Töötlemistoiming: Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania – suhtlus Euroopa kodanikualgatuse saadikutega
Vastutav töötleja: Euroopa Komisjon, peasekretariaat, poliitikaprioriteetide ja tööprogrammi üksus SG.A.1
Registriviide: DPR-EC-09286
1. Sissejuhatus
Euroopa Komisjon kaitseb teie isikuandmeid ja austab teie eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist.
Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, miks teie isikuandmeid töödeldakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid kogutakse, käsitletakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised õigused teil seoses oma isikuandmetega on. Isikuandmete kaitse avaldusest leiate ka selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole oma õiguste kasutamiseks pöörduda, ning andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.
Allpool on esitatud teave Euroopa Komisjoni peasekretariaadi üksuse A.1 (üksus SG.A.1) töötlemistoimingu „Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania“ kohta.
2. Miks ja kuidas teie isikuandmeid töödeldakse?
Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniat viib läbi Euroopa Komisjon kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 17. aprilli 2019. aasta määruse (EL) 2019/788 Euroopa kodanikualgatuse kohta artikli 18 lõikega 1. Selle eesmärk on „parandada /.../ üldsuse teadlikkust Euroopa kodanikualgatuse olemasolust, eesmärkidest ja toimimisest, soodustades seeläbi kodanike aktiivset osalemist liidu poliitilises elus“.
Üks Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania aluseid on Euroopa kodanikualgatuse tutvustamine kodanikualgatuse saadikute kaudu.
Euroopa kodanikualgatuse saadikud on Euroopa kodanikualgatuse tutvustajad, kes aitavad aktiivselt edendada Euroopa kodanikualgatuse väärtusi ja sõnumeid kohapeal, ELi liikmesriikides või ELi tasandil. Saadikud on kaasatud mitmesugustesse Euroopa kodanikualgatusega seotud tegevustesse, sealhulgas:
- Euroopa kodanikualgatusega seotud materjalide levitamine oma suhtluskanalite kaudu (veebisait, sotsiaalmeedia, väljaanded, üritused jne);
- osalemine Euroopa Komisjoni algatatud sotsiaalmeediakampaaniates, millega püütakse muuta Euroopa kodanikualgatuse sõnumeid kodanikele ja teistele huvitatud isikutele arusaadavamaks;
- osalemine suure jälgitavuspotentsiaaliga arvamusliidrite (nt kohalikud kuulsused, aktivistid, otsustajad, suunamudijad jne) kindlakstegemisel ja kaasamisel;
- osalemine ürituste kavandamisel ja korraldamisel ning nende tutvustamine oma võrgustikus.
Üksus SG.A.1 kogub ja töötleb teie andmeid selleks, et saaksite täita Euroopa kodanikualgatuse saadiku ülesandeid. Seejuures tehakse järgmisi töötlemistoiminguid:
- nende andmete töötlemine, mille alusel toimub teie tegevus Euroopa kodanikualgatuse saadikuna, sh andmed, mille põhjal teid Euroopa kodanikualgatuse saadikuks valiti;
- teie kontaktandmete töötlemine, et kutsuda teid kui Euroopa kodanikualgatuse saadikut osalema Euroopa kodanikualgatuse teavitusüritustel;
- teie ees- ja perekonnanime, ametinimetuse, sotsiaalmeedia kontaktandmete, foto ja elulooliste teadete kogumine või koostamine ja avaldamine Euroopa kodanikualgatuse veebisaidil;
- saadikute sotsiaalmeedia ja muu Euroopa kodanikualgatusega seotud edendustegevuse seire.
Teie andmed kogub käsitsi töövõtja (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxembourg, email: eci@netcompany-intrasoft.com).
Teie isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, sh profiilianalüüsi tegemiseks.
Lisaks osalevad Euroopa kodanikualgatuse saadikud tõenäoliselt muudes Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania** ja Euroopa kodanikualgatuse foorumi tegevustes.
Teie isikuandmeid töödeldakse seega tõenäoliselt ka muude töötlemistoimingute raames:
- kui Euroopa kodanikualgatuse saadikud suhtlevad komisjoni ja kodanikega Euroopa kodanikualgatuse foorumi kaudu – üksikasjalikum teave on esitatud komisjoni andmetöötluskirjes DPR-EC-00828 ja isikuandmete kaitse avalduses;
- kui Euroopa kodanikualgatuse saadikud on esindatud Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania reklaammaterjalides – üksikasjalikum teave on esitatud komisjoni andmetöötluskirjes DPR-EC-09286 ja dokumentidega „Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania reklaammaterjalide ettevalmistamine ja levitamine“ seotud isikuandmete kaitse avalduses;
- kui Euroopa kodanikualgatuse saadikud osalevad kõnelejate või osalejatena Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania üritustel (veebis või väljaspool seda) – üksikasjalikum teave on esitatud komisjoni andmetöötluskirjes DPR-EC-01063 ja asjaomase üritusega seotud isikuandmete kaitse avalduses;
- kui Euroopa kodanikualgatuse saadikud osalevad kõnelejate või osalejatena Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmade konsultatsioonil – üksikasjalikum teave on esitatud komisjoni andmetöötluskirjes DPR-EC-01011 ja asjaomase sidusrühma konsultatsiooniga seotud isikuandmete kaitse avalduses.
