Operazzjoni ta’ proċessar: Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE - interazzjoni mal-Ambaxxaturi tal-IĊE
Kontrollur tad-Data: Il-Kummissjoni Ewropea, is-Segretarjat Ġenerali, l-Unità SG.A.1 “Programm ta’ Ħidma tal-Prijoritajiet tal-Politika”
Referenza tar-rekord: DPR-EC-09286
1. Introduzzjoni
Il-Kummissjoni Ewropea hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.
Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE” imwettqa mill-Unità A.1 tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea (Unità SG.A.1), hija ppreżentata hawn taħt.
2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?
Il-“Kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE” titwettaq mill-Kummissjoni Ewropea skont l-Artikolu 18(1) tar-Regolament (UE) 2019/788 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-17 ta’ April 2019 dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej. L-għan huwa biex “tqajjem kuxjenza pubblika dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, (…), biex b'hekk tikkontribwixxi għall-promozzjoni tal-parteċipazzjoni attiva taċ-ċittadini fil-ħajja politika tal-Unjoni.”
Wieħed mill-pilastri tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE huwa l-promozzjoni tal-IĊE permezz tal-Ambaxxaturi tal-IĊE.
L-Ambaxxaturi tal-IĊE huma multiplikaturi attivi tal-Inizjattiva taċ-Ċittadini Ewropej, li jgħinu fil-promozzjoni tal-valuri u l-messaġġi tal-IĊE fil-prattika, fl-Istati Membri tal-UE jew fil-livell tal-UE. L-ambaxxaturi huma involuti f’varjetà ta’ attivitajiet madwar l-Inizjattiva taċ-Ċittadini Ewropej, inklużi:
- It-tixrid ta’ kontenut relatat mal-Inizjattiva taċ-Ċittadini Ewropej permezz tal-mezzi ta’ komunikazzjoni tagħhom (sit web, media soċjali, pubblikazzjonijiet, avvenimenti eċċ.)
- Il-parteċipazzjoni f’kampanji tal-media soċjali mnedija mill-Kummissjoni Ewropea biex il-messaġġi tal-IĊE jitqarrbu lejn iċ-ċittadini u partijiet interessati oħra
- Appoġġ fl-identifikazzjoni u l-involviment ta’ mexxejja ewlenin tal-opinjoni b’potenzjal qawwi ta’ sensibilizzazzjoni (jiġifieri, personalitajiet famużi lokali, attivisti, persuni li jieħdu d-deċiżjonijiet, influencers eċċ.)
- Appoġġ fit-tfassil, l-organizzazzjoni u l-promozzjoni tal-avvenimenti fi ħdan in-network tagħha
L-għan tal-ġbir u l-ipproċessar tad-data tiegħek mill-Unità SG.A.1, huwa li jippermettilek twettaq ir-rwol tal-Ambaxxatur tal-IĊE. Dan jeħtieġ l-operazzjonijiet ta’ proċessar li ġejjin:
- L-ipproċessar ta’ data li tippermettilek tikkwalifika bħala l-ambaxxatur tal-IĊE, jiġifieri valutazzjonijiet li jwasslu għall-għażla tiegħek bħala ambaxxatur tal-IĊE
- L-ipproċessar tad-dettalji ta’ kuntatt tiegħek bħala ambaxxatur tal-IĊE biex tistiednek tieħu sehem f’avvenimenti ta’ komunikazzjoni tal-IĊE
- Il-ġbir u/jew il-produzzjoni u l-pubblikazzjoni fuq is-sit web tal-IĊE ta’ ismek u kunjomok, it-titlu tal-funzjoni kif ukoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-media soċjali, ritratti u noti bijografiċi tiegħek,
- Monitoraġġ tal-media soċjali tal-Ambaxxaturi u attivitajiet promozzjonali oħra relatati mal-IĊE
Id-data se tinġabar manwalment, permezz tal-kuntrattur (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Il-Lussemburgu, email: eci@netcompany-intrasoft.com).
Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.
Barra minn hekk, l-Ambaxxaturi tal-IĊE aktarx li jipparteċipaw fl-attivitajiet speċifiċi l-oħra tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE** u tal-Forum tal-IĊE.
