Te smernice in priporočila o izvajanju Uredbe (EU) 2019/788 o evropski državljanski pobudi (v nadaljnjem besedilu: Uredba) so namenjene pristojnim organom držav članic (in so bile deloma pripravljene na njihovo prošnjo). V njih so obravnavane različne faze postopka evropske državljanske pobude, zlasti tiste, ki so povezane s prenosom in preverjanjem izjav o podpori. Tako bodo v številnih točkah uporabne tudi za organizatorje.
Te smernice in priporočila večinoma vsebujejo pojasnila ali posodobitve nasvetov, ki jih je Komisija pred tem zagotovila bodisi v delovnih dokumentih in pisni korespondenci bodisi na sestankih strokovne skupine za evropsko državljansko pobudo. Čez čas jih bo morda treba posodobiti glede na izkušnje pristojnih organov držav članic in Komisije pri njihovem izvajanju.
Izmenjava informacij
Prijava:
Komisija organe držav članic po elektronski pošti obvesti o zahtevkih za prijavo predlaganih državljanskih pobud, ki jih je sprejela ali zavrnila.
Začetek obdobja zbiranja:
Ko organizatorji Komisijo obvestijo o datumu začetka obdobja zbiranja, Komisija o tem datumu po e-pošti obvesti organe držav članic. Komisija bo datum začetka in konca zbiranja navedla tudi v javnem registru.
Preverjanje izjav o podpori:
Če organizatorji vloge za preverjanje izjav o podpori v papirni obliki ne predložijo prek storitve Komisije za izmenjavo datotek, mora organ države članice, ki je vlogo prejel, o tem nemudoma obvestiti Komisijo, da ta te informacije nato posreduje še organom drugih držav članic. Če organizatorji uporabijo storitev Komisije za izmenjavo datotek, se uporabi poseben postopek, ki vključuje obveščanje, kot je opredeljen v oddelku 4 spodaj.
Pravni ali upravni postopki:
Države članice morajo Komisijo nemudoma obvestiti o vseh pravnih ali upravnih postopkih, v katere so vključeni organizatorji v njihovi državi ter ki zadevajo postopek ali izid preverjanja izjav o podpori. V primeru takšnih postopkov se uničenje podatkov v centralnem sistemu spletnega zbiranja odloži.
Komunikacija med Komisijo in organi držav članic lahko poteka po elektronski pošti z uporabo namenskega poštnega predala Komisije: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Obrazci izjave o podpori
Organizatorji lahko uporabijo obrazce, ki so jim na voljo v uporabniškem računu za organizatorje na spletišču Komisije, ali obrazce, ki jih na podlagi predlog iz Uredbe pripravijo sami. Take obrazce lahko organizatorjem zagotovijo tudi organi držav članic, vendar njihova uporaba ne sme biti obvezna.
Obrazci, ki se uporabljajo za zbiranje izjav o podpori v papirni obliki, so lahko napisani v katerem koli od uradnih jezikov EU ter morajo biti vedno skladni s predlogo iz Priloge III k Uredbi in vsebovati podatke, ki se za vsako zadevno državo članico zahtevajo v skladu s Prilogo III (del A ali del B), na njih pa morajo biti navedene zahtevane ključne informacije o pobudi, kot so objavljene v registru za evropsko državljansko pobudo.
Čeprav bi morali biti obrazci, ki jih pripravijo organizatorji, popolnoma skladni s predlogo iz Priloge III, jih je mogoče prilagoditi z dodajanjem logotipa ali podobe pobude.
Obrazec bi moral biti natisnjen na enem listu (lahko se uporabi obojestranski tisk), saj to vsaj do neke mere zagotavlja, da so se podpisniki seznanili s celotnim obrazcem in vsemi informacijami na njem. Poleg tega bi moralo biti podpisnikom pred podpisom obrazca jasno, kateri državi članici bo obrazec poslan. To mora biti država članica, katere državljani so, ali ena od držav članic, katerih državljani so.
Obrazci morajo odražati obseg pobude, kot je bila prijavljena (glede na to, ali je bila prijavljena v celoti ali delno). Obrazci, ki so uporabnikom na voljo v uporabniškem računu na spletišču Komisije, vsebujejo ustrezne informacije.