Töötlemistoimingute suhtes, mis tehakse muul eesmärgil kui eespool nimetatud, kohaldatakse alati asjakohast isikuandmete kaitse avaldust ja vajaduse korral küsitakse eraldi teie nõusolekut.
------------------------------------------------------------------------
**Neid töötlemistoiminguid on kirjeldatud Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniaga seotud isikuandmete kaitse avalduses, mis on avaldatud aadressil: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_et
3. Milline on teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?
Euroopa kodanikualgatuse määruse artikli 18 lõikes 1 on sätestatud: „Komisjon parandab teabevahetuse ja teavituskampaaniate kaudu üldsuse teadlikkust Euroopa kodanikualgatuse olemasolust, eesmärkidest ja toimimisest, soodustades seeläbi kodanike aktiivset osalemist liidu poliitilises elus.“
Kõik Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania raames tehtavad töötlemistoimingud tehakse avalikes huvides kooskõlas Euroopa kodanikualgatuse määruses komisjonile pandud juriidilise kohustusega.
Komisjon kogub ja töötleb teie isikuandmeid, mille kogumine ja töötlemine on vajalik teie tegevuse jaoks Euroopa kodanikualgatuse sidusrühma liikmena, ning isikuandmeid, mille alusel toimub teie tegevus Euroopa kodanikualgatuse saadikuna, sest punkti 2 alapunktis a nimetatud eesmärgil toimuv töötlustoiming (kontaktandmed ja andmed, mille põhjal teid Euroopa kodanikualgatuse saadikuks valiti) on vajalik avalikes huvides täidetava ülesande täitmiseks.
Komisjon kogub ja töötleb teie kui Euroopa kodanikualgatuse saadiku isikuandmeid teie nõusoleku alusel (allkirjastatud Euroopa kodanikualgatuse saadiku harta) eespool punkti 2 alapunktides b, c ja d nimetatud eesmärkidel.
Komisjon tagab, et isikuandmete töötlemiseks rakendatakse asjakohaseid ja eriotstarbelisi kaitsemeetmeid kooskõlas kohaldatavate andmekaitsealaste õigusaktidega.
Olete andnud kirjaliku nõusoleku lubada oma isikuandmeid töödelda, kui kirjutasite alla suursaadiku hartale.
4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?
Komisjon töötleb Euroopa kodanikualgatuse saadikute järgmisi isikuandmeid:
- kontaktandmed, mis on saadud teie käest või leitud asjakohastest ametlikest või komisjoni andmebaasidest, saadud komisjoni või asutuste kohaliku tasandi suhtluse käigus või leitud avalikult kättesaadavatest allikatest: eesnimi, perekonnanimi, kodakondsus/keele-eelistused, ametikoht/ametinimetus, organisatsiooni nimi, telefoninumber, e-posti aadress, sotsiaalmeediakonto kasutajanimed;
- eluloolised teated ja fotod, mille olete esitanud nende avaldamiseks Euroopa kodanikualgatuse veebisaidil;
- komisjoni ja töövõtjate hinnangud, mille alusel valiti teid Euroopa kodanikualgatuse saadikuks, seisukohad ja arvamused, mis moodustavad osa teabevahetusest komisjoni ja töövõtjatega, allkirjastatud Euroopa kodanikualgatuse saadiku harta ning sotsiaalmeedia ja muu reklaamimaterjali väljavõtted, mille töövõtja on koostanud avalikult kättesaadava teabe põhjal.
Euroopa kodanikualgatuse saadiku muid isikuandmeid võib töödelda muude Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniale kaasaaitavate töötlemistoimingute raames, nagu on märgitud 2. jaos. Eelkõige töödeldakse andmeid juhul, kui Euroopa kodanikualgatuse saadik annab oma kogemuse kohta Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania raames ütlusi või osaleb Euroopa kodanikualgatuse teavitusüritusel või sihtkonsultatsioonis. Kõik sellised muud töötlemistoimingud toimuvad kooskõlas asjaomase isikuandmete kaitse tingimustega ja vajaduse korral küsitakse teie nõusolekut.
