Operación de tratamiento: Campaña de comunicación sobre la ICE: interacción con los embajadores de la ICE
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea, Secretaría General, Unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
Referencia de registro: DPR-EC-09286
1. Introducción
La Comisión Europea se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.
La presente declaración de confidencialidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales que nos haya facilitado y cómo velaremos por su protección, la manera en que se utiliza dicha información y sus derechos al respecto. También recoge la información de contacto del responsable del tratamiento de datos ante el que puede ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Campaña de comunicación de la ICE» llevada a cabo por la Unidad A.1 de la Secretaría General de la Comisión Europea (Unidad SG.A.1).
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
La Comisión Europea lleva a cabo la campaña de comunicación sobre la ICE de conformidad con el artículo 18, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/788 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de abril de 2019, sobre la iniciativa ciudadana europea. Con ella la Comisión «dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea [...], contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
Uno de los pilares de la campaña de comunicación de la ICE es la promoción de la ICE a través de sus embajadores.
Los embajadores de la ICE son multiplicadores activos de la Iniciativa Ciudadana Europea y ayudan a promocionar los valores y mensajes de la iniciativa sobre el terreno, en cada Estado miembro y/o en el ámbito de la UE. Los embajadores participan en toda una serie de actividades en torno a la ICE, tales como:
- Difusión de contenidos relacionados con la ICE a través de sus canales de comunicación (sitio web, redes sociales, publicaciones, actos, etc.).
- Participación en campañas o grupos creados por la Comisión Europea en las redes sociales para acercar los mensajes de la ICE a los ciudadanos y demás partes interesadas.
- Apoyo a la identificación y participación de los principales líderes de opinión con gran potencial de divulgación (personalidades locales, activistas, responsables de la toma de decisiones, influencers, etc.).
- Apoyo al diseño, organización y promoción de las actividades en su red.
El objetivo de la recogida y tratamiento de sus datos por la Unidad SG.A.1 es permitirles a ustedes desempeñar la función de embajadores de la ICE. Para ello son precisas las operaciones de tratamiento que figuran a continuación.
- a) Tratamiento de los datos que permiten considerarles como embajadores de la ICE, esto es, las evaluaciones que llevan a su selección como embajadores de la ICE.
- b) Tratamiento de sus datos de contacto como embajadores de la ICE para invitarles a participar en actividades de comunicación sobre la misma.
- c) Recogida y publicación en la web de la ICE de sus nombres y apellidos, sus cargos y sus datos de contacto en redes sociales, así como su imagen de perfil y su nota biográfica.
- d) Seguimiento de las redes sociales de los embajadores y demás actividades promocionales relacionadas con la ICE.
Sus datos se recogerán manualmente a través del contratista (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburgo (Gran Ducado de Luxemburgo), correo electrónico: eci@netcompany-intrasoft.com).
No se utilizarán sus datos personales en procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.
Además, es probable que los embajadores de la ICE participen en las demás actividades específicas de la campaña de comunicación de la ICE** y del Foro de la ICE.
Así pues, es probable que se procesen sus datos personales en relación con otras operaciones de tratamiento:
- cuando los embajadores de la ICE interactúen con la Comisión y los ciudadanos a través del Foro de la ICE (más detalles en el registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-00828 y la correspondiente declaración de confidencialidad);
- cuando los embajadores de la ICE aparezcan en material promocional de la campaña de comunicación de la ICE (más detalles en el registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-09286 y en la correspondiente declaración de confidencialidad sobre «Preparación y difusión de material promocional de la campaña de comunicación sobre la ICE»);
- cuando los embajadores de la ICE participen en actos de la campaña de comunicación de la ICE (tanto online como presenciales), en calidad de oradores o participantes (más información en el registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01063 y las declaraciones de confidencialidad de cada acto);
- cuando los embajadores de la ICE participen en consultas con las partes interesadas en la ICE (más detalles en el registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01011 y en la declaración de confidencialidad de cada consulta).
Todo tratamiento de este tipo para otros fines estará siempre sujeto a una declaración de confidencialidad específica y, en su caso, al consentimiento expreso de los embajadores.
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** Estas operaciones de tratamiento se describen en la declaración de confidencialidad relativa a la campaña de comunicación de la ICE publicada en: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_en
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Con arreglo al artículo 18, apartado 1, del Reglamento sobre la ICE, la Comisión dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea a través de actividades de comunicación y campañas de información, contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión.
Todas las operaciones de tratamiento desarrolladas dentro de la campaña de comunicación de la ICE se llevan a cabo en aras del interés público, según la obligación jurídica que el Reglamento sobre la ICE impone a la Comisión.
Recopilamos y tratamos sus datos personales como partes interesadas en la ICE, así como aquellos datos que permiten considerarles embajadores de la ICE, por ser necesario, para el desempeño de una tarea de interés público, el tratamiento a los fines contemplados en la sección 2, letra a) (datos de contacto y evaluaciones que llevaron a seleccionarlos como embajadores de la ICE) [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725].