Obrazci, ki jih organizatorji uporabljajo za zbiranje v izjav v papirni obliki, morajo biti v skladu s predlogami iz Priloge III k Uredbi (glej člen 9(2), prvi pododstavek, Uredbe). Organ države članice ne sme odobriti novih obrazcev, ki jih oblikujejo organizatorji. V primeru dvoma o skladnosti s predlogo iz Priloge III se lahko organi držav članic po potrebi obrnejo na Komisijo, da preveri skladnost.
Obrazci se ne uporabljajo za zbiranje podpore prek centralnega sistema spletnega zbiranja z elektronsko identifikacijo (glej člen 9(2), zadnji pododstavek, Uredbe).
Podpisniki
V skladu s členom 2 Uredbe morajo biti podpisniki državljani Unije in dovolj stari, da lahko volijo na volitvah v Evropski parlament, ali stari vsaj 16 let, če je tako določila zadevna država članica. Pravica do udeležbe na volitvah v Evropski parlament ali vpis v volilni imenik za volitve v Evropski parlament ne smeta biti pogoj za podporo državljanski pobudi. Države članice morajo le preveriti, ali je podpisnik dovolj star. Države članice morajo preveriti izjave o podpori svojih državljanov ne glede na njihovo stalno prebivališče.
Če se država članica odloči znižati minimalno starost za podporo državljanski pobudi ali če se odloči znižati minimalno starost za evropske volitve (s čimer se zniža minimalna starost za podporo državljanski pobudi), mora o tej spremembi obvestiti Komisijo, vključno z datumom začetka veljavnosti te spremembe. Po možnosti bi bilo treba Komisijo o tem obvestiti tri mesece vnaprej, da lahko Komisija in organizatorji spremembo vnesejo v zadevne obrazce.
Več informacij o zahtevah glede podatkov: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_sl
Prenos izjav o podpori v preverjanje
Splošno
Organizatorji lahko pri posameznem nacionalnem organu vložijo samo eno vlogo za preverjanje izjav o podpori v okviru ene pobude. To lahko storijo šele, ko zberejo najmanjše število izjav o podpori v skladu z Uredbo. Hkrati jim ni treba zbrati najmanjšega števila v določeni državi članici, da ta država članica izvede preverjanje.
Komisija končni datum obdobja zbiranja objavi v registru (12 mesecev od datuma, ki ga za začetek zbiranja določijo organizatorji). Čeprav obdobje zbiranja traja 12 mesecev, lahko organizatorji zbiranje zaključijo prej (člen 8(1)). Nato morajo vloge za preverjanje pri nacionalnih organih vložiti v treh mesecih po koncu obdobja zbiranja.
Izjave o podpori, zbrane prek centralnega sistema spletnega zbiranja, Komisija organom držav članic predloži prek storitve za izmenjavo datotek (S-CircaBC).
Izjave o podpori, zbrane v papirni obliki, je treba predložiti ločeno v papirni obliki ali elektronskem formatu (npr. kot skenirane datoteke PDF ali JPEG). Organizatorji lahko izjave o podpori predložijo tudi prek storitve za izmenjavo datotek.
Izjave o podpori, zbrane prek spleta, je treba predložiti v zgoraj navedenem elektronskem formatu.
Organizatorjem izjav o podpori ni treba oštevilčiti, a to lahko storijo.
Uporaba storitve Komisije za izmenjavo datotek (ki deluje v sistemu s-CircaBC)
Če organizatorji uporabijo storitev za izmenjavo datotek, velja trimesečni rok za vložitev vloge za preverjanje. Upoštevati je treba, da lahko po predložitvi s strani organizatorjev traja do pet dni, da Komisija dokonča prenos. Za datum vloge za preverjanje bi se moral šteti datum njene vložitve s strani organizatorjev.
Takoj ko Komisija konča prenos in so datoteke na voljo v sistemu s-CircaBC, morajo države članice preveriti, ali so datoteke v berljivi obliki, ter organizatorjem in Komisiji potrditi, da so prejete datoteke v dobrem stanju. Potrditev prejema in vsa nadaljnja korespondenca z organizatorji potekata zunaj storitve za izmenjavo datotek.