Għalhekk, id-data personali tiegħek aktarx li tiġi pproċessata fil-kuntest ta’ operazzjonijiet oħra ta’ proċessar:
- meta l-ambaxxaturi tal-IĊE jinteraġixxu mal-Kummissjoni u maċ-ċittadini permezz tal-Forum tal-IĊE – għad-dettalji jekk jogħġbok ara r-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-00828 u l-istqarrija ta’ privatezza rilevanti;
- meta l-ambaxxaturi tal-IĊE jidhru f’materjali promozzjonali tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE - għad-dettalji jekk jogħġbok ara r-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC- 09286 u l-istqarrija ta’ privatezza korrispondenti dwar “It-tħejjija u t-tixrid ta’ materjali promozzjonali tal-kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE”;
- meta l-ambaxxaturi tal-IĊE jipparteċipaw fl-avvenimenti tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE (online u offline), bħala kelliema jew parteċipanti – għad-dettalji jekk jogħġbok ara r-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-01063 u d-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza tal-avveniment speċifiku;
- meta l-ambaxxaturi tal-IĊE jipparteċipaw fil-konsultazzjonijiet mal-partijiet konċernati tal-IĊE – għad-dettalji jekk jogħġbok ara r-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-01011 u l-istqarrija ta’ privatezza tal-konsultazzjoni speċifika mal-partijiet ikkonċernati.
Kwalunkwe pproċessar bħal dan għal skopijiet oħra huwa dejjem soġġett għal dikjarazzjoni ta’ privatezza speċifika rilevanti u, fejn applikabbli, għall-kunsens speċifiku tiegħek.
------------------------------------------------------------------------
**Dawn l-operazzjonijiet ta’ proċessar huma deskritti fl-istqarrija ta’ privatezza dwar Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE ppubblikata fuq: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_mt
3. Fuq liema bażi ġuridika nipproċessaw id-data personali tiegħek?
Skont l-Artikolu 18(1) tar-Regolament dwar l-IĊE, “il-Kummissjoni għandha tqajjem kuxjenza pubblika dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, permezz ta’ attivitajiet ta’ komunikazzjoni u kampanji ta’ informazzjoni, biex b’hekk tikkontribwixxi għall-promozzjoni tal-parteċipazzjoni attiva taċ-ċittadini fil-ħajja politika tal-Unjoni.”
L-operazzjonijiet ta’ proċessar kollha fil-kuntest tal-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE jitwettqu fl-interess pubbliku f’konformità mal-obbligu legali impost fuq il-Kummissjoni fir-Regolament dwar l-IĊE.
Aħna niġbru u nipproċessaw id-data personali tiegħek bħala parti konċernata tal-IĊE, u dik meħtieġa biex tikkwalifikak bħala l-ambaxxatur tal-IĊE minħabba li l-ipproċessar għall-iskop espress hawn fuq taħt it-Taqsima 2, punt a) (dettalji ta’ kuntatt, valutazzjonijiet li jwasslu għall-għażla tiegħek bħala ambaxxatur tal-IĊE) huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku.
Aħna niġbru u nipproċessaw id-data personali tiegħek, bħala Ambaxxatur tal-IĊE, abbażi tal-kunsens tiegħek (billi tiffirma l-karta tal-Ambaxxatur tal-IĊE), għall-finijiet espressi hawn fuq, taħt it-Taqsima 2, il-punti b), c) u d).
Aħna niżguraw li jiġu implimentati salvagwardji adegwati u speċifiċi għall-ipproċessar ta’ data personali, f’konformità mal-leġiżlazzjoni applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data.
Ksibna l-kunsens tiegħek direttament mingħandek, bil-miktub, meta ffirmajt il-“Karta tal-Ambaxxatur”.
4. Liema data personali niġbru u nkomplu nipproċessaw?
Aħna se nipproċessaw id-data li ġejja, bħala l-Ambaxxaturi tal-IĊE:
- Dettalji ta’ kuntatt kif waslu mingħandek jew jinkisbu minn bażijiet ta’ data uffiċjali jew tal-Kummissjoni rilevanti, minn relazzjonijiet lokali eżistenti tal-Kummissjoni jew tal-aġenzija u sorsi disponibbli għall-pubbliku: l-isem, il-kunjom, in-nazzjonalità/il-preferenzi tal-lingwa, it-titlu tal-funzjoni/tal-impjieg, l-isem tal-organizzazzjoni, in-numru tat-telefown, l-indirizz tal-email, l-usernames tal-kont tal-media soċjali;
- In-noti bijografiċi u r-ritratti li pprovdejt fid-dawl tal-pubblikazzjoni tagħhom fuq is-sit web tal-IĊE,
- il-valutazzjonijiet tal-Kummissjoni u tal-kuntratturi li jwasslu għall-għażla bħala ambaxxatur tal-IĊE, il-fehmiet u l-opinjonijiet li jkunu parti mill-iskambji mal-Kummissjoni u l-kuntratturi, il-karta tal-ambaxxatur tal-ECI ffirmata, ir-rapporti mill-media soċjali u attivitajiet promozzjonali oħra stabbiliti mill-kuntrattur abbażi tal-informazzjoni disponibbli għall-pubbliku.
