Tyto pokyny a doporučení k provádění nařízení (EU) 2019/788 o evropské občanské iniciativě (dále jen „nařízení“) jsou určeny příslušným orgánům členských států (a vznikly částečně na jejich žádost). Týkají se různých fází postupu občanské iniciativy, zejména těch spojených s předáváním a ověřování prohlášení o podpoře. V mnoha bodech tak budou užitečné i pro organizátory iniciativ.
Tyto pokyny a doporučení objasňují nebo aktualizují doporučení, která Komise poskytla dříve, a to buď v pracovních dokumentech, v písemné korespondenci, nebo na zasedáních skupiny odborníků zaměřené na evropskou občanskou iniciativu. Je možné, že v průběhu času je bude nutné zrevidovat na základě zkušeností příslušných orgánů členských států a Komise s jejich prováděním v praxi.
Výměna informací
Registrace:
Komise informuje e-mailem orgány členských států o žádostech o registraci navrhovaných občanských iniciativ, které přijala nebo zamítla.
Zahájení sběru prohlášení o podpoře:
Jakmile organizátoři Komisi sdělí datum zahájení sběru prohlášení o podpoře, informuje Komise o tomto datu e-mailem orgány členských států. Komise rovněž uvede datum zahájení a ukončení sběru ve veřejném rejstříku iniciativ.
Ověřování prohlášení o podpoře:
Pokud organizátoři zažádají o ověření prohlášení o podpoře na tištěných formulářích, aniž by využili službu Komise pro výměnu souborů, měl by orgán členského státu, který tuto žádost obdrží, neprodleně Komisi informovat. Komise poté tuto informaci sdělí orgánům ostatních členských států. Pokud organizátoři službu pro výměnu souborů poskytovanou Komisí využijí, použije se zvláštní postup včetně oznámení – víz část 4 níže.
Soudní a správní řízení:
Členské státy musí neprodleně informovat Komisi o veškerých soudních a správních řízeních organizátorů probíhajících v jejich zemi týkajících se postupu nebo výsledku ověřování prohlášení o podpoře. Pokud k takovému řízení dojde, je výmaz údajů z centrálního online systému odložen.
Komunikace mezi Komisí a orgány členských států může probíhat e-mailem prostřednictvím této k tomu určené e-mailové schránky Komise: SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Formulář prohlášení o podpoře
Organizátoři mohou používat buď formuláře, které jsou jim k dispozici na organizátorském účtu na oficiálních stránkách Komise věnovaných iniciativám, nebo formuláře, které si sami připraví podle vzorů stanovených v nařízení. Organizátorům mohou takové formuláře rovněž poskytnout orgány členských států, i když jejich používání nemůže být uloženo jako povinné.
Ve všech případech musejí tištěné formuláře používané ke shromažďování prohlášení o podpoře (mohou být v kterémkoli z úředních jazyků EU) odpovídat vzoru uvedenému v příloze III nařízení, dále musejí obsahovat údaje požadované pro každý příslušný členský stát podle přílohy III (části A nebo část B) a musejí poskytovat požadované nejdůležitější informace o iniciativě tak, jak jsou zveřejněny v oficiálním registru evropských občanských iniciativ.
Formuláře vytvořené organizátory musejí být plně v souladu se vzorem uvedeným v příloze III, ale lze je doplnit o logo nebo vizuální motiv iniciativy.
Formulář musí být vytištěn na jednom listu (lze oboustranně), díky čemuž budou mít signatáři záruku, že vidí skutečně celý formulář a všechny informace v něm. Kromě toho musí být signatářům před podpisem formuláře jasné, kterému členskému státu bude zaslán. Musí se jednat o členský stát, jehož mají státní příslušnost – kromě toho mohou mít signatáři i státní příslušnost jiného státu.
Formuláře musí odrážet rozsah iniciativy tak, jak byla zaregistrována (v případě úplné nebo částečné registrace). Formuláře, které organizátorům poskytla Komise přes jejich účet na oficiálních internetových stránkách, tyto informace obsahují.
Tištěné formuláře používané organizátory pro sběr podpisů musejí odpovídat vzorům uvedeným v příloze III nařízení (viz čl. 9 odst. 2 první pododstavec nařízení). Orgány členských států nejsou oprávněny schvalovat nové formuláře navržené organizátory. V případě pochybností ohledně shody se vzorem uvedeným v příloze III se mohou orgány členských států obrátit na Komisi, která provede ověření.
