Adatkezelési művelet: Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya – az európai polgári kezdeményezés nagyköveteivel folytatott kommunikáció
Adatkezelő: Európai Bizottság, Főtitkárság, SG.A.1. „Szakpolitikai prioritások és munkaprogram” egység
Hivatkozási szám: DPR-EC-09286
1. Bevezetés
Az Európai Bizottság tiszteletben tartja a felhasználók magánéletét, és elkötelezetten védelmezi személyes adataikat. A személyes adatokat a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli.
Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védelmezzük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt saját személyes adatait illetően. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha Ön érvényt kíván szerezni jogainak, az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.
Az alábbiakban az Európai Bizottság Főtitkárságának A.1. egysége (SG.A.1. egység) által végzett, „Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya” elnevezésű adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat ismertetjük.
2. Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?
„Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya” elnevezésű adatkezelési műveletet az Európai Bizottság az európai polgári kezdeményezésről szóló, 2019. április 17-i (EU) 2019/788 európai parlamenti és tanácsi rendelet 18. cikkének (1) bekezdésével összhangban hajtja végre. Ennek megfelelően a kampány arra irányul, hogy fokozza az európai polgári kezdeményezés intézményének, célkitűzéseinek és működésének ismertségét, ezáltal is elősegítve, hogy a polgárok tevékenyebben részt vegyenek az Unió politikai életében.
Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának egyik pillérét az európai polgári kezdeményezés nagyköveteinek közreműködésével végzett népszerűsítő munka alkotja.
Az európai polgári kezdeményezés nagykövetei az európai polgári kezdeményezés aktív multiplikátorai, akik segítenek az európai polgári kezdeményezés értékeinek és üzeneteinek helyi, tagállami és/vagy uniós szintű népszerűsítésében. A nagykövetek különféle tevékenységekben vesznek részt az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatban. Ezek közé tartoznak a következők:
- az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos tartalmak terjesztése saját kommunikációs csatornáikon keresztül (lásd: webhelyek, közösségimédia-felületek, kiadványok, rendezvények stb.);
- részvétel azokban az Európai Bizottság által indított közösségimédia-kampányokban vagy csoportokban, amelyek célja, hogy közelebb hozzák az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos üzeneteket a polgárokhoz és más érdekelt felekhez;
- azon kulcsfontosságú véleményformálók (pl. helyi hírességek, aktivisták, döntéshozók, influenszerek stb.) azonosításának és közreműködésének támogatása, akik valószínűsíthetően sok embert tudnak megszólítani;
- az események megtervezésének, megszervezésének és saját hálózatukon belüli népszerűsítésének támogatása.
Az SG.A.1. egység azzal a céllal gyűjti és kezeli az Ön adatait, hogy Ön betölthesse az európai polgári kezdeményezés nagykövetének szerepét. Ehhez a következő adatkezelési műveletekre van szükség:
- a) kezelni kell egyes adatokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy Ön az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként tevékenykedhessen – ez alatt azokat az értékeléseket kell érteni, amelyek nyomán Önt kiválasztják az európai polgári kezdeményezés nagykövetének;
- b) kezelni kell az Ön kapcsolattartási adatait, hogy Ön az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként meghívást kaphasson az európai polgári kezdeményezés kommunikációs rendezvényeire;
- c) össze kell gyűjteni és/vagy létre kell hozni és az európai polgári kezdeményezés honlapján közzé kell tenni az Ön vezeték- és utónevét, beosztását, közösségimédia-elérhetőségeit, fényképét és életrajzi adatait;
- d) figyelemmel kell kísérni a nagykövetek közösségimédia-tevékenységét és az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos egyéb promóciós tevékenységeit.
Az adatgyűjtés manuálisan történik, szerződéses vállalkozó közreműködésével (Netcompany – Intrasoft S.A., 2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg, Luxemburgi Nagyhercegség, e-mail-cím: eci@netcompany-intrasoft.com).
Az Ön személyes adatait nem használjuk fel automatizált döntéshozatal céljára, így profilalkotásra sem.
Az említetteken túlmenően az európai polgári kezdeményezés nagykövetei valószínűleg részt vesznek az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának** és az európai polgári kezdeményezés fórumának egyéb konkrét tevékenységeiben.
