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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 15
Presentazione delle dichiarazioni di sostegno raccolte agli Stati membri per verifica: quali sono i ruoli e le responsabilità quando si usa il servizio di scambio file della Commissione?
Vale per lo scenario 2 quando la presentazione delle dichiarazioni di sostegno avviene tramite il servizio di scambio file della Commissione
È possibile chiedere alla Commissione di presentare le dichiarazioni di sostegno agli Stati membri per verifica anche se queste sono state raccolte su carta (sotto l'esclusiva titolarità del rappresentante).
Quali sono i ruoli e le responsabilità della Commissione?
- Mettere a disposizione degli organizzatori il sistema informatico preconfigurato per l'iniziativa
- Fornire loro il dispositivo di cifratura
- Garantire la presentazione sicura e riservata agli Stati membri delle dichiarazioni di sostegno cifrate e caricate dagli organizzatori
- Cancellare i file memorizzati nella struttura di presentazione dopo aver accertato con il gruppo degli organizzatori e gli Stati membri che la presentazione si è conclusa
- Trasmettere al gruppo di organizzatori le richieste degli interessati affinché provvedano a darvi seguito
- Fornire una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, un registro delle attività di trattamento e i servizi del proprio responsabile della protezione dei dati in relazione a tale trattamento.
Quali sono i ruoli e le responsabilità del rappresentante?
- Provvedere alla cifratura delle dichiarazioni di sostegno (dopo aver scansionato quelle raccolte su carta)
- Caricare le dichiarazioni di sostegno cifrate nel servizio di scambio file
- Decidere in merito alla data di presentazione alle autorità competenti degli Stati membri
- Esaminare ai sensi del regolamento GDPR le richieste degli interessati ricevute in tale fase del trattamento
Le informazioni dettagliate sugli obblighi di entrambi i titolari del trattamento figurano negli accordi di contitolarità.
ATTENZIONE:
gli organizzatori possono scegliere di presentare le dichiarazioni di sostegno raccolte su moduli cartacei utilizzando i propri mezzi.
Riferimenti:
articolo 4, paragrafo 3, articoli 10 e 12 del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei
