Orientaciones sobre protección de datos – Pregunta 15
Presentación de las declaraciones de apoyo recogidas a los Estados miembros a efectos de verificación: ¿cuáles son las funciones y responsabilidades cuando se recurre al servicio de intercambio de archivos de la Comisión?
Aplicable a la hipótesis n.º 2 cuando la presentación de las declaraciones de apoyo se haga a través del servicio de intercambio de archivos de la Comisión.
Los organizadores pueden solicitar a la Comisión presentar declaraciones de apoyo a los Estados miembros a efectos de verificación, incluso aunque estas se hayan recogido en formato papel (el representante actúa como responsable único del tratamiento de datos).
¿Cuáles son las funciones y las responsabilidades de la Comisión?
- La Comisión pone a disposición de los organizadores un sistema informático adecuado, preconfigurado para la iniciativa.
- Pone a su disposición un dispositivo de cifrado.
- Garantiza la presentación segura y confidencial a los Estados miembros de las declaraciones de apoyo, cifradas y cargadas por los organizadores.
- Elimina los archivos almacenados en el mecanismo de presentación una vez que se ha asegurado, con el grupo de organizadores y los Estados miembros, de que la presentación ha finalizado.
- Transmite al grupo de organizadores las solicitudes de los interesados para que se sigan tramitando.
- Proporciona una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, un registro de las actividades de tratamiento y los servicios de su delegado de protección de datos en relación con la operación de tratamiento.
¿Cuáles son las funciones y las responsabilidades del representante?
- Cifra las declaraciones de apoyo (después de escanear las recogidas en papel).
- Carga las declaraciones de apoyo cifradas en el servicio de intercambio de archivos.
- Decide la fecha de presentación a las autoridades competentes de los Estados miembros.
- Tramita, en virtud del RGPD, las solicitudes de los interesados recibidas en esta etapa del tratamiento.
En los acuerdos de corresponsabilidad pertinentes figura toda la información sobre las obligaciones de ambos corresponsables del tratamiento.
NOTA:
Los organizadores también pueden optar por presentar las declaraciones de apoyo recogidas en formularios impresos por sus propios medios.
Referencias:
Artículo 4, apartado 3, y artículos 10 y 12 del Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea.