Formuláře se nevztahují na prohlášení o podpoře zasílané online prostřednictvím centrálního systému sběru za použití elektronické identifikace (viz čl. 9 odst. 2 poslední pododstavec nařízení).
Signatáři
Podle článku 2 nařízení musejí být signatáři občany některého ze států Unie a musejí být ve věku, který je opravňuje volit ve volbách do Evropského parlamentu, nebo – podle rozhodnutí dotyčného členského státu – jim musí být minimálně 16 let. Samotné právo volit ve volbách do Evropského parlamentu jako takové ani registrace k účasti ve volbách do Evropského parlamentu nesmí být chápány jako podmínka toho, aby bylo dané osobě umožněno občanskou iniciativu podpořit. Členské státy musejí pouze ověřit, zda signatář splňuje věkovou hranici. Členský stát ověřuje prohlášení o podpoře od svých občanů/státních příslušníků bez ohledu na místo jejich bydliště.
Pokud se členský stát rozhodne snížit minimální věkovou hranici umožňující podporu občanských iniciativ, nebo pokud se rozhodne snížit minimální věkovou hranici umožňující účast ve volbách do Evropského parlamentu (což automaticky vede ke snížení věkové hranice umožňující podporu občanských iniciativ), musí tuto změnu Komisi oznámit včetně data, od kdy se začíná uplatňovat. Toto oznámení je třeba učinit pokud možno tři měsíce předem, aby mohli Komise a organizátoři provést změnu příslušných formulářů.
Informace o požadavcích na údaje viz: https://citizens-initiative.europa.eu/data-requirements_cs
Předání prohlášení o podpoře k ověření
Obecné informace
Organizátoři smí pro každou iniciativu předložit orgánu každého členského státu pouze jednu žádost o ověření prohlášení o podpoře. Mohou tak činit pouze tehdy, pokud se jim podařilo shromáždit minimální počty prohlášení o podpoře stanovené nařízením. Zároveň však není provedení ověření v konkrétním členském státě podmíněno tím, že v něm musejí dosáhnout minimálního předepsaného počtu prohlášení.
Komise v oficiálním registru iniciativ zveřejní datum ukončení období sběru podpisů (12 měsíců od data, které si organizátoři stanovili jako zahájení sběru). Ačkoli je délka období sběru podpisů stanovena na 12 měsíců, mohou organizátoři sběr uzavřít i dříve (viz čl. 8 odst. 1). Do tří měsíců od tohoto data pak musejí organizátoři předložit žádosti o ověření podpisů vnitrostátním orgánům.
Prohlášení o podpoře shromážděná přes centrální online systém předkládá Komise orgánům členských států prostřednictvím systému pro výměnu souborů (S-CircaBC).
Prohlášení o podpoře shromážděná v listinné podobě musejí být předložena zvlášť – na papíře nebo v elektronické podobě (tj. naskenovaná ve formátu PDF nebo JPEG). Organizátoři si sami rozhodnou, zda je předloží prostřednictvím služby pro výměnu souborů.
Prohlášení o podpoře shromážděná online musejí být předložena v elektronickém formátu, viz výše.
Organizátoři nemusejí každému prohlášení o podpoře přidělit číslo, ale učinit tak mohou.
Využívání služby Komise pro výměnu souborů (provozované přes systém s-CircaBC)
Pokud organizátoři využívají službu pro výměny souborů, platí pro podání žádosti o ověření tříměsíční lhůta. Upozorňujeme, že jakmile organizátoři tento krok iniciují, může Komisi předání trvat až pět pracovních dnů. Za datum žádosti o ověření bude považováno datum, kdy organizátoři požádali o podání.
Jakmile Komise předání dokončí a soubory budou k dispozici v systému S-CircaBC, musejí členské státy ověřit, zda jsou soubory v čitelném formátu, a potvrdí organizátorům a Komisi, že soubory v pořádku obdržely. Potvrzení o přijetí a veškerá následná korespondence s organizátory probíhá mimo systém pro výměnu souborů.
