Postopek obdelave podatkov: Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobudi – interakcija z ambasadorji evropske državljanske pobude
Upravljavec podatkov: Evropska komisija, Generalni sekretariat, Enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program“
Referenčna oznaka: DPR-EC-09286
1. Uvod
Evropska komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so informacije v zvezi s postopkom obdelave podatkov „Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobud“, ki ga izvaja Enota A.1 Generalnega sekretariata Evropske komisije (Enota SG.A.1).
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke
Komunikacijsko kampanjo za evropsko državljansko pobudo izvaja Evropska komisija v skladu s členom 18(1) Uredbe (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi. Cilj je „ozaveščati javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude (…) in prispevati k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije“.
Eden od stebrov komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi je promocija evropske državljanske pobude prek ambasadorjev evropske državljanske pobude.
Ambasadorji evropske državljanske pobude so aktivni multiplikatorji evropske državljanske pobude, ki prispevajo k spodbujanju vrednot in sporočil evropske državljanske pobude na terenu, v državah članicah EU ali na ravni EU. Ambasadorji sodelujejo pri različnih dejavnostih v zvezi z evropsko državljansko pobudo, denimo:
- razširjanje vsebin, povezanih z evropsko državljansko pobudo, prek komunikacijskih kanalov (spletne strani, družbeni mediji, publikacije, dogodki itd.)
- sodelovanje v kampanjah Evropske komisije v družbenih medijih, da bi evropsko državljansko pobudo približali državljanom in drugim zainteresiranim stranem
- podpora pri določanju in vključevanju ključnih oblikovalcev javnega mnenja z velikim potencialom za ozaveščanje (tj. lokalne znane osebnosti, aktivisti, nosilci odločanja, vplivneži itd.)
- podpora pri zasnovi, organizaciji in promociji dogodkov v okviru svoje mreže
Enota SG.A.1 zbira in obdeluje vaše podatke, da boste lahko opravljali vlogo ambasadorja evropske državljanske pobude. Zahtevajo se naslednji postopki obdelave:
- obdelava podatkov, potrebnih za opredelitev za ambasadorja evropske državljanske pobude, in sicer v okviru ocen, na podlagi katerih ste bili izbrani za ambasadorja evropske državljanske pobude
- obdelava vaših kontaktnih podatkov kot ambasadorja evropske državljanske pobude v zvezi s povabilom k sodelovanju na dogodkih na področju komuniciranja o evropski državljanski pobudi
- zbiranje in/ali priprava in objava vašega imena in priimka, naziva funkcije ter kontaktnih podatkov v družbenih medijih, fotografije in življenjepisa na spletišču evropske državljanske pobude,
- spremljanje družbenih medijev ambasadorjev in drugih promocijskih dejavnosti, povezanih z evropsko državljansko pobudo
Osebni podatki bodo zbrani ročno prek pogodbenega izvajalca (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, e-naslov: eci@netcompany-intrasoft.com).
Osebni podatki se ne bodo uporabljali za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
Poleg tega bodo ambasadorji evropske državljanske pobude verjetno sodelovali pri drugih dejavnostih komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi** in foruma o evropski državljanski pobudi.
Vaši osebni podatki se bodo tako verjetno obdelovali v okviru drugih postopkov obdelave:
- kadar ambasadorji evropske državljanske pobude sodelujejo s Komisijo in državljani prek foruma evropske državljanske pobude – za podrobnosti glej evidenco Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-00828 in ustrezno izjavo o varstvu osebnih podatkov;
- kadar se ambasadorji evropske državljanske pobude pojavijo v promocijskem gradivu komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi – za podrobnosti glej evidenco Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-09286 in ustrezno izjavo o varstvu osebnih podatkov v zvezi s pripravo in razširjanjem promocijskega gradiva komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi;
- kadar ambasadorji evropske državljanske pobude sodelujejo na dogodkih komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi (na spletu in zunaj njega) kot govorniki ali udeleženci – za podrobnosti glej evidenco Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01063 in izjave o varstvu osebnih podatkov posameznega dogodka;
- kadar ambasadorji evropske državljanske pobude sodelujejo v posvetovanjih z deležniki – za podrobnosti glej evidenco Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01011 in izjavo o varstvu osebnih podatkov posameznega posvetovanja z deležniki.
Vsaka taka obdelava za druge namene je vedno pogojena z ustrezno posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov in po potrebi z vašo posebno privolitvijo.
------------------------------------------------------------------------
Ti postopki obdelave so opisani v izjavi o varstvu osebnih podatkov v zvezi s komunikacijsko kampanjo evropske državljanske pobude, objavljeno na: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_sl
3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
Komisija v skladu s členom 18(1) uredbe o evropski državljanski pobudi s komunikacijskimi dejavnostmi in kampanjami obveščanja ozavešča javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije.
Vsi postopki obdelave v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi se izvajajo v javnem interesu v skladu s pravno obveznostjo Komisije na podlagi uredbe o evropski državljanski pobudi.
