Orientações em matéria de proteção de dados - Pergunta 15
Apresentação aos Estados-Membros das declarações de apoio recolhidas para verificação - Quais as funções e responsabilidades quando se utiliza o serviço de intercâmbio de ficheiros da Comissão?
Aplica-se no segundo cenário quando a apresentação das declarações de apoio seja efetuada através do serviço de intercâmbio de ficheiros da Comissão
Pode optar por solicitar à Comissão que apresente as declarações de apoio aos Estados-Membros para verificação, mesmo que estas tenham sido recolhidas em papel (sob a responsabilidade exclusiva pelo tratamento de dados do representante).
Quais as funções e responsabilidades da Comissão?
- Disponibiliza aos organizadores o sistema informático, pré-configurado para a iniciativa;
- Disponibiliza o sistema de cifragem;
- Assegura a apresentação segura e confidencial aos Estados-Membros das declarações de apoio cifradas e carregadas pelos organizadores;
- Apaga os ficheiros armazenados depois de se assegurar, junto do grupo de organizadores e dos Estados-Membros, de que a transmissão dos mesmos está concluída;
- Transmite ao grupo de organizadores os eventuais pedidos apresentados pelos titulares dos dados para fins de tratamento posterior;
- Faculta uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados, um registo das atividades de tratamento e dos serviços prestados pelo seu responsável pela proteção de dados quanto à operação de tratamento em causa.
Quais as funções e responsabilidades do representante?
- Assegura a cifragem das declarações de apoio (após a digitalização das declarações recolhidas em papel);
- Carrega as declarações de apoio cifradas no serviço de intercâmbio de ficheiros;
- Decide da data de apresentação às autoridades competentes dos Estados-Membros;
- Trata, ao abrigo do RGPD/RPDUE, os eventuais pedidos de titulares de dados recebidos nessa fase do tratamento.
Os acordos de partilha de responsabilidade contêm informações exaustivas sobre as obrigações que incumbem a ambos os responsáveis conjuntos pelo tratamento.
IMPORTANTE:
Pode decidir apresentar as declarações de apoio recolhidas em formulários em papel, utilizando os seus próprios meios.
Referências:
Artigo 4.º, n.º 3, e artigos 10.º e 12.º do Regulamento sobre a iniciativa de cidadania europeia