Pri uporabi sistema s-CircaBC ni mogoče izključiti, da organizatorji pri predložitvi izjav, zbranih v papirni obliki, datoteke v sistemu s-CircaBC naložijo v napačno mapo države članice. Ker Komisija nima dostopa do podatkov v tem sistemu, tega ne bo mogla preveriti. Če so datoteke šifrirane z javnim ključem države članice, ki naj bi ji bile izjave o podpori predložene, država članica, ki je te datoteke prejela po pomoti, teh ne bo mogla odpreti. Organ zadevne države članice, ki je datoteke prejel po pomoti, bo imel dostop do teh datotek samo, če so bile datoteke napačno šifrirane z javnim ključem te države članice. V obeh primerih mora organ države članice o tem čim prej obvestiti organizatorje in Komisijo ter v dogovoru z organizatorji datoteke izbrisati.
Državam članicam so na varni spletni strani sistema S-CircaBC na voljo praktična navodila o izvedbi postopka preverjanja z uporabo storitve za izmenjavo datotek.
Organi držav članic morajo upoštevati, da:
- morajo imeti za dostop do datotek v sistemu s-CircaBC (vključno z dodeljevanjem pooblastil za dostop in uporabo ključa, upravljanjem različic) vzpostavljen sistem upravljanja ključev, da so vsi ključi zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom;
- se morajo udeleževati testiranj postopkov sistema s-CircaBC, ki jih Komisija organizira dvakrat letno, vključno s testiranji veljavnosti ključev (in njihovih različic) za dostop do datotek, ki jih je naložila Komisija ali organizatorji;
- bodo prek sistema s-CircaBC prejeli samodejno obvestilo, takoj ko bodo datoteke na voljo za prenos. Nato morajo zagotoviti, da postopek preverjanja izvedejo po časovnem razporedu, določenem v Uredbi.
Preverjanje izjav o podpori
Organi držav članic morajo v treh mesecih po prejemu izjav o podpori te izjave ustrezno preveriti v skladu z nacionalnim pravom in prakso (člen 12(4)). Na podlagi tega določijo in potrdijo število veljavnih izjav o podpori. Potrdilo je treba izdati brezplačno.
Organi držav članic morajo sprejeti izjave o podpori v vseh uradnih jezikih EU. Vendar se mora vsebina pobude, navedena na obrazcu, ujemati z besedilom, ki je v ustreznem jeziku objavljeno v registru za evropsko državljansko pobudo.
Organom držav članic ni treba preverjati verodostojnosti podpisov, zbranih v papirni obliki, preveriti morajo le skladnost navedenih osebnih podatkov.
Glede na to, da ima postopek preverjanja pravne posledice, ki bi se lahko izpodbijale na sodiščih, je pomembno, da so vzpostavljeni nekateri zaščitni ukrepe, navedeni v nadaljevanju, zlasti če se uporabi metoda naključnega vzorčenja.
- Velikost vzorca. Organi držav članic bi morali zagotoviti, da izberejo statistično veljaven naključni vzorec, tj. vzorec, ki je dovolj velik in reprezentativen ter pri katerem se po potrebi upoštevajo različne ravni tveganja (npr. večje tveganje pri izjavah o podpori, zbranih po določeni poti). V ta namen bi morali določiti dovoljeno odstopanje in stopnjo zaupanja, ki zagotavljata dovolj točne rezultate. Prav tako bi morali oceniti, ali je treba populacijo pred vzorčenjem razčleniti, na primer glede na možne načine zbiranja, zlasti če obstaja sum, da so nekateri svežnji izjav o podpori manj zanesljivi.
- Navidezne napake. Zaradi nekaterih manjših napak ali sprememb se izjave o podpori ne bi smele šteti za neveljavne, če ni znaka ali suma goljufije (npr. podpisnik je naredil nenamerno napako[1] ali je izpustil manj pomembne informacije[2], kar ne vpliva na verodostojnost izjave o podpori ali organom ne preprečuje, da podpisnika identificirajo) ali če je podpisnik po podpisu pobude spremenil svoje prebivališče. Pri takih napakah ali spremembah je treba upoštevati, da je določen odstotek neveljavnih izjav o podpori dejansko veljaven. Če je preverjanje samodejno, je morda treba zavrnjene izjave o podpori ponovno preveriti ročno, da se odkrijejo take navidezne napake.
