Orientations en matière de protection des données – Question 15
Présentation des déclarations de soutien aux États membres pour vérification – Quels sont les rôles et les responsabilités en cas d’utilisation du service d’échange de fichiers de la Commission?
S’applique au scénario 2 lorsque la présentation des déclarations de soutien s’effectue au moyen du service d’échange de fichiers de la Commission.
Vous pouvez demander à la Commission de présenter les déclarations de soutien aux États membres en vue de leur vérification, même si elles ont été recueillies sur papier [le/la représentant(e) étant le responsable unique du traitement des données].
Quels sont les rôles et les responsabilités de la Commission?
- Mettre à la disposition des organisateurs le système informatique approprié, préconfiguré pour l’initiative
- Mettre le dispositif de cryptage à leur disposition
- Garantir la présentation sécurisée et confidentielle aux États membres des déclarations de soutien cryptées et téléchargées par les organisateurs
- Supprimer les fichiers stockés dans le dispositif de présentation après s’être assurée, avec le groupe d’organisateurs et les États membres, que la présentation a bien été effectuée
- Transmettre au groupe d’organisateurs les demandes des personnes concernées en vue du traitement ultérieur de ces demandes
- Fournir une analyse d’impact relative à la protection des données, un registre des activités de traitement et les services de son délégué à la protection des données en ce qui concerne l’opération de traitement en question
Quels sont les rôles et les responsabilités du/de la représentant(e)?
- Crypter les déclarations de soutien (après avoir scanné celles qui ont été recueillies sur papier)
- Télécharger les déclarations de soutien cryptées dans le service d’échange de fichiers
- Fixer la date de présentation aux autorités compétentes des États membres
- Traiter, dans le cadre du RGPD, toutes les demandes des personnes concernées reçues à ce stade du traitement.
Des informations complètes sur les obligations des deux responsables conjoints du traitement figurent dans les accords de coresponsabilité correspondants.
IMPORTANT:
Vous pouvez également choisir de soumettre les déclarations de soutien recueillies sur des formulaires papier par vos propres moyens.
Références:
Article 4, paragraphe 3, et articles 10 et 12 du règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne
