Tietojenkäsittelytoimi: Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeva viestintäkampanja – kansalaisaloitelähettiläät
Rekisterinpitäjä: Euroopan komissio, pääsihteeristö, yksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”
Rekisteriviite: DPR-EC-09286
1. Johdanto
Euroopan komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Henkilötietoja kerätessään ja käsitellessään se soveltaa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietojasi kerätään, miten niitä käsitellään ja suojataan, mihin niitä käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn yhteydessä. Lisäksi annetaan henkilötietojen käsittelystä vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Tällä sivulla olevat tiedot liittyvät tietojenkäsittelytoimeen ”Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskeva viestintäkampanja”, josta vastaa Euroopan komission pääsihteeristön A.1-yksikkö (’SG.A.1-yksikkö’).
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan viestintäkampanjan toteuttaa Euroopan komissio kansalaisaloiteasetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/788) 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Komission tavoitteena on ”tiedottaa eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta, sen tavoitteista ja toiminnasta viestintätoimilla ..., joilla se osaltaan edistää kansalaisten aktiivista osallistumista unionin politiikkaan”.
Yksi viestintäkampanjan keskeisistä osista on kansalaisaloitelähettiläiden toiminta.
Kansalaisaloitelähettiläät levittävät aktiivisesti tietoa eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta eri ryhmille ja suurelle yleisölle EU-maissa ja/tai EU:n tasolla muun muassa seuraavasti:
- tiedottamalla omien viestintäkanaviensa kautta (verkkosivustoilla, sosiaalisessa mediassa, julkaisuissa, tapahtumien yhteydessä yms.)
- osallistumalla sosiaalisessa mediassa Euroopan komission käynnistämiin kampanjoihin tai perustamiin ryhmiin ja levittämällä niiden kautta kansalaisaloitetietoutta suurelle yleisölle ja muille sidosryhmille
- kartoittamalla mielipidevaikuttajia (esim. paikalliset julkisuuden henkilöt, aktivistit, päättäjät, ”influensserit”), joilla on laajat kontaktiverkostot, ja houkuttelemalla heitä viestimään kansalaisaloitteista
- osallistumalla tapahtumien suunnitteluun, järjestämiseen ja markkinointiin oman verkostonsa kautta.
SG.A.1-yksikön tiedonkeruun ja -käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa sinulle kansalaisaloitelähettilään tehtävien hoitaminen. Tämä edellyttää seuraavaa:
- a) sellaisten tietojen käsittely, joiden avulla sinut voidaan todeta päteväksi kansalaisaloitelähettilään tehtävään, eli lähettiläiden valintaan liittyvät arvioinnit
- b) yhteystietojesi käsittely, jotta sinut voidaan kutsua lähettilään ominaisuudessa kansalaisaloiteaiheisiin viestintätapahtumiin
- c) henkilötietojesi (etu- ja sukunimi, ammatti/tehtävänimike, sosiaalisen median yhteystiedot, valokuva ja lyhyt henkilökuva) kerääminen ja/tai laatiminen ja julkaiseminen Euroopan komission kansalaisaloitesivustolla
- d) kansalaisaloitelähettiläiden sosiaalisessa mediassa ja muualla toteuttamien tiedotustoimien seuranta.
Henkilötiedot kerää manuaalisesti komission toimeksisaaja Netcompany – Intrasoft S.A. (osoite: 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, G.D. Luxembourg, sähköpostiosoite: eci@netcompany-intrasoft.com).
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
Lisäksi kansalaisaloitelähettiläät osallistuvat todennäköisesti muihin toimiin, jotka liittyvät eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevaan viestintäkampanjaan** ja EU:n kansalaisaloitefoorumiin.
Henkilötietojasi käsitellään siis mahdollisesti myös seuraavien käsittelytoimien yhteydessä:
- kun kansalaisaloitelähettiläät viestivät komission ja kansalaisten kanssa EU:n kansalaisaloitefoorumin kautta (lisätietoja komission tietosuojavastaavan rekisterin selosteessa DPR-EC-00828 ja ko. toimia koskevassa tietosuojaselosteessa)
- kun kansalaisaloitelähettiläät esiintyvät eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan viestintäkampanjan tiedotusaineistossa (lisätietoa komission tietosuojavastaavan rekisterin selosteessa DPR-EC-09286 ja viestintäkampanjan aineiston laadintaa ja levittämistä koskevassa tietosuojaselosteessa)
- kun kansalaisaloitelähettiläät osallistuvat viestintäkampanjan tapahtumiin (verkossa ja sen ulkopuolella) puhujina tai muulla tavoin (lisätietoja komission tietosuojavastaavan rekisterin selosteessa DPR-EC-01063 ja kyseisen tapahtuman tietosuojaselosteessa)
- kun kansalaisaloitelähettiläät osallistuvat kansalaisaloitesidosryhmien kuulemisiin (lisätietoja komission tietosuojavastaavan rekisterin selosteessa DPR-EC-01011 ja kyseisen kuulemisen tietosuojaselosteessa).
Muissa tapauksissa henkilötietojasi käsitellään tapauskohtaisen tietosuojaselosteen mukaisesti, ja joissakin tapauksissa käsittelyyn tarvitaan sinun suostumuksesi.
------------------------------------------------------------------------
**Nämä toimet kuvataan eurooppalaista kansalaisaloitetta koskevan viestintäkampanjan tietosuojaselosteessa, joka on julkaistu seuraavassa osoitteessa: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/privacy-policy_fi
3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?
Eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annetun asetuksen 18 artiklan 1 kohdan mukaan komissio ”tiedottaa eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta, sen tavoitteista ja toiminnasta viestintätoimilla ja tiedotuskampanjoilla, joilla se osaltaan edistää kansalaisten aktiivista osallistumista unionin politiikkaan”.
Kaikki viestintäkampanjan tietojenkäsittelytoimet liittyvät yleistä etua koskevaan tehtävään, joka suoritetaan kansalaisaloiteasetuksessa komissiolle asetetun oikeudellisen velvoitteen mukaisesti.
Henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, koska kuulut eurooppalaisen kansalaisaloitteen sidosryhmään ja koska niitä tarvitaan, jotta sinut voidaan todeta päteväksi kansalaisaloitelähettilään tehtävään (ks. tämän asiakirjan luvun 2 luetelmakohta a). Näin ollen tietojasi (yhteystiedot, lähettiläiden valintaan liittyvät arvioinnit) käsitellään, koska se on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Kansalaisaloitelähettiläänä toimiessasi henkilötietojasi kerätään ja käsitellään sinun suostumuksellasi, jonka annat allekirjoittamalla kansalaisaloitelähettilään sopimuksen (ks. asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta) edellä luvun 2 luetelmakohdissa b, c ja d mainittuihin tarkoituksiin.
Komissio varmistaa, että henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia.
Olet itse antanut komissiolle henkilötietojesi käsittelyyn tarvittavan suostumuksen kirjallisesti allekirjoittamalla kansalaisaloitelähettilään sopimuksen.
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Käsiteltävinä ovat seuraavat tiedot:
- Yhteystiedot, jotka on saatu sinulta, viranomaisten tai komission tietokannoista, komission tai komission virastojen paikallisilta kumppaneilta tai julkisista lähteistä: etunimi, sukunimi, kansalaisuus/kielet, ammatti/tehtävänimike, organisaation nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sosiaalisen median tilien käyttäjätunnukset
- kansalaisaloitesivustolla julkaistavaksi antamasi henkilökuvat ja valokuvat
- komission ja toimeksisaajien tekemät arvioinnit, joiden perusteella sinut on valittu kansalaisaloitelähettilääksi, komissiolle ja toimeksisaajille lähetetyissä viesteissä ilmaistut mielipiteet, allekirjoittamasi kansalaisaloitelähettilään sopimus, toimeksisaajan sosiaalisessa mediassa ja muualla toteuttamista tiedotustoimista laaditut raportit, jotka perustuvat julkisiin tietoihin.