5. Kui kaua teie isikuandmeid säilitatakse?
Üksus SG.A.1 säilitab teie isikuandmeid vaid nii kaua, kui on vajalik andmete kogumise või edasise töötlemise eesmärgi täitmiseks, kuid mitte kauem kui 12 kuud pärast seda, kui olete lõpetanud kodanikualgatuse saadiku ülesannete täitmise.
Isikuandmeid sisaldavaid dokumente (aruanded, kirjavahetus, asjakohane finantsteave jne) säilitab Euroopa Komisjon kümme aastat, need arhiveeritakse vastavalt komisjoni õigusraamistikule ja säilitatakse peasekretariaadi vastutusel dokumendihaldussüsteemis ARES (vt kirje DPR-EC-00536).
Valitud audiovisuaalset materjali võib arhiveerida alalise säilitamise eesmärgil kooskõlas ühtse komisjoniülese säilitustähtaegade loetelu (SEC(2022)900/400) sätetega ajaloo säilitamise eesmärgil, et dokumenteerida, säilitada ja teha kättesaadavaks komisjoni ja Euroopa Liidu ajalugu ja audiovisuaalset pärandit.
6. Kuidas teie isikuandmeid kaitstakse?
Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmehulgad jms) hoitakse kas Euroopa Komisjoni või tema töövõtjate serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse kooskõlas komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusega (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.
Komisjoni töövõtjad peavad isikuandmete töötlemisel komisjoni nimel järgima vastavat lepingulist eritingimust ning isikuandmete kaitse üldmäärusest (määrus (EL) 2016/679) tulenevat konfidentsiaalsuskohustust. Serverid, kus Netcompany – Intrasoft S.A. töötleb ja talletab oma andmebaase, asuvad eranditult Euroopa Liidus.
Teie isikuandmete kaitse tagab komisjon mitmesuguste tehniliste ja korralduslike vahenditega. Tehniliste meetmetega tagatakse võrguturvalisuse kaitse ja välditakse andmekao, andmete muutmise ja andmetele loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest ja töödeldavate andmete laadist tulenevat riski. Korralduslike meetmetega antakse juurdepääs isikuandmetele ainult volitatud isikutele, kellel on andmetöötlustoimingute tegemiseks õigustatud vajadus nendega tutvuda.
7. Kellel on juurdepääs teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?
Teie isikuandmetele pääsevad ligi komisjoni töötajad, kes vastutavad asjakohase andmetöötlustoimingu eest, ja volitatud töötajad üksnes teadmisvajaduse kohaselt, samuti töövõtjate (Netcompany-Intrasoft S.A.) volitatud töötajad. Töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.
Teie ees- ja perekonnanimi, ametinimetus ning sotsiaalmeedia kontaktandmed, foto ja eluloolised teated avaldatakse Euroopa kodanikualgatuse veebisaidil.
Komisjon võib jagada teie eesnime, perekonnanime, organisatsiooni ja kontaktandmeid teiste Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmadega teadmisvajaduse põhimõtte alusel, et hõlbustada muude kampaaniategevuste korraldamist.
8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?
Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on teil kui andmesubjektil eriõigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Teatavatel juhtudel on teil ka õigus andmete töötlemine vaidlustada ja lasta andmeid ühest süsteemist teise üle kanda.
Teil on õigus esitada artikli 5 lõike 1 punkti a alusel seaduslikult toimuva isikuandmete töötlemise kohta vastuväiteid.
Asudes tegutsema Euroopa kodanikualgatuse saadikuna, olete andnud nõusoleku lasta oma isikuandmeid töödelda. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, teatades sellest vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.
Oma õiguste kasutamiseks võtke ühendust vastutava töötlejaga või vaidluse korral andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktis 9.
Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme kindla töötlemistoimingu raames, esitage oma taotluses nende kirjeldus (st punktis 10 nimetatud registriviide või -viited).
9. Kontaktteave
- Vastutav töötleja
Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või kui teil on märkusi, küsimusi või muresid või kui soovite esitada kaebuse oma isikuandmete kogumise ja kasutamise kohta, võtke palun ühendust vastutava töötlejaga (Euroopa Komisjon, peadirektoraat, poliitikaprioriteetide ja tööprogrammi üksus SG.A.1). SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik
Kui teil on küsimusi oma isikuandmete määruse (EL) 2018/1725 kohase töötlemise kohta, võtke ühendust andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Euroopa Andmekaitseinspektor
Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu), kui leiate, et vastutav töötleja on teie isikuandmete töötlemisel rikkunud teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.
10. Kust leida lisateavet?
Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõikidest Euroopa Komisjoni toimingutest, mis on seotud isikuandmete töötlemisega ning mis on dokumenteeritud ja millest on talle teatatud. Registriga saate tutvuda aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register.
See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-09286.