Az Ön személyes adatait ebből adódóan valószínűleg más adatkezelési műveletek keretében, vagyis a következő esetekben is kezelni fogják:
- amikor az európai polgári kezdeményezés nagykövetei eszmecserét folytatnak az európai polgári kezdeményezés fórumán keresztül a Bizottsággal és a polgárokkal – a részletekért lásd a Bizottság által a DPR-EC-00828 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési műveletet és a vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatot;
- amikor az európai polgári kezdeményezés nagykövetei szerepelnek az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának promóciós anyagaiban – a részletekért lásd a Bizottság által a DPR-EC-09286 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési műveletet és az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányában használt promóciós anyagok előkészítésére és terjesztésére vonatkozó kapcsolódó adatvédelmi nyilatkozatot;
- amikor az európai polgári kezdeményezés nagykövetei előadóként vagy résztvevőként részt vesznek az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának (online és offline) rendezvényein – a részletekért lásd a Bizottság által a DPR-EC-01063 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési műveletet és az adott rendezvényre vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatokat;
- amikor az európai polgári kezdeményezés nagykövetei részt vesznek az európai polgári kezdeményezés érdekelt feleinek szóló konzultációkban – a részletekért lásd a Bizottság által DPR-EC-01011 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési műveletet és az érdekelt felekkel folytatott konzultációra vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatot.
Az ilyen, egyéb célból végzett adatkezelést minden esetben a vonatkozó egyedi adatvédelmi nyilatkozattal összhangban kell lefolytatni, és a művelethez adott esetben az Ön kifejezett hozzájárulására is szükség lehet.
------------------------------------------------------------------------
**Ezeket az adatkezelési műveleteket az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányára vonatkozó adatvédelmi nyilatkozat ismerteti: https://citizens-initiative.europa.eu/privacy-policy_hu
3. Milyen jogi előírások alapján kezeljük az Ön személyes adatait?
Az európai polgári kezdeményezésről szóló rendelet 18. cikkének (1) bekezdése értelmében „[a] Bizottság kommunikációs tevékenységek és információs kampányok révén elősegíti az európai polgári kezdeményezés intézménye, célkitűzése és működése ismertségének fokozását, ezáltal is hozzájárulva a polgároknak az Unió politikai életében való aktív részvételének előmozdításához.”
Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányával összefüggésben végzett összes adatkezelési művelet a közérdeket szolgálja, összhangban az európai polgári kezdeményezésről szóló rendeletben a Bizottságra rótt jogi kötelezettséggel.
Azért gyűjtjük az Ön – az európai polgári kezdeményezés érdekeltjének – személyes adatait, valamint azokat a személyes adatokat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy Ön az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként tevékenykedhessen, mivel a fenti 2. szakasz a) pontjában említett célokból történő adatkezelésre (kapcsolattartási adatok, az Ön európai polgári kezdeményezés nagyköveteként való kiválasztásához vezető értékelések) közérdekből végzett feladat ellátásához van szükség (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).
Az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként az Ön személyes adatait a fenti 2. szakasz b), c) és d) pontjában említett célokból gyűjtjük és kezeljük az Ön hozzájárulása alapján (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja), melyet az európai polgári kezdeményezés nagyköveti alapokmányának aláírásával adott meg.
Az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal összhangban gondoskodunk arról, hogy a személyes adatok kezelésére megfelelő és egyedi biztosítékok mellett kerüljön sor.
Hozzájárulását közvetlenül Ön adta írásban azáltal, hogy a nagyköveti alapokmányt aláírta.
4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?
Kezelt adatok:
- azok a kapcsolattartási adatok, melyeket Öntől kapunk meg, illetve amelyekhez a vonatkozó hivatalos vagy bizottsági adatbázisokból, a Bizottság vagy az ügynökségek helyi kapcsolatrendszerének jóvoltából vagy nyilvánosan elérhető forrásokból férünk hozzá: vezetéknév, utónév, állampolgárság / nyelvi preferenciák, beosztás/munkakör megnevezése, szervezet neve, telefonszám, e-mail-cím, közösségimédia-fiókokhoz tartozó felhasználónevek;
- azok az életrajzi adatok és fényképek, amelyeket Ön az európai polgári kezdeményezés honlapján való közzététel céljából bocsátott a rendelkezésünkre;
- a Bizottság és a szerződéses vállalkozók által készített értékelések, amelyek megalapozták az Ön nagykövetként történő kiválasztását, a Bizottsággal és a szerződéses vállalkozókkal folytatott kommunikáció során kifejezésre juttatott nézetek és vélemények, az európai polgári kezdeményezés aláírt nagyköveti alapokmánya, valamint a szerződéses vállalkozó által a nyilvánosan elérhető információk alapján a közösségimédia- és más promóciós tevékenységekről készített jelentések.
Az európai polgári kezdeményezés nagyköveteinek egyéb személyes adatai is adatkezelés tárgyát képezhetik az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányához hozzájáruló egyéb adatkezelési műveletekkel összefüggésben, a 2. szakaszban említetteknek megfelelően. Jellemzően ez a helyzet például abban az esetben, ha az európai polgári kezdeményezés nagykövetei az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának keretében egyéni élménybeszámolót adnak közre az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos tapasztalataikról, illetve ha az európai polgári kezdeményezés kommunikációs rendezvényén vagy célzott konzultációban vesznek részt. Az ilyen, egyéb célból végzett adatkezelésre minden esetben a vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatnak megfelelően és adott esetben az Ön kifejezett hozzájárulása alapján kerül majd sor.