Data personali oħra tal-Ambaxxaturi tal-IĊE tista’ tiġi pproċessata fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ proċessar l-oħra li jikkontribwixxu għall-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE, kif imsemmi fit-Taqsima 2. B’mod partikolari, jekk ambaxxatur tal-IĊE jipprovdi testimonjanza individwali dwar l-esperjenza tiegħu fl-IĊE bħala parti mill-kampanja ta’ komunikazzjoni tal-IĊE jew jipparteċipa f’avveniment ta’ komunikazzjoni tal-IĊE jew f’konsultazzjoni mmirata. Kwalunkwe pproċessar ieħor bħal dan se jitwettaq f’konformità mad-dikjarazzjoni ta’ privatezza rilevanti u abbażi tal-kunsens speċifiku tiegħek, fejn applikabbli.
5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?
L-unità SG.A.1 iżżomm biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri għal perjodu massimu ta’ 12-il xahar wara li tkun waqaft twettaq il-funzjoni tal-Ambaxxatur tal-IĊE.
Id-dokumenti (rapporti, korrispondenza, informazzjoni finanzjarja jekk rilevanti eċċ.) li jkun fihom data personali se jinżammu mill-Kummissjoni Ewropea għal għaxar snin u jiġu arkivjati skont il-qafas legali tal-Kummissjoni u jinħażnu fl-ARES (Sistema ta’ Rekords Avvanzati) taħt ir-responsabbiltà tas-Segretarjat Ġenerali (ara r-rekord DPR-EC-00536).
Il-kontenut awdjoviżiv magħżul jista’ jiġi arkivjat għal preservazzjoni permanenti, f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Lista Komuni ta' Ritenzjoni fil-Livell ta' Kummissjoni (SEC(2022)400), għal finijiet storiċi biex jiddokumentaw, jippreservaw u jagħmlu disponibbli l-istorja u l-wirt awdjoviżiv tal-Kummissjoni u tal-Unjoni Ewropea.
6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?
Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet ta’ data applowdjata, eċċ.) tinħażen jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ proċessar kollha jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.
Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ proċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, kif ukoll bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jitnisslu mir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679). Is-servers ospitanti li fuqhom Netcompany – Intrasoft S.A. tipproċessa u taħżen il-bażijiet tad-data tagħha jinsabu esklussivament fl-Unjoni Ewropea.
Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, b’kunsiderazzjoni tar-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.
7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif” u lill-istaff awtorizzat tal-kuntrattur (Netcompany – Intrasoft S.A.). Tali staff jikkonforma ma’ ftehimiet ta’ kunfidenzjalità statutorji, u fejn meħtieġ, ma’ ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.
Ismek u kunjomok, it-titlu tal-funzjoni kif ukoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-media soċjali, ir-ritratt u n-nota bijogafika se jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-IĊE.
Nistgħu nixxerjaw ismek, kunjomok, l-organizzazzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tiegħek ma’ partijiet konċernati oħra tal-IĊE abbażi tal-prinċipju ta’ “ħtieġa ta’ tagħrif” biex tiġi ffaċilitata l-organizzazzjoni ta’ attivitajiet oħra tal-kampanja.
8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
Inti għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Meta applikabbli, għandek ukoll id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.
Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).
Inti tajt il-kunsens tiegħek għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek relatata mar-reġistrazzjoni tiegħek bħala ambaxxatur tal-IĊE. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.
Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 hawn taħt.
Meta inti tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-reġistrazzjoni(ijiet) tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).
9. Informazzjoni ta’ kuntatt
- Il-Kontrollur tad-Data
Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, il-Kummissjoni Ewropea, id-Direttorat Ġenerali, l-Unità SG. A.1 “Prijoritajiet tal-Politika u Programm ta’ Ħidma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD)
Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) rigward kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.
- Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)
Inti għandek id-dritt għal rikors (jiġifieri tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-kontrollur tad-data.
10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ data personali, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-09286.