Recopilamos y tratamos sus datos personales en calidad de embajadores de la ICE sobre la base de su consentimiento [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725 al firmar la Carta del Embajador de la ICE] a los efectos mencionados anteriormente, en la sección 2, letras b), c) y d).
Velamos por que se apliquen salvaguardias adecuadas y específicas para el tratamiento de los datos personales, en consonancia con la legislación aplicable en materia de protección de datos.
Hemos obtenido su consentimiento directamente y por escrito mediante la firma de la «Carta del Embajador».
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Trataremos los siguientes datos:
- datos de contacto recibidos de ustedes o procedentes de las correspondientes bases de datos oficiales o de la Comisión, de relaciones locales existentes con la Comisión o con las agencias y de fuentes de público acceso: nombre, apellidos, nacionalidad/preferencias lingüísticas, funciones/cargo, nombre de la organización, número de teléfono, dirección de correo electrónico, nombres de usuario en redes sociales;
- notas biográficas y fotografías que hayan facilitado para su publicación en la web de la ICE;
- evaluaciones de la Comisión y de los contratistas que llevaron a su selección como embajadores de la ICE, puntos de vista y opiniones manifestados dentro de las comunicaciones con la Comisión y los contratistas, Carta del Embajador de la ICE firmada, informes sobre actividades en redes sociales y demás actividades promocionales elaborados por el contratista a partir de información públicamente disponible.
Tal como se menciona en la sección 2, podrán procesarse otros datos personales de los embajadores de la ICE en relación con otras operaciones de tratamiento que contribuyan a la campaña de comunicación de la ICE, en particular, si dentro de la campaña de comunicación de la ICE los embajadores de la ICE ofrecen un testimonio personal sobre su experiencia o participan en un acto de comunicación sobre la ICE o en una consulta específica. Cualquier otro tratamiento de este tipo se llevará a cabo de acuerdo con la correspondiente declaración de confidencialidad y, en su caso, sobre la base de su consentimiento específico.
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
La Unidad SG.A.1 únicamente conservará sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su recogida o ulterior tratamiento, a saber, durante un período máximo de doce meses después de haber dejado de ser embajadores de la ICE.
Los documentos (informes, correspondencia, información financiera pertinente, etc.) que contengan datos personales serán conservados por la Comisión Europea durante diez años, archivados de conformidad con el marco jurídico de la Comisión y almacenados en el sistema ARES (Advanced Records System) bajo la responsabilidad de la Secretaría General (véase el registro DPR-EC-00536).
Para fines históricos, y a fin de documentar, preservar y poner a disposición del público la historia y el patrimonio audiovisual de la Comisión y de la Unión Europea, determinados contenidos audiovisuales podrán archivarse para su conservación permanente de acuerdo con la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea [SEC(2022)400].
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados en la red, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea o de sus contratistas. Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por las obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [Reglamento (UE) 2016/679]. Los servidores en los que Netcompany – Intrasoft S.A. gestiona y almacena sus bases de datos están establecidos exclusivamente en el territorio de la Unión Europea.
Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Dada la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas comprenden acciones apropiadas sobre seguridad en línea, riesgo de pérdida de datos, alteración de datos y acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye la de permitir el acceso a los datos personales únicamente a personas autorizadas con necesidad legítima de conocerlos a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Se concede acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de efectuar esta operación de tratamiento, al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer» y al personal autorizado del contratista (Netcompany – Intrasoft S.A.). Estas personas están obligadas a respetar acuerdos de confidencialidad formales y, en caso necesario, acuerdos de confidencialidad adicionales.
Se publicarán en la web de la ICE su nombre y apellidos y su cargo, así como sus datos de contacto en redes sociales, su fotografía y su nota biográfica.
A fin de facilitar la organización de otras actividades de la campaña, y sobre la base del principio de «necesidad de conocer», es posible que compartamos su nombre, apellidos, organización y datos de contacto con otras partes interesadas en la ICE.
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derechos específicos, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y derecho a la portabilidad de los mismos.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725.
Ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales relacionados con su inscripción como embajador o embajadora de la ICE. En todo momento puede retirar su consentimiento notificando su decisión al responsable del tratamiento de datos. La retirada no afectará a la licitud del tratamiento llevado a cabo con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos de la Comisión Europea. En su caso, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto necesarios a tal fin figuran en el punto 9.
Si desea ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, debe incluir en su solicitud la información que las identifica (esto es, las referencias de registro indicadas en el punto 10).
9. Información de contacto
- Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, si tiene observaciones, preguntas o dudas o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, diríjase a la unidad responsable del tratamiento de datos adjunta a la Secretaría general (SG) de la Comisión Europea, unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Delegado de protección de datos de la Comisión (DPD)
Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.
- Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
Si considera que el responsable del tratamiento de datos ha vulnerado sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725 debido al tratamiento que ha dado a sus datos personales, tiene derecho de recurso (esto es, puede presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos: edps@edps.europa.eu.
10. ¿Dónde puede encontrarse información más detallada?
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se hayan documentado y le hayan sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
La presente operación específica de tratamiento consta en el registro público del responsable de la protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-09286.