- Odločitev v korist organizatorjev. Pri ekstrapolaciji rezultatov vzorca na celotno populacijo bi morali organi držav članic odločiti v korist organizatorjev, zlasti z izbiro spodnje meje stopnje zaupanja (tj. interval, ki je dobljen tako, da se k rezultatu prišteje in od njega odšteje dovoljeno odstopanje).
Med postopkom preverjanja se lahko predvideva, da bo določeno število izjav o podpori neveljavnih. Organizatorjem zato priporočamo, naj zberejo veliko več izjav o podpori od zahtevanega enega milijona.
Če se odkrije več izjav o podpori z istim podpisnikom, bi se morala upoštevati ena izjava, namesto da so vse neveljavne.
Z Uredbo se zahteva samo, da države članice preverijo skladnost podatkov, ki so jih navedli podpisniki, ne pa tudi volje podpisnikov za podporo pobudi. To pomeni, da bi na splošno moralo zadostovati, da državljan izpolni obrazec izjave o podpori v papirni obliki ali elektronskem formatu, ne da bi moral v zvezi s tem storiti še kaj drugega, na primer odgovoriti na dopise ali elektronsko pošto. Vendar lahko pristojni organ v primeru upravičenega suma goljufije zaradi neskladnosti navedenih podatkov, kar bi pomenilo, da so izjave o podpori neveljavne, opravi dodatna preverjanja, vključno s pošiljanjem elektronskih sporočil ali dopisov zadevnim osebam, da preveri, ali so izjave o podpori dejansko predložile te osebe ali pa je to storila nepooblaščena tretja oseba. V takih primerih lahko pozitiven odgovor „opraviči“ drugače neveljavno izjavo o podpori. Negativen odgovor je zadosten razlog za neveljavnost izjave o podpori. Če se podpisnik ne odzove, se mora izjava šteti za neveljavno na podlagi prvotne ocene neskladnosti podatkov.
Države članice morajo uporabiti predlogo iz Priloge VI (potrdilo, ki potrjuje število zbranih izjav o podpori). Državam članicam tudi priporočamo, da predložijo dodatne informacije o uporabljeni metodi preverjanja in rezultatih. Dodatne informacije (npr. razlogi za neveljavnost nekaterih izjav o podpori in razpoložljiva pravna sredstva) morajo biti navedene v ločenem dokumentu. Če se v postopku preverjanja ugotovi nesorazmerno veliko število neveljavnih izjav o podpori, se organe držav članic pozove, naj po možnosti navedejo težave ali nepravilnosti, ki so jih odkrili v Prilogi VI ali v dodatnem dokumentu (npr. več izjav o podpori istega podpisnika, nezadostni osebni podatki ali druge napake, ki organom preprečujejo, da identificirajo podpisnika, nedosledni osebni podatki, navedeni v obrazcu, neberljive izjave v papirni obliki, goljufije) in po potrebi opravljena dodatna preverjanja. Države članice naj Komisijo obvestijo o takšnih težavah, da se omogoči izmenjava dobre prakse in ustrezna prilagoditev teh smernic.
Nacionalne kontaktne točke
Vsaka država članica mora vzpostaviti eno ali več kontaktnih točk za zagotavljanje informacij in podpore skupinam organizatorjev o pravnem okviru in praktičnih vidikih evropske državljanske pobude, vključno z:
- informacijami in smernicami o postopkih potrjevanja in preverjanja,
- informacijami o organih, ki lahko zagotovijo informacije o nacionalni zakonodaji, ki se uporablja, vključno z ustanovitvijo pravnih oseb, ali napotitvijo na te organe,
- informacijami o organih, ki lahko zagotovijo informacije o varstvu podatkov, ali napotitvijo na te organe.
Nacionalne kontaktne točke naj bi v sodelovanju s Komisijo in njenimi predstavništvi prispevale tudi k ozaveščanju o evropski državljanski pobudi. Spodbujamo jih, naj uporabijo gradivo, ki ga je dala Komisija v vseh uradnih jezikih EU na voljo na spletišču evropske državljanske pobude (https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_sl).
[1] Na primer podpisnik je navedel številko osebnega dokumenta, ki se razlikuje od navedenega dokumenta (npr. številko potnega lista namesto številke osebne izkaznice).
[2] Na primer hišna ali poštna številka, kadar se zahteva naslov.