5. Mennyi ideig őrizzük meg személyes adatait?
Az SG.A.1. egység csak addig őrzi meg az Ön személyes adatait, amíg azokra az adatgyűjtés, illetve a további adatkezelés céljainak eléréséhez szükség van, azaz legfeljebb 12 hónapig azt követően, hogy Ön megszűnik az európai polgári kezdeményezés nagykövete lenni.
A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat (jelentéseket, leveleket, adott esetben pénzügyi információkat stb.) az Európai Bizottság 10 évig megőrzi, a Bizottság jogi keretszabályainak megfelelően archiválja, és a Főtitkárság felelősségi körébe tartozó ARES (Advanced Records System) nyilvántartási rendszerben tárolja (lásd a DPR-EC-00536 hivatkozási számon nyilvántartott adatkezelési műveletet).
Lehetséges, hogy az Európai Bizottság aktáinak közös megőrzési listájában (SEC(2022)400) meghatározott rendelkezésekkel összhangban egyes kiválasztott audiovizuális tartalmakat tartós megőrzés céljából archiválunk azzal a céllal, hogy dokumentáljuk, megőrizzük és a nyilvánosság számára elérhetővé tegyük az Európai Bizottság és az Európai Unió történetét és audiovizuális örökségét.
6. Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak védelméről?
Az elektronikus formátumú személyes adatokat (e-maileket, dokumentumokat, adatbázisokat, feltöltött adatfájlokat stb.) vagy az Európai Bizottság, vagy szerződéses vállalkozóinak szerverein tároljuk. Az összes adatkezelési műveletre az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kerül sor.
A Bizottság szerződéses vállalkozóinak a személyes adatok kezelésekor be kell tartaniuk a személyes adatoknak a Bizottság nevében történő kezelésére vonatkozó külön szerződési kikötést, valamint az (EU) 2016/679 általános adatvédelmi rendelet szerinti titoktartási kötelezettségeket. A Netcompany – Intrasoft S.A. által kezelt és tárolt adatbázisoknak helyet adó gazdaszerverek kivétel nélkül az Európai Unió területén találhatók.
A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések megfelelő lépéseket foglalnak magukban az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztéssel, az adatok megváltoztatásával és a jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelem érdekében. Ezek az intézkedések számolnak az adatkezelés révén előálló kockázatokkal, és figyelembe veszik a kezelt személyes adatok jellegét. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz kizárólag azok a feljogosított személyek kapnak hozzáférést, akiknek erre indokoltan szükségük van a jelen adatkezelési művelet végrehajtásához.
7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kaphatja meg azokat?
Az Ön személyes adataihoz a következő személyek férhetnek hozzá: a Bizottság jelen adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársai, a Bizottság más, erre feljogosított munkatársai – a szükséges ismeret elvének megfelelően –, valamint a szerződéses vállalkozó (Netcompany – Intrasoft S.A.) erre feljogosított munkatársai. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.
Az Ön vezeték- és utónevét, beosztását, valamint a közösségimédia-felületeken fellelhető elérhetőségi adatait, fényképét és életrajzi adatait közzé fogjuk tenni az európai polgári kezdeményezés honlapján.
Előfordulhat, hogy más kampánytevékenységek megszervezésének megkönnyítése érdekében – a szükséges ismeret elve alapján – megosztjuk az Ön vezeték- és utónevét, elérhetőségét és szervezetének nevét az európai polgári kezdeményezés más érdekelt feleivel.
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és hogyan gyakorolhatja azokat?
Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, különösen a következők: jogában áll személyes adataihoz hozzáférni, azokat helyesbíteni vagy törölni, illetve kezelésüket korlátozni. Adott esetben arra is jogosult, hogy kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen, továbbá joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatósághoz való jog).
Emellett joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján jogszerűen végzett személyesadat-kezelés ellen.
Ön hozzájárult azoknak a személyes adatainak a kezeléséhez, amelyek az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként való nyilvántartásba vételével kapcsolatosak. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ha erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.
Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén a Bizottság adatvédelmi tisztviselőjével. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikról a 9. pontban tájékozódhat.
Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).
9. Elérhetőségi adatok
- Az adatkezelő
Ha érvényre szeretné juttatni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatai gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel (az Európai Bizottság Főtitkársága, SG.A.1. „Szakpolitikai prioritások és munkaprogram” egység) a következő e-mail-címen: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- A Bizottság adatvédelmi tisztviselője
Ha kérdése vagy problémája van személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezelésével kapcsolatban, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Az európai adatvédelmi biztos
Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett adatkezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelemmel (panasszal) fordulhat az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.
10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?
Az Európai Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes dokumentált személyesadat-kezelési műveletről, amelyről értesítést kapott. A nyilvántartás a következő internetcímen érhető el: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu.
Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-09286.
