Opération de traitement: campagne de communication sur l'ICE – échanges avec les ambassadeurs de l'ICE
Responsable du traitement des données: Commission européenne, secrétariat général, unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
Référence: DPR-EC-09286
1. Introduction
La Commission européenne s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle procède à la collecte et au traitement ultérieur des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle comporte également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les détails de l’opération de traitement «Campagne de communication sur l'ICE» effectuée par l’unité A.1 du secrétariat général de la Commission européenne (unité SG.A.1) sont présentés ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
La campagne de communication sur l'ICE est menée par la Commission européenne conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement (UE) 2019/788 du Parlement européen et du Conseil du 17 avril 2019 relatif à l’initiative citoyenne européenne. Son objectif est de «sensibilis[er] le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne [...], contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
L’un des piliers de la campagne de communication sur l'ICE est la promotion de l’ICE par l’intermédiaire des ambassadeurs de l’ICE.
Les ambassadeurs de l'ICE sont des relais actifs de l’initiative citoyenne européenne, contribuant à promouvoir les valeurs et les messages de l’ICE sur le terrain, au sein des États membres ou à l’échelle de l’Union. Les ambassadeurs participent à toute une série d’activités liées à l’initiative citoyenne européenne:
- la diffusion du contenu relatif à l’initiative citoyenne européenne par l’intermédiaire de leurs canaux de communication (site internet, réseaux sociaux, publications, événements, etc.);
- les campagnes lancées par la Commission européenne sur les réseaux sociaux afin que les messages de l’ICE parviennent aux citoyens et aux autres parties intéressées;
- le recensement et la mobilisation des principaux leaders d’opinion disposant d’un fort pouvoir d’influence (personnalités locales, militants, décideurs, influenceurs, etc.);
- la conception, l’organisation et la promotion des événements au sein de leur réseau.
La collecte et le traitement de vos données par l’unité SG.A.1 ont pour but de vous permettre de remplir le rôle d’ambassadeur de l'ICE. À cette fin, les opérations de traitement suivantes sont nécessaires:
- le traitement des données permettant de vous élever au rang d’ambassadeur de l'ICE, à savoir les évaluations qui ont abouti à votre sélection en tant qu’ambassadeur de l'ICE;
- le traitement de vos coordonnées en qualité d’ambassadeur de l'ICE afin de vous inviter à participer aux actions de communication sur l’ICE;
- la collecte et/ou la production et la publication sur le site internet de l’ICE de vos nom et prénom, de votre fonction ainsi que de vos coordonnées sur les réseaux sociaux, de votre photo et de votre note biographique;
- le suivi des réseaux sociaux des ambassadeurs et des autres activités promotionnelles qu'ils mènent en lien avec l’ICE.
Vos données seront recueillies manuellement, par l’intermédiaire du sous-traitant (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg, adresse de courrier électronique: eci@netcompany-intrasoft.com).
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.
En outre, les ambassadeurs de l'ICE sont susceptibles de participer aux autres activités spécifiques de la campagne de communication sur l'ICE** et du forum de l’ICE.
Vos données à caractère personnel sont donc susceptibles d’être traitées dans le cadre d’autres opérations de traitement:
- lorsque les ambassadeurs de l'ICE interagissent avec la Commission et les citoyens par l’intermédiaire du forum de l’ICE. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la référence DPR-EC-00828 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et la charte de confidentialité correspondante;
- lorsque les ambassadeurs de l'ICE figurent dans les articles promotionnels de la campagne de communication sur l'ICE. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la référence DPR-EC-09286 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et la charte de confidentialité correspondante concernant l’élaboration et la diffusion des articles promotionnels de la campagne de communication sur l'ICE;
- lorsque les ambassadeurs de l'ICE participent aux événements de la campagne de communication sur l'ICE (en ligne et hors ligne), en tant qu’intervenants ou en tant que participants. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la référence DPR-EC-01063 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et la charte de confidentialité propre à l’événement concerné;
- lorsque les ambassadeurs de l'ICE participent aux consultations des parties prenantes à l’ICE. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la référence DPR-EC-01011 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et la charte de confidentialité propre à la consultation des parties prenantes concernée.
Tout traitement à d’autres fins fait systématiquement l’objet d’une charte de confidentialité spécifique et, le cas échéant, est soumis à votre consentement explicite.
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**Ces opérations de traitement sont décrites dans la «Politique de protection relative à la vie privée dans le cadre d’une campagne de communication sur une ICE», publiée à l’adresse suivante: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_fr.
3. Sur quelle(s) base(s) juridique(s) traitons-nous vos données à caractère personnel?
Conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement relatif à l’ICE, «[l]a Commission sensibilise le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne au moyen d’activités de communication et de campagnes d’information, contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
Toutes les opérations de traitement effectuées dans le cadre de la campagne de communication sur l'ICE le sont dans l’intérêt public, conformément à l’obligation légale imposée à la Commission par le règlement relatif à l’ICE.
Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel en votre qualité de partie prenante à une ICE, ainsi que les données requises pour vous élever au rang d’ambassadeur de l'ICE, leur traitement aux fins énoncées au point 2 a) ci-dessus (coordonnées, évaluations ayant abouti à votre sélection en tant qu’ambassadeur de l'ICE), étant nécessaire à l’exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public.
Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel en votre qualité d’ambassadeur de l'ICE, conformément à votre consentement (obtenu par la signature de la charte de l’ambassadeur de l'ICE), aux fins énoncées aux points 2 b), c) et d) ci-dessus.
Nous veillons à ce que des garanties spécifiques et adéquates soient mises en œuvre pour le traitement des données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
Vous nous avez donné votre consentement écrit, par la signature de la «Charte de l’ambassadeur».
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons?
Nous traiterons les données suivantes vous concernant, en votre qualité d’ambassadeur de l'ICE:
- vos coordonnées telles que vous nous les avez communiquées ou telles que nous les avons tirées des bases de données pertinentes, officielles ou internes à la Commission, des relations locales existantes de la Commission ou de ses agences, et de sources accessibles au public: votre prénom, votre nom, votre nationalité/vos préférences linguistiques, votre emploi/votre fonction, le nom de votre organisation, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique, les noms d’utilisateur de vos comptes de réseaux sociaux;
- les notes biographiques et les photos que vous avez fournies en vue de leur publication sur le site internet de l’ICE;
- les évaluations réalisées par la Commission et ses sous-traitants qui ont abouti à votre sélection en tant qu’ambassadeur de l'ICE, les points de vue et les opinions exprimés dans vos échanges avec la Commission et ses sous-traitants, la charte de l’ambassadeur de l'ICE signée, les rapports extraits des réseaux sociaux et d’autres activités promotionnelles mises en place par le sous-traitant, établis à partir des informations accessibles au public.
D’autres données à caractère personnel concernant les ambassadeurs de l'ICE peuvent être traitées dans le cadre d’autres opérations de traitement contribuant à la campagne de communication sur l'ICE, comme indiqué au point 2. En particulier, si un ambassadeur de l'ICE fournit un témoignage individuel sur l’expérience qu’il a acquise dans le cadre de la campagne de communication sur l'ICE ou participe à une action de communication sur l'ICE ou à une consultation ciblée. Tout autre traitement sera effectué conformément à la charte de confidentialité qui lui est propre et sur la base de votre consentement explicite, le cas échéant.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
L’unité SG.A.1 ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif de la collecte ou à leur traitement, à savoir pour une durée maximale de douze mois après que vous avez cessé d’exercer la fonction d’ambassadeur de l'ICE.
Les documents (rapports, correspondance, informations financières, le cas échéant, etc.) contenant des données à caractère personnel seront conservés par la Commission européenne pendant dix ans, archivés conformément au cadre juridique de la Commission et stockés dans le système ARES (Advanced Records System) sous la responsabilité du Secrétariat général (voir référence DPR-EC-00536).
Des contenus audiovisuels sélectionnés peuvent être archivés en vue de leur conservation permanente, conformément aux dispositions de la liste commune de conservation des dossiers de la Commission [SEC(2022)400], à des fins historiques en vue de documenter, préserver et rendre disponible le patrimoine historique et audiovisuel de la Commission et de l’Union européenne.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriers électroniques, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679]. Les serveurs sur lesquels Netcompany – Intrasoft S.A traite et conserve ses bases de données sont situés exclusivement dans l’Union européenne.
La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles en vue de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte ou de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement des données et leur nature. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement, au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître», ainsi qu’au personnel habilité du sous-traitant (Netcompany – Intrasoft S.A). Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
Vos nom et prénom, votre fonction ainsi que vos coordonnées sur les réseaux sociaux, votre photo et votre note biographique seront publiés sur le site internet de l’ICE.
Nous pouvons communiquer votre prénom, votre nom de famille, le nom de votre organisation et vos coordonnées à d’autres parties prenantes à l’ICE sur la base du principe du «besoin d’en connaître» afin de faciliter l’organisation d’autres activités de la campagne.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de faire rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel et le droit de limiter le traitement de ces données. S’il y a lieu, vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement ou de les faire transférer.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du RGPD.
Vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel liées à votre inscription en tant qu’ambassadeur de l'ICE. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement est sans effet sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-après.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations à formuler, ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à prendre contact avec le responsable du traitement des données auprès de la Commission européenne, direction générale, unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail», en lui adressant un courrier électronique à l’adresse suivante: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu.
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission européenne publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-09286.
