Tälle sivulle on koottu ohjeita ja suosituksia EU-maiden viranomaisille eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen (EU) 2019/788 täytäntöönpanoa varten. Ne on laadittu osittain viranomaisten omasta pyynnöstä. Ohjeistus koskee kansalaisaloitemenettelyn eri vaiheita, mutta ennen kaikkea tuenilmausten siirtoa viranomaisille ja niiden tarkastamista. Tiedoista saattaa olla hyötyä myös kansalaisaloitteiden järjestäjille.
Monet ohjeista ja suosituksista selventävät tai päivittävät komission aiempaa ohjeistusta, jota on annettu epävirallisissa asiakirjoissa, kirjallisissa viesteissä ja eurooppalaista kansalaisaloitetta käsittelevän asiantuntijaryhmän kokouksissa. Tätä ohjeistusta voidaan tarvittaessa tarkistaa myöhemmin viranomaisten ja komission kokemusten perusteella.
Tiedonvaihto
Kansalaisaloitteen rekisteröinti:
Komissio ilmoittaa EU-maiden viranomaisille sähköpostitse kansalaisaloitteiden rekisteröintipyynnöistä, jotka se on hyväksynyt tai hylännyt.
Tuenilmausten keruuajan alkamispäivä:
Kun järjestäjät ovat ilmoittaneet komissiolle tuenilmausten keruuajan alkamispäivän, komissio ilmoittaa sen sähköpostitse EU-maiden viranomaisille. Komissio julkaisee keruuajan alkamis- ja päättymispäivät myös julkisessa kansalaisaloiterekisterissä.
Tuenilmausten tarkastus:
Jos EU-maan viranomainen saa järjestäjiltä paperilomakkeilla kerättyjen tuenilmausten tarkastuspyynnön muulla tavoin kuin komission tiedostojenvaihtopalvelun kautta, viranomaisen on ilmoitettava asiasta heti komissiolle, joka puolestaan informoi muiden EU-maiden viranomaisia. Jos järjestäjät sen sijaan käyttävät komission tiedostojenvaihtopalvelua, sovelletaan menettelyä, joka kuvataan tämän sivun kohdassa "Tuenilmausten siirto tarkastettaviksi”.
Oikeudenkäynnit tai hallintomenettelyt:
EU-maiden viranomaisten on ilmoitettava komissiolle viipymättä, jos niiden omassa maassa on käynnissä kansalaisaloitteen järjestäjien vireille panemia oikeudenkäyntejä tai hallintomenettelyjä, jotka koskevat tuenilmausten tarkastusprosessia tai -tuloksia. Jos niitä on käynnissä, keskitetyssä tuenilmausten keruujärjestelmässä olevien tietojen hävittämistä lykätään.
Viestintä komission ja EU-maiden viranomaisten välillä: Viestinnässä voi käyttää komission asiointiosoitetta SG-ECI-EXPERT-GROUP@ec.europa.eu.
Tuenilmauslomakkeet
Järjestäjät voivat päättää, keräävätkö he tuenilmauksia lomakkeilla, jotka ladataan komission sivustolla olevalta järjestäjien käyttäjätililtä, vai omilla lomakkeilla, jotka he laativat kansalaisaloiteasetuksen mallien mukaisesti. EU-maiden viranomaiset voivat myös tarjota järjestäjille tuenilmauslomakkeita, mutta niiden käyttö ei kuitenkaan voi olla pakollista.
Paperisten tuenilmauslomakkeiden kieli voi olla mikä tahansa EU:n virallisista kielistä. Lomakkeiden on kaikissa tapauksissa oltava kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III olevien mallien mukaisia, ja niiden pitää sisältää liitteen III A tai B osassa (maasta riippuen) vaaditut tiedot sekä aloitetta koskevat keskeiset tiedot, jotka on julkaistu kansalaisaloiterekisterissä.
Vaikka järjestäjien itse laatimien lomakkeiden on oltava täysin liitteessä III olevien mallien mukaisia, niihin saa lisätä kansalaisaloitetta havainnollistavan logon tai kuvan.