Nelze vyloučit, že organizátoři, kteří k předložení listinných prohlášení využijí systém S-CircaBC, vloží v systému S-CircaBC své soubory do složky nesprávného členského státu. Vzhledem k tomu, že Komise nemá k údajům v těchto složkách obsažených přístup, nebude moci tuto skutečnost ověřit. Jsou-li soubory zašifrovány veřejným klíčem členského státu, jemuž měla být prohlášení o podpoře zaslána ale nebyla, pak je členský stát, jemuž budou omylem doručeny, nebude moci přečíst. Nesprávně oslovený orgán členského státu bude mít k souborům přístup pouze tehdy, budou-li navíc soubory omylem šifrovány veřejným klíčem tohoto nesprávně osloveného členského státu. V obou případech musí orgán členského státu co nejdříve uvědomit organizátory i Komisi a po dohodě s organizátory tyto soubory vymazat.
Členským státům jsou k dispozici praktické pokyny jak postupovat při ověřování pomocí služby pro výměnu souborů v zabezpečeném vyhrazeném prostoru v S-CircaBC.
Orgánům členských států připomínáme, že:
- musejí mít vyřešenou správu klíčů pro přístup k souborům v systému s-CircaBC (včetně přidělování uživatelských rolí, tj. kdo je oprávněn mít ke klíčům přístup a používat je, a správy verzí), aby bylo zajištěno, že všechny klíče jsou chráněny před neoprávněným přístupem;
- se účastní testů systému S-CircaBC, které Komise pořádá dvakrát ročně, včetně testů platnosti klíčů (a jejich verzí) používaných k přístupu k souborům vloženým Komisí nebo organizátory;
- jakmile budou soubory k dispozici ke stažení, obdrží ze systému S-CircaBC automatické oznámení. Poté musejí zajistit, aby ověření provedly ve lhůtě stanovené nařízením.
Ověřování prohlášení o podpoře
Orgány členských států musejí do tří měsíců od obdržení prohlášení o podpoře provést v souladu s vnitrostátními právními předpisy a zvyklostmi příslušné kontroly, aby je ověřily (čl. 12 odst. 4). Na tomto základě určují a potvrzují počet platných prohlášení o podpoře. Osvědčení musí být vydáno bezplatně.
Orgány členských států musejí přijmout prohlášení o podpoře v kterémkoli z úředních jazyků EU. Obsah iniciativy uvedený ve formuláři však musí odpovídat textu zveřejněnému v oficiálním registru evropských občanských iniciativ v příslušném jazyce.
Orgány členských států nejsou povinny ověřovat pravost podpisů shromážděných v listinné podobě, ale pouze soudržnost poskytnutých osobních údajů.
Vzhledem k tomu, že ověřování má právní důsledky, které by mohly být napadeny u soudu, je důležité, aby byly zavedeny určité záruky, zejména pokud jde o metodu použitou k výběru náhodných vzorků:
- Velikost vzorku. Orgány členských států by měly zajistit, že bude vybrán statisticky platný náhodný vzorek, tj. vzorek, který je dostatečně velký a reprezentativní a tam, kde je to nutné, zohledňuje různé úrovně rizika (např. vyšší riziko u prohlášení o podpoře shromážděných prostřednictvím určitého kanálu). Za tímto účelem by se měly stanovit rozpětí chyby a úroveň spolehlivosti, které zajistí, že výsledky budou dostatečně přesné. Měly by rovněž posoudit, zda je před odběrem vzorků třeba provést stratifikaci populace, například pokud jde o jednotlivé způsoby sběru podpisů, zejména pokud existuje podezření, že některé várky prohlášení o podpoře jsou méně spolehlivé.
- Falešné chyby. Některé drobné chyby nebo změny by neměly prohlášení o podpoře zneplatnit, pokud neexistují žádné náznaky či podezření z podvodu (např. signatář se skutečně pouze spletl [1] nebo vynechal méně závažné informace [2], které nezpochybňují pravost prohlášení o podpoře ani nebrání orgánům v jeho identifikaci), nebo pokud podepsaná osoba změnila od podpisu formuláře bydliště. Takové chyby nebo změny lze zohlednit tak, že se určité procento zneplatněných prohlášení o podpoře bude považovat za platné. Je-li ověřování automatizované, může být zapotřebí zkontrolovat odmítnutá prohlášení o podpoře ručně, aby se takové falešné chyby odhalily.