Muita kansalaisaloitelähettiläiden henkilötietoja voidaan käsitellä muiden viestintäkampanjaan liittyvien toimien yhteydessä, kuten luvussa 2 mainitaan. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi viestintäkampanjassa julkaistut lähettiläiden kertomukset kansalaisaloitteisiin liittyvistä kokemuksista ja lähettiläiden osallistuminen tiedotustapahtumiin tai kohdennettuihin kuulemisiin. Tällainen tietojen käsittely suoritetaan kyseiseen toimeen liittyvän tietosuojaselosteen mukaisesti, ja joissakin tapauksissa käsittelyyn tarvitaan sinun suostumuksesi.
5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
SG.A.1-yksikkö säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen, jotta tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoitus täyttyy, eli enintään 12 kuukauden ajan siitä, kun olet lakannut toimimasta kansalaisaloitelähettiläänä.
Euroopan komissio säilyttää asiakirjoja (raportit, kirjeenvaihto, rahoitustiedot yms.), jotka sisältävät henkilötietoja, 10 vuoden ajan, arkistoi ne lakisääteisten velvoitteidensa mukaisesti ja tallentaa ne komission pääsihteeristön vastuulla olevaan ARES-järjestelmään (Advanced Records System) (ks. komission tietosuojavastaavan rekisterin seloste DPR-EC-00536).
Audiovisuaalista aineistoa voidaan arkistoida pysyvästi komission tiedostojen yhteisen säilytysluettelon (SEC (2022) 900/400) sääntöjen mukaisesti, jotta komission ja Euroopan unionin historiaa ja audiovisuaalista perintöä voidaan dokumentoida, säilyttää ja asettaa saataville.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilökohtaiset tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.
Kun komission toimeksisaajat käsittelevät tietoja komission lukuun, niiden on noudatettava erityistä sopimuslauseketta sekä yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR-asetus (EU) 2016/679) salassapitovelvoitteita. Palvelimet, joilla Netcompany – Intrasoft S.A:n tietokannat sijaitsevat ja joilla niitä käsitellään, sijaitsevat poikkeuksetta Euroopan unionin alueella.
Komissio suojaa henkilötietoja useilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja kenelle tietoja luovutetaan?
Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät, muut tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetut työntekijät ja toimeksisaajan (Netcompany – Intrasoft S.A) valtuutetut työntekijät. Heidän on noudatettava luottamuksellisuussääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.
Kansalaisaloitelähettiläiden etu- ja sukunimi, ammatti/tehtävänimike, sosiaalisen median yhteystiedot, valokuva ja lyhyt henkilökuva julkaistaan komission kansalaisaloitesivustolla.
Joitakin tietojasi (etunimi, sukunimi, yhteystiedot ja organisaatiosi nimi) voidaan antaa muille kansalaisaloitesidosryhmille tiedonsaantitarpeen perusteella, jos se edistää kampanjan muiden toimien järjestämistä.
8. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi käsittelyn suhteen, ja miten voit käyttää oikeuksiasi?
Sinulla on ’rekisteröidyn’ oikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla). Niihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistuiksi tai poistetuiksi sekä oikeus rajoittaa niiden käsittelyä. Sinulla on tietyin edellytyksin myös oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.
Olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn ilmoittautuessasi kansalaisaloitelähettilään tehtävään. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruutus ei vaikuta ennen peruutusta suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa Euroopan komission tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun (ks. luku ”Yhteystiedot”).
Ilmoita oikeuksia koskevissa yhteydenotoissa, mistä käsittelytoimesta on kyse (eli ilmoita rekisteriviite, joka mainitaan tämän tietosuojaselosteen luvussa ”Mistä saa lisätietoja?”).
9. Yhteystiedot
- Rekisterinpitäjä
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään (Euroopan komission pääsihteeristön yksikkö SG.A.1 – Politiikan prioriteetit ja työohjelma SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komission tietosuojavastaava
Jos asia koskee asetuksen (EU) 2018/1725 mukaista henkilötietojen käsittelyä, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle: edps@edps.europa.eu.
10. Mistä saa lisätietoja?
Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin pääsee seuraavasta linkistä: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tässä asiakirjassa kuvattu tietojenkäsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan rekisteriin viitteellä DPR-EC-09286.