Lomakkeen pitää olla yhdellä paperiarkilla (kaksipuolinen lomake sallitaan), jotta allekirjoittajat voivat varmistua siitä, he näkevät lomakkeen ja siinä olevat tiedot kokonaisuudessaan. Lisäksi allekirjoittajien on ennen lomakkeen allekirjoittamista saatava tieto siitä, mihin EU-maahan lomake lähetetään, sillä allekirjoittajan pitää olla sen maan kansalainen, johon lomake lähetetään.
Tuenilmauslomakkeesta pitää käydä ilmi kansalaisaloitteen rekisteröidyt tavoitteet , ts. mitä asioita allekirjoituksella kannatetaan (myös silloin, jos komissio on rekisteröinyt aloitteen vain osittain). Nämä tiedot ovat valmiina tuenilmauslomakkeissa, jotka voi ladata komission sivustolla olevalta järjestäjien käyttäjätililtä.
Paperisten tuenilmauslomakkeiden on oltava kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III olevien mallien mukaisia (ks. kansalaisaloiteasetuksen 9 artiklan 2 kohdan ensimmäinen alakohta). EU-maiden viranomaiset eivät voi antaa hyväksyntää järjestäjien laatimille uusille lomakkeille. Jos on epäilyksiä siitä, vastaako lomake liitteessä III olevaa mallia, viranomaiset voivat tarvittaessa pyytää komissiota tarkistamaan asian.
Lomakevaatimuksia ei sovelleta silloin, kun tuenilmaus annetaan keskitetyllä keruujärjestelmällä verkossa käyttäen sähköistä tunnistautumista (ks. kansalaisaloiteasetuksen 9 artiklan 2 kohdan viimeinen alakohta).
Kansalaisaloitteen allekirjoittajat (eli tuenilmausten antajat)
Kansalaisaloiteasetuksen 2 artiklan mukaan allekirjoittajan on oltava unionin kansalainen, ja hänen on oltava ikänsä puolesta oikeutettu äänestämään Euroopan parlamentin vaaleissa tai iältään vähintään 16-vuotias sen mukaan, mitä kukin maa on asiasta päättänyt. Allekirjoittajan ei sen sijaan tarvitse olla äänioikeutettu tai rekisteröity vaaliluetteloon Euroopan parlamentin vaaleissa. Viranomaisten tehtävänä on ainoastaan tarkastaa, täyttääkö allekirjoittaja ikävaatimuksen. Kukin viranomainen tarkastaa oman maansa kansalaisten antamat tuenilmaukset riippumatta siitä, missä maassa nämä asuvat.
Jos jokin EU-maa päättää alentaa kansalaisaloitteen allekirjoittajien vähimmäisikää tai Euroopan parlamentin vaalien äänioikeusikää (jolloin myös kansalaisaloitteen allekirjoittajien vähimmäisikä alenee), sen on ilmoitettava komissiolle muutoksesta ja sen voimaantulopäivästä. Asiasta on syytä ilmoittaa kolme kuukautta ennen voimaantuloa, jotta komissio ja järjestäjät voivat tehdä tarvittavat muutokset tuenilmauslomakkeisiin.
Tuenilmausten siirto tarkastettaviksi
Yleistä
Järjestäjät voivat tehdä kunkin maan viranomaisille vain yhden tuenilmausten tarkastuspyynnön kansalaisaloitetta kohden. Pyynnön voi esittää vasta sitten, kun aloitteelle on kerätty kansalaisaloiteasetuksen mukaiset vähimmäismäärät tuenilmauksia. Viranomaisen on tarkastettava tuenilmaukset, vaikka sen maassa ei olisikaan saavutettu maakohtaista tuenilmausten vähimmäismäärää.
Komissio julkaisee tuenilmausten keruuajan päättymispäivän kansalaisaloiterekisterissä (12 kuukautta päivästä, jonka järjestäjät ovat ilmoittaneet tuenilmausten keruuajan alkamaispäiväksi). Vaikka tuenilmauksia voi kerätä 12 kuukautta, järjestäjät voivat päättää lopettaa keräämisen aikaisemmin (kansalaisaloiteasetuksen 8 artiklan 1 kohta). Järjestäjien on tämän jälkeen esitettävä tuenilmausten tarkastuspyyntö kansallisille viranomaisille 3 kuukauden kuluessa päivästä, jolloin tuenilmausten kerääminen päättyi.
