzu, nieczytelne deklaracje w formie papierowej, kwestie nadużyć). W stosownych przypadkach należy również wskazać dodatkowe kontrole, które przeprowadzono. W przypadku napotkania takich problemów państwa członkowskie powinny również poinformować Komisję, aby ułatwić wymianę dobrych praktyk i uwzględnienie ich w przyszłych przeglądach tych wytycznych.
Punkty kontaktowe na szczeblu krajowym
Każde państwo członkowskie musi ustanowić co najmniej jeden punkt kontaktowy w celu zapewnienia grupom organizatorów informacji i wsparcia w zakresie ram prawnych i praktycznych aspektów dotyczących europejskiej inicjatywy obywatelskiej. W punkcie tym świadczone będą między innymi następujące usługi:
- udzielanie informacji i wskazówek dotyczących procedur certyfikacji i weryfikacji
- udzielanie informacji na temat obowiązującego prawa krajowego, w tym na temat tworzenia podmiotów prawnych, lub kierowanie do organów, które mogą udzielić takich informacji
- udzielanie informacji na temat ochrony danych lub kierowanie do organów, które mogą udzielić takich informacji.
Oczekuje się również, że punkty kontaktowe, we współpracy z Komisją i jej przedstawicielstwami, będą działać na rzecz zwiększania wiedzy na temat europejskiej inicjatywy obywatelskiej. Punkty kontaktowe zachęca się do korzystania z materiałów udostępnionych przez Komisję we wszystkich językach urzędowych UE na stronie internetowej europejskiej inicjatywy obywatelskiej https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_pl.
[1] Na przykład sygnatariusz podał numer odpowiadający dokumentowi tożsamości, który nie jest wskazanym dokumentem (np. numer paszportu zamiast numeru dowodu osobistego).
[2] Na przykład numer ulicy lub kod pocztowy, jeśli podanie adresu jest wymagane.