Zbiramo in obdelujemo vaše osebne podatke kot deležnika evropske državljanske pobude in tiste, ki vas morajo označiti za ambasadorja evropske državljanske pobude, ker je obdelava za namene, navedene v točki (a) oddelka 2 (kontaktni podatki, ocene, na podlagi katerih ste bili izbrani za ambasadorja evropske državljanske pobude), potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu.
Vaše osebne podatke kot ambasador evropske državljanske pobude zbiramo in obdelujemo na podlagi vašega privolitve (s podpisom listine ambasadorja evropske državljanske pobude) za namene, navedene v točkah (b), (c) in (d) oddelka 2.
Pri obdelavi osebnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov zagotavljamo izvajanje ustreznih in posebnih zaščitnih ukrepov.
S podpisom Listine ambasadorja smo neposredno od vas v pisni obliki pridobili vašo privolitev.
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
Kot ambasadorji evropske državljanske pobude bomo obdelali naslednje osebne podatke:
- kontaktne podatke, ki smo jih prejeli od vas ali ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencije ter javno dostopnih virov ime, priimek, državljanstvo/podatki o izbiri jezika, naziv funkcije/delovnega mesta, ime organizacije, telefonsko številko, elektronski naslov, uporabniška imena računov v družbenih medijih;
- življenjepis in fotografije, ki ste jih predložili za objavo na spletišču evropske državljanske pobude;
- ocene Komisije in izvajalcev, na podlagi katerih so bili izbrani kot ambasadorji evropske državljanske pobude, stališča in mnenja v okviru izmenjav s Komisijo in pogodbenimi izvajalci, podpisano listino o ambasadorju evropske državljanske pobude, poročila iz družbenih medijev in druge promocijske dejavnosti, ki jih je pripravil pogodbeni izvajalec na podlagi javno dostopnih informacij.
Drugi osebni podatki ambasadorjev evropske državljanske pobude se lahko obdelujejo v okviru drugih postopkov obdelave, ki prispevajo h komunikacijski kampanji o evropski državljanski pobudi, kot je navedeno v oddelku 2. Zlasti kadar ambasador evropske državljanske pobude predloži individualno pričanje o svoji izkušnji z evropsko državljansko pobudo v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi ali sodeluje na komunikacijskem dogodku o evropski državljanski pobudi ali v ciljno usmerjenem posvetovanju. Vsaka takšna obdelava bo izvedena v skladu z ustrezno izjavo o varstvu osebnih podatkov in po potrebi na podlagi vaše privolitve.
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke
Enota SG.A.1 hrani vaše osebne podatke tako dolgo, kot je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer največ dvanajst mesecev od prenehanja opravljanja funkcije ambasadorja evropske državljanske pobude.
Dokumente (poročila, korespondenco, po potrebi finančne informacije itd.), ki vsebujejo osebne podatke, bo Evropska komisija hranila deset let in jih arhivirala v skladu s pravnim okvirom Komisije ter shranila v sistemu ARES (Advanced Records System), za katerega je odgovoren generalni sekretariat (glej evidenco DPR-EC-00536).
Izbrane avdiovizualne vsebine se lahko arhivirajo za trajno hrambo v skladu z določbami skupnega seznama hrambe na ravni Komisije (SEC(2022)400) za zgodovinske namene dokumentiranja, ohranjanja in dajanja na razpolago zgodovine in avdiovizualne dediščine Komisije in Evropske unije.
6. Kako varujemo in shranjujemo vaše osebne podatke
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za vse postopke obdelave podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679). Strežniki, na katerih družba Netcompany – Intrasoft S.A. obdeluje in shranjuje svoje podatkovne zbirke, se nahajajo izključno v Evropski uniji.
Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“ ter pooblaščeno osebje pogodbenega izvajalca (Netcompany – Intrasoft S.A.). To osebje spoštuje zakonske in po potrebi dodatne dogovore o zaupnosti.
Na spletišču evropske državljanske pobude bodo objavljeni vaše ime in priimek, naziv funkcije, kontaktni podatki v družbenih medijih, fotografija in življenjepis.
Vaše ime, priimek, organizacijo in kontaktne podatke lahko delimo z drugimi deležniki evropske državljanske pobude na podlagi načela potrebe po seznanitvi, da bi olajšali organizacijo drugih dejavnosti kampanje.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavite
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico, da nasprotujete obdelavi, ali pravico do prenosljivosti podatkov.
Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).
Privolili ste v obdelavo svojih osebnih podatkov kot ambasador evropske državljanske pobude. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov, v primeru spora pa na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.
Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).
9. Kontaktni podatki
- Upravljavec podatkov
Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov, to je Evropska komisija, Generalni sekretariat, Enota SG.A.1. A.1, Prednostne naloge politike in delovni program SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje je mogoče poiskati podrobnejše informacije
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta specifični postopek obdelave se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-09286.