Komissio toimittaa keskitetyllä keruujärjestelmällä kerätyt tuenilmaukset EU-maiden viranomaisille käyttäen tiedostojenvaihtopalvelua (S-CircaBC).
Paperilomakkeilla olevat tuenilmaukset on toimitettava viranomaisille erikseen joko sellaisenaan tai sähköisessä muodossa (esim. skannattuna PDF- tai JPEG-tiedostoihin). Järjestäjät voivat halutessaan toimittaa ne komission tiedostojenvaihtopalvelun kautta.
Verkossa kerätyt tuenilmaukset on toimitettava sähköisessä muodossa (ks. edellä).
Järjestäjien ei tarvitse numeroida tuenilmauksia, mutta halutessaan he voivat sen tehdä.
Komission tiedostojenvaihtopalvelun käyttö (S-CircaBC-järjestelmän avulla)
Kun järjestäjät käyttävät tiedostojenvaihtopalvelua, tuenilmausten tarkastuspyyntö on esitettävä EU-maiden viranomaisille 3 kuukauden kuluessa. On syytä huomata, että järjestäjien tehtyä tarkastuspyynnön komissio voi tarvita jopa 5 työpäivää tuenilmausten siirtoon. Tarkastuspyynnön esittämispäiväksi katsotaan päivä, jolloin järjestäjät pyytävät komissiota toimittamaan tuenilmaukset EU-maiden viranomaisille.
Kun komissio on saanut siirron päätökseen ja tiedostot ovat saatavilla S-CircaBC-järjestelmässä, EU-maiden viranomaisten on tarkistettava, ovatko tiedostot luettavassa muodossa, ja vahvistettava järjestäjille ja komissiolle, että tiedostot on vastaanotettu ongelmitta. Vastaanottoilmoitusta ei voi toimittaa tiedostojenvaihtopalvelun kautta, vaan viranomaisten on lähetettävä se ja käytävä mahdollinen muu siihen liittyvä viestinvaihto järjestäjien kanssa muulla tavoin.
On mahdollista, että järjestäjät toimittavat paperilomakkeilla kerätyt tuenilmaukset tiedostoina väärän maan S-CircaBC-kansioon. Komissio ei voi tarkistaa asiaa, koska sillä ei ole pääsyä näihin kansioihin. Jos tiedostot on suojattu sen maan salausavaimella, jolle tuenilmaukset olisi pitänyt toimittaa, niitä ei pystytä lukemaan tiedostot erehdyksessä saaneessa maassa. Tämän maan viranomaiset voivat avata tiedostot vain, jos ne on lisäksi erehdyksessä salattu kyseisen maan salausavaimella. Vääriä tiedostoja saaneen viranomaisen on kummassakin tapauksessa ilmoitettava asiasta järjestäjille ja komissiolle mahdollisimman pian ja poistettava tiedostot, jos järjestäjät antavat siihen suostumuksensa.
Ohjeita tuenilmausten tarkastukseen tiedostojenvaihtopalvelua käyttäen on S-CircaBC:ssä.
Muistutuksia EU-maiden viranomaisille:
- viranomaisella on oltava S-CircaBC-järjestelmässä olevien tiedostojen käsittelyä varten salausavainten hallinnointijärjestelmä, jolla valvotaan avainten käyttöoikeuksia ja avainversioita sekä varmistetaan, ettei avaimia käytetä luvatta
- viranomaisen on osallistuttava kahdesti vuodessa järjestettäviin S-CircaBC-menettelyjen testeihin, joihin kuuluu myös komission tai järjestäjien lataamien tiedostojen yhteydessä käytettävien salausavainten ja niiden versioiden testaus
- viranomainen saa S-CircaBC:stä automaattisen ilmoituksen, kun tiedostot voi ladata järjestelmästä, minkä jälkeen sen on huolehdittava tuenilmausten tarkastuksesta kansalaisaloiteasetuksessa säädetyssä määräajassa.