- Míra tolerance. Při extrapolaci výsledků vzorku na celý soubor by orgány členských států měly organizátorům poskytnout určitou míru tolerance, zejména tím, že při stanovení úrovně spolehlivosti použijí nižší prahovou hodnotu (tj. interval získaný přidáním a odečtením chybového rozpětí od výsledku).
Lze předpokládat, že během ověřování bude určitý počet prohlášení o podpoře prohlášen za neplatný. Organizátorům se proto doporučuje, aby shromáždili o dost více prohlášení o podpoře, než je minimálně požadovaný jeden milion.
Pokud se zjistí, že bylo shromážděno více prohlášení o podpoře od téhož signatáře, mělo by se jedno z nich považovat za platné, a nikoli všechna za neplatná.
Nařízení pouze vyžaduje, aby členské státy kontrolovaly soudržnost údajů poskytnutých signatáři a nikoli přání signatáře iniciativu podpořit. To znamená, že by obecně měla postačovat skutečnost, aby občan v tištěné nebo elektronické podobě vyplnil formulář prohlášení o podpoře, tj. že by neměl být vyzýván k dalším krokům – například aby odpověděl na dopis či e-mail. Má-li však příslušný orgán kvůli nesoudržnosti poskytnutých údajů důvodné podezření z podvodu, který by vedl k zneplatnění prohlášení o podpoře, může provést další kontroly, včetně zasláním elektronických zpráv nebo dopisů dotčeným osobám s cílem ověřit, zda prohlášení o podpoře skutečně pocházejí od dotčených osob nebo neoprávněně od třetí strany. Kladná odpověď v takovém případě může „zachránit“ jinak neplatné prohlášení o podpoře. Záporná odpověď je dostatečným důvodem k tomu, aby prohlášení o podpoře bylo prohlášeno za neplatné. Pokud podepsaná osoba neodpoví, prohlášení o podpoře se na základě původního posouzení prohlásí za neplatné.
Členské státy musejí použít vzor uvedený v příloze VI (osvědčení potvrzující počet shromážděných prohlášení o podpoře). Členským státům se rovněž doporučuje, aby poskytly další informace o metodě použité při ověřování a stanovení výsledků. Tyto další informace (například důvody pro neschválení některých prohlášení o podpoře a dostupné opravné prostředky) musejí být poskytnuty v samostatném dokumentu. Pokud bude výsledkem ověřování nepřiměřeně vysoký počet neplatných prohlášení o podpoře, orgány členských států se vyzývají, aby upozornily na problémy či nesrovnalosti, které zjistí v příloze VI nebo v dodatečném dokumentu (např. vícero prohlášení o podpoře od stejného signatáře, chybějící údaje o totožnosti nebo jiné chyby, které orgánům zabránily v identifikaci podepsané osoby, nekonzistentní osobní údaje uvedené ve formuláři, nečitelně vyplněné prohlášení na tištěném formuláři, podvody) a případně na provedené dodatečné kontroly. Členské státy se rovněž vybízejí, aby o případných problémech informovaly Komisi a usnadnily tak sdílení osvědčených postupů a budoucí revizi těchto pokynů.
Kontaktní místa v členských státech
Každý členský stát musí zřídit minimálně jedno kontaktní místo, které bude organizátorům poskytovat informace a podporu ohledně právního rámce a praktických aspektů evropské občanské iniciativy, včetně:
- informací a pokynů týkajících se postupů certifikace a ověřování podpisů;
- poskytování informací nebo odkazování na orgány, které mohou poskytnout informace o příslušných předpisech vnitrostátního práva, včetně informací o zakládání právnických osob;
- poskytování informací nebo odkazů na orgány, které mohou poskytnout informace o ochraně údajů.
Rovněž se očekává, že kontaktní místa ve spolupráci s Komisí a jejími zastoupeními přispějí ke zvyšování povědomí o evropské občanské iniciativě. Kontaktní místa vyzýváme, aby využívala materiály poskytnuté Komisí ve všech úředních jazycích EU na oficiálních stránkách evropských občanských iniciativ https://citizens-initiative.europa.eu/spread-word/communication-material_en.
[1] Podepsaná osoba například uvedla platné číslo jiného dokladu totožnosti (např. číslo pasu namísto čísla občanského průkazu).
[2] Například chybné číslo popisné nebo PSČ, je-li požadována adresa.