Tuenilmausten tarkastus
EU-maiden viranomaisten on 3 kuukauden kuluessa tuenilmausten vastaanottamisesta tehtävä niille tarvittavat tarkastukset noudattaen kansallista lainsäädäntöä ja käytäntöä (kansalaisaloiteasetuksen 12 artiklan 4 kohta). Tarkastuksen perusteella ne määrittävät ja vahvistavat pätevien tuenilmausten määrän. Tästä on annettava todistus maksutta.
EU-maiden viranomaisten on otettava vastaan millä tahansa EU:n virallisella kielellä laaditut tuenilmaukset. Tuenilmauslomakkeessa olevan kansalaisaloitteen sisältökuvauksen on kuitenkin vastattava tekstiä, joka on julkaistu kansalaisaloiterekisterissä kyseisellä kielellä.
Viranomaisten ei tarvitse tarkastaa paperilomakkeilla olevien allekirjoitusten aitoutta, vaan ainoastaan niissä annettujen henkilötietojen asianmukaisuus ja johdonmukaisuus.
Koska tarkastuksella on oikeudellisia seurauksia, jotka voidaan riitauttaa tuomioistuimissa, on tärkeää käyttää seuraavanlaisia suojatoimenpiteitä etenkin satunnaisotannan yhteydessä:
- Otoskoko: Viranomaisten on syytä valita tilastollisesti pätevä satunnaisotos, eli otoksen on oltava riittävän suuri ja edustava, ja siinä on mahdollisuuksien mukaan otettava huomioon eri riskitasot (esim. riski voi olla suurempi tietyn kanavan kautta kerätyissä tuenilmauksissa). Tätä varten virhemarginaali ja luottamustaso on määritettävä niin, että tarkastuksesta saadaan riittävän tarkat tulokset. Viranomaisten on myös arvioitava, pitäisikö tuenilmausjoukko osittaa esimerkiksi keruumenetelmien perusteella ennen otoksen valintaa. Tämä on tärkeää etenkin silloin, jos epäillään, että jotkin tuenilmauserät ovat vähemmän luotettavia kuin muut.
- Väärin perustein hylätyt tuenilmaukset: Tuenilmauksia ei pitäisi hylätä vähäisten virheiden tai muutosten perusteella, jos mikään ei viittaa petokseen. Allekirjoittaja on voinut vahingossa tehdä virheen[1] tai jättää pois vähämerkityksisiä tietoja[2] tai vaikkapa muuttaa toiseen osoitteeseen aloitteen allekirjoittamisen jälkeen, mikä ei kuitenkaan anna aihetta epäillä tuenilmauksen aitoutta tai allekirjoittajan henkilöllisyyttä. Tällainen virhe- tai muutosmahdollisuus voidaan ottaa huomioon määrittämällä tietty prosenttiosuus mitätöidyistä tuenilmauksista tosiasiallisesti päteviksi. Jos tarkastus tehdään automaattisesti, voi olla tarpeen tarkastaa hylätyt tuenilmaukset uudestaan manuaalisesti, jotta tällaiset virheelliset hylkäykset voidaan peruuttaa.
- Tulosten tulkinta järjestäjien eduksi: Kun viranomaiset ekstrapoloivat otoksen tulokset koko perusjoukkoon, heidän on syytä tulkita tuloksia aloitteen järjestäjien eduksi ja valita alhainen kynnysarvo luotettavuustasolta (eli väliltä, jonka alaraja määritetään vähentämällä tuloksesta virhemarginaali ja yläraja määritetään lisäämällä tulokseen virhemarginaali).
Koska tarkastuksessa todennäköisesti hylätään jonkin verran tuenilmauksia, järjestäjiä kehotetaan keräämään huomattavasti enemmän kuin vaaditut miljoona tuenilmausta.
Jos saman allekirjoittajan havaitaan antaneen useita tuenilmauksia, niitä kaikkia ei pidä hylätä, vaan yksi on katsottava päteväksi.
Kansalaisaloiteasetus velvoittaa EU-maiden viranomaiset tarkastamaan pelkästään allekirjoittajan antamien tietojen paikkansapitävyyden eikä sitä, onko allekirjoittaja tosiasiallisesti halunnut tukea aloitetta. Periaatteessa pitäisi riittää, että aloitteen kannattaja täyttää tuenilmauslomakkeen (paperilla tai verkossa), eikä häntä pitäisi enää vaatia esimerkiksi vastaamaan kirjeisiin tai sähköpostiviesteihin. Jos viranomainen kuitenkin epäilee vilppiä tuenilmauslomakkeen tietojen epäjohdonmukaisuuden vuoksi ja tuenilmaus pitäisi sen vuoksi hylätä, viranomainen voi tehdä lisätarkastuksia. Se voi esimerkiksi tiedustella allekirjoittajalta sähköpostitse tai kirjeitse, onko tämä todellakin antanut tuenilmauksen vai onko sen antanut jokin muu, luvatta toiminut taho. Jos allekirjoittaja vahvistaa antaneensa tuenilmauksen, se voidaan katsoa päteväksi, vaikka se muutoin olisi hylätty. Jos allekirjoittaja taas vastaa kieltävästi, tuenilmaus hylätään. Jos allekirjoittaja ei vastaa lainkaan, tuenilmaus on hylättävä tietojen epäjohdonmukaisuuden perusteella alkuperäisen arvioinnin mukaisesti.
EU-maiden viranomaisten on annettava todistus pätevien tuenilmausten määrästä käyttäen kansalaisaloiteasetuksen liitteessä VI olevaa mallia. Viranomaisten toivotaan myös antavan lisätietoja menetelmästä, jolla tuenilmaukset on tarkastettu, ja tarkastuksen tuloksista. Tällaiset lisätiedot (esim. syyt, joiden vuoksi joitakin tuenilmauksia ei ole hyväksytty, ja käytettävissä olevat oikeussuojakeinot) on annettava erillisessä asiakirjassa. Jos tarkastuksessa hylätään suhteettoman paljon tuenilmauksia, viranomaisia kehotetaan ilmoittamaan havaitsemistaan ongelmista tai sääntöjenvastaisuuksista liitteen VI mukaisessa todistuksessaan tai sitä täydentävässä erillisessä asiakirjassa. Tällaisia ongelmia ovat esimerkiksi seuraavat: sama allekirjoittaja on antanut useita tuenilmauksia, henkilötietojen puuttuminen tai muut virheet ovat estäneet allekirjoittajan tunnistamisen, lomakkeessa on annettu epäjohdonmukaisia henkilötietoja, paperilomakkeilla annetuista tuenilmauksista ei saa selvää, tuenilmauksissa on käytetty petollisia ja vilpillisiä menettelyjä. Myös mahdolliset lisätarkastukset on syytä mainita erikseen. Tällaisista ongelmista kannattaa ilmoittaa myös komissiolle, jotta se voi jaa tietoa hyvistä toimintatavoista ja tarvittaessa päivittää tätä ohjeistoa.
Kansalliset yhteyspisteet
Kunkin EU-maan on perustettava yksi tai useampi yhteyspiste, josta järjestäjäryhmät saavat tietoa eurooppalaiseen kansalaisaloitteeseen liittyvistä oikeudellisista seikoista ja käytännön tukea aloitteen järjestämistä varten. Yhteyspisteiden tehtävänä on
- antaa tietoa ja ohjeita tuenilmausten keruujärjestelmien vaatimustenmukaisuuden vahvistamisesta ja tuenilmausten tarkastusmenettelystä
- antaa tietoa kansallisesta lainsäädännöstä, jota sovelletaan esimerkiksi oikeushenkilöitä perustettaessa, tai ohjata järjestäjät sen viranomaisen puoleen, jolta tällaista tietoa saa
- antaa tietoa tietosuojasta tai ohjata järjestäjät sen viranomaisen puoleen, jolta tällaista tietoa saa.
Yhteyspisteiden toivotaan myös osallistuvan kansalaisaloitetiedotukseen yhteistyössä komission ja sen edustustojen kanssa. Ne voivat hyödyntää komission kansalaisaloitesivuston tiedotusaineistoa, jota on saatavilla kaikilla EU:n virallisilla kielillä.
[1] Esimerkki: Allekirjoittaja on antanut väärän asiakirjan numeron (esim. passin numeron eikä henkilötodistuksen numeroa).
[2] Esimerkki: Osoitteesta puuttuu talon numero tai postinumero.
